Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как отчитаться в ПФР без номера пенсионного свидетельства

9 февраля 2007 5129 просмотров

, эксперт журнала «Главбух»

Сведения о трудовом стаже и заработке каждого работника за 2006 год нужно сдать не позднее 1 марта. Но как быть с теми сотрудниками, по которым бухгалтеру неизвестны номера пенсионных свидетельств? Практики нашли несколько выходов из этой ситуации. Представляем их вашему вниманию.

Чем грозит?

Отчеты со сведениями о взносах работников (по формам СЗВ-4-2 и СЗВ-4-1) без указания номеров их свидетельств сотрудники Пенсионного фонда РФ не примут. В этом случае компании грозит приличный штраф — 10 процентов от всей суммы пенсионных взносов, начисленных фирмой за год (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Получается, что несколько «проблемных» сотрудников могут обойтись компании очень дорого.

Что предпринять?

Прежде всего напомним, что представлять работодателю пенсионное свидетельство при приеме на работу — это обязанность сотрудника. Об этом четко сказано в статье 65 Трудового кодекса РФ. То есть, оформляя нового сотрудника на работу, работодатель имеет полное право требовать, чтобы тот представил копию пенсионной карточки вместе с заявлением о приеме на работу.

В некоторых компаниях к этому правилу относятся буквально и отказываются оформлять новых сотрудников до тех пор, пока они не предъявят все необходимые документы. Иногда такой жесткий подход срабатывает. Боясь не получить работу, кандидаты на трудоустройство восстанавливают свои свидетельства самостоятельно.

Однако такая принципиальность со стороны работодателя возможна далеко не всегда. Если срочно нужны какие-то специалисты, руководство вряд ли согласится «тормозить» их прием только из-за отсутствия сведений о пенсионных карточках. Да и нормы Трудового кодекса РФ такой повод для отказа в трудоустройстве не предусматривают.

Приведем способы решения этой проблемы.

1. Узнать номера свидетельств у самого сотрудника или на его предыдущей работе. Если работник не может представить само страховое свидетельство, требуйте, чтобы он сообщил вам хотя бы его номер. Узнать его он может, например, на своем предыдущем месте работы. Если это получится, то необходимая для отчетности информация у вас будет. Кроме того, зная номер страхового свидетельства, вы уже без проблем можете подать в Пенсионный фонд РФ заявление о выдаче дубликата. Хотя заметим: делать это по собственной инициативе (а не по просьбе работника) вы не обязаны.

Если сотрудник так и не представляет данные о номере своей пенсионной карточки, то вы можете попробовать позвонить на его предыдущие места работы самостоятельно. Выяснить номер страховой карточки можно попытаться и в своем отделении Пенсионного фонда РФ. Но, к сожалению, этот способ поможет только в том случае, если работник получал свидетельство в том же регионе, в котором зарегистрирована ваша фирма. Дело в том, что в настоящее время территориальные отделения фонда не располагают централизованными данными о страховых свидетельствах, выданных во всех регионах России.

2. Подать анкету на изготовление нового свидетельства. Еще один вариант — подать в Отделение Пенсионного фонда РФ анкету на изготовление нового свидетельства по форме АДВ-1. Получив анкету, сотрудники ПФР будут обязаны установить (в том числе с помощью запросов в центральное управление), не оформлялось ли на данного человека пенсионное свидетельство раньше. И если выяснится, что оформлялось, из ПФР пришлют на фирму письменный отказ. Официального бланка такого документа не существует. На практике сотрудники ПФР обычно в произвольной форме извещают, что человеку с указанными в анкете паспортными данными пенсионное свидетельство уже выдано. И сообщают его номер.

Однако эта процедура может занять несколько месяцев. И прежде чем уведомить об отказе, сотрудники ПФР могут предварительно прислать на фирму запрос об уточнении сведений (по форме АДИ-2). В нем они попросят сотрудника ответить, подавалась ли на него анкета на одном из его предыдущих мест работы. И назовут наименование соответствующей организации. А вот номер страхового свидетельства в таком запросе не указывают. В этом случае, чтобы получить официальный отказ с номером свидетельства, бухгалтеру сначала придется попросить сотрудника, чтобы он ответил на уточняющий запрос.

3. Попросить о выдаче дубликата. Если работник получал свидетельство в вашем же регионе, можно попробовать поступить проще — подать в отделение фонда заявление о выдаче дубликата по форме АДВ-3. В отличие от предыдущего этот способ удобен тем, что позволяет одновременно и узнать необходимый для отчетности номер, и восстановить сотруднику утерянное свидетельство. Правда, формально в заявлении уже должен быть указан номер страхового свидетельства. Однако сотрудники Пенсионного фонда РФ зачастую не отказываются помочь. И узнав номер карточки по своей базе, вписывают его в бланк самостоятельно. Главное, чтобы там были верно приведены все остальные сведения о сотруднике.

4. Отчитаться не за всех сотрудников. Сдать годовую отчетность в Пенсионный фонд РФ можно и без сведений по некоторым сотрудникам. Для этого не приводите фамилии этих сотрудников, а также приходящиеся на них суммы взносов в формах СЗВ-4-2 и СЗВ-4-1. А вот в бланке ведомости (по форме АДВ-11) укажите данные о начисленных страховых взносах за всех сотрудников.

Получится, что общие суммы годовых взносов, фигурирующие в индивидуальных сведениях и в ведомости, не совпадут. Однако не принять у вас отчетность на этом основании сотрудники ПФР не имеют права. Чтобы они без вопросов взяли у вас документы, укажите причину образовавшегося в них расхождения в пояснительной записке. Она составляется в произвольной форме.

Если вы сдадите отчетность, составленную таким образом, то оснований для начисления штрафа со всей суммы взносов у сотрудников Пенсионного фонда РФ уже не будет. В этом случае они могут предъявить вам 10-процентный штраф лишь с суммы расхождения в документах. То есть с годовых взносов с зарплаты тех работников, сведения о которых вы не представили. Президиум Высшего арбитражного суда РФ разъяснил это в пункте 16 информационного письма от 11 августа 2004 г. № 79.

А некоторым бухгалтерам при таком способе сдачи отчетности вообще удается избежать санкций. Этого результата помогает добиться грамотно сформулированная пояснительная записка. Пусть сотрудникам Пенсионного фонда РФ будет очевидно, что компании приходится сдавать неполную отчетность не по своей вине. Можно, например, указать на то, что анкеты на еще не зарегистрированных в ПФР и поэтому отсутствующих в отчетности сотрудников уже поданы, но свидетельства на них сами же представители фонда до сих пор не оформили. Данное объяснение желательно дополнить обещанием представить сведения об этих сотрудниках, как только они получат пенсионные карточки. А в дополнение к пояснительной записке приложить копии уже сданных ранее анкет.

Такие же оправдания можно использовать и в случае, если работники не сообщили номера своих свидетельств при приеме на работу и вам ничего не осталось, как пытаться узнать их, подавая повторные анкеты. Если же вы не успели сдать анкеты до крайнего срока представления индивидуальных сведений, попробуйте принести их вместе с отчетностью. Или пойдите на хитрость и напишите в записке, что по информации от работников регистрационные анкеты поданы другим страхователем. Практика показывает, что подобные способы нередко срабатывают, и сотрудники ПФР не предъявляют штрафных санкций фирмам, вынужденным нарушать законодательство не по своей вине.

5. Сдать сведения с ошибками. Сотрудники Пенсионного фонда РФ не всегда имеют возможность оперативно проверить правильность указанных в индивидуальных сведениях номеров пенсионных свидетельств. По данным своей базы они могут сверить только номера тех свидетельств, которые выданы в том же регионе, в котором они работают. Некоторые бухгалтеры пользуются этим следующим образом. Они не исключают из индивидуальных сведений сотрудников, по которым неизвестны номера страховых свидетельств. За этих сотрудников бухгалтеры отчитываются, указывая в формах СЗВ-4-2 и СЗВ-4-1 заведомо неверные номера свидетельств. Например, вбивают цифры из карточек своих знакомых. Но обязательно зарегистрированных в других регионах.

В этом случае при приеме отчетности сотрудники ПФР не смогут выявить ошибку, и отчетность будет сдана без проблем. Несоответствие в представленных данных всплывет намного позже (месяца через полтора-два), когда отделение перешлет данные в центральное управление. За это время бухгалтер постарается все-таки выяснить номера недостающих страховых свидетельств. Сделав это, он подает в отделение уточненные сведения. В этом случае фирму не штрафуют.

Если же сотрудники Пенсионного фонда РФ все же найдут ошибки раньше, возможно, придется заплатить штраф (10% с суммы годовых взносов работников, по которым представлены недостоверные сведения). Но и здесь остается шанс для ухода от санкций. Дело в том, что по правилам работы с персонифицированными сведениями сотрудники ПФР должны будут установить страхователю двухнедельный срок для исправления неточностей (п. 29 постановления Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318). И если компания успеет уложиться в этот срок, у нее появится возможность не платить штраф. Правда, такой повод для отмены штрафа в статье 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ напрямую и не предусмотрен. Но на практике судьи им руководствуются. Подтверждения этому можно найти в постановлениях ФАС Поволжского округа от 7 декабря 2004 г. № А65-13076/04-СА2-11 и от 19 января 2006 г. № А65-23390/2005-СА1-19, Московского округа от 29 августа 2006 г. № КА-А40/7992-06.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка