Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Технические тонкости при исправлениях в счете-фактуре

30 июля 2007 1692 просмотра

, эксперт журнала «Главбух»

Ошибка в счете-фактуре дает инспектору верный повод отказать компании в вычете по НДС. Но мы объясним, как избежать проблем, технически грамотно исправив счет-фактуру. А заодно подскажем неформальные, но не менее действенные способы привести документы в порядок.

Особенно много хлопот бухгалтерам доставляет случай, когда в счет-фактуру вкралась ошибка, отразившаяся на сумме НДС. В такой ситуации и продавцу, и покупателю нужно оформлять дополнительные листы к книгам покупок/продаж. Предстоит бухгалтерам обеих сторон и подача уточненной декларации.

Гораздо спокойнее, если есть возможность довести счет-фактуру до ума, просто дописав в него что-то от руки. Также удобно, когда можно перевыставить счет или заново распечатать книгу. В каждом из этих случаев ни дополнительные листы, ни «уточненки» не понадобятся.

В этом материале мы не только представим подробный алгоритм действий продавца и покупателя при исправлении ошибок в счете-фактуре. Также мы рассмотрим все типичные оплошности, допускаемые при работе с этими документами, и подскажем, в какой ситуации можно исправить положение без лишней мороки.

Ошибка в стоимости товара или сумме НДС

Неправильная стоимость или сумма налога в счете-фактуре — это серьезно. Если четко следовать прописанным в законодательстве правилам, поработать придется основательно. Прежде всего, продавцу надо зачеркнуть неверные данные и внести новые. А для того чтобы документ можно было принять к учету как основание для налогового вычета, исправление необходимо сделать технически правильно.

Как вносить исправления в счет-фактуру. Сразу подчеркнем, что покупатель корректировать счет-фактуру не имеет права. Это обязанность поставщика. Итак, бухгалтеру фирмы-продавца надо перечеркнуть неверный текст или показатель одной линией. Над зачеркнутым пишется нужная информация. Рядом следует сделать надпись «исправлено». Она должна быть подтверждена подписью лиц, которые ранее уже визировали этот документ. Также здесь необходимо указать дату, когда в счет-фактуру внесены исправления. Все это общий и давно действующий порядок, прописанный в пунктах 4.2 и 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. Кроме того, исправление должно быть заверено печатью продавца. Об этом говорится уже в пункте 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 2 де-кабря 2000 г. № 914.

Действия продавца. Продавец извещает покупателя об ошибке в счете-фактуре (если ошибка обнаружена поставщиком). Затем он исправляет счет-фактуру. Далее в книгу продаж вносятся изменения за налоговый период, в котором зарегистрирован изначальный документ. Для этого бухгалтер оформляет дополнительный лист. Помимо этого нужно подать в инспекцию уточненную декларацию по НДС за период, в который внесены поправки в книгу продаж. Заметим, что компания-продавец не имеет права выставить новый счет-фактуру на разницу. Оформление более одного счета-фактуры по одной налогооблагаемой операции законодательством не предусмотрено.

Действия покупателя. Покупатель, получив сообщение об ошибке, аннулирует счет-фактуру в дополнительном листе. Делается это за тот период, когда продавец совершил оплошность. Таким образом, вычет по неправильному счету-фактуре аннулируется и переносится на период получения исправленного документа. Более того, покупатель подает уточненную декларацию по НДС за тот период, когда была ошибка. В бланке надо уменьшить вычет на сумму налога, указанного в неверном счете-фактуре.

Пример 1

ООО «Вектор» 21 мая 2007 года отгрузило ЗАО «Стрела» товары на 59 000 руб., в том числе НДС — 9000 руб. Налоговым периодом для обеих фирм является месяц.

Бухгалтер ООО «Вектор» выставил счет-фактуру на сумму 59 000 руб. и зарегистрировал его в книге продаж за май 2007 года. По итогам мая 2007 года в книге продаж ООО «Вектор» по строке «Всего» итоговая сумма составила 177 000 руб., в том числе НДС — 27 000 руб.

А ЗАО «Стрела» зарегистрировало полученный счет-фактуру на 59 000 руб. в книге покупок за май 2007 года. У ЗАО «Стрела» в книге покупок за май 2007 года по строке «Всего» получилось 82 600 руб., в том числе НДС — 12 600 руб.

22 июня бухгалтер ООО «Вектор» обнаружил, что товар следовало реализовать ЗАО «Стрела» по другой цене. Товар, отгруженный 21 мая 2007 года, стоит меньше (47 200 руб., в том числе НДС — 7200 руб.).

В тот же день бухгалтер продавца исправил счет-фактуру и выслал его покупателю. Верный документ ЗАО «Стрела» получило 29 июня 2007 года.

ООО «Вектор вносит изменения в книгу продаж за май 2007 года. По строке «Итого» дополнительного листа отражаются итоговые показатели книги продаж за май. То есть 177 000 руб. — в графе «Всего продаж, включая НДС». И 27 000 руб. — в графе «Сумма НДС». В следующей строке продавец аннулирует неправильный счет-фактуру.

А именно в соответствующие графы дополнительного листа бухгалтер переносит показатели из ошибочно выставленного документа.

Далее продавец регистрирует исправленный счет-фактуру на сумму 47 200 руб., в том числе НДС — 7200 руб.

В конечном итоге выводятся данные по строке «Всего» дополнительноголиста: 177 000 руб. (в том числе НДС — 27 000 руб.) – 59 000 руб.(в том числе НДС — 9000 руб.) + 47 200 руб. (в том числе НДС —7200 руб.) = 165 200 руб. (в том числе НДС — 25 200 руб.).

Таким образом, сумма НДС к уплате за май 2007 года уменьшилась на 1800 руб. (9000 – 7200). Поэтому ООО «Вектор» подает в налоговый орган уточненную декларацию по НДС за май 2007 года.

ЗАО «Стрела», получив от ООО «Вектор» сообщение об ошибке, составляет дополнительный лист к книге покупок за май 2007 года. По строке «Итого» приводятся итоговые показатели книги покупок за май. В графе «Всего покупок, включая НДС» ставится 82 600 руб. А в графе «Сумма НДС» — 12 600 руб. В следующей строке дополнительного листа покупатель аннулирует неправильный счет-фактуру, перенося записи из ошибочного документа. По строке «Всего» дополнительного листа к книге покупок за май 2007 года образуется следующая сумма: 82 600 руб. (в том числе НДС — 12 600 руб.) –– 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.) = 23 600 руб. (в том числе НДС — 3600 руб.).

Регистрирует же исправленный счет-фактуру ЗАО «Стрела» в книге покупок за июнь 2007 года, так как верный документ фирма получила только 29 июня. Итак, 9000 руб. налогового вычета в мае 2007 года аннулируется. А по исправленному счету-фактуре НДС, равный 7200 руб., принимается к вычету в июне 2007 года. ЗАО «Стрела» подает уточненную налоговую декларацию по НДС за май 2007 года, в которой уменьшает сумму вычета по НДС на 9000 руб.

Когда процедуру исправления можно упростить. Даже в том случае, когда неточность в счете-фактуре повлияла на сумму налога, есть шанс обойтись без утомительных формальных исправлений. Тут все зависит от момента, когда была обнаружена ошибка. Если это произошло в том же налоговом периоде, когда бухгалтер продавца, собственно, допустил оплошность, то можно обойтись без зачеркиваний, дополнительных листов и деклараций. Поставщику стоит лишь заменить неправильно оформленный счет-фактуру на новый — с теми же номером и датой. Иначе говоря, продавец просто перевыставляет счет-фактуру и покупатель получает верный документ без исправлений.

Таким же образом можно действовать и в случае, если ошибка выявлена уже в следующем налоговом периоде, но декларация по НДС в инспекцию пока не представлена.

Оформление дополнительного листа к книге продаж

Поставщик должен оформить дополнительный лист к книге продаж за тот налоговый период, в котором счет-фактура был зарегистрирован еще до внесения исправлений.

1. Сначала бухгалтер вписывает порядковый номер дополнительного листа.

2. В шапке листа указывается полное или сокращенное наименование продавца — то же, что и в учредительных документах.

3. В следующую строку вписывают ИНН и КПП продавца.

4. Затем заполняют строку «Налоговый период (месяц, квартал), год, в котором зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений».

5. Далее указывается дата оформления дополнительного листа.

6. В строку «Итого» по графам 4, 5а, 5б, 6а, 6б, 7, 8а, 8б и 9 продавец переносит результаты из книги продаж, к которой составляется дополнительный лист. Или же итоговые данные предыдущего дополнительного листа, если книга уже подвергалась корректировке.

7. В следующей строке регистрируют неправильный счет-фактуру — таким образом его аннулируют. Дадим совет: аннулируя счет-фактуру, его показатели лучше отражать со знаком «минус», чтобы не запутаться.

8. Теперь регистрируется правильный счет-фактура.

9. По строке «Всего» дополнительного листа надо привести верную сумму с учетом поправок. Для этого из суммы, записанной в строке «Итого», следует вычесть показатели неправильного счета-фактуры. К результату прибавляют данные скорректированного документа.

10. Дополнительный лист подписывает главный бухгалтер компании-продавца.

Оформление дополнительного листа к книге покупок

Покупатель при ошибке в счете-фактуре тоже составляет дополнительный лист. Его он оформляет к книге покупок за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован неправильный документ.

1. В первую очередь надо указать порядковый номер дополнительного листа.

2. В шапке листа приводится полное или сокращенное наименование компании-покупателя в соответствии с его учредительными документами.

3. Следующая строка предназначена для ИНН и КПП покупателя.

4. Далее бухгалтер вносит нужные сведения в строку «Налоговый период (месяц, квартал), год, в котором зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправления».

5. Затем указывают день, когда был оформлен лист.

6. В строку «Итого» бухгалтер покупателя берет величины из граф 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12. Если же в книгу уже вносились исправления, то сюда переносятся данные предыдущего дополнительного листа.

7. Следующее действие: нужно аннулировать счет-фактуру, который оказался неверным. Его регистрируют, приводя числа со знаком «минус».

8. Верный счет-фактуру покупателю надо зарегистрировать в том периоде, когда в фирму поступила эта бумага. То есть за текущий период книги покупок. Ведь право на вычет у организации появляется в том налоговом периоде, когда счет-фактура фактически получен. Это подтверждено письмом Минфина России от 22 марта 2006 г. № 03-04-11/61 и письмом ФНС России от 6 сентября 2006 г. № ММ-6-03/896@.

9. В строке «Всего» должна стоять сумма с учетом исправлений. Для этого из величины, указанной в строке «Итого», вычитают сумму неправильного счета-фактуры. А если неверный и исправленный документы поступили в течение одного и того же периода, то следует еще прибавить данные скорректированного счета-фактуры.

10. Подписывает дополнительный лист главный бухгалтер компании-покупателя.

Неправильные реквизиты, не влияющие на НДС

Речь идет обо всех сведениях, представленных в счете-фактуре, кроме стоимости товара и суммы налога. Для удобства разделим эти сведения на реквизиты обязательные и необязательные.

Обязательные реквизиты счета-фактуры перечислены в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Это данные продавца и покупателя, наименование, количество товара и т. д. По идее, если эта информация оказалась ошибочной, то бухгалтер организации-продавца должен ее зачеркнуть, завизировать, заверить печатью — в общем, действовать по стандартному правилу. Далее при формальном подходе придется аннулировать неправильный счет-фактуру в дополнительных листах и у поставщика, и у покупателя. А это вынудит фирмы подавать в ИФНС уточненные декларации за тот налоговый период, за который составлены дополнительные листы. Между тем исправление подобных реквизитов не уменьшает и не увеличивает сумму налога!

Как видно, формальный подход в этом случае провоцирует явно лишнюю бумажную работу. Однако всей этой процедуры можно избежать. В таком случае поставщику следует перевыставить счет-фактуру и передать партнеру правильный документ. Этот способ удобен как для продавца, так и для покупателя.

Пример 2

ООО «Нитуш» 29 мая 2007 года продало ЗАО «Диез» товар за 1180 руб. (в том числе НДС — 180 руб.) и выставило на эту сумму счет-фактуру. В июле 2007 года ЗАО «Диез» обнаружило, что строка «ИНН/КПП покупателя» в полученном документе заполнена неправильно.

ЗАО «Диез» известило ООО «Нитуш» о неточности. А чтобы не оформлять дополнительный лист к книге покупок за май 2007 года, бухгалтер попросил поставщика заменить указанный счет-фактуру на документ с правильным реквизитом «ИНН/КПП покупателя». В таком случае ни у продавца, ни у покупателя нет необходимости составлять дополнительные листы и подавать в налоговый орган уточненные налоговые декларации по НДС.

Теперь несколько слов об ошибке в необязательных реквизитах — тех, что не названы в пунктах 5 и 6 статьи 169 кодекса. Исправить оплошность, безусловно, нужно. Это предполагает все то же зачеркивание, надпись «исправлено», дату, визы руководства и печать продавца. А вот оформлять дополнительные листы в этой ситуации не нужно. Или же применить все тот же способ — перевыставить счет-фактуру с верными показателями.

В счете-фактуре отсутствуют какие-то данные

Пустые строки в счете-фактуре тоже считаются нарушением: при отсутствии какого-либо обязательного реквизита налоговый инспектор откажется принять «входной» НДС к вычету.

Исправить положение крайне просто, вписав недостающие сведения. От руки. Это решение проблемы справедливо, даже если остальные реквизиты набиты на компьютере. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не содержит требования заполнять счет-фактуру только одним способом — печатным или рукописным. А в пункте 14 постановления Правительства РФ № 914 этот метод прямо предусмотрен. Поэтому когда в документ дописываются необходимые данные от руки, то это даже не является исправлением. Следовательно, ставить печать, подпись и дату продавцу не нужно. Понятно, что здесь также не возникает необходимости в дополнительных листах и корректирующих декларациях.

Счет-фактура зарегистрирован с опозданием

Досадно, когда продавец или покупатель не регистрируют во-время выставленный или полученный счет-фактуру: просто забывают это сделать. В таком случае необходимо оформить дополнительный лист к тому налоговому периоду, в котором следовало зарегистрировать документ. Период же, в котором было замечено такое упущение, значения не имеет. «Уточненку», к сожалению, придется составить и подать в инспекцию.

Пример 3

ООО «Новые системы» 21 мая 2007 года поставило ЗАО «Интерьер» товаров на 59 000 руб., в том числе НДС — 9000 руб.

Бухгалтер продавца выписал счет-фактуру на 59 000 руб. За май 2007 года в книге продаж ООО «Новые системы» по строке «Всего» образуется итоговая сумма 177 000 руб., в том числе НДС — 27 000 руб. А в книге покупок ЗАО «Интерьер» за май 2007 года по строке «Всего» значится 82 600 руб., в том числе НДС — 12 600 руб.

Предположим, ни бухгалтер поставщика, ни бухгалтер покупателя не зарегистрировали счет-фактуру от 21 мая 2007 года на сумму 59 000 руб. Выяснилось же это только в июне. Покажем, как должны действовать компании.

Оформление дополнительного листа у ООО «Новые системы»

ООО «Новые системы» оформляет дополнительный лист к книге продаж за май 2007 года. По строке «Итого» продавец дублирует данные майской книги продаж: 177 000 руб. должно стоять в графе «Всего продаж, включая НДС», 27 000 руб. относится в графу «Сумма НДС».

В следующей строке бухгалтер продавца отражает вовремя не зарегистрированный счет-фактуру: 59 000 руб. вписывается в графу «Всего продаж, включая НДС» и 9000 руб. — в графу «Сумма НДС». По строке «Всего» дополнительного листа указываются следующие данные: 177 000 руб. (в том числе НДС — 27 000 руб.) + 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.) = 236 000 руб. (в том числе НДС —36 000 руб.).

Таким образом, сумма НДС к уплате за май 2007 года увеличивается на 9000 руб. ООО «Новые системы» подает уточненную налоговую декларацию по НДС за май 2007 года.

Оформление дополнительного листа у ЗАО «Интерьер»

Бухгалтер ЗАО «Интерьер», обнаружив свою оплошность, составляет дополнительный лист к книге покупок за май 2007 года, чтобы зарегистрировать пропущенный счет-фактуру. По строке «Итого» дополнительного листа покупатель дублирует данные строки «Всего» книги покупок за май 2007 года. Здесь стоит 82 600 руб., в том числе НДС — 12 600 руб.

В следующей строке приводится вовремя не зарегистрированный счет-фактура. По строке «Всего» дополнительного листа бухгалтер указывает: 82 600 руб. (в том числе НДС — 12 600 руб.) + 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.) = 141 600 руб. (в том числе НДС —21 600 руб.).

Получается, что у ЗАО «Интерьер» увеличивается вычет по НДС за май 2007 года на 9000 руб. Соответственно, в налоговый орган подается декларация по НДС за май 2007 года.

Правильный счет-фактура неверно зарегистрирован

Гораздо проще, если правильный счет-фактура неверно зарегистрирован в книге продаж или покупок. Допустим, неправильно перенесены реквизиты, которые не затрагивают сумму НДС.

Тут опять же существует формальный подход, который предполагает составление дополнительного листа. Делается это так: в книге аннулируется неправильная запись и вносится верная информация. Но на практике в таком случае можно просто переоформить книгу, распечатав ее заново с учетом исправленной ошибки.

Таким образом, далеко не всякая оплошность чревата кропотливой работой по внесению правок, оформлению дополнительных листов и уточненных деклараций. Однако даже в самом неприятном случае достаточно четко следовать приведенному в этой статье алгоритму, чтобы получить налоговый вычет по исправленному счету-фактуре.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка