Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Оптимальные решения для пяти главных проблем с командировочными расходами

24 августа 2007 34 просмотра

, шеф-редактор журнала «Главбух»

В этой статье мы подробно поговорим о том, в каких случаях стоит спорить с налоговиками по командировочным расходам, а когда это лишено смысла. Приведем аргументы, которые убедят инспектора не доводить дело до суда. А также обратим внимание на документы, которые предотвратят вопросы проверяющих.

Проблема 1. Расходы на командировку, по мнению налоговиков, экономически неоправданны

Рассмотрим наиболее распространенные сложности обоснования расходов на командировку.

1. Инспекторы не признали расходы на проживание. Если командированный работник жил в гостинице, то расходы на его проживание можно учесть в размере фактической оплаты. Нормы затрат на наем жилья, установленные постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, обязательны только для бюджетных учреждений. Поэтому инспекторы не вправе отказать в признании расходов компаниям, чьи командированные сотрудники жили, например, в люксовых номерах.

А вот более сложная ситуация: командированный работник живет в квартире, которую компания специально купила или арендовала для него в другом городе. Списать расходы по содержанию такой квартиры получится не в полном объеме. В письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533 специалисты Минфина России сообщали: компания вправе списать затраты на квартиру только в той доле, в которой квартира использовалась для проживания сотрудников. А расходы по квартире за то время, что она пустовала, не могут быть учтены при расчете налога на прибыль как экономически неоправданные. Очевидно, что такая позиция невыгодна налогоплательщикам. Но доказывать обратное скорее всего придется в суде.

Если ваша компания окажется перед необходимостью судебного разбирательства, стратегия защиты будет такая. Во-первых, покупка или аренда квартиры в конкретной ситуации более выгодна по сравнению с постоянными тратами на гостиницу. Иными словами, краткосрочная аренда жилья только лишь на период командировки или проживание работника в гостинице приведут к большим расходам. А во-вторых, Конституционный суд РФ в определениях от 4 июня 2007 г. № 320-О-П и № 366-О-П сделал вывод, что инспекторы вообще не должны оценивать оправданность затрат исходя из их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Подробнее читайте об этом в журнале «Главбух» № 15, 2007 на страницах 96–99.

2. Инспекторы не признали расходы на услуги такси. Если налоговики запрещают вам учесть подобные затраты, то сошлитесь на письмо Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 03-03-06/4/48. В нем финансисты разрешали учитывать при расчете налога на прибыль затраты командированных сотрудников на такси. Однако важный нюанс — расходы надо подтвердить документами. К сожалению, в нашей стране (в отличие от западных стран) это не всегда возможно. Дело в том, что далеко не все такси выдают своим пассажирам кассовые чеки. Причем даже тогда, когда у компании с таксомоторным парком заключен договор о постоянном обслуживании. Поэтому списать стоимость проезда на такси в налоговом учете, как правило, проблематично.

3. Инспекторы не признали расходы по командировке, которая не принесла результата. Экономически неоправданными налоговики признают командировки к потенциальным партнерам компании. То есть к тем компаниям, с которыми еще не заключены (и возможно, не будут заключены) контракты. Чтобы оправдать расходы на такие служебные поездки, стоит подготовить следующие дополнительные документы: служебные задания, протоколы о намерениях, проекты договоров и т. д. Еще один аргумент для инспектора — арбитражная практика. В данном случае суды — на стороне налогоплательщиков (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 февраля 2004 г. № А56-20999/03). В суде, помимо прочего, можно ссылаться на уже упомянутые нами определения Конституционного суда № 320-О-П и № 366-О-П.

4. Инспекторы не признали расходы по командировкам сотрудников, с которыми не заключены трудовые договоры. Обычно это люди, которые сотрудничают с компанией на основе гражданско-правового договора, а также члены совета директоров. Инспекторы настаивают, что в командировку можно отправлять только тех, с кем заключен трудовой договор. Такую точку зрения подтверждает и Минфин России в письмах от 13 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/755 и от 19 декабря 2006 г. № 03-03-04/1/844.

На наш взгляд, оплачивать командировку сотрудникам, которые в штате не состоят, действительно не стоит. Ведь понятие командировки установлено Трудовым кодексом. Если возникла необходимость направить в служебную поездку сотрудника, с которым не заключен трудовой договор, то это следует просто иначе оформить. А именно прописать в договоре с ним, что компания возмещает расходы на поездки на основании первичных документов. Суточные также выплачивать не нужно, лучше увеличить на их сумму вознаграждение по договору.

Справедливости ради отметим, что на этот счет есть арбитражная практика в пользу налогоплательщиков — например, постановление ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. № А72-5629/05-6/435. В нем судьи указали, что расходы, понесенные в командировке исполнителями гражданско-правовых договоров, по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки работников, с которыми заключены трудовые договоры. Следовательно, такие затраты можно учитывать при расчете налога на прибыль.

Проблема 2. Командировочные расходы не подтверждены документально

Когда инспекторы придираются к документам, то чаще всего споры компаниям приходится решать в судебном порядке. Предупредим сразу: исходы этих судебных дел — не всегда в пользу налогоплательщиков.

«Любимый» документ налоговиков при проверке расходов на служебные поездки — это командировочное удостоверение. Еще в прошлом году Минфин России позволял компаниям не оформлять своим сотрудникам этот документ при наличии приказа о командировке (письмо Минфина России от 24 октября 2006 г. № 03-03-04/2/226). Этим правилом пользовались многие налогоплательщики. Однако в 2007 году точка зрения финансистов изменилась (письмо Минфина России от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89). В результате сегодня инспекторы повсеместно не признают расходы по командировкам, которые не подтверждены удостоверениями. Подробнее об этой проблеме читайте на странице 46.

Помимо командировочного удостоверения налоговики во время проверок большое внимание уделяют бумагам, подтверждающим расходы на проезд, проживание, питание и услуги связи, а также документам, подтверждающим загранкомандировки.

Например, налоговики могут не признать расходы на проезд, которые подтверждены автобусными билетами, не соответствующими определенной форме. Подобную ситуацию рассматривал ФАС Северо-Западного округа 12 мая 2003 года. В своем постановлении № А52/2874/2002/2 судьи встали на сторону налогоплательщика, указав, что все нужные реквизиты компании-перевозчика в билетах были указаны.

Другой случай: инспекторы не нашли в загранпаспортах отметки о пересечении границ и не признали расходы на данную служебную поездку. Остальные документы, подтверждающие командировку, были в порядке. И несмотря на это, арбитражный суд поддержал инспекторов (постановление ФАС Дальневосточного округа от 9 января 2004 г. № Ф03-А51/03-2/3267).

Увы, но вопросы налоговиков к документам являются причиной претензий не только по налогу на прибыль, но и по «зарплатным» налогам — НДФЛ и ЕСН. Сумму тех командировочных расходов, которые инспекторы посчитали документально неподтвержденными, включают в доход сотрудника. И в итоге доначисляют «зарплатные» налоги.

Очевидно, что инспекторы не правы. В Налоговом кодексе есть прямые нормы, запрещающие начислять НДФЛ и ЕСН на компенсации расходов работников (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). Кроме того, существуют письма Минфина России в пользу организаций (например, от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15). Арбитражные судьи в данном вопросе также стоят на стороне налогоплательщиков, если те представляют все документы, подтверждающие командировочные затраты (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 сентября 2006 г. № Ф04-6119/2006(26612-А27-15), постановление ФАС Московского округа от 29 мая 2006 г. № КА-А41/4533-06).

Проблема 3. Инспекторы доначисляют НДФЛ со сверхнормативных суточных

Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, суточные в пределах законодательно установленных норм НДФЛ не облагаются. Но до недавнего времени норм, предназначенных для исчисления НДФЛ, не существовало. И из-за этого по сей день возникают споры с налоговиками. Компании настаивают на том, что не облагаются налогом суточные, выплаченные в пределах норм, которые установлены внутренними документами (коллективным договором, Положением о командировках и т. д.). Такой подход абсолютно обоснован. И уже сложилась обширная арбитражная практика по этому вопросу в пользу налогоплательщиков.

Тем не менее инспекторы с завидным упорством настаивают, что при НДФЛ надо применять норматив, установленный постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 (100 руб. для командировок по России). И с тех сумм, которые данный лимит превышают, необходимо платить НДФЛ (письмо Минфина России от 16 февраля 2007 г. № 03-04-06-02/28). То, что в самом названии постановления № 93 указано, что оно должно применяться для налога на прибыль, инспекторов ничуть не смущает.

С 1 января 2008 года проблема с начислением НДФЛ на суточные должна исчезнуть. Дело в том, что Федеральный закон от 24 июля 2007 г. № 216-ФЗ внес изменения в Налоговый кодекс. И со следующего года не облагаемые НДФЛ нормы будут следующие: для командировок по России — 700 руб. в день, для поездок за границу — 2500 руб. в день.

А до 1 января 2008 года компании, против которых налоговики выдвигают претензии, могут ссылаться на решение ВАС РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04. В нем судьи отмечали, что нормы, установленные постановлением № 93, неприменимы для исчисления НДФЛ.

Кстати, иногда инспекторы требуют от компаний, чтобы те начисляли на сверхнормативные суточные не только НДФЛ, но и ЕСН. Это требование легко оспорить, сославшись на пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ. Ведь там сказано, что ЕСН не облагаются те суммы, которые не учтены в расходах компании, уменьшающих налогооблагаемый доход. А именно к таким затратам относятся сверхнормативные суточные. На наш взгляд, этот аргумент должен подействовать на инспекторов еще на стадии налоговой проверки. Велики шансы, что до суда дело и не дойдет.

Проблема 4. Инспекторы не разрешают вычет НДС по билетам и услугам гостиниц

При отсутствии счета-фактуры налоговики разрешают принимать к вычету «входной» НДС по проезду и проживанию, только если сумма налога выделена в билетах и счетах гостиницы отдельной строкой (письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-04-11/112, от 25 марта 2004 г. № 16-00-24/9).

Если вы столкнулись с подобной проблемой, то постарайтесь убедить инспектора: в случае чего суд встанет на вашу сторону. Как правило, по мнению судов, принять НДС к вычету можно независимо от того, был ли выделен НДС отдельной строкой в подтверждающих документах (постановление ФАС Центрального округа от 25 мая 2007 г. № А48-2510/06-8, постановление ФАС Уральского округа от 31 октября 2006 г. № Ф09-9756/06-С2). Подробнее о проблеме вычета НДС по проездным документам читайте на странице 51.

Отметим, что налоговики могут отказать в вычете не только потому, что в документах не выделен НДС. Претензии возникают практически к любым реквизитам представленных документов. Так, например, в деле № А56-36381/2005, которое 15 сентября 2006 года рассматривал ФАС Северо-Западного округа, налоговики отказали компании в вычете по причине того, что в счете гостиницы по форме № 3-Г отсутствовали типографские номера и подпись администратора. Зато там был штамп «оплачено». Кроме того, компания представила кассовые чеки, выданные гостиницей. Оценив все эти доказательства, суд встал на сторону налогоплательщика.

Проблема 5. Инспекторы не признают представительские расходы командированных сотрудников

Представительские расходы компании всегда вызывают много вопросов у проверяющих. Особенно в том случае, когда эти затраты осуществляет командированный работник. Например, сотрудник в деловой поездке проводил переговоры с партнерами за ужином в ресторане. Если такая встреча была неофициальной и по ее итогам никакой отчет не составлялся, то списать затраты на ужин не получится (письмо УФНС России по г. Москве от 16 мая 2006 г. № 20-12/41851).

Если же встречи и переговоры командированного сотрудника носили официальный характер и подтверждены документально, то учесть представительские расходы можно.

Однако есть вероятность, что даже при наличии всех подтверждающих документов налоговики расходы не признают. Тогда есть еще один аргумент для инспектора: предъявите ему арбитражную практику, которая по данному вопросу на стороне налогоплательщиков. Приведем характерный пример. Директор компании в составе делегации из местных чиновников ездил в командировку в Монголию. Во время служебной поездки крупная сумма была потрачена на представительские расходы. Налоговики посчитали их экономически необоснованными. Однако в суде компания представила письмо из местной администрации с программой поездки, а также отчет по ее итогам. Суд признал, что данные расходы были связаны с производственной деятельностью, и отказал налоговикам (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 марта 2007 г. № А33-4978/06-Ф02-1370/07). Пример аналогичного дела, закончившегося победой налогоплательщика, — постановление ФАС Уральского округа от 26 апреля 2007 г. № Ф09-2970/07-С2.

Идеальное подтверждение расходов на командировки

1. Закрепить размер суточных в кадровых документах

Компания должна закрепить в своих внутренних документах (коллективных договорах, Положении о командировках, приказах руководителя) предельный размер суточных для сотрудников, которые направляются в командировки по России и за рубеж.

2. Снабдить сотрудника командировочными документами по установленным формам

Отправляя сотрудника в командировку по России продолжительностью более одного дня, отдел кадров компании оформляет:
— приказ о командировке (форма № Т-9 или № Т-9а, если в командировку едут несколько человек);
— командировочное удостоверение (форма № Т-10);
— служебное задание (форма № Т-10а).

Формы документов № Т-9, Т-9а, Т-10 и Т-10а утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Если сотрудник едет в командировку за границу или продолжительность командировки составляет один день, то командировочное удостоверение оформлять не надо.

3. Получить от сотрудника все возможные подтверждающие документы

По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию следующие бумаги:
— документы, подтверждающие расходы на проезд (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты, полисы страхования пассажиров, квитанции за провоз багажа, квитанции за пользование в поездах постельными принадлежностями и т. д.);
— документы, подтверждающие расходы на проживание (гостиничные счета по форме № 3-Г или № 3-Гм или иные документы, содержащие необходимые реквизиты отеля, а также счета-фактуры, акты, кассовые чеки);
— документы, подтверждающие цель командировки (проект договора, протоколы о намерениях, планы встреч и семинаров и т. д.);
— документы, подтверждающие представительские расходы (протоколы встреч, счета, кассовые чеки, накладные и т. д.);
— копию загранпаспорта при командировке за границу;
— командировочное удостоверение с отметками о прибытии в место командировки и выбытии из него.

4. Отметить удостоверение, оформить отчет о выполнении задания

В отделе кадров компании сотрудник проставляет в командировочном удостоверении дату прибытия и печать. Далее работник должен заполнить «Краткий отчет о выполнении задания» в форме № Т-10а. Данный отчет сотрудник впоследствии согласовывает со своим руководством, о чем делаются соответствующие отметки.

5. Оформить авансовый отчет

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки сотрудник должен заполнить авансовый отчет по форме № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

На лицевой стороне отчета сотрудник должен указать свою фамилию и инициалы, должность и назначение аванса — «на командировочные расходы». На этом же листе нужно расписать, какая сумма была получена и сколько израсходовано. В итоге рассчитывается остаток или перерасход. На оборотной стороне работник перечисляет все свои расходы и реквизиты соответствующих документов. Сами документы или их копии (см. п. 3) прикрепляются к готовому отчету.

ОПЫТ КОЛЛЕГИ
Как вы добиваетесь, чтобы сотрудники компании привозили из командировки все документы и вовремя по ним отчитывались?

Елена АЛПАТОВА,
ведущий бухгалтер Института общей генетики им. Н.И. Вавилова Российской академии наук:

— Чтобы с документами по командировкам не было проблем, мы выпустили внутреннее распоряжение. В нем перечислены все требования к командированным сотрудникам. Документ мы разослали по всем лабораториям нашего научного института. Благодаря этому сотрудники всегда привозят из командировок нужные документы, и никаких проблем в связи с этим не возникает. Что же касается директоров, то выходом из положения стало более плотное общение с их секретарями — нам не приходится «бегать» за руководством, достаточно дать указание секретарям. Секретари в свою очередь напоминают об отчетах руководителям и помогают все оформить. Перед каждой поездкой мы даем специальные инструкции по поводу того, какие документы следует привозить в обязательном порядке.

Татьяна ВЛАСЕНКО,
главный бухгалтер компании — оператора связи ОАО «Арктел»:

— В нашей компании существует внутреннее Положение о возмещении командировочных расходов. В нем указано, какие документы командированные сотрудники должны приложить к авансовому отчету. Кроме того, прописана обязанность, что работники должны представить отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке. В Положении указаны лимиты и сверхлимиты по расходам, и с этими данными ознакомлены абсолютно все.

Раньше бывали случаи задержки подачи данных по командировкам. Однако сейчас о сдаче документов напоминает не только бухгалтерия, но и кассиры. Поэтому сотрудники научились выполнять наши требования, и с отчетностью по командировкам у нас все хорошо.

Валентина СТЕПАНОВА,
главный бухгалтер ОАО «Торговый Дом ГУМ»:

— В нашей компании разработаны и утверждены:
1) Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов по ОАО «ТД ГУМ»;
2) Распоряжение о выдаче наличных денежных средств под отчет.

До начала командировки отдел управления персоналом издает приказ о направлении работника в командировку (по форме № Т-9), служебное задание и командировочное удостоверение. На основании приказа и служебной записки бухгалтерия выписывает расходный ордер на выдачу из кассы денежных средств. Кроме того, информирует сотрудника о сроках сдачи авансового отчета и порядке представления первичных документов.

По истечении трех дней после окончания командировки работник обязан представить авансовый отчет с приложением всех документов, включая отчет о командировке, который необходимо утвердить у руководителя.

В большинстве случаев установленный порядок соблюдается. Но, как и везде, у нас имеются специалисты, нарушающие сроки представления оправдательных документов. С такими сотрудниками проводится разъяснительная работа и к ним применяются различные меры морального и материального взыскания.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка