Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Затраты на представительство: как не переборщить?

19 января 2007 2227 просмотров

, консультант-методолог ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

 

Лектор: Акулова Галина Борисовна, консультант-методолог ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

 

 

Гостеприимство у русского человека в крови. Хорошо встретить, накормить, напоить - необходимые атрибуты доброго приема. Особенно если речь идет о деловых партнерах - действующих или желаемых. И руководитель, принимая гостей, как правило, не скупится. После чего в бухгалтерию поступает большое количество разнообразных чеков с указанием: «Спишите все это... на представительство». На семинаре лектор подробно рассказала, какого алгоритма вам нужно придерживаться, чтобы сделать все правильно.

 

Шаг 1. Учимся «узнавать» представительские расходы

Что ж, уважаемые слушатели, сразу хочу сказать, что перечень представительских расходов закрытый. А это значит, что вы не сможете его расширить или дополнить. Все виды представительских расходов перечислены в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Предлагаю вспомнить, какие же затраты фирмы могут попасть в разряд представительских. Это расходы на официальный прием гостей, буфетное обслуживание деловых партнеров во время переговоров, расходы на доставку гостей к месту встречи и обратно, оплата услуг внештатного переводчика. Как видим, перечень не такой уж и длинный. Но и его стоит рассмотреть более подробно. Чем сейчас мы с вами и займемся.

Первыми у нас в списке значатся расходы на проведение официального приема гостей. Это обед, завтрак или иное аналогичное мероприятие. Где именно могут проходить такие встречи, в кодексе не уточняется. Следовательно, это может быть любое кафе, бар или ресторан. Про время проведения таких встреч в Налоговом кодексе РФ тоже ничего не говорится. И некоторые инспекторы на местах, я знаю, пользуются этим, утверждая, что во внерабочее время деловые встречи не проводятся. А раз так, то затраты в этом случае не носят представительский характер. Однако далеко не все налоговики считают так. Например, инспекторы из УФНС России по г. Москве в письме от 23 декабря 2005 г. № 20-12/95338 пришли к выводу, что расходы на вечерний ужин в ресторане вполне могут быть представительскими. Главное, чтобы на встрече действительно обсуждались вопросы сотрудничества между компаниями, то есть мероприятие носило официальный характер. Этой же точки зрения придерживаются и служащие Минфина России в своем письме от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/157. Так что, уважаемые слушатели, если ваш инспектор не принимает такие расходы, дайте ему ссылку на это письмо.

Бывают и такие ситуации, когда руководство фирм, желая произвести впечатление на своих контрагентов, организовывает концерты и различные шоу. Вот на такие расходы инспекторы не позволяют уменьшить налог на прибыль. И они правы. Потому как расходы на организацию развлечения и отдыха к представительским не относятся*.

Следующий вид расходов - это буфетное обслуживание деловых партнеров во время переговоров. Как правило, это всевозможные кофе-брейки и кофе-паузы. Сюда же входит и оплата услуг официантов. Как правило, этот вид расходов у инспекторов не вызывает сомнения. Поэтому предлагаю перейти к следующему - транспортным расходам.

Обычно партнеров встречают на вокзалах, в аэропортах и отвозят в гостиницу. Такие затраты можно отнести на представительские. А вот если принимающая сторона решит оплатить авиа- и железнодорожные билеты контрагентов, то инспекторы не примут подобные затраты. И чиновники в этом случае будут правы. Такие расходы гости должны оплачивать за счет командировочных.

По этой же причине нельзя признать представительскими расходы на проживание партнеров в гостинице. А если принимающая сторона все же оплатит проживание, то уменьшить налог на прибыль она не сможет.

Ну, и наконец, последний вид представительских расходов - оплата услуг переводчика. Списать такие расходы можно только в том случае, если переводчики приглашены непосредственно для ведения переговоров и не состоят в штате принимающей фирмы. При этом с ними должен быть заключен договор возмездного оказания услуг. Кроме того, организация должна удостовериться в том, зарегистрирован переводчик в качестве индивидуального предпринимателя или нет. Если он обыкновенное физическое лицо, то фирме придется удержать НДФЛ и уплатить ЕСН. Об этом говорится в подпункте 6 пункта 1 статьи 208 и пункте 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ. Особенно я подчеркну, что сумму ЕСН уже надо будет списывать не как представительские расходы, а как суммы налогов и сборов.

Что касается ПБОЮЛ, то они самостоятельно отчитываются по зарплатным налогам. Платить за них ЕСН и удерживать НДФЛ не нужно.

Шаг 2. Что нужно оформить по представительским расходам

По своей сути представительские расходы ничем не отличаются от других видов затрат. Чтобы принять их в уменьшение налога на прибыль, они должны быть документально подтверждены.

Я на своих лекциях обычно рекомендую организовать документооборот по представительским расходам следующим образом. Прежде всего, надо составить смету представительских расходов на весь отчетный год. Еще один документ, который необходим, - это приказ руководителя, в котором будут указаны лица, имеющие право получать деньги на представительские расходы. В этом же приказе должен быть указан порядок выдачи, расходования и списания подотчетных сумм. Желательно в приказе указать нормы для отдельных видов представительских расходов, которые необходимо разработать самостоятельно (с образцом такого приказа можно ознакомиться на стр. 1. - Примеч. ред.).

Следующие документы оформляются уже по конкретным представительским мероприятиям. Прежде всего, составляется приказ руководителя о проведении встречи. Там обязательно должен быть указан работник, отвечающий за проведение переговоров. Еще одна деталь, которая обязательно должна быть в приказе, - это цель приезда партнеров и темы, которые будут обсуждаться на встречах. К приказу обязательно должна быть приложена программа встречи с указанием даты, места и сроков проведения, фамилий участников. На основе этой программы составляется смета представительских расходов с учетом утвержденных норм.

Программу вместе со сметой нужно будет представить в бухгалтерию организации. Только тогда «подотчетнику» выдаются деньги. После проведения встречи необходимо составить отчет о мероприятиях, на которые потрачены деньги, и акт на списание представительских расходов (с образцом такого приказа можно ознакомиться на стр. 2. - Примеч. ред.). Основанием для списания подотчетных сумм является авансовый отчет и подтверждающие документы. Если их нет, то уменьшить налог на прибыль не получится. Акты расходов и справки бухгалтера оправдательными документами быть не могут.

Шаг 3. Учет расходов при расчете прибыли и НДС

При расчете налога на прибыль представительские расходы нормируются. Фирма может списывать их в размере, не превышающем 4 процентов от фонда оплаты труда за отчетный или налоговый период. Так сказано в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Оставшаяся часть представительских расходов не может быть учтена в составе расходов.

Кстати, это ограничение не действует в отношении некоммерческих организаций, представительские расходы которых были оплачены за счет целевых поступлений. Об этом сказано в письме МНС России от 29 января 2002 г. № 02-2-10/6-8951.

Что касается НДС, то принимающая сторона может принять к вычету сумму налога по представительским расходам. Однако только с тех сумм, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль. Для получения вычета необходимы счета-фактуры.

По сверхнормативным расходам НДС к вычету не принимается.

Хочу сказать еще пару слов о тех, кто применяет упрощенную систему налогообложения. Им не получится списать в уменьшение прибыли представительские расходы, поскольку они не упомянуты в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.

 

Рекомендация лектора

 

Если стороны не пришли к соглашению

Далеко не каждая деловая встреча может закончиться заключением договора. Нередко в таких ситуациях чиновники утверждают, мол, если стороны не пришли к соглашению, то значит, расходы нельзя списать как представительские. Между тем арбитры не согласны с налоговиками. Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 17 июня 2004 г. № Ф09-2441/04-АК отмечено, что представительские расходы не могут быть связаны с получением дохода, как, например, материальные затраты. Таким образом, для признания представительских расходов результат переговоров не важен. Во избежание споров с налоговыми инспекторами можно составить отчет, в котором записать, что вопросы, связанные с производственной деятельностью фирмы, обсуждались, но соглашение достигнуто не было.

 

 

Рекомендаци лектора

 

Как правильно принять деньги из-под отчета

Максимальный срок, на который работнику выдаются подотчетные средства, законодательством не ограничен, а следовательно, его устанавливает руководитель фирмы по своему усмотрению. А вот «подотчетник» обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, представить авансовый отчет по установленной форме. Рекомендую требовать от подотчетного работника прикладывать к авансовому отчету чеки, счета-фактуры, торгово-закупочные акты с подробной расшифровкой количества и видов товаров. Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут признать подотчетные средства доходом работника и потребовать удержать с этой суммы НДФЛ. К примеру, об этом предупреждают инспекторы УФНС России по г. Москве в письме от 27 марта 2006 г. № 28-11/23487.

 

 

O семинаре

 

Место проведения: г. Москва
Тема: «Представительские расходы. Подотчет с точки зрения бухгалтерского и налогового учета»
Длительность: 3 часа
Количество участников: 18 человек
Стоимость: Бесплатно
Компания-организатор: ЗАО «BKR-Интерком-Аудит», тел./факс (495) 937-34-51, www.rosek.ru

 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме

Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка