Журнал, справочная система и сервисы

Шпаргалка по переводу зарплаты на пластиковые карточки

24 августа 2007 58 просмотров

, эксперт журнала «Главбух»

Перевод зарплаты на пластиковые карты экономит время бухгалтера, избавляет компанию от проблем с лимитом остатка наличных денег в кассе. Но прежде чем всеми этими удобствами воспользоваться, придется решить несколько непростых задач, связанных с оформлением всех документов, а также с налогами.

Как оформить документы для открытия карточных счетов

Для оформления банковских карточек на каждого работника компания должна передать в банк пакет документов. Причем каждый банк устанавливает свой перечень бумаг. Как правило, в него входят:
— договор о расчетно-кассовом обслуживании по выплате зарплаты с использованием пластиковых карт;
— список сотрудников с указанием их паспортных данных;
— заявление от каждого сотрудника, заверенное руководителем организации;
— ксерокопии паспортов сотрудников;
— сведения о лицах, которые вправе решать вопросы, связанные с использованием карточек.

Если вы открываете карточные счета сотрудникам не в своем обслуживающем банке, то список документов расширится. Банк может потребовать комплект нотариально заверенных учредительных документов, карточку с образцами подписей и т. д.

Как перечислять зарплаты на карточки

Сама процедура перечисления зарплаты проста. Компания оформляет и направляет в банк лишь одно платежное поручение, в котором указывает общую сумму вознаграждений. К платежному документу необходимо приложить два экземпляра реестра зачислений на карточные счета (форма этого реестра нередко содержится в приложении к договору о расчетно-кассовом обслуживании). В реестре по каждому работнику приводятся следующие сведения:
— фамилия, имя, отчество;
— сумма, подлежащая зачислению на счет;
— реквизиты карточного счета.

Один экземпляр реестра поступает в банк, а другой, с отметкой банка о принятии, остается в организации.

Обратите внимание: об изменении процедуры выдачи заработной платы администрация должна уведомить своих сотрудников заранее. Дело в том, что порядок выплаты зарплаты работникам в каждой организации должен быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Это следует из статьи 136 Трудового кодекса РФ. Значит, любые изменения этого порядка нужно согласовать с сотрудниками.

Отметим, что и после перехода на карточки работники должны получать зарплату не реже чем каждые полмесяца в установленные для этого дни (ст. 136 Трудового кодекса РФ). При этом, если день выдачи зарплаты совпадает с выходным или праздником, перечислить деньги на карточки нужно накануне этого дня.

Налоги и учет расходов, сопутствующих переходу на зарплатные карточки

Каждый банк ставит свои условия открытия зарплатных карточных счетов. Например, некоторые банки взимают плату за первоначальное оформление карточек, другие делают их бесплатно. Кроме того, все банки, выпускающие пластиковые карточки, берут плату за их годовое обслуживание. Теоретически такие расходы по банковским картам могут оплачивать как работники, так и организация. Но на практике их обычно берет на себя компания.

Еще один вид расходов, связанный с карточками, — это вознаграждение банку за перечисление зарплат на карточные счета (перечисляется каждый раз, когда банк переводит деньги с расчетного счета предприятия на счета сотрудников). Как правило, оно устанавливается в процентах от общей суммы зарплат всех работников.

Рассмотрим отдельно первоначальные затраты на обслуживание карточек и их открытие, а также расходы на комиссию банку.

Плата за изготовление карт и их годовое обслуживание

Налог на прибыль и ЕСН. По мнению Минфина России, плату за изготовление и обслуживание карт учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Такая позиция приведена в письмах этого ведомства от 22 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/131 и от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74. В них чиновники ссылаются на пункт 29 статьи 270 Налогового кодекса РФ, согласно которому оплаченные предприятием расходы работников в состав затрат не включаются. Соответственно, на эти суммы не нужно начислять ЕСН и пенсионные взносы. Это следует из пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ и пункта 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ.

Однако компания может не согласиться с таким мнением. На самом деле у организации есть все основания учитывать данные расходы как затраты на услуги банков (подп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Дополнительное преимущество этого варианта в том, что ЕСН и пенсионные взносы все равно платить не придется. Ведь оплату услуг банка нельзя считать доходом сотрудников. Следовательно, облагаемой базы не возникает.

Недостаток этой позиции очевиден — большая вероятность того, что придется судиться с инспекторами. Названных нами аргументов будет достаточно, чтобы выиграть судебное разбирательство. Пример тому — постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 мая 2006 г. № А33-21067/05-Ф02-1877/06-С1. Однако руководству компании стоит прежде оценить, насколько целесообразно судиться с инспекторами из-за подобных расходов.

НДФЛ. Если компания оплачивает услуги банка по изготовлению и обслуживанию зарплатных карт, у работника не возникает дохода, облагаемого НДФЛ. Что подтверждает и Минфин России в письмах от 30 января 2006 г. № 03-05-01-04/13 и от 19 сентября 2006 г. № 03-05-01-04/273. В данном случае сотрудник никакой выгоды не получает. Компания, оплачивая услуги банка, всего лишь обеспечивает своевременное получение зарплаты.

Взносы на страхование от несчастных случаев также начислять не нужно. Такими взносами облагаются только суммы, полученные в качестве оплаты труда.

Бухгалтерский учет. В бухучете все «карточные» платежи отражаются в составе прочих расходов на счете 91. Если компания платит за годовое обслуживание авансом, то перечисленная сумма относится в дебет счета 60 субсчет «Авансы выданные». При этом, если затраты на оплату услуг банка по изготовлению и обслуживанию карт работников в целях налогообложения прибыли организация решит не учитывать, в учете возникнут постоянные разницы.

Комиссия банку за перечисление зарплаты

Налог на прибыль. Согласно подпункту 15 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ, к внереализационным расходам относятся затраты на услуги банков. В том числе и те, которые связаны с установкой и эксплуатацией электронных систем документооборота между банком и клиентами. Именно к такому виду расходов и следует относить комиссию банку за перечисление заработной платы. Это подтверждает письмо Минфина России от 2 марта 2006 г. № 03-03-04/1/167.

НДФЛ. Стоимость комиссии банку не надо включать в налогооблагаемый доход работников. Эта плата взимается по договору между банком и компанией, следовательно, ее нельзя считать вознаграждением за труд. Доходом работника в натуральной форме эта комиссия тоже не является. Таким образом, исходя из положений статьи 210 Налогового кодекса РФ, удерживать НДФЛ с работника в такой ситуации оснований нет.

ЕСН и взносы. По тем же причинам не нужно начислять на сумму комиссии ЕСН, пенсионные взносы и взносы на травматизм (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ, п. 2 ст. 10 Закона № 167-ФЗ и п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184).

Пример

ООО «Пегас» заключило договор с обслуживающим компанию банком КБ «Кредит» на перечисление заработной платы работников компании на пластиковые карточки. Согласно договору, организация представила в банк список работников, их заявления и копии паспортов.

На основании полученных документов банк открыл счета для сотрудников ООО «Пегас» и оформил пластиковые карточки. Стоимость оформления каждой карточки составила 200 руб. Всего было оформлено 50 карт. Таким образом, компания заплатила банку 10 000 руб. (200 руб. 50 карточек). Кроме того, ООО «Пегас» заплатило аванс за годовое обслуживание карточных счетов в сумме 36 000 руб.

Компания приняла решение учитывать при расчете налога на прибыль только банковскую комиссию за перечисление денег.

Указанные затраты бухгалтер организации отразил в учете так:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 51
— 10 000 руб. — оплачено оформление пластиковых карточек;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— 2400 руб. (10 000 руб.x 24%) — отражено постоянное налоговое обязательство;

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
— 36 000 руб. — перечислен аванс банку за годовое обслуживание карточных счетов работников.

Ежемесячно в течение года бухгалтер будет делать проводку:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
— 3000 руб. (36 000 руб. : 12 мес.) — списана часть аванса, выданного банку за обслуживание карточных счетов;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— 720 руб. (3000 руб. x 24%) — отражено постоянное налоговое обязательство.

Общая сумма зарплаты сотрудников ООО «Пегас» за август 2007 года составила 450 000 руб. (за вычетом аванса, перечисленного 20 августа, а также удержанного НДФЛ). За перечисление денег банк взимает комиссию в размере 0,5 процента.

Выплату зарплаты бухгалтер фирмы отразил в учете следующими проводками:

Дебет 70 Кредит 51
— 450 000 руб. — выплачена окончательная сумма заработной платы за август 2007 года;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 51
— 2250 руб. (450 000 руб. x 0,5%) — перечислено вознаграждение банку.

Как вы оцениваете переход на выдачу зарплаты через пластиковые карты с точки зрения работы бухгалтерии?

Светлана ГВОЗДЕВА,
бухгалтер-ревизор ООО «АФ Горизонт»:

— Переход на «зарплатные» пластиковые карты в принципе оцениваю положительно. Но как и во всех нововведениях, тут есть свои плюсы и минусы.

Преимущества «пластиковой» зарплаты для нашей компании следующие. Во-первых, пропала необходимость в получении, доставке и хранении значительных сумм наличных денежных средств.

Во-вторых, существенно сократился объем кассовых операций.

Лично мне переход на пластиковые карты понравился еще и тем, что с помощью них можно расплачиваться в магазинах и не носить с собой большие суммы наличных.

Одной из сложных задач оказался сбор документов для открытия счетов в банке на каждого сотрудника организации.

Кроме того, несколько человек в нашей организации отказались получать зарплату на карту. Для них приходится обеспечивать выдачу денег из кассы. Получается, что надо отдельно заниматься выплатой зарплаты для тех, кому перечисляем деньги на карточку, и отдельно с теми, кто предпочитает наличные.

Татьяна БОСЕНКО,
главный бухгалтер ООО «Алекс»:

— Я хочу озвучить несколько проблем, касающихся оформления «зарплатной» пластиковой карты. На мой взгляд, одним из недостатков применения пластиковых карт является ее срок, который составляет два года, а после его истечения карту нужно обменять на новую. При этом необходимо заново переоформить договор с сотрудником и с самим банком. У нас очень сложный порядок получения пластиковой карты. Работник должен сам поехать в банк и получить «зарплатную» карту, при этом хочу заметить, что не все сотрудники этому рады.

Если смотреть с положительной точки зрения, то для бухгалтера пластиковые карты очень удобны. Ведь тогда бухгалтеру не нужно заполнять кассовые чеки, в которых банковские работники постоянно находят ошибки, нет необходимости заказывать машину для поездки в банк.

Елена СМИРНОВА,
главный бухгалтер кондитерской компании ООО «ТД “Рузанна”»:

— Особых проблем с оформлением «зарплатной» карты не было. Мы опросили сотрудников, собрали заявления, и один работник (по доверенности) через две недели получил в банке все «зарплатные» карты. Правда, был такой момент. Сотрудники московского офиса сразу согласились получать зарплату на пластиковые карты, а вот сотрудники обособленного подразделения, расположенного в другом городе, не сразу ответили согласием, ссылаясь на отсутствие близлежащих банкоматов.

На мой взгляд, пользоваться денежными средствами стало удобнее: не нужно иметь при себе большое количество денег.

Да и расходование денежных средств легче проконтролировать, так как есть услуга «мобильный банк». Но есть один маленький недостаток перевода зарплаты на пластиковые карты — иногда банк зачисляет деньги на карты только через сутки.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка