Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Организуем эффективную систему документооборота

26 октября 2007 2283 просмотра

, руководитель департамента аудита ООО «Современный аудит»

, независимый консультант

Если коллеги из других отделов забывают об авансовых отчетах, счета-фактуры приходят с месячным опозданием, а заявления об отпусках падают на вас как снег на голову, значит, пора наводить порядок в документообороте. Даем практические советы, как составить график документооборота и как сделать так, чтобы он реально работал.

Выбираем вариант документооборота и составляем схему

Перед тем как составить схему или таблицу документооборота, надо выбрать подходящий именно для вашей компании вариант. Всего их два. В первом случае отталкиваются от перечня документов, а во втором — от перечня хозяйственных операций.

Когда отправная точка — документ. У компании есть ряд отделов, сотрудники которых исполняют строго определенные функции. Например, в отделе продаж каждый менеджер заключает договоры с отдельной группой клиентов. При этом у менеджера есть строго ограниченный список документов, с которым он постоянно работает.

В таких условиях документооборот обычно планируют, отталкиваясь от конкретных бумаг. В первую очередь составляют перечень всех документов, которые используются в организации.

Разумеется, документы могут быть совершенно разными. Какие-то бумаги отражают движение активов или пассивов. А какие-то просто содержат важные сведения, необходимые для бухгалтера. При этом есть документы, которые представлены только в бумажном виде, а есть те, которые существуют только в базе данных компьютера.

Кроме того, нужно учитывать важную информацию, полученную по телефону. Все эти нюансы отражают в итоговой схеме (таблице) документооборота.

Определившись с перечнем документов, прописывают путь каждой бумаги: от момента, когда она создана или получена от контрагента, до момента, когда ее принимают к учету, архивируют. Такой путь обычно состоит из нескольких этапов.

Далее назначают сотрудников, ответственных за прохождение документом каждого этапа. В схеме указывают их должности. После чего устанавливают сроки. Имеет смысл заранее отдельно просчитать время, необходимое для того, чтобы проверить документ и исправить возможные ошибки. Для некоторых бумаг необходимо указать место, в котором их надо хранить.

Пример таблицы документооборота, построенного на базе перечня документов.

Когда отправная точка — хозяйственная операция. Небольшая развивающаяся компания не имеет четкой организационной структуры. К примеру, одни и те же сотрудники занимаются продажами и маркетингом. В этих условиях перечень используемых документов часто меняется, и построить документооборот по первому варианту будет непросто.

В таких условиях работу с документами можно организовать, отталкиваясь от перечня хозяйственных операций. По каждой операции приводят список документов, необходимых для того, чтобы отразить ее в учете. Этот список дополняют по мере необходимости.

Далее все как в предыдущем случае. Главный бухгалтер определяет ответственных лиц и сроки подготовки каждого документа. Результат оформляется в виде схемы или таблицы (см. пример).

Закрепляем систему документооборота в учетной политике и информируем о ней сотрудников

Разработанные правила документооборота надо закрепить в учетной политике предприятия. Таково требование пункта 5 ПБУ 1/98 (утверждено приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н).

Однако лучше в учетной политике указать коротко: правила документооборота руководитель компании утверждает отдельным приказом. Это позволит при необходимости оперативно внести изменения.

После того как правила разработаны и утверждены, необходимо ознакомить с ними всех ответственных сотрудников. Целесообразно сделать это под расписку.

Другой вариант, применяемый многими компаниями: схема (таблица) документооборота или ее часть оформляется как приложение к должностной инструкции работника.

Делаем документооборот работоспособным

Чтобы система документооборота работала, нужно предпринять ряд мер.

Во-первых, можно предусмотреть премии для тех сотрудников, которые соблюдают прописанные правила. Эти вознаграждения можно зафиксировать в трудовом (коллективном) договоре или положении о премировании. А вот штрафовать сотрудников за невыполнение правил не стоит. Поскольку статья 192 Трудового кодекса РФ не предусматривает такого дисциплинарного взыскания, как штраф.

Во-вторых, можно организовать небольшие отчетные совещания, на которых сотрудники будут обсуждать текущие трудности с обменом документами. Как правило, эти совещания очень помогают в применении новой, недавно разработанной схемы. Важно, чтобы все ответственные работники знали об имеющихся проблемах. И решать эти проблемы лучше коллективно.

В-третьих, можно разослать информацию об убытках, причиной которых стали частые опоздания тех или иных бумаг. Если у компании уже есть внутрикорпоративная рассылка или свой сайт, можно разместить сведения об убытках на этих ресурсах.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка