Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Расходы на мобильные телефоны. Отвечаем на вопросы читателей

28 мая 2007 218 просмотров

, аудитор КГ «Что делать Консалт»

Хотя для многих мобильники давно стали орудием производства, вопросы по расходам на них у бухгалтеров не иссякают. Нужно ли по-особому учитывать звонки в кредит? Как оплатить разговоры в выходные? Что делать, если сотрудник потерял сотовый телефон? Решаем самые распространенные и при этом интересные проблемы наших читателей.

Расчеты с операторами мобильной связи

—Каждый раз оператор выставляет счета за период, который начинается в середине одного месяца и заканчивается в середине следующего. Скажем, с середины мая до середины июня. Можно ли учесть расходы единовременно?

—У фирмы есть такое право.

Затраты на услуги связи в налоговом учете включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Согласно подпункту 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ, фирмы, которые используют метод начисления, могут признавать такие издержки:
— на дату расчетов в соответствии с условиями заключенного договора;
— на дату предъявления документов, служащих основанием для расчетов;
— в последний день отчетного (налогового) периода.

Выбранный вариант нужно закрепить в учетной политике (письмо Минфина России от 29 августа 2005 г. № 03-03-04/1/183). Например, расходы решено признавать на дату предъявления документов. Тогда стоимость мобильных переговоров надо исключить из налогооблагаемого дохода на тот день, которым датирован счет.

В ситуации, когда компания использует кассовый метод, затраты на услуги связи списывают, как только деньги будут перечислены оператору. Это сказано в пункте 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

—Оператор мобильной связи предоставляет услугу «разговоры в кредит». Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете звонки в кредит с корпоративных номеров?

— Никакого особого учета для «кредитных» минут не предусмотрено.

Дело в том, что в статье 54 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи» приведено несколько вариантов оплаты:
— непосредственно после разговора;
— авансовым платежом;
— с отсрочкой платежа.

Разговоры в кредит можно квалифицировать как оказание услуг связи с отсрочкой платежа. Поэтому в бухгалтерском и налоговом учете стоимость этих минут можно включить в расходы по общему правилу.

Так же можно учесть и повышенную плату за «кредитные» разговоры.

—После разговоров по корпоративному мобильнику сотрудник предоставил в бухгалтерию использованную карту экспресс-оплаты и чек. Как отразить эту операцию?

—В этой ситуации возможно два варианта учета.

Первый: оформить задним числом выдачу сотруднику денег из кассы именно для приобретения карточек экспресс-оплаты. На дату покупки придется составить авансовый отчет, приложить к нему чек и саму карточку. На эту же дату в бухгалтерском учете надо отразить поступление денежного документа по дебету счета 50 «Касса». В налоговом учете записи не потребуются. На дату активации карты отражают авансовый платеж оператору связи. Подтвердить, что сумма пришла на счет именно в этот день, можно запросив детализацию счета. Когда оператор выставит счет (или же в конце месяца), аванс отражают как оплату услуг связи и списывают на расходы. НДС в этом случае принимают к вычету в сумме, соответствующей затратам на телефонные разговоры.

Второй вариант: сотрудник пишет служебную записку с просьбой компенсировать ему расходы. В ней он делает акцент на производственную необходимость покупки и использования карточки. Указывает, на какие цели были направлены разговоры. К записке работник прилагает чек и карточку. Далее надо оформить приказ руководителя о компенсации затрат сотруднику, который внес аванс на счет оператора связи. Расчеты с сотрудником отражают на счете 73. Зарплатные налоги на сумму компенсации начислять не нужно.

Учет расходов на телефонные разговоры

—Можно ли оплачивать разговоры сотрудников по мобильному в нерабочее время (выходные, праздники, отпуск). Какие дополнительно документы нужно оформить?

—Да, такая возможность есть. А оформление документов зависит от того, в какой период сотрудник разговаривал по телефону.

Так, если работники официально выходят на работу в выходной день, то достаточно соответствующего распоряжения руководителя.

Если же кому-то приходится звонить по производственной необходимости ночью или в выходные, то установите им ненормированный рабочий день. Такую запись обычно делают в должностной инструкции или в трудовом договоре.

Можно учесть в расходах и оплату разговоров во время отпуска. Об этом Минфин России сообщил в письме от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. Необходимо иметь:
— утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи во время отпусков;
— детализированные счета оператора связи. Причем форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы по каждому числящемуся за фирмой абонентскому номеру.

Эти правила, по мнению финансистов, позволяют учитывать оплату звонков и в любой другой нерабочий день.

—Сотрудник пользуется корпоративным телефоном. Периодически он получает под отчет деньги, чтобы внести оплату за телефон через терминалы, установленные в магазинах, ресторанах и т. д. Можно ли учесть комиссию за эту услугу?

—Можно. Комиссию за услугу по внесению денег на телефонный счет в бухгалтерском учете включают в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99) и учитывают на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу» в зависимости от рода занятия организации. В налоговом учете сумму комиссионных включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Это указано в подпункте 3 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Расчеты с работниками

—У организации есть корпоративные мобильники. Однако некоторым сотрудникам фирма компенсирует оплату разговоров с их личных сотовых телефонов во время командировок. Можно ли учесть такие затраты?

—Да, сделать это можно.

Налоговый кодекс не запрещает компенсировать звонки с личных телефонов сотрудников, если у организации есть «фирменные». Оформить затраты можно так.

1. Получить заявление от работника с просьбой оплатить телефонные переговоры. В нем нужно указать, что звонки с мобильного были связаны с выполнением служебного задания. В качестве подтверждающего документа можно приложить счет оператора связи, документы по его оплате, детализацию звонков.

2. Оформить распоряжение руководителя. В нем будет указана фамилия работника, которому возмещается стоимость служебных переговоров с личного телефона.

В данных условиях затраты на связь в налоговом учете включают в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Сумма компенсации не облагается НДФЛ и ЕСН, не нужно уплачивать с нее и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве. Это указано в пункте 3 статьи 217 и подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. А также в Перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765.

—Можно ли заставить сотрудника оплачивать личные разговоры по корпоративному телефону, если добровольно он это делать отказывается?

—Да, сделать это можно, но не всегда.

Взыскать ущерб от личных разговоров сотрудника в принудительном порядке можно лишь в том случае, если на фирме установлены правила пользования корпоративными телефонами и за сотрудником закреплен аппарат. Такие положения могут быть прописаны, например, в должностной инструкции, трудовом договоре, в отдельном документе «О порядке пользования корпоративными мобильными телефонами». Сотрудник должен быть ознакомлен с этими правилами под роспись. В случае нарушения работник несет материальную ответственность (ст. 233 Трудового кодекса РФ). Размер ущерба можно определить как излишнюю сумму расходов на оплату звонков. А провинившийся обязан возместить ущерб полностью. Это указано в статье 232, пункте 8 статьи 243 Трудового кодекса РФ.

А если работник уже уволился, то организация может обратиться в суд. Такое право зафиксировано в статьях 232 и 381 Трудового кодекса РФ. Об этом напомнил Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 16 ноября 2006 г. № 52. Или же расходы можно компенсировать за счет прибыли. Не забудьте оформить протокол собрания учредителей, в котором зафиксировано решение распорядиться прибылью именно так.

— Работники, которым выданы корпоративные телефоны, ежемесячно вносят в кассу организации небольшую сумму — в счет компенсации личных переговоров. Как отразить эту операцию в налоговом учете?

— Всю сумму, указанную в счете (включая личные разговоры), чиновники предлагают учитывать в расходах. А когда сотрудник внесет деньги, следует показать доход. Однако в этом случае выходит, что фирма либо реализует услуги связи, либо выступает в качестве агента между оператором связи и сотрудником. Конечно, ни соответствующей лицензии, ни соответствующего договора у организации скорее всего нет. Однако инспекторы в данном случае претензий к компании предъявлять не будут. Ведь именно такая методика рекомендована Минфином России в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15.

Затраты на телефонный аппарат

— Можно ли учесть затраты на покупку дополнительных аксессуаров к телефону?

— Порядок учета расходов зависит от того, кому принадлежит телефон.

В случае если аппарат и sim-карта принадлежат фирме, расходы на дополнительные аксессуары можно учесть при расчете налога на прибыль. Однако нужно обосновать эти затраты. Например, зарядное устройство для машины и беспроводное устройство связи могут понадобиться водителю или экспедитору. Эти аргументы сотрудник, использующий аппарат, должен указать в служебной записке.

Но если владельцем телефона и sim-карты является сотрудник, дополнительные аксессуары включить в затраты при расчете налога на прибыль не удастся. Ведь они будут необоснованны.

Еще можно с сотрудником заключить договор аренды телефонного аппарата. В нем нужно прописать, что фирма обязуется возмещать затраты на покупку необходимых аксессуаров. Тогда на эти расходы можно уменьшить налогооблагаемую базу.

— Как учесть расходы на ремонт телефона в налоговом учете?

— Порядок учета будет зависеть от того, кому принадлежит аппарат. Есть три варианта развития событий.

Первый: телефон принадлежит фирме. Списать затраты на ремонт можно единовременно в тот период, когда аппарат починили. В налоговом учете такие издержки включают в состав расходов, связанных с производством и реализацией. Данная позиция подтверждается подпунктом 2 пункта 1 статьи 253 и пунктом 1 статьи 260 Налогового кодекса РФ.

Второй: фирма арендует аппарат у сотрудника. Затраты на ремонт нужно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Это прописано в подпункте 2 пункта 1 статьи 253 Налогового кодекса РФ. А также подтверждено и московским УФНС в письме от 18 августа 2006 г. № 20-12/73461.

Третий: фирма компенсирует работнику использование личного аппарата. Расходы на ремонт также можно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Такое разъяснение дал Минфин России в письме от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186. Правда, речь в нем идет об использовании принтера в служебных интересах. Однако, по нашему мнению, аналогичный подход можно применить и по отношению к телефонам. Чтобы учесть затраты на ремонт, по мнению финансистов, должны одновременно выполняться такие условия:
— в трудовом договоре или соглашении должна быть установлена обязанность организации возмещать такие расходы;
— имущество должно использоваться исключительно в служебных целях;
— расходы должны быть документально подтверждены.

— Сотрудник потерял «корпоративный» аппарат. Какие документы нужно оформить?

— Все зависит опять же от того, кто владелец телефона.

Если телефон принадлежит сотруднику и фирма платит компенсацию, то дополнительных действий делать не придется.

В обратной ситуации — аппарат принадлежит организации — работник обязан возместить фирме материальный ущерб. Но только при условии, что за этим сотрудником был закреплен конкретный телефон. Обратите внимание: если договор о полной материальной ответственности не был заключен, то взыскать получится лишь сумму в размере среднемесячной зарплаты. Однако в любом случае последовательность действий будет такая:
1) подсчитываем сумму потерь (по рыночной цене на дату возмещения);
2) создаем специальную комиссию по расследованию факта потери. Ее состав утверждает руководитель фирмы. Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, то комиссию можно не создавать;
3) берем с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он потерял телефон. В случае отказа составляем акт;
4) руководитель фирмы издает приказ об удержании суммы ущерба. Составить этот документ нужно не позже чем через месяц после установления размера ущерба. Но сотрудник может и не согласиться с размером взыскиваемой суммы. Или сумма возмещения может превышать его среднемесячный заработок. В этом случае придется обратиться в суд;
5) удерживаем сумму ущерба. Обратите внимание: в общем случае размер всех взысканий не может превышать 20 процентов от заработка.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка