Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
6 номеров в подарок!
№2

Расходы на мобильные телефоны. Отвечаем на вопросы читателей

28 мая 2007 250 просмотров

Надежда Мерзликина, аудитор КГ «Что делать Консалт»

Хотя для многих мобильники давно стали орудием производства, вопросы по расходам на них у бухгалтеров не иссякают. Нужно ли по-особому учитывать звонки в кредит? Как оплатить разговоры в выходные? Что делать, если сотрудник потерял сотовый телефон? Решаем самые распространенные и при этом интересные проблемы наших читателей.

Расчеты с операторами мобильной связи

—Каждый раз оператор выставляет счета за период, который начинается в середине одного месяца и заканчивается в середине следующего. Скажем, с середины мая до середины июня. Можно ли учесть расходы единовременно?

—У фирмы есть такое право.

Затраты на услуги связи в налоговом учете включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Согласно подпункту 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ, фирмы, которые используют метод начисления, могут признавать такие издержки:
— на дату расчетов в соответствии с условиями заключенного договора;
— на дату предъявления документов, служащих основанием для расчетов;
— в последний день отчетного (налогового) периода.

Выбранный вариант нужно закрепить в учетной политике (письмо Минфина России от 29 августа 2005 г. № 03-03-04/1/183). Например, расходы решено признавать на дату предъявления документов. Тогда стоимость мобильных переговоров надо исключить из налогооблагаемого дохода на тот день, которым датирован счет.

В ситуации, когда компания использует кассовый метод, затраты на услуги связи списывают, как только деньги будут перечислены оператору. Это сказано в пункте 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

—Оператор мобильной связи предоставляет услугу «разговоры в кредит». Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете звонки в кредит с корпоративных номеров?

— Никакого особого учета для «кредитных» минут не предусмотрено.

Дело в том, что в статье 54 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи» приведено несколько вариантов оплаты:
— непосредственно после разговора;
— авансовым платежом;
— с отсрочкой платежа.

Разговоры в кредит можно квалифицировать как оказание услуг связи с отсрочкой платежа. Поэтому в бухгалтерском и налоговом учете стоимость этих минут можно включить в расходы по общему правилу.

Так же можно учесть и повышенную плату за «кредитные» разговоры.

—После разговоров по корпоративному мобильнику сотрудник предоставил в бухгалтерию использованную карту экспресс-оплаты и чек. Как отразить эту операцию?

—В этой ситуации возможно два варианта учета.

Первый: оформить задним числом выдачу сотруднику денег из кассы именно для приобретения карточек экспресс-оплаты. На дату покупки придется составить авансовый отчет, приложить к нему чек и саму карточку. На эту же дату в бухгалтерском учете надо отразить поступление денежного документа по дебету счета 50 «Касса». В налоговом учете записи не потребуются. На дату активации карты отражают авансовый платеж оператору связи. Подтвердить, что сумма пришла на счет именно в этот день, можно запросив детализацию счета. Когда оператор выставит счет (или же в конце месяца), аванс отражают как оплату услуг связи и списывают на расходы. НДС в этом случае принимают к вычету в сумме, соответствующей затратам на телефонные разговоры.

Второй вариант: сотрудник пишет служебную записку с просьбой компенсировать ему расходы. В ней он делает акцент на производственную необходимость покупки и использования карточки. Указывает, на какие цели были направлены разговоры. К записке работник прилагает чек и карточку. Далее надо оформить приказ руководителя о компенсации затрат сотруднику, который внес аванс на счет оператора связи. Расчеты с сотрудником отражают на счете 73. Зарплатные налоги на сумму компенсации начислять не нужно.

Учет расходов на телефонные разговоры

—Можно ли оплачивать разговоры сотрудников по мобильному в нерабочее время (выходные, праздники, отпуск). Какие дополнительно документы нужно оформить?

—Да, такая возможность есть. А оформление документов зависит от того, в какой период сотрудник разговаривал по телефону.

Так, если работники официально выходят на работу в выходной день, то достаточно соответствующего распоряжения руководителя.

Если же кому-то приходится звонить по производственной необходимости ночью или в выходные, то установите им ненормированный рабочий день. Такую запись обычно делают в должностной инструкции или в трудовом договоре.

Можно учесть в расходах и оплату разговоров во время отпуска. Об этом Минфин России сообщил в письме от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. Необходимо иметь:
— утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи во время отпусков;
— детализированные счета оператора связи. Причем форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы по каждому числящемуся за фирмой абонентскому номеру.

Эти правила, по мнению финансистов, позволяют учитывать оплату звонков и в любой другой нерабочий день.

—Сотрудник пользуется корпоративным телефоном. Периодически он получает под отчет деньги, чтобы внести оплату за телефон через терминалы, установленные в магазинах, ресторанах и т. д. Можно ли учесть комиссию за эту услугу?

—Можно. Комиссию за услугу по внесению денег на телефонный счет в бухгалтерском учете включают в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99) и учитывают на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу» в зависимости от рода занятия организации. В налоговом учете сумму комиссионных включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Это указано в подпункте 3 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Расчеты с работниками

—У организации есть корпоративные мобильники. Однако некоторым сотрудникам фирма компенсирует оплату разговоров с их личных сотовых телефонов во время командировок. Можно ли учесть такие затраты?

—Да, сделать это можно.

Налоговый кодекс не запрещает компенсировать звонки с личных телефонов сотрудников, если у организации есть «фирменные». Оформить затраты можно так.

1. Получить заявление от работника с просьбой оплатить телефонные переговоры. В нем нужно указать, что звонки с мобильного были связаны с выполнением служебного задания. В качестве подтверждающего документа можно приложить счет оператора связи, документы по его оплате, детализацию звонков.

2. Оформить распоряжение руководителя. В нем будет указана фамилия работника, которому возмещается стоимость служебных переговоров с личного телефона.

В данных условиях затраты на связь в налоговом учете включают в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Сумма компенсации не облагается НДФЛ и ЕСН, не нужно уплачивать с нее и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве. Это указано в пункте 3 статьи 217 и подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. А также в Перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765.

—Можно ли заставить сотрудника оплачивать личные разговоры по корпоративному телефону, если добровольно он это делать отказывается?

—Да, сделать это можно, но не всегда.

Взыскать ущерб от личных разговоров сотрудника в принудительном порядке можно лишь в том случае, если на фирме установлены правила пользования корпоративными телефонами и за сотрудником закреплен аппарат. Такие положения могут быть прописаны, например, в должностной инструкции, трудовом договоре, в отдельном документе «О порядке пользования корпоративными мобильными телефонами». Сотрудник должен быть ознакомлен с этими правилами под роспись. В случае нарушения работник несет материальную ответственность (ст. 233 Трудового кодекса РФ). Размер ущерба можно определить как излишнюю сумму расходов на оплату звонков. А провинившийся обязан возместить ущерб полностью. Это указано в статье 232, пункте 8 статьи 243 Трудового кодекса РФ.

А если работник уже уволился, то организация может обратиться в суд. Такое право зафиксировано в статьях 232 и 381 Трудового кодекса РФ. Об этом напомнил Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 16 ноября 2006 г. № 52. Или же расходы можно компенсировать за счет прибыли. Не забудьте оформить протокол собрания учредителей, в котором зафиксировано решение распорядиться прибылью именно так.

— Работники, которым выданы корпоративные телефоны, ежемесячно вносят в кассу организации небольшую сумму — в счет компенсации личных переговоров. Как отразить эту операцию в налоговом учете?

— Всю сумму, указанную в счете (включая личные разговоры), чиновники предлагают учитывать в расходах. А когда сотрудник внесет деньги, следует показать доход. Однако в этом случае выходит, что фирма либо реализует услуги связи, либо выступает в качестве агента между оператором связи и сотрудником. Конечно, ни соответствующей лицензии, ни соответствующего договора у организации скорее всего нет. Однако инспекторы в данном случае претензий к компании предъявлять не будут. Ведь именно такая методика рекомендована Минфином России в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15.

Затраты на телефонный аппарат

— Можно ли учесть затраты на покупку дополнительных аксессуаров к телефону?

— Порядок учета расходов зависит от того, кому принадлежит телефон.

В случае если аппарат и sim-карта принадлежат фирме, расходы на дополнительные аксессуары можно учесть при расчете налога на прибыль. Однако нужно обосновать эти затраты. Например, зарядное устройство для машины и беспроводное устройство связи могут понадобиться водителю или экспедитору. Эти аргументы сотрудник, использующий аппарат, должен указать в служебной записке.

Но если владельцем телефона и sim-карты является сотрудник, дополнительные аксессуары включить в затраты при расчете налога на прибыль не удастся. Ведь они будут необоснованны.

Еще можно с сотрудником заключить договор аренды телефонного аппарата. В нем нужно прописать, что фирма обязуется возмещать затраты на покупку необходимых аксессуаров. Тогда на эти расходы можно уменьшить налогооблагаемую базу.

— Как учесть расходы на ремонт телефона в налоговом учете?

— Порядок учета будет зависеть от того, кому принадлежит аппарат. Есть три варианта развития событий.

Первый: телефон принадлежит фирме. Списать затраты на ремонт можно единовременно в тот период, когда аппарат починили. В налоговом учете такие издержки включают в состав расходов, связанных с производством и реализацией. Данная позиция подтверждается подпунктом 2 пункта 1 статьи 253 и пунктом 1 статьи 260 Налогового кодекса РФ.

Второй: фирма арендует аппарат у сотрудника. Затраты на ремонт нужно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Это прописано в подпункте 2 пункта 1 статьи 253 Налогового кодекса РФ. А также подтверждено и московским УФНС в письме от 18 августа 2006 г. № 20-12/73461.

Третий: фирма компенсирует работнику использование личного аппарата. Расходы на ремонт также можно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Такое разъяснение дал Минфин России в письме от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186. Правда, речь в нем идет об использовании принтера в служебных интересах. Однако, по нашему мнению, аналогичный подход можно применить и по отношению к телефонам. Чтобы учесть затраты на ремонт, по мнению финансистов, должны одновременно выполняться такие условия:
— в трудовом договоре или соглашении должна быть установлена обязанность организации возмещать такие расходы;
— имущество должно использоваться исключительно в служебных целях;
— расходы должны быть документально подтверждены.

— Сотрудник потерял «корпоративный» аппарат. Какие документы нужно оформить?

— Все зависит опять же от того, кто владелец телефона.

Если телефон принадлежит сотруднику и фирма платит компенсацию, то дополнительных действий делать не придется.

В обратной ситуации — аппарат принадлежит организации — работник обязан возместить фирме материальный ущерб. Но только при условии, что за этим сотрудником был закреплен конкретный телефон. Обратите внимание: если договор о полной материальной ответственности не был заключен, то взыскать получится лишь сумму в размере среднемесячной зарплаты. Однако в любом случае последовательность действий будет такая:
1) подсчитываем сумму потерь (по рыночной цене на дату возмещения);
2) создаем специальную комиссию по расследованию факта потери. Ее состав утверждает руководитель фирмы. Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, то комиссию можно не создавать;
3) берем с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он потерял телефон. В случае отказа составляем акт;
4) руководитель фирмы издает приказ об удержании суммы ущерба. Составить этот документ нужно не позже чем через месяц после установления размера ущерба. Но сотрудник может и не согласиться с размером взыскиваемой суммы. Или сумма возмещения может превышать его среднемесячный заработок. В этом случае придется обратиться в суд;
5) удерживаем сумму ущерба. Обратите внимание: в общем случае размер всех взысканий не может превышать 20 процентов от заработка.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться



Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какой код вы указали в поле 101 январской платежки по взносам?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка