Бумажный и электронный журнал, сообщество, справочная система и онлайн-сервисы

Журнал Главбух Читать свежий номер 22
Подписаться
В ноябре скидка 2015 руб!

Оформление и учет канцтоваров: в рамках закона и без лишних усилий

28 сентября 2007 11726 просмотров

Е КОРОБОВА

 

Канцтоваров обычно покупается много и бухгалтеру нужно огромное количество времени, чтобы их оприходовать и списать. Предлагаем вашему вниманию советы бухгалтера-практика о том, как сделать это с минимальными усилиями.

Приходуем канцтовары

Закупаем у поставщика. Компания, которая приобретает канцелярские товары у поставщика, получает вместе с ними товарную накладную. Однако по законодательству необходимо оформить еще и приходный ордер по форме № М-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Дело в том, что в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что все операции должны оформляться оправдательными документами. Такой вывод подтверждает письмо Минфина России от 30 мая 2006 г. № 03-03-04/4/98.

Это значит, что покупателю придется самому составить документ, по которому приходуются канцтовары. Заполнить ордер должен сотрудник, который отвечает за прием товарно-материальных ценностей. Для соблюдения всех формальностей хватит одного экземпляра в день поступления канцтоваров на склад. Если поставку проводит одна и та же организация несколько раз в течение дня, то можно оформить один приходный ордер в целом за день. Его составляют на все количество канцтоваров, поступивших от данного поставщика. Такой подход подтверждает пункт 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Однако можно уменьшить количество бумажной работы — использовать вместо приходного ордера специальный штамп. Оттиск такого штампа должен содержать те же реквизиты, что и приходный ордер. Принимать к учету канцтовары таким способом позволяет пункт 49 Методических указаний. И специалисты финансового ведомства подтвердили этот подход в письме от 29 октября 2002 г. № 16-00-14/414.

Отметим особый случай — когда полученное количество канцтоваров не совпадает с данными в накладной. Тогда ни штамп, ни приходный ордер вообще не требуются. Об этом сказано в пункте 49 Методических указаний. В этой ситуации составьте акт о приемке материалов по форме № М-7 на полученное количество ценностей. В нем укажите количество доставленного товара по документам и по факту, а также выявленную недостачу или излишек. Но можно попросить поставщика довезти недополученные канцтовары или переделать документы, чтобы не оформлять акт по форме № М-7.

Закупаем через подотчетное лицо. Если канцелярские товары для компании приобретает подотчетник, то, как правило, продавец выдает ему кассовый и товарный чеки. Желательно проинструктировать работников, чтобы при покупке они просили продавца заполнить товарный чек и вписать в него наименования товаров, количество и цену. На его основании можно оприходовать полученные канцтовары. Но если в чеке написано просто «канцелярские товары», можно сделать одно из двух. Либо попросить работника-покупателя вернуться в магазин и добиться правильного оформления товарного чека. Либо самостоятельно вписать в него недостающие данные. После этого останется составить приходный ордер по форме № М-4 или проставить штамп на товарном чеке.

Списываем канцтовары

Следующий этап — выдать сотрудникам канцелярские товары. Для этого оформите требование-накладную по форме № М-11 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Это докажет, что ценность была передана работнику для использования. Пример заполнения требования-накладной мы привели на странице 75. Накладную, во-первых, отдайте на подпись ответственному за выдачу канцтоваров. А во-вторых, тому, кто получил ценности. Стоимость канцтоваров списывается в момент передачи. Об этом сказано в пунктах 90 и 93 Методических указаний.

Оптимизируем ввод данных в бухгалтерскую программу

Когда наименований канцтоваров в накладной много, то на ввод информации в компьютерную программу по всем позициям понадобится несколько часов. Но учет можно упростить. Для этого канцелярские товары поделите по каждой накладной на однородные группы. Соответственно, под каждую группу в бухгалтерской программе выделите отдельную строчку в справочнике материальных ценностей. Например: «пишущие принадлежности», «блокноты», «степлеры», «скрепки» и т. д. Тогда к группе «пишущие принадлежности» по полученной накладной будут отнесены все ручки, маркеры, карандаши и т. п. За единицу учета однородной группы можно взять штуку. Учитывать МПЗ по однородным группам и выбирать соответствующую единицу учета позволяет пункт 3 ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н. Данный порядок придется прописать в учетной политике организации.

Чтобы включить однородные товары в соответствующую строку справочника в программе, нужно определить среднюю цену каждого товара. Для этого общую стоимость в однородной группе разделите на количество. Дополнительно издайте внутренний документ, который определяет уровень существенности. Он необходим для того, чтобы выяснить, можно ли внести купленный товар в однородную группу. Допустим, все ручки, цена которых меньше 100 руб., забиваются в программу как «пишущие принадлежности стоимостью до 100 руб.». А если цена выше, то вносятся как «пишущие принадлежности стоимостью выше 100 руб.». Поясним на примере.

 

ПРИМЕР

ООО «Заря» получило партию канцтоваров. В товарной накладной значатся следующие наименования:

— ручка зеленая — 140 шт. * 15 руб. = 2100 руб.;
— ручка синяя — 125 шт. * 12 руб. = 1500 руб.;
— карандаш — 60 шт. * 5 руб. = 300 руб.;
— ручка гелевая — 15 шт. * 205 руб. = 3075 руб.;
— степлер — 25 шт. * 120 руб. = 3000 руб.

В учетной политике организации сказано, что канцтовары приходуют по однородным группам. Пишущие принадлежности заносятся в программу в соответствующую строку справочника. Уровень существенности для этой группы — 200 руб. Вносим в программу канцтовары по группам, соблюдая принцип существенности.

1. «Пишущие принадлежности» — 325 шт. общей стоимостью 3900 руб. В эту строку войдут все ручки и карандаши стоимостью до 200 руб. Средняя цена одной штуки по строке «пишущие принадлежности» составит:
3900 руб. : 325 шт. = 12 руб.
2. «Пишущие принадлежности (свыше 200 руб.)» — 15 шт. общей стоимостью 3075 руб. Средняя цена 205 руб.
3. «Степлеры» — 25 шт. общей стоимостью 3000 руб. Средняя цена 120 руб.

Этот способ удобен тем, что не нужно забивать в справочник программы каждое наименование полученных ценностей. Достаточно указать общее название для однородных канцтоваров.

 

Типовая межотраслевая форма № М-11 Утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а

см. рис.



Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если работник подтверждает свой заработок уже после выплаты пособия, вносить исправления в заполненный больничный лист не нужно. Достаточно приложить к больничному листок с перерасчетом.


На какие карты вы перечисляете зарплату?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Как ваша зарплатная программа, только проще

Начать пользоваться

Семинар для бухгалтера

Журнал «Семинар для бухгалтера»

Читать свежий номер


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки




Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в бюджетных учреждениях
  • Учет в отраслях
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка
 

Дружите и общайтесь на профессиональные темы!

Главные бухгалтерские новости у вас на почте. Бесплатная рассылка!