Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Инструкция для тех, кто вернулся из командировки

13 июля 2007 19588 просмотров

, главный бухгалтер ОАО «Пресненский машиностроительный завод»

После командировки работник обязан отчитаться: причем не только о проделанной работе, но и за потраченные деньги. В этот ответственный момент у сотрудников обычно появляется множество вопросов к бухгалтеру. В нашей инструкции по оформлению документов они найдут все ответы.

Почему нужно собирать все документы?

Чтобы не потерять в деньгах, в бухгалтерию необходимо представить все документы, подтверждающие расходы. Ведь суммы, не обоснованные документально, могут быть взысканы из вашей зарплаты или просто не возмещены. Судьбу вашего кошелька решит руководство, оправдываться придется перед ним. Поэтому в сборе документов заинтересованы вы сами.

Какими документами обосновать расходы?

Отчитаться по командировке нужно в течение трех дней с момента возвращения. Если вы приехали в выходной или праздник, то трехдневный срок отсчитывается с первого рабочего дня.

Билет. Это могут быть:
— авиа- и железнодорожные билеты;
— билеты на автомобильный транспорт общего пользования;
— билеты на водный транспорт;
— квитанции за пользование в поездах постельными при-надлежностями.

Кроме транспортных затрат, проездные документы подтверждают ваши суточные расходы, так как в билетах указаны даты отправления и прибытия. Даты отправления и прибытия должны соответствовать срокам, утвержденным в приказе.

Счет за проживание в гостинице или квитанция. В идеале в гостинице вам выдадут счет по форме № 3-Г. Вчитайтесь: в шапке бланка должны быть слова «счет» и «форма № 3-Г». Но иногда в отелях выдают акт и счет-фактуру. В таком случае необходим кассовый чек. В акте должна быть следующая информация:
— даты регистрации и выписки;
— наименование гостиницы;
— ваша фамилия, имя и отчество;
— сведения о предоставляемом номере;
— цена;
— другие необходимые данные по усмотрению гостиницы;
— подпись администратора.

Товарные чеки, карты экспресс-оплаты, накладные и т. д. Ими вы сможете подтвердить, например, представительские расходы. Разумеется, полной уверенности в том, что вам компенсируют все затраты, иметь нельзя. Тем не менее предоставьте все документы, которые имеют отношение к вашему служебному заданию, — чем больше, тем лучше. Кроме различных чеков и накладных это могут быть:
— подписанный договор;
— программа встречи или семинара;
— карточка участника и т. д.

Что заполнять?

Сначала придется довести до ума документы, которые были составлены перед отъездом. Отправляйтесь в отдел кадров, там проставьте дату прибытия и печать в командировочном удостоверении. Далее в служебном задании заполните «Краткий отчет о выполнении». Его необходимо согласовать с начальством.

И наконец, нужно подготовить авансовый отчет.

На лицевой стороне указываете:
— фамилию и инициалы;
— должность;
— назначение аванса (напишите «на командировочные расходы»).

На этом же листе в кратком расчете расписываете: какая сумма аванса была получена и сколько израсходовано. И соответственно — остаток или перерасход.

Остаток аванса, увы, придется вернуть в кассу. Иначе эти деньги вычтут из вашего заработка.

Если выданных денег вам не хватило, то перерасход, который вы укажете в авансовом отчете, вам выплатят из кассы. Конечно, только при условии, что все затраты вы подтвердили документами и еще если вас поддержит ваш руководитель.

На оборотной стороне перечислите все расходы и реквизиты документов. Сами документы или копии прикрепите к готовому отчету.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Заполнить его можете как вам удобнее: от руки или на компьютере. Пример заполнения авансового отчета смотрите на странице 1, на странице 2.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка