напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неизвестная почта или логин
Неверный пароль
Введите пароль

Бумажный и электронный журнал, сообщество, справочная система и онлайн-сервисы

Оформление и учет канцтоваров: в рамках закона и без лишних усилий

28 сентября 2007 11425 просмотров

Е КОРОБОВА

 

Канцтоваров обычно покупается много и бухгалтеру нужно огромное количество времени, чтобы их оприходовать и списать. Предлагаем вашему вниманию советы бухгалтера-практика о том, как сделать это с минимальными усилиями.

Приходуем канцтовары

Закупаем у поставщика. Компания, которая приобретает канцелярские товары у поставщика, получает вместе с ними товарную накладную. Однако по законодательству необходимо оформить еще и приходный ордер по форме № М-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Дело в том, что в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что все операции должны оформляться оправдательными документами. Такой вывод подтверждает письмо Минфина России от 30 мая 2006 г. № 03-03-04/4/98.

Это значит, что покупателю придется самому составить документ, по которому приходуются канцтовары. Заполнить ордер должен сотрудник, который отвечает за прием товарно-материальных ценностей. Для соблюдения всех формальностей хватит одного экземпляра в день поступления канцтоваров на склад. Если поставку проводит одна и та же организация несколько раз в течение дня, то можно оформить один приходный ордер в целом за день. Его составляют на все количество канцтоваров, поступивших от данного поставщика. Такой подход подтверждает пункт 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Однако можно уменьшить количество бумажной работы — использовать вместо приходного ордера специальный штамп. Оттиск такого штампа должен содержать те же реквизиты, что и приходный ордер. Принимать к учету канцтовары таким способом позволяет пункт 49 Методических указаний. И специалисты финансового ведомства подтвердили этот подход в письме от 29 октября 2002 г. № 16-00-14/414.

Отметим особый случай — когда полученное количество канцтоваров не совпадает с данными в накладной. Тогда ни штамп, ни приходный ордер вообще не требуются. Об этом сказано в пункте 49 Методических указаний. В этой ситуации составьте акт о приемке материалов по форме № М-7 на полученное количество ценностей. В нем укажите количество доставленного товара по документам и по факту, а также выявленную недостачу или излишек. Но можно попросить поставщика довезти недополученные канцтовары или переделать документы, чтобы не оформлять акт по форме № М-7.

Закупаем через подотчетное лицо. Если канцелярские товары для компании приобретает подотчетник, то, как правило, продавец выдает ему кассовый и товарный чеки. Желательно проинструктировать работников, чтобы при покупке они просили продавца заполнить товарный чек и вписать в него наименования товаров, количество и цену. На его основании можно оприходовать полученные канцтовары. Но если в чеке написано просто «канцелярские товары», можно сделать одно из двух. Либо попросить работника-покупателя вернуться в магазин и добиться правильного оформления товарного чека. Либо самостоятельно вписать в него недостающие данные. После этого останется составить приходный ордер по форме № М-4 или проставить штамп на товарном чеке.

Списываем канцтовары

Следующий этап — выдать сотрудникам канцелярские товары. Для этого оформите требование-накладную по форме № М-11 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Это докажет, что ценность была передана работнику для использования. Пример заполнения требования-накладной мы привели на странице 75. Накладную, во-первых, отдайте на подпись ответственному за выдачу канцтоваров. А во-вторых, тому, кто получил ценности. Стоимость канцтоваров списывается в момент передачи. Об этом сказано в пунктах 90 и 93 Методических указаний.

Оптимизируем ввод данных в бухгалтерскую программу

Когда наименований канцтоваров в накладной много, то на ввод информации в компьютерную программу по всем позициям понадобится несколько часов. Но учет можно упростить. Для этого канцелярские товары поделите по каждой накладной на однородные группы. Соответственно, под каждую группу в бухгалтерской программе выделите отдельную строчку в справочнике материальных ценностей. Например: «пишущие принадлежности», «блокноты», «степлеры», «скрепки» и т. д. Тогда к группе «пишущие принадлежности» по полученной накладной будут отнесены все ручки, маркеры, карандаши и т. п. За единицу учета однородной группы можно взять штуку. Учитывать МПЗ по однородным группам и выбирать соответствующую единицу учета позволяет пункт 3 ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н. Данный порядок придется прописать в учетной политике организации.

Чтобы включить однородные товары в соответствующую строку справочника в программе, нужно определить среднюю цену каждого товара. Для этого общую стоимость в однородной группе разделите на количество. Дополнительно издайте внутренний документ, который определяет уровень существенности. Он необходим для того, чтобы выяснить, можно ли внести купленный товар в однородную группу. Допустим, все ручки, цена которых меньше 100 руб., забиваются в программу как «пишущие принадлежности стоимостью до 100 руб.». А если цена выше, то вносятся как «пишущие принадлежности стоимостью выше 100 руб.». Поясним на примере.

 

ПРИМЕР

ООО «Заря» получило партию канцтоваров. В товарной накладной значатся следующие наименования:

— ручка зеленая — 140 шт. * 15 руб. = 2100 руб.;
— ручка синяя — 125 шт. * 12 руб. = 1500 руб.;
— карандаш — 60 шт. * 5 руб. = 300 руб.;
— ручка гелевая — 15 шт. * 205 руб. = 3075 руб.;
— степлер — 25 шт. * 120 руб. = 3000 руб.

В учетной политике организации сказано, что канцтовары приходуют по однородным группам. Пишущие принадлежности заносятся в программу в соответствующую строку справочника. Уровень существенности для этой группы — 200 руб. Вносим в программу канцтовары по группам, соблюдая принцип существенности.

1. «Пишущие принадлежности» — 325 шт. общей стоимостью 3900 руб. В эту строку войдут все ручки и карандаши стоимостью до 200 руб. Средняя цена одной штуки по строке «пишущие принадлежности» составит:
3900 руб. : 325 шт. = 12 руб.
2. «Пишущие принадлежности (свыше 200 руб.)» — 15 шт. общей стоимостью 3075 руб. Средняя цена 205 руб.
3. «Степлеры» — 25 шт. общей стоимостью 3000 руб. Средняя цена 120 руб.

Этот способ удобен тем, что не нужно забивать в справочник программы каждое наименование полученных ценностей. Достаточно указать общее название для однородных канцтоваров.

 

Типовая межотраслевая форма № М-11 Утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а

см. рис.



Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если у сотрудника четверо детей и двое из них уже взрослые, то на двух младших несовершеннолетних детей вычет по НДФЛ составит по 3000 руб. на каждого.


Ваша компания платит вознаграждения членам совета директоров?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Как ваша зарплатная программа, только проще

Начать пользоваться

Семинар для бухгалтера

Журнал «Семинар для бухгалтера»

Читать свежий номер


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки




Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в бюджетных учреждениях
  • Учет в отраслях
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка
 

Дружите и общайтесь на профессиональные темы!

Главные бухгалтерские новости у вас на почте. Бесплатная рассылка!

В октябре
выгодная подписка на 2015 год!

Подписаться и получить подарок!

14 952 руб. за подписку на 14 месяцев
и страховка Вашего дома на сумму 100 000 рублей в подарок!

Все способы подписки — в разделе «Подписка»