Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Представительские расходы — без единой придирки инспектора

9 ноября 2007 5260 просмотров

, эксперт журнала «Главбух»

Расходы на организацию и проведение деловых встреч вызывают повышенный интерес у инспекторов. Ведь проверить представительские не очень сложно и недолго — достаточно внимательно присмотреться к «первичке». Давайте не будем обеспечивать инспекторов легкой добычей. Предлагаем информацию о том, какие ошибки чаще всего ищут и, увы, нередко находят инспекторы.

Одних чеков и счетов — недостаточно

Начнем с того, что самая распространенная ошибка — это отсутствие вообще каких-либо документов, кроме чеков. В таком случае доказать проверяющим, что средства были потрачены на деловую встречу, будет крайне сложно.

Официальных требований Минфина и ФНС России к списку документов, которыми можно подтвердить представительские расходы, нет. Но есть подробные рекомендации по оформлению представительских расходов от московских налоговиков в письмах УФНС России по г. Москве от 6 октября 2006 г. № 20-12/89121.2 и от 22 декабря 2006 г. № 21-11/113019@. Они советуют составлять следующие документы: распоряжение руководителя, смету представительских расходов, отчет о фактических расходах и результатах встречи, акт, который подтверждает сумму расходов. Как показала практика, указания столичных налоговиков одобряют и чиновники из других регионов: именно такие документы требуют инспекторы повсеместно.

Конечно, формально компании не обязаны следовать письмам чиновников. И могут не составлять эти внутренние документы. Но, на наш взгляд, лучше провести эту бумажную работу, так как это помогает избежать придирок инспекторов.

Формы данных документов компании разрабатывают самостоятельно и утверждают их в учетной политике. Расскажем подробнее о каждом из них.

Приказ. В приказе руководитель дает задание на организацию представительского мероприятия, устанавливает сроки. Тут же уточняется состав участников.

Программа деловой встречи. На основании приказа разрабатывается программа деловой встречи. В ней должно быть названо место проведения встречи и изложен подробный план мероприятий с указанием времени каждого из них. В этом же документе описывают прочие нюансы, например, будет ли ваша компания обеспечивать перевозку, покупать цветы и подарки. Необходимо указать, какие мероприятия будут проводиться с привлечением других организаций, а какие — своими силами. Например, транспортные услуги будет оказывать стороннее предприятие, а организация фуршета возложена на сотрудников компании. Также стоит указать Ф.И.О. гостей и наименование организации, интересы которой они представляют. Не забудьте назвать своих сотрудников, которые пойдут на встречу.

Отметим, что если в компании планируются встречи заранее, то можно не составлять программу на каждое мероприятие. Достаточно сформировать этот документ, скажем, на месяц или квартал вперед.

Смета. В этом документе нужно определить, сколько будет по-трачено на каждую составляющую мероприятия — обед, цветы, транспорт и прочее. Кроме того, в смете указывается, сколько денег предполагается истратить на встречу в целом. Смета дублирует программу деловой встречи, но только в денежном выражении. В смете необязательно указывать точные суммы, можно прописать примерные границы. Например, на покупку цветов планируется потратить от 1000 до 2000 руб.

Смета и программа деловой встречи показывают, что руководитель подтвердил необходимость проведения встречи и расходы на нее.

Отчет о проведенной встрече. Это один из наиболее важных документов. И лучше, если писать его будет тот сотрудник, который отвечал за проведение встречи. В отчете надо отразить не только сумму фактических расходов, но и результат переговоров. Отчет показывает, какие мероприятия были проведены из запланированных, сколько было израсходовано денег на каждое из них, какие изменения произошли по ходу встречи и прочее.

Акт. Подписывая акт, руководитель утверждает фактическую сумму представительских затрат. На основании именно этого документа бухгалтер будет принимать расходы к учету. В принципе акты тоже можно составлять не по каждому отдельному мероприятию, а по итогам месяца или квартала (периодичность раз в квартал подойдет только для тех организаций, которые отчитываются по налогу на прибыль раз в три месяца).

Советы, как избежать проколов в «первичке»

Если мероприятие запланировано вместе с командировкой, то укажите это в программе деловой встречи и служебном задании. Представительские мероприятия могут проводиться в любом месте. Например, сотрудник выехал в командировку с целью осмотреть производство и провести встречу с партнером в неформальной обстановке. В таком случае будет лучше, если в служебном задании будет указано, что сотруднику необходимо провести встречу, например, в кафе. Тогда в приказе о назначении мероприятия нужно указать номер и дату служебного задания, а также приказа о направлении сотрудника в командировку и цель командировки. Программу и смету, правда, составить все равно придется.

Имейте в виду, если сотрудник после зарубежной командировки предоставил документы на иностранном языке, то нужно сделать построчный перевод.

Сравните данные чека с другими документами. После того как переговоры фактически состоялись и сотрудники принесли в бухгалтерию чеки и отчет, сравните эти документы с плановыми. Данные могут не совпадать. Например, по утвержденной программе мероприятие было рассчитано на двух человек и должно было пройти в обеденное время. А по чеку видно, что встреча состоялась после работы и затянулась до утра. И участие в ней принимали не два, а десять человек. Сотрудники, на которых возложены обязанности по проведению переговоров, иногда не знают, что в чеке из ресторана указывается количество гостей. Более того, указывается время открытия и закрытия заказа.

Есть большая вероятность, что на эти «мелочи» обратит внимание инспектор. И посчитает представительские расходы необоснованными.

В такой ситуации требуется решение руководителя. И действовать надо уже так, как решит руководитель — либо менять под факты программу и смету, либо оплачивать не всю сумму представительских сотруднику.

Результат встречи должен быть отражен в отчете, даже если договор не подписан. Если соглашение не достигнуто, то налоговые органы могут счесть такие расходы экономически неоправданными. А вот суд скорее всего встанет на вашу сторону. В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ представительские расходы не ставятся в зависимость от результата встречи. Кроме того, по сути, представительские расходы носят характер управленческих. А значит, имеют отношение к деятельности организации в целом, а не к конкретному договору. Перед проведением встречи с партнером можно составить договор о намерениях. Это особенно актуально в случае дорогостоящего мероприятия.

Если сумма расходов, которые не принесли реального результата, незначительна, то их лучше не учитывать, чтобы избежать судебного разбирательства.

Осторожно принимайте к учету расходы на приемы в офисе компании. Если приемы ведутся прямо в офисе, то на практике программа, смета и прочее часто оформляются уже после того, как мероприятие состоялось. В таком случае нужно внимательно изучить информацию в представленных вам документах. Иначе могут быть ошибки, и даже курьезные. Например, в течение месяца в бухгалтерию представлялись чеки на покупку продуктов для проведения переговоров в офисе. Бухгалтер впопыхах составил акт, указал в нем присутствующих гостей и сотрудников и сослался на чеки, не проверив их содержание. Все документы оформлены правильно, подписаны. Но если посмотреть в те чеки, на которые идет ссылка в акте, то оказывается, что в процессе переговоров было съедено пять килограммов лимонов.

Гостей в офисе обычно обслуживает секретарь. Поручите ей составлять отчеты исходя из реальных данных. Это несложно. Тогда данные в актах будут соответствовать действительности.

Требуйте отчет у транспортной компании. Руководством компании было принято решение о найме машины, чтобы встретить гостей в аэропорту и помочь им передвигаться по городу во время проведения переговоров. Если в документах не перечислены пункты назначения, то скорее всего придется объясняться с налоговиками. Фирма, оказывающая вам автотранспортные услуги, должна представить подробный отчет. В нем указываются пункты назначения, время подачи машины и время нахождения в пути. Если в этот период машина заказывалась для других целей, то попросите, чтобы представительские разъезды были оформлены отдельно. Хорошо, если будет указано название гостиницы и количество человек, которых туда отвозили.

Правильно рассчитывайте максимальный размер представительских расходов в налоговом учете

При расчете предельной нормы представительских расходов для налога на прибыль нужно учесть следующее.

Во-первых, абзац третий пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ гласит, что можно учесть 4 процента от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Норма представительских расходов рассчитывается по итогам каждого месяца (квартала). При этом представительские расходы, также как и расходы на оплату труда, надо брать нарастающим итогом с начала года. Поэтому полностью сумму расходов можно будет определить только в конце года. И если стоимость представительского мероприятия превысила норму за месяц, то принять можно только 4 процента от расходов на оплату труда в этом месяце. А остаток учесть в следующем месяце — опять же в рамках норматива.

Во-вторых, перечень расходов на оплату труда, предусмотренный статьей 255 Налогового кодекса РФ, значительно шире, чем те виды начислений, которые мы привыкли учитывать на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Кроме того, туда входят, в частности, суммы, начисленные по договорам гражданско-правового характера, доходы работников по договорам добровольного медицинского страхования, премии, компенсации.

НДС по представительским расходам в дальнейшем не корректируется

Чтобы определить размер вычета НДС по представительским расходам, необходимо сначала выяснить, какая их сумма будет учтена при расчете налога на прибыль. НДС можно принять к вычету только в той части представительских расходов, которая укладывается в норматив. Такой вывод следует из пункта 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ.

Причем, по мнению Минфина России, в дальнейшем сумму вычета откорректировать нельзя. Даже если для целей налога на прибыль в следующем месяце или в конце года представительские расходы будут учтены в полной сумме. Так как НДС принимают к вычету только в том периоде, когда появилось право на этот вычет (п. 3 ст. 172, ст. 167 Налогового кодекса РФ). К сожалению пока нет арбитражной практики, где бы судьи высказывали противоположную точку зрения.

В заключение отметим следующее. Налоговики никогда не проходят мимо плохо оформленных представительских. Возможно, что в ряде случаев их придирки можно оспорить в суде. Однако, на наш взгляд, лучше сразу составлять документацию «по максимуму» — это позволит избежать лишних претензий и споров.

По мнению инспекторов, неподтвержденные представительские затраты — доход сотрудника

Как показывает арбитражная практика, налоговые органы часто принимают решения о доначислении ЕСН и НДФЛ по представительским расходам. Инспекторы считают, что не подтвержденные документами представительские затраты — это налогооблагаемый доход сотрудников. Отметим, что оспаривать эту точку зрения приходится в арбитражных судах. К счастью, в последние два года абсолютное большинство таких дел решается в пользу налогоплательщиков. Аргументы такие. Представительские расходы — это затраты компании и осуществляются в ее интересах. Даже в тех случаях, когда деньги на представительское мероприятие были выданы под отчет. Вот примеры положительных судебных решений: постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июня 2007 г. № А33-15990/06-Ф02-3475/07, постановление ФАС Московского округа от 1 марта 2007 г. № КА-А40/1026-07, постановление ФАС Поволжского округа от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Упрощенка 9 декабря 2016 16:00 Пособия ФСС в 2017 году
Кдело 9 декабря 2016 13:00 Нормирование труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка