Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Документооборот в бухгалтерии: как организовать?

19 января 2007 6160 просмотров

, ведущий эксперт Ассоциации бухгалтеров, аудиторов и консультантов (АБАК)

Лектор: Касьянова Галина Юрьевна, ведущий эксперт Ассоциации бухгалтеров, аудиторов и консультантов (АБАК)

«Все начинается с первички» - эту фразу можно с успехом применить как к грамотно организованному учету на предприятии, так и к ситуации, когда полный развал. Нет порядка в первичных документах - не будет порядка и в самом учете, а о достоверности его результатов и говорить не приходится... Безусловно, каждый главный бухгалтер хочет организовать свою работу и работу подчиненных таким образом, чтобы все делалось в срок и без ошибок. Практические советы о том, как это лучше сделать, были даны на семинаре.

Важно. Какие реквизиты обязательны, а какие нет?

Налоговые инспекторы прежде всего обращают внимание на содержание первичных документов. Поэтому в начале я хочу пояснить, какие требования к оформлению первичных документов имеются на сегодняшний день. Большинство форм, которые мы с вами привыкли использовать, официально утверждено Госкомстатом России. Разработать документ самостоятельно мы вправе только если соответствующей унифицированной формы не существует. И самое главное, на что нужно обратить внимание при разработке, - обязательные реквизиты. Их список содержится в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Напомню, что обязательными являются такие реквизиты, как:

- наименование документа;
- дата его составления;
- название организации;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц;
- личные подписи этих лиц.

Требовать от вас большего налоговики не вправе.

Номер. Инспекторы очень часто пытаются расширить этот перечень. Например, мне не раз приходилось слышать жалобы бухгалтеров о том, что налоговики предъявляют претензии из-за отсутствия в документе такого реквизита, как номер. Соответственно, по мнению инспекторов, документ составлен с нарушением, и это ставит под вопрос юридическую значимость данного документа и обоснованность хозяйственной операции.

А между тем, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете», номер документа не является обязательным реквизитом! Следовательно, его отсутствие не является нарушением. Так что, оказавшись в такой ситуации, с инспекторами нужно спорить.

Правда, для счетов-фактур наличие номера принципиально важно. Ведь счет-фактура - это уже не первичный учетный документ, а налоговый. Порядок его оформления регулируется статьей 169 Налогового кодекса РФ. И согласно подпункту 1 пункта 5 этой статьи, номер является обязательным реквизитом счета-фактуры.

Подпись.Что касается обязательных реквизитов «первички», то я хотела бы обратить ваше внимание на подпись. Этот реквизит является обязательным и должен включать в себя расшифровку должностного лица организации.

И вот если расшифровки не будет, налоговики могут признать документ не действительным по причине того, что нельзя установить, кто подписал документ и были ли у этого лица соответствующие полномочия. Подпись может быть поставлена вручную, но можно использовать и факсимильную*.

Отмечу, что это опять же не относится к счетам-фактурам. В них использовать факсимиле нельзя. Этот документ имеет особый статус, подписан он должен быть только от руки.

Измерители. Теперь скажу несколько слов о содержании хозяйственных операций. Все записи должны оформляться четко и разборчиво. Описывая операцию, нужно указывать ее измерители в денежном или натуральном выражении. В зависимости от вида деятельности они могут быть различны, например: количество, вес, размер, площадь и т. п.

И здесь я хочу обратить ваше внимание на сокращения, которые вы используете в первичных документах. Чаще всего используются общепринятые: кг, кв. м, шт. и т. д. Но некоторые организации в силу специфики деятельности используют свои. Если вы хотите использовать специфические сокращения, то лучше утвердить их перечень приказом руководителя. Это позволит избежать разночтений по поводу того, как писать эти единицы измерения.

Дата. Теперь мне бы хотелось поговорить о таком реквизите, как дата документа.

По законодательству документы должны датироваться моментом совершения хозяйственной операции*.

Но многие организации пренебрегают этими требованиями и закрепляют в учетной политике иной порядок. Например, я встречала ситуации, когда в учетной политике было прописано, что первичные документы оформляются в порядке, предусмотренном договором.

Всему виной распространенное заблуждение о том, что информация, указанная в учетной политике, избавит от любых претензий со стороны налоговых органов. Однако прописывать что-либо от себя в учетной политике мы можем только если вопрос не имеет четкой регламентации в законодательстве. Поэтому время выставления первичных документов учетной политикой регулироваться не может. В ней можно прописать виды документов, их формы, но не дату выставления.

Составив документ не в том отчетном периоде, в котором было нужно, вам придется подавать постоянные уточненные декларации по прибыли и НДС. Да и в целом несвоевременное оформление «первички» приводит к искажению бухгалтерских данных, к ситуации, когда продается «то, чего нет» и т. п. А несвоевременное оформление первичных документов по операциям с основными средствами затрагивает еще и налог на имущество.

Конечно, чаще всего сроки не соблюдаются по вине контрагента. Например, он поздно составил акт выполненных работ. Это особенно часто встречается в среде строительных организаций и фирм, занимающихся НИОКР. Они любят проводить операции задним числом. В таких случаях я обычно советую в договоре с контрагентами указать пункт, который предусматривает, что все первичные документы должны представляться в строгом соответствии с законодательством РФ. У вашего партнера этот пункт не вызовет никаких подозрений, а вам он может помочь. Сам по себе на дисциплинированность контрагента он вряд ли повлияет. Однако если срыв сроков в оформлении документов принесет вам значительные налоговые или иные проблемы, свои убытки вы сможете предъявить контрагенту в суде, поскольку вы пострадали из-за его небрежности.

Необходимо. Восстановите документ при его пропаже

Мне не раз приходилось наблюдать, как моим знакомым бухгалтерам приходилось нервничать из-за того, что они не могут найти важные документы.

Причины, по которым это происходит, могут быть разными. Например, переезд в новый офис, халатность сотрудников, беспорядок на рабочем месте. А возможно, документа и вообще не было, сотрудник должен был его составить, но забыл. Такая ситуация особенно неприятна тогда, когда в организации намечается выездная проверка и через десять дней документы должны быть представлены инспекторам.

В этой ситуации важно не паниковать и поступить следующим образом. Для начала написать на имя руководителя служебную записку. Сообщить в ней о пропаже документа и дате обнаружения этого факта (см. образец 1). После этого директор должен вынести распоряжение о восстановлении данного документа и проведении служебного расследования причины отсутствия документа ( см. образец 2).

При этом в реальности проводить расследование по факту совсем необязательно. Но упомянуть о нем желательно. В случае, если вы не успеете подготовиться к проверке, это поможет создать благоприятное впечатление у инспектора о вашей организации. Ведь при помощи распоряжения вы сможете объяснить инспектору, что документы вы не представили не потому, что отказываетесь или не хотите. Просто чтобы это сделать, вам понадобится чуть больше времени. По своему опыту могу сказать, что в такой ситуации инспекторы, как правило, идут навстречу налогоплательщикам.

Удобно. Пропишите порядок документооборота

Порядок в бухгалтерском учете зависит от того, насколько качественно организован документооборот. К сожалению, этим может похвастаться далеко не каждая организация.

Для того чтобы упорядочить этот процесс, я рекомендую разработать график документооборота.

В эффективности графика убедилась в своей работе. График разрабатывается главным бухгалтером или лицом, которому он поручит данное дело, а затем утверждается руководителем.

Прописывать график документооборота в учетной политике или нет - решать вам. Я рекомендую указать в ней только основные его положения. Ведь утвердив в учетной политике полный график, вы ограничиваете себя в возможности вносить в него корректировки, если возникнет такая необходимость. График, который можно взять за основу, приведен в образце 3.

В графике для каждого вида хозяйственной операции описывается свой порядок. Все это необходимо для того, чтобы четко определить:

- порядок оформления хозяйственных операций;
- лиц, ответственных за подготовку документов;
- тех, кто представляет данные для формирования документа;
- тех, кто согласует и утверждает документ;
- сроки подготовки документа.

Отмечу, что информация о лицах, ответственных за составление документов, должна быть основана на внутренних распоряжениях и приказах руководства. Хотелось бы обратить ваше внимание на столбец 11 «Сопровождение». Во многих организациях передача «первички» из отдела в отдел не сопровождается абсолютно никакими сопроводительными документами. И, по моему мнению, зря. Именно из-за этого возникают ситуации, когда переданные документы теряются безвозвратно. Восстановить картину происходящего потом очень трудно. Чтобы этого избежать, я рекомендую прикладывать к документам сопроводительные письма или реестры, которые составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается у того, кто передал документ, а другой - в отделе, куда документы были направлены. Это поможет для начала проконтролировать, в каком отделе произошла потеря, а потом принять соответствующие меры.

O семинаре

Место проведения: г. Москва
Тема: «Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете»
Длительность: 8 часов
Количество участников: 20 человек
Стоимость: 3900 рублей
Компания-организатор: CIT Consulting, тел. (495) 778-67-49, www.citcons.ru

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка