Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Подводные камни электронной отчетности

28 сентября 2007 755 просмотров

, эксперт журнала «Главбух»

 

Сдавать отчетность через Интернет, безусловно, удобно: не нужно стоять в очереди, общаться с инспекторами, да и бумаги точно не потеряются. Однако свои «но», к сожалению, все же имеются. О том, какие трудности могут подстерегать в Сети и как с ними справляться, мы рассказали в этой статье.

Чем занимается спецоператор и что такое ЭЦП?

Специализированный оператор связи оказывает услуги по доставке электронной отчетности от организации в налоговую инспекцию через Интернет. Чтобы обеспечить безопасность передачи, оператор создает специальные ключи шифрования и электронную цифровую подпись (ЭЦП), записывает их на дискету (или другой носитель информации) и передает бухгалтеру. Чтобы отправить файлы с электронной отчетностью, их нужно подписать — как раз с помощью полученной дискеты. Срок действия ЭЦП составляет один год. Поэтому по истечении этого срока дискету с подписью следует заменить в компании спецоператора.

Как сдать отчетность в электронном виде

Чтобы сдавать отчетность в электронной форме через Интернет, обычно компания заключает договор со специализированным оператором связи. Он установит на компьютер бухгалтера программу, с помощью которой и будут представляться декларации через Интернет. В программе содержатся все форматы бухгалтерской и налоговой отчетности. При изменении бланков нужно обновить их формат в программе. Для этого достаточно позвонить спецоператору — он подскажет, как запустить процесс обновления.

Чтобы отправить декларацию в электронном виде, необходимо заполнить в программе оператора ее форму. Также можно импортировать файлы с отчетностью из бухгалтерской программы. Затем отчетность надо сохранить и подписать электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для этого в дисководе должна стоять дискета, которую выдал оператор. Файлы с отчетностью поступают на сервер оператора и только потом в налоговую инспекцию. Получив документы, оператор высылает подтверждение. Его можно распечатать. В нем указаны дата и время отправки каждого конкретного файла. Это подтверждение заверяется ЭЦП оператора. Как только компания получила файл с подтверждением об отправке, декларация считается представленной. Это подтверждает письмо Минфина России от 24 апреля 2006 г. № 03-02-07/1-106.

Налоговая инспекция принимает файл с отчетностью от оператора, расшифровывает его и проверяет подлинность ЭЦП. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) налоговики высылают организации протокол о результатах проверки на соответствие формату, заверенный ЭЦП инспекции. В полученном файле должно быть указано, что декларация прошла входной контроль. Помимо протокола налоговый орган высылает обратно файл отчетности, подписанный уже двумя ЭЦП — организации и инспекции. Этот документ хранится в архиве у обеих сторон. Он формируется автоматически на компьютере в специальной папке и содержит информацию обо всех отправленных и принятых файлах. Данные, которые содержатся в поступивших декларациях, автоматически разносятся по лицевым счетам компании. Сделать это позволяет программа, которая установлена в инспекциях, что исключает возможные ошибки при вводе информации вручную.

Итак, подытожим. В идеале после отправки электронной отчетности организация должна получить следующие документы:

— подтверждение оператора о том, что он получил декларацию. Этот файл должен быть подписан ЭЦП оператора и налогоплательщика;
— файл отчетности, подписанный организацией и налоговым органом;
— протокол, подписанный ЭЦП инспекции, о результатах проверки на соответствие формату.

Процесс сдачи электронной отчетности мы изобразили в виде схемы.

Чем занимается спецоператор и что такое ЭЦП?

Специализированный оператор связи оказывает услуги по доставке электронной отчетности от организации в налоговую инспекцию через Интернет. Чтобы обеспечить безопасность передачи, оператор создает специальные ключи шифрования и электронную цифровую подпись (ЭЦП), записывает их на дискету (или другой носитель информации) и передает бухгалтеру. Чтобы отправить файлы с электронной отчетностью, их нужно подписать — как раз с помощью полученной дискеты. Срок действия ЭЦП составляет один год. Поэтому по истечении этого срока дискету с подписью следует заменить в компании спецоператора.

Что нужно, чтобы отправить отчетностьбез проблем:

— сделать резервную копию ключевой дискеты с цифровой подписью;
— своевременно обновить формы отчетности в программе, через которую отправляются файлы с декларациями;
— следить за сроком действия цифровой подписи;
— своевременно сообщать спецоператору о проблемах при отправке файлов электронной отчетности;
— убедиться, что налоговая инспекция получила корректный файл отчетности. Для этого достаточно, чтобы у компании был положительный протокол входного контроля.

Как решить проблемы при сдаче отчетности

Две основные сложности при сдаче электронной отчетности — декларация не «уходит» на сервер оператора либо отчетность «ушла», но не принята налоговой инспекцией. Объясним, как действовать в обоих случаях.

Отчетность не отправляется

Итак, отчетность в электронном виде отправить не удается. Например, программа зависает или выдает сообщение об ошибке: «Невозможно получить доступ к серверу». Это может быть связано с тем, что отсутствует подключение к сети Интернет или перегружен сервер оператора. Что делать в этом случае?

Организация обязана сдавать декларации в электронном виде. Напомним, что отчитываться через Интернет должны: компании, у которых среднесписочная численность за 2006 год составила более 250 человек; организации, созданные в 2007 году, среднесписочная численность работников которых превысила 250 человек; налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших. Так сказано в пункте 3 статьи 80 Налогового кодекса. Если отчет в электронном виде отправить не получается, то компанию могут оштрафовать за непредставление декларации по статье 119 Налогового кодекса РФ.

Лучше всего в таком случае позвонить оператору и сообщить о проблеме. Он подскажет, как действовать. Если дозвониться до оператора и решить проблему не удалось, то желательно зафиксировать, что отчетность не «уходит». Например, распечатать зависшую страницу, которая появляется на экране при попытке отправить файлы оператору. Сделать это можно, нажав кнопку «печать». Определить, виноват ли в сбое спецоператор, может системный администратор компании. Он распечатает специальный файл с данными, из которого будет видно, на каком участке происходит обрыв связи. Эти свидетельства могут помочь избежать штрафных санкций.

Как вариант можно попробовать представить лично декларацию на бумаге или на дискете в инспекцию.

КОММЕНТИРУЕТ ЧИНОВНИК

Сергей ТАРАКАНОВ,
советник Управления налогового контроля ФНС России

— Если у организации, которая обязана отчитываться в электронном виде, возникли проблемы со связью или с программой в последний день представления отчетности и отправить ее через Интернет не удается, то как вариант можно попробовать сдать декларации на бумаге и дискете лично в инспекцию. В ряде инспекций идут на такие уступки. Но отмечу, что формально у инспекции есть право не принять бумажную отчетность в такой ситуации.

Чтобы избежать такой ситуации, лучше отправлять отчетность не в последний день. И уж точно не в последние часы крайнего срока сдачи. В такое время сервер оператора может быть перегружен и отчетность может не дойти.

Организация сдает электронную отчетность, но не обязана это делать. Лучше сразу позвонить спецоператору и сообщить о возникшей при отправке отчетности проблеме. Если решить ее оперативно не удается, то достаточно распечатать декларации на бумаге и отнести в налоговую инспекцию. Или отправить по почте. Это спасет компанию от штрафов.

Отчетность отправлена, но не принята инспекцией

Сразу отметим, что если вы отправили отчетность оператору и получили от него подтверждение, то к ответственности организацию привлечь не могут. Независимо от того, принята отчетность инспекцией и дошла ли она до нее. Подтверждение — это аналог квитанции, которую выдает отделение связи при отправке отчетности по обычной почте. Это подтверждает пункт 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Если отчетность не прошла входной контроль в инспекции, то организация получит отрицательный протокол. Это значит, что инспекция получила файл с отчетностью, но не может внести его в свою программу. Причина этого может скрываться в ошибке в отправленном файле. В любом случае ее необходимо исправить. Первым делом следует перепроверить отправленную декларацию. Ошибки могут быть разные:

— в программу спецоператора неправильно забиты сведения об организации;
— неверно заполнен титульный лист отчетности. Например, вместо первичной декларации ошибочно указано, что сдается «уточненка»;
— не обновлены формы электронной отчетности в программе оператора и, соответственно, файлы отправлены в неверном формате.

Если обнаружена собственная ошибка, то необходимо исправить ее самостоятельно, а отчетность отправить еще раз. Штраф за повторное представление уже исправленной декларации организации не грозит — при условии, что изначально сформированные файлы отчетности отправлены вовремя.

Конечно, не исключены проблемы с программой у инспекции. Также налоговики могут неправильно занести данные об организации в свою программу, не обновить формы электронной отчетности. Следовательно, и файлы с отчетностью организации программа налоговой инспекции примет некорректно. Поэтому если вы не обнаружили ошибок в отправленных файлах и в программе, то о проблеме следует сообщить спецоператору. Он в свою очередь передаст информацию налоговой инспекции. Ну а затем уже инспектор вносит правильные данные о налогоплательщике в свою базу данных или обновляет программу. В такой ситуации отправлять электронную отчетность повторно не требуется. После исправления ошибок инспекция зарегистрирует у себя в системе изначально отправленный файл отчетности.

Если вы вообще не получили протокол входного контроля, лучше сообщить об этом оператору и налоговому органу. При необходимости следует повторно отправить декларацию.

Опрос на сайте www.glavbukh.ru

С какими проблемами с электронной отчетностью вы сталкивались?

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка