Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Компания использует машину сотрудника. Выбираем выгодный вариант учета

20 апреля 2007 41 просмотр

, ведущий юристконсульт компании «Налоговая помощь»

, руководитель налогового отдела компании «Учетные Технологии»

Компания использует машину сотрудника. Выбираем выгодный вариант учета.

Выплачивать компенсацию или заключить договор аренды? Именно таким вопросом стоит озадачиться каждой компании, которая решает воспользоваться личным транспортом сотрудников. Мы проанализировали преимущества и недостатки каждого способа.

Вариант первый: выплачиваем сотруднику компенсацию

Если сотрудник использует личный транспорт в служебных целях, работодатель может выплачивать ему компенсацию (в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ). Сумму организация определяет самостоятельно, в зависимости от марки транспортного средства и от того, насколько интенсивно оно используется. При этом в компенсацию закладываются все предполагаемые расходы по машине: износ, затраты на ремонт и пр.

Размер компенсации нужно установить в приказе руководителя предприятия и прописать сумму в трудовом договоре. Приказ составляется на основании заявления от сотрудника, в котором указана просьба о выплате компенсации. Кроме того, работник должен представить копию паспорта технического средства на автомобиль. Если же сотрудник управляет машиной по доверенности, то помимо паспорта понадобится еще и копия доверенности (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Налог на прибыль. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Это предусмотрено в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но расходы учитываются только в пределах норм, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Получается, что при выплате компенсации, к примеру, за использование легковой машины списать в расходы можно только 1200 или 1500 руб. в месяц, в зависимости от объема двигателя транспорта.

При этом сотрудники финансового ведомства считают, чтов сумму компенсации, которую вы выплачиваете работнику, уже заложен износ, расходы на ГСМ, техническое обслуживание и ремонт. Поэтому все перечисленные затраты на автомобиль дополнительно списать при расчете налога на прибыль не получится (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Конечно, такая позиция не совсем справедлива. Ведь в статье 188 Трудового кодекса РФ сказано, что, выплачивая компенсацию, предприятие возмещает лишь износ автомобиля. Следовательно, эксплуатационные расходы организация все же должна компенсировать работнику дополнительно. Однако такую позицию придется отстаивать в суде, и чью сторону займет суд, предсказать трудно: подобная арбитражная практика пока не сложилась.

ЕСН. Выплачивая компенсацию, компания может сэкономить на ЕСН. Вся сумма возмещения не облагается соцналогом. Это недавно подтвердили и чиновники Минфина России в письме от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192. Их логика такова. В подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ сказано, что компенсации не облагаются ЕСН в пределах норм. Но суммы, превышающие нормативы, не учитываются при налогообложении прибыли, следовательно, с них не нужно начислять и ЕСН (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

НДФЛ. С этим налогом все не так просто. В том же письме № 03-05-02-04/192 финансисты, сославшись на пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, указали, что компенсация не облагается НДФЛ только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. С остальной же части нужно начислить налог.

На наш взгляд, такая позиция необоснованна. Дело в том, что нормативы, к которым апеллируют чиновники, регулируют только размер расходов, признаваемых при исчислении налога на прибыль. Для НДФЛ никаких норм законодательством не установлено, следовательно, всю сумму компенсации, которая определена в трудовом договоре, НДФЛ облагать не нужно. Недавно эту точку зрения поддержал Президиум Высшего арбитражного суда РФ в постановлении от 30 января 2007 г. № 10627/06. Поэтому у налогоплательщиков есть все шансы отстоять свою позицию в суде.

Вариант второй: заключаем договор аренды

Вместо того чтобы выплачивать сотруднику компенсацию, организация может заключить с ним договор аренды автомобиля. Арендовать можно транспортное средство без экипажа и с экипажем.

Аренда автотранспорта без экипажа

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель передает во временное владение и пользование только автомобиль, без оказания услуг по управлению им. Это значит, что арендатор должен поддерживать машину в рабочем состоянии, проводить текущий и капитальный ремонт (ст. 644 Гражданского кодекса РФ). Кроме того, если иное не установлено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы по эксплуатации машины. Об этом сказано в статье 646 Гражданского кодекса РФ.

Налог на прибыль. Арендная плата за автомобиль относится в состав прочих расходов (подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Кроме суммы арендной платы арендатор может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли другие расходы по нанятой машине: затраты на ремонт, стоимость страховки автомобиля, расходы на ГСМ. На это неоднократно указывали чиновники Минфина России (письма от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806).

А вот расходы на техосмотр машины должен нести собственник автотранспортного средства, то есть арендодатель. Арендатор их учесть не сможет.

ЕСН. При аренде автомобиля у физического лица ЕСН на сумму арендной платы не начисляется, так как арендная плата не является объектом обложения этим налогом. Об этом четко сказано в пункте 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ. С этим выводом согласен и Минфин России (см., например, письмо от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277).

НДФЛ. Арендуя автомобиль у сотрудника, организация должна удерживать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 процентов. Организация-арендатор будет выступать как налоговый агент (п. 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Аренда автотранспорта с экипажем

Если подписан договор аренды с экипажем, то автомобиль содержит его владелец. Он же управляет автомобилем, оплачивает текущий и капитальный ремонт, запчасти (ст. 634 Гражданского кодекса РФ).

Организация-арендатор платит арендную плату и несет расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то есть оплачивает топливо и другие материалы, различные сборы и т. п., конечно, если иное не установлено в договоре (ст. 636 Гражданского кодекса РФ).

Налог на прибыль. Арендная плата складывается из двух частей: платы за использование машины и стоимости услуг экипажа. Всю сумму арендатор может учесть при расчете налога на прибыль. А вот расходы на ремонт и техобслуживание организации не касаются. Но зато компания уменьшит налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (оплату топлива и других материалов, различных сборов и т. п.) (подп. 2 п. 1 ст. 253 Налогового кодекса РФ).

ЕСН. Как мы уже сказали, физическому лицу выплачивается две суммы: непосредственно арендная плата за автомобиль и оплата услуг экипажа. Согласно статье 236 Налогового кодекса РФ, сумма самой арендной платы ЕСН не облагается. А вот на стоимость услуг по управлению и технической эксплуатации соцналог начисляется. Эта выплата является объектом обложения ЕСН как выплата по гражданско-правовому договору на оказание услуг (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ). Однако с нее не нужно начислять ту часть ЕСН, которая уплачивается в ФСС России (п. 3 ст. 238 Налогового кодекса РФ).

НДФЛ. С суммы арендной платы, включая вознаграждение за услуги по управлению автотранспортом, компания должна удержать у сотрудника НДФЛ.

Какой вариант выбрать

Итак, давайте подведем итоги. Если фирма выплачивает компенсацию, то ей не придется платить НДФЛ и ЕСН. Зато она не сможет учесть значительную часть расходов при расчете налога на прибыль.

Если заключается договор аренды без экипажа, все расходы на автомобиль уменьшают налоговую базу по прибыли, кроме того, на выплату не нужно начислять ЕСН. А вот НДФЛ удержать с сотрудника придется. Образец договора аренды без экипажа мы привели на стр. 1, стр. 2.

А если компания арендует автомобиль с экипажем, в расходах помимо арендной платы можно учесть только затраты на бензин. Кроме того, на часть суммы нужно начислить ЕСН, а также удержать с выплаты сотруднику НДФЛ.

Для удобства информацию о том, какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль в каждом из случаев, мы свели в таблицу.

Теперь посмотрим на цифрах, какой вариант выгоднее.

Пример

Сотрудник ООО «Марика» пользуется личным легковым автомобилем в служебных целях (объем двигателя свыше 2000 куб. см). Руководитель фирмы и автовладелец договорились о вознаграждении за пользование автомобилем в размере 5000 руб. в месяц. Допустим, расходы на бензин — 7000 руб. в месяц.

1. Выплата компенсации.

ООО «Марика» выплачивает сотруднику компенсацию за использование личного транспорта в размере 12 000 руб. Следуя рекомендациям чиновников, при расчете налога на прибыль организация учитывает только 1500 руб. Остальные расходы в сумме 10 500 руб. не уменьшают облагаемую налогом прибыль.

При этом ЕСН на выплату не начисляется.

2. Договоры аренды без экипажа.

В этом случае ООО «Марика» учтет при расчете налога на прибыль расходы в размере 12 000 руб. ЕСН данная сумма не облагается.

Отметим, что если организация будет за свой счет ремонтировать автомобиль, стоимость ремонта также уменьшит налоговую базу по прибыли.

3. Договоры аренды с экипажем.

В этом случае расходы распределили следующим образом: 3000 руб. — непосредственно арендная плата; 2000 руб. — стоимость услуг по управлению; 7000 руб. — стоимость ГСМ. ООО «Марика» сможет учесть при расчете налога на прибыль 12 000 руб.

Однако с услуг по управлению нужно заплатить ЕСН, за вычетом той части, которая идет в ФСС России. Сумма налога составит 462 руб. (2000 руб. x 23,1%).

Кроме того, в случае ремонта оплатить все работы должен сотрудник.

Как видно из примера, для компании наиболее выгодно заключить с сотрудником договор аренды автомобиля без экипажа. А наименее рациональный вариант — выплата хозяину автомобиля компенсации.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка