Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Банк запросил авансовые отчеты директора. Показать?

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Исправляем ошибки кассира

13 апреля 2007 325 просмотров

, главный бухгалтер ООО ТД «Русь»

Ошибки в чеке ККТ стоят дорого. Пробил кассир по ошибке большую сумму, чем нужно - плохо, возникла недостача. Пробил меньшую сумму - еще хуже, неоприходование кассовой выручки. В этих ситуациях главное не растеряться и предпринять действия, которые выправят ситуацию и обезопасят фирму от претензий контролирующих органов. Поделюсь собственным опытом.

Сразу. Заберите неправильный чек у покупателя

Если кассир обнаружил ошибку в чеке еще до того, как отдал его покупателю - причин для беспокойства нет. Нужно лишь пробить и выдать покупателю правильный чек, а ошибочный оставить у себя и потом актировать. Такой порядок установлен пунктом 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (письмо Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104).

При этом составляется Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. Его унифицированная форма КМ-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В акте должны быть указаны номер ошибочного чека (графа 4) и его сумма (графа 5). Если таких чеков за смену скопилось несколько, каждый из них указывается в акте отдельной строкой. Акт составляется в одном экземпляре и подписывается ответственной комиссией. В ее состав могут входить руководитель, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир-операционист.

Затем чек гасится и вместе с другими погашенными чеками наклеивается на лист бумаги и прикладывается к акту, который передается в бухгалтерию. Чтобы погасить чек, на него ставят штамп «Погашено» или делают аналогичную надпись от руки и заверяют печатью организации.

Кроме того, сумма погашенных чеков указывается в графе 15 книги кассира-операциониста. Бухгалтерия при определении выручки за текущий день должна показатели контрольных счетчиков уменьшить на сумму погашенных чеков.

В конце дня. Кассир составляет объяснительную записку

Однако чаще всего ошибку в чеке обнаруживают не сразу, а в конце дня или смены, когда кассир сверяет остатки с контрольной лентой. Выявив недостачу денег, кассиру необходимо проанализировать все пробитые за смену чеки - возможно, там обнаружится ошибка. Искать ошибку лучше при помощи контрольной ленты. На ней фиксируется информация обо всех пробитых чеках. Как правило, такие ошибки происходят из-за удваивания цифр при нажатии клавиши на кассовом аппарате, поэтому следует посмотреть чеки по всем крупным суммам, возможно, удастся найти ошибку. Конечно же, это очень кропотливое занятие - просмотреть все чеки, но крайне необходимое. Ведь если ошибка не будет найдена, кассир за недостачу несет полную материальную ответственность.

Если по контрольной ленте нашли, в каком чеке допущена ошибка, желательно поискать сам чек. Ведь часто покупатели не забирают с собой чеки, а оставляют их в магазине. Если выданный чек удается найти, то его актируют так же, как и в предыдущем случае. Но, правда, такая благоприятная ситуация бывает редко. Чаще всего чек, выданный покупателю, вернуть уже не удается. Тогда вы составляете акт по форме КМ-3, где указываете номер чека и его сумму по контрольной ленте. А вместо самого чека прикладываете объяснительную записку кассира, в которой он по возможности максимально подробно излагает обстоятельства совершения ошибочного пробития чека.

Через день. Покупатель пишет заявление о возврате денег

Подобная ситуация происходит обычно так. Через один или несколько дней после покупки товара в магазин приходит покупатель и говорит, что ему неправильно пробили чек и взяли лишние деньги. Товар он возвращать не намерен, но лишние деньги просит вернуть.

В этом случае покупатель пишет заявление с указанием фамилии, имени, отчества и всех обстоятельств дела. Чтобы этого человека без труда можно было идентифицировать в случае проверки, в заявлении необходимо указать данные паспорта, адрес регистрации и телефон для связи. На чеке делается пометка «Возвращено» с указанием даты и суммы возврата, проставляется подпись главного бухгалтера или старшего кассира и заверяется печатью организации.

Возврат денег осуществляется только из главной кассы организации по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2) на основании заявления покупателя, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. В расходно-кассовом ордере указываются фамилия, имя и отчество покупателя, а также его паспортные данные.

К заявлению прилагается объяснительная записка кассира, справка товароведа о фактической цене товара, а также копия чека с пометкой о возврате части денег. Ели покупатель по какой-то причине чек с собой не забрал, его лучше сохранить и подклеить к заявлению. Акт также по форме КМ-3 не оформляется, ведь чек полностью не гасится и сохраняет свою силу. Уменьшить выручку на соответствующую сумму бухгалтер должен самостоятельно на основании кассовых документов.

Еще советы

Подготовьте заранее оправдательные документы

Светлана Нючева, финансовый директор ООО «Белый дом»:

- Если при проверке налоговики увидят большое количество актов по форме КМ-3, они могут заподозрить, что организация хитрит, чтобы просто уменьшить налоги. Чтобы сразу снять все подозрения, лучше заранее подготовить дополнительные документы, подтверждающие реальность ошибок. Например, их можно подтвердить с помощью товарного отчета, составленного в тот же день. Из него будет видно, сколько продано товаров и на какую сумму. Этот товарный отчет можно заверить подписями руководителя, главного бухгалтера.

Иногда налоговики при отсутствии оригинала погашенного чека пытаются «не принять» уменьшение реализации и наказывают за «неоприходование выручки». Однако арбитражные суды их не поддерживают. По мнению судей, отсутствие кассовых чеков не означает, что выручка не оприходована. Это говорит лишь о том, что операция по возврату денежных средств оформлена неверно. А за такое нарушение штраф не предусмотрен. Такая точка зрения высказана в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 7 сентября 2004 г. № А56-14926/04 и в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № А33-15332/03-С6-Ф02-468/04-С1.

Елена Демьяненко, главный бухгалтер ЗАО БДО «Юникон Бизнес Сервис»:

- Плоха та ситуация, когда чек пробит на большую, чем нужно, сумму, но еще хуже, когда на меньшую. С точки зрения налоговиков это относится к грубым нарушениям, и они в этом случае пытаются обвинить фирму в неприменении ККТ. Но законных оснований взыскать штраф у них нет. Ведь назначить штраф по статье 14.5 КоАП РФ можно, только если фирма вообще не использует кассовый аппарат. А в данном случае она его использует. А за ошибки наказание не предусмотрено. Чтобы опротестовать назначенный штраф, при подписании составленного протокола сделайте в нем пометку о несогласии с результатами проверки. Если инспекция все же предъявит вам постановление о наложении штрафа, обжалуйте его в вышестоящем налоговом органе или арбитражном суде.

А чтобы при внезапной проверке кассы избежать обвинений в наличии неоприходованной выручки, можно поступить так. Определите примерную максимальную сумму лишних денег, которая может оказаться в кассе фирмы. Затем оформите от имени кассира заявление на имя руководителя, в котором кассир просит разрешения хранить личные деньги в кассе предприятия. Таким образом, кассир в любой момент сможет объяснить, что неучтенные деньги в кассе принадлежат ему лично. Дело в том, что такое нарушение - не более чем дисциплинарный проступок. И никаких санкций законодательством на этот счет не предусмотрено.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка