Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Шины: как учесть покупку, замену и списание

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Служебная поездка ≠ командировка

12 февраля 2007 4560 просмотров

, ведущий аудитор, заместитель генерального директора ЗАО «Аудиторская компания

Лектор: Толстова Оксана Сергеевна, ведущий аудитор, заместитель генерального директора ЗАО «Аудиторская компания "РОСТ"»

Мы шли на семинар по себестоимости, а разговор получился исключительно о поездках сотрудников. Дело в том, что новая редакция Трудового кодекса РФ, вступившая в действие 6 октября прошлого года, принципиально изменила порядок выплаты компенсаций при разъездном характере работ. И теперь компенсации за разъезды учитываются при налогообложении почти так же, как командировки. «Почти» - потому что различия все же сохранились, но теперь компенсации за разъезды стали даже выгоднее, чем командировочные. Узнав об этом, бухгалтеры попросили лектора подробно остановиться на данном вопросе. Конспект этой беседы мы представляем.

Было. Служебные поездки сотрудников обходились дорого всем

Прежде чем начинать наш разговор, думаю, нужно напомнить, чем служебные поездки отличаются от командировок. Согласно статье 166 Трудового кодекса, командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное рабочее место которых находится в офисе.

Но во многих организациях есть сотрудники, сама работа которых должна проходить в пути или иметь разъездной характер. К примеру, это дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы. По отношению к таким работникам мы говорим, что их работа связана со служебными поездками. Учтите, что служебные поездки командировками не признаются. Об этом также сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.

Итак, для чего, собственно, я так подробно говорю об этих отличиях? Дело в том, что до 6 октября 2006 года Трудовой кодекс РФ не предусматривал каких-либо возмещений расходов сотрудникам при разъездном характере работы. Например, стоимости питания или проживания. Нормативные документы не говорили даже о том, что таким сотрудникам нужно компенсировать затраты на проезд. И зачастую фирмы платили таким работникам просто повышенную заработную плату, начисляя на нее ЕСН и удерживая НДФЛ. А работник из этой зарплаты сам должен был покрывать все свои расходы.

Не облагать налогами можно было только стоимость проезда таких сотрудников, поскольку ее можно было не относить к расходам на оплату труда, а списывать по статье 264 Налогового кодекса РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Ведь эта статья имеет открытый перечень расходов. Соответственно, если из внутренних документов фирмы: должностных инструкций, приказов руководителя, авансовых отчетов этих сотрудников и прочих - следовало, что затраты на проезд обоснованы и необходимы для производственной деятельности, их можно было списать в уменьшение прибыли, не облагая какими-либо налогами.

Все остальные траты таких сотрудников либо не возмещались, либо возмещались, но из-под налогообложения не выводились.

Стало. Все компенсации по поездкам зарплатными налогами не облагаются

И вот с 6 октября 2006 года статья 168.1 новой редакции Трудового кодекса РФ предусматривает возмещение затрат, связанных с разъездным характером работы. Причем это возмещение является компенсационной выплатой. А это означает, что, во-первых, такая компенсация списывается на расходы, уменьшающие прибыль, по пункту 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Во-вторых, она не облагается единым социальным налогом на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. И в третьих, с этой компенсации не нужно удерживать и НДФЛ на основании статьи 217 Налогового кодекса РФ.

- Оксана Сергеевна, правильно я поняла, что раньше ЕСН и НДФЛ не нужно было платить только с расходов на проезд, а теперь перечень возмещаемых необлагаемых трат расширился?

- Да, именно так.

- И какие же теперь суммы мы можем выдавать и не платить с них налоги?

- Ответ на ваш вопрос как раз и содержится в статье 168.1 Трудового кодекса РФ. Итак, внимание! Сотрудникам с разъездным характером работы вы можете оплачивать:
- расходы на проезд;
- затраты на проживание во время служебной поездки;
- суточные;
- иные расходы, связанные с разъездным характером работы.

Как видите, список компенсаций очень похож на тот, который выдается при командировках. Тем самым законодатель уравнял в правах тех сотрудников, которые работают в офисе и лишь иногда ездят в другие города по производственным целям, с теми, кто вынужден фактически все рабочее время находиться в пути.

Правда, есть одно отличие. Оно касается суточных. При командировках суточные при налогообложении нормируются*.

При служебных же поездках размер суточных устанавливается организацией самостоятельно. И вся утвержденная сумма уменьшает прибыль, не облагается ЕСН и НДФЛ. Правда, здесь я сразу рекомендую не перебарщивать с размером суточных и устанавливать их в разумных пределах. Использовать данную лазейку в качестве скрытой формы оплаты труда я не рекомендую.

Сейчас. Все зависит от того, как у вас оформлены документы

Итак, чтобы спокойно пользоваться новой нормой, вам необходимо четко установить, у каких сотрудников работа носит разъездной характер. Какие именно суммы им будут возмещаться. И в каких размерах. Для этого я рекомендую, во-первых, перечень расходов и суммы, которые ваша организация готова компенсировать сотрудникам с разъездным характером работы, прописать в трудовых договорах с ними, а также в локальном нормативом акте (см. пример такого акта). Этого требует статья 168.1 Трудового кодекса РФ.

Следующий шаг - в должностных инструкциях тех работников, которым будут возмещаться расходы, нужно прописать, что их работа носит разъездной характер. Ну а от самих работников, которым вы возмещаете расходы, вам необходимо требовать документы, подтверждающие их траты на проезд, проживание и т. п. Эти документы должны прикладываться к авансовому отчету.

Кстати, что касается оформления расходов на оплату жилья. Часто гостиницы выдают только счет по форме № 3-Г. Достаточно ли его для подтверждения затрат на проживание? Финансовое ведомство на этот вопрос дает положительный ответ*, поскольку счет для формы № 3-Г является бланком строгой отчетности в соответствии с приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Таким образом, на основании этого документа вы можете учитывать затраты на оплату жилья при расчете налога на прибыль. Напомню, что постановление правительства от 31 марта 2005 г. № 171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов...» разрешало применять установленные формы бланков строгой отчетности только до 1 января 2007 года. Теперь срок действия этих форм продлен до 1 сентября 2007 года. Такое решение принято постановлением Правительства РФ от 5 декабря 2006 г. № 743. Оно касается всех бланков строгой отчетности. То есть квитанций, билетов, проездных документов, талонов, путевок, абонементов и других документов, предназначенных для проведения наличных денежных расчетов при оказании услуг населению.

Ну и наконец, чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, я рекомендую на конкретные поездки составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки.

Сравним. Служебные поездки и командировки

Итак, как я уже сказала, компенсации по служебным поездкам теперь максимально приближены к компенсациям по командировкам. Но принципиальная разница в том, что при поездках все - и виды компенсаций, и их суммы - устанавливается предприятием самостоятельно. А при командировках все достаточно четко регламентировано законодательством.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, командировочные расходы относятся к прочим затратам, связанным с производством и реализацией. В их состав включаются затраты на проезд, оплату жилья, получение виз, паспортов, суточные, консульские, аэродромные сборы и прочие платежи.

Документы, которыми должны оформляться командировки, в отличие от служебных поездок унифицированы. Это приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, командировочное удостоверение по форме Т-10, служебное задание о направлении в командировку и отчет о ее выполнении по форме Т-10а. Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Кроме того, у вас должен быть авансовый отчет сотрудника, а также документы, подтверждающие затраты на проезд и жилье. Авансовый отчет работник должен представить в течение трех рабочих дней после того, как истечет срок, на который были выданы деньги*.

Давайте посмотрим, какие разъяснения сделал Минфин России в 2006 году по поводу признания командировочных расходов. Нередко организации в другом городе покупают квартиру, чтобы сотрудники могли в ней жить во время командировки. Затраты на содержание этой квартиры уменьшают налогооблагаемую прибыль. Однако в расходы они включаются не полностью, а только в той доле, в которой квартира использовалась для проживания командированных сотрудников. То есть расходы, которые приходятся на то время, пока квартира пустует, для расчета налога на прибыль учесть нельзя. Такой вывод сделал Минфин России в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533.

Следующая ситуация. Компания оплатила визы сотрудникам, но командировки не состоялись. В этом случае чиновники считают, что расходы на получение виз экономически не обоснованы. Соответственно организация не вправе уменьшить на них базу по налогу на прибыль. Об этом говорится в письме Минфина от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134. Хотя я считаю, что все зависит от причины, по которой произошла отмена командировки. Если она уважительная, например болезнь сотрудника, то расходы на визы можно будет учесть.

Аналогичный случай описывается в письме Минфина России от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338. Сотруднику пришлось перенести обратный вылет на более ранний срок по уважительной причине, в связи со смертью отца. Сдать билет не было возможности. И чиновники подтвердили, что организация вправе учесть стоимость неиспользованного билета для расчета налога на прибыль.

Вопросы после лекции

Вопросы записала редактор журнала Ирина Стрижова

- Оксана Сергеевна, поясните, пожалуйста. Наша фирма арендует квартиру для проживания сотрудников во время командировок. Плату за аренду я полностью учитываю для расчета налога на прибыль. Теперь я засомневалась, правильно ли я делаю?

- Здесь ситуация, аналогичная той, когда организация приобрела квартиру для проживания в ней командированных работников. Расходы на аренду вам нужно признавать только за тот период времени, когда квартира используется для проживания сотрудников во время командировок. Об этом говорится в письме Минфина России от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58.

- У нас нередко менеджеры едут в командировку на предприятие, с которым договор о сотрудничестве еще не заключен. И неизвестно, будет ли заключен в будущем. Вправе ли мы признавать командировочные расходы в этом случае?

- Хочу вас предупредить, что налоговики могут посчитать эти расходы необоснованными. Чтобы этого не произошло, рекомендую вам составлять проекты договоров, писать протоколы о намерениях с фирмами, в которых был командированный сотрудник. Ну, и конечно, безукоризненно оформлять приказ о командировке, служебное задание, потребовать от работника отчет о проделанной работе, авансовый отчет и документы, подтверждающие затраты.

- Оксана Сергеевна, у меня такой к вам вопрос. Вот когда мы покупаем железнодорожные билеты для командированных сотрудников, то платим за страховой полис. Включается ли стоимость страховки в расходы для налога на прибыль?

- Нет, такие затраты не уменьшают налогооблагаемую базу. Расходы на добровольное страхование пассажиров от несчастных случаев, оформленные отдельным страховым полисом в качестве приложения к билету, не учитываются при расчете налога на прибыль. Так считает Минфин России в письме от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138.

- Скажите, пожалуйста, можно ли все-таки учитывать оплату проезда на такси в составе командировочных расходов?

- Минфин России в своих письмах утверждает, что расходы на такси нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. Однако, как показывает арбитражная практика, с таким мнением можно поспорить. Для этого нужно документально подтвердить расходы на проезд. У вас должны быть счета, в которых указаны оплаченные суммы проезда на такси, пункты назначения и время оказания услуг. Пример - положительное решение ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2005 г. № А56-17467/04.

Рекомендация лектора

Как платить суточные при служебных поездках?

Суточные выдаются за каждый день служебной поездки. Конкретный порядок выдачи суточных при разъездном характере работ каким-либо нормативным документом не установлен. Поэтому я рекомендую действовать здесь аналогично с командировками. А именно платить суточные только если поездка длится два дня и более.

При однодневных поездках суточные лучше не выдавать. Ведь и при однодневных командировках суточные не выдаются. Это установлено пунктом 15 Инструкции Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая действует и сейчас в части, не противоречащей кодексу.

А так как законодатель, введя новые нормы, фактически приравнял служебные поездки к командировкам, то лучше действовать по аналогии. Кроме того, обоснованность размера суточных подтвердит служебное задание, составленное в произвольной форме. В нем следует указать, куда и с какой целью ездил сотрудник. Командировочное удостоверение оформлять не надо, поскольку служебная поездка - это не командировка.

Когда командировочное удостоверение можно не оформлять

Если вы оформили приказ о командировке, то командировочное удостоверение работнику можно не выдавать. Дело в том, что эти два документа имеют одно и то же назначение. Во-первых, и приказ, и удостоверение подтверждают производственный характер командировки. А во-вторых, определяют ее продолжительность. Поэтому параллельное составление двух документов не обязательно. Такое же мнение высказал Минфин России в письме от 26 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/442. При этом финансовое ведомство пояснило, что перечень документов, на основании которых работника направляют в командировку, организация может установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Таким образом, вы можете прописать в этом перечне именно приказ о командировке.

А подтверждением того, что работник действительно побывал в месте командировки, послужат билеты на транспорт, а также отчет о выполненной работе по форме Т-10а.

O семинаре

Место проведения: г. Москва
Тема: «Формирование себестоимости в бухгалтерском и налоговом учете»
Длительность: 5 часов
Количество участников: 28 человек
Стоимость: 2180 рублей
Компания-организатор: Компания «1-й Архитектор бизнеса», тел./факс (495) 937-66-39, www.1ab.ru

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка