Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

В феврале у вас 22 платежа с новыми КБК и 17 отчетов

Подписка
6 номеров в подарок!
№2

Подробная инструкция по учету недостач

23 ноября 2007 1675 просмотров

Евгения Мельникова, начальник отдела аудита ООО «Аудиторская компания "ПАРТНЕРЪ"»

Естественная убыль, хищения, пожары — все это может быть причиной недостачи, которую компания выявила при инвентаризации. В этой статье мы собрали все необходимые сведения, которые помогут бухгалтеру правильно учесть пропавшее имущество.

Общие правила учета недостач

Выявленную по итогам инвентаризации недостачу бухгалтер должен отразить по дебету счета 94 в корреспонденции с кредитом счета недостающих ценностей:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01 (10, 41)
— отражена недостача по основным средствам (материалам, товарам).

Величина недостачи определяется по следующим принципам. Если в результате инвентаризации компания не досчиталась объекта основных средств, то на счете 94 нужно отразить его остаточную стоимость (первоначальная или восстановительная стоимость за минусом амортизации). Если выявлен недостаток материалов, то по дебету счета 94 отражается их фактическая себестоимость. Недостачу товаров определяют по учетным ценам за минусом торговой наценки.

Далее выявленная недостача должна быть списана либо на счета затрат, либо на счета расчетов. Все зависит от того, почему фактически имущества оказалось меньше, чем отображено в учете. Общий порядок бухгалтерского учета выявленных недостач мы представили схематично ( см. рис. ).

Налоговый учет недостач в целом похож на бухгалтерский. Так, в материальных расходах компания может учесть только потери в пределах норм естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 Налогового кодекса РФ). А на внереализационные расходы списывают недостачи, если нет или невозможно установить виновных лиц (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Сумма, которую можно списать на расходы в налоговом учете, определяется по тем же правилам, что и в бухгалтерском учете.

Если недостача возникла из-за естественной убыли

Наиболее распространенная причина недостачи товарно-материальных ценностей — естественная убыль. Ее вызывают усушка, утруска и другие процессы, в результате которых количество товара со временем уменьшается.

Отметим, что не все потери ТМЦ компания может отнести к естественной убыли. Согласно Методическим рекомендациям по разработке норм естественной убыли (утверждены приказом Минэкономразвития России от 31 марта 2003 г. № 95), к «естественной» недостаче не относятся:

— технологические потери и потери от брака;
— потери вследствие нарушений требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации;
— потери вследствие повреждения тары, несовершенства средств защиты товаров;
— потери при ремонте и (или) профилактике применяемого для хранения и транспортировки оборудования;
— потери при внутрискладских операциях;
— все виды аварийных потерь.

Как мы уже сказали выше, компания может учесть в составе материальных расходов потери только в пределах нормы естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Данные нормы разрабатываются и утверждаются отраслевыми министерствами и ведомствами.

До сих пор между налогоплательщиками и инспекторами возникают споры относительного того, какими именно нормами нужно руководствоваться, списывая на расходы потери от естественной убыли. Дело в том, что инспекторы принимают в расходах только те потери в виде естественной убыли, нормы которых были утверждены после 1 января 2002 года. А на сегодняшний день многие нормы утверждены более ранними документами.

Подобные претензии налоговиков незаконны. И все потому, что с 1 января 2006 года в кодексе закреплено следующее правило: до того, как будут утверждены нормы естественной убыли по новому порядку, компании вправе применять нормативы, утвержденные ранее. Данное положение закреплено Федеральным законом от 6 июня 2005 г. № 58-ФЗ. Именно на это правило могут ссылаться компании, которые списали естественную убыль по нормам, утвержденным до 2002 года, и столкнулись с претензиями налоговиков. Отметим, что арбитражные дела по данному вопросу всегда заканчиваются в пользу налогоплательщиков (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 января 2006 г. № А52-3348/2005/2, постановление ФАС Центрального округа от 12 октября 2006 г. № А68-АП-544/12-05).

Когда недостача возникла по вине сотрудника

Допустим, инвентаризация выявила недостачу товаров на складе. Работник склада является материально ответственным лицом. В этом случае компания вправе компенсировать свой материальный ущерб за счет сотрудника.

Согласно статье 246 Трудового кодекса РФ, размер ущерба, который сотрудник причинил компании, определяется исходя из рыночных цен на день, когда пропало имущество. А для основных средств в кодексе есть оговорка: размер ущерба по ним не может быть ниже их остаточной стоимости по данным бухучета.

Сотрудник, виновный в недостаче, может возместить причиненный ущерб добровольно — полностью или частично. Также он может передать в счет недостачи какое-то другое равноценное имущество (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Если сотрудник отказался возмещать недостачу по собственной воле, то компания вправе удержать из его зарплаты сумму, не превышающую среднемесячного заработка. При этом руководитель должен подписать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня, когда компания окончательно установила размер ущерба. Если этот срок нарушен, взыскать ущерб с сотрудника можно будет только через суд. Кроме того, в суд придется обращаться, если сотрудник не согласен с решением компании, а сумма ущерба превышает среднемесячный заработок.

ПРИМЕР

По результатам инвентаризации в магазине ООО «Элит» обнаружена недостача товаров по учетной стоимости 2000 руб., в том числе торговая наценка — 200 руб.

Руководство ООО «Элит» приняло решение взыскать недостачу с материально ответственного продавца Иванова А.А. Средняя рыночная стоимость пропавших товаров совпадает с учетной. Иванов добровольно внес в кассу сумму ущерба по рыночной стоимости.

Бухгалтер сделал в учете следующие записи:

ДЕБЕТ 42 КРЕДИТ 41 субсчет «Товары в розничной торговле»
— 200 руб.— отражена недостача товаров на сумму торговой наценки;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41 субсчет «Товары в розничной торговле»
— 1800 руб. (2000 – 200) — отражена недостача товаров по их фактической себестоимости;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
— 1800 руб. — отнесена недостача на счет материально ответственного лица;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
КРЕДИТ 98 субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

— 200 руб. (2000 – 1800) — отнесена на счет материально ответственного лица разница между фактическим ущербом и рыночной стоимостью пропавших товаров;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— 2000 руб. — отражено поступление денежных средств в кассу;

ДЕБЕТ 98 субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

— 200 руб. — отнесена на доходы разница между фактическим ущербом и рыночной стоимостью пропавших товаров.

Если недостача появилась из-за постороннего человека, который виновным себя не признает, то взыскать ущерб с него можно только через суд.

Виновных нет или их невозможно найти

Выявить виновников недостачи удается далеко не всегда. А иногда это просто невозможно. Например, после пожара. В этом случае бухгалтер может сразу отнести сумму недостачи на внереализационные расходы (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Главное подготовить нужные документы.

Если речь идет о хищении имущества, то компании для списания недостачи понадобится документ от государственного органа, который ведет расследование. Как правило, предприятия представляют в налоговую инспекцию копию постановления об отказе в возбуждении или приостановлении уголовного дела. Именно эти документы показывают, что определить людей, виновных в краже, невозможно.

Если имущество пострадало при пожаре, то, чтобы списать убыток, необходим документ из пожарной службы. А при пропаже ценностей в результате наводнения или урагана нужно обратиться за справкой в местное подразделение МЧС.

Если компания применяет «упрощенку» или платит ЕНВД

Компании, применяющие «упрощенку» с объектом налогообложения «доходы минус расходы», могут учесть при расчете налога только те недостачи, которые возникли из-за естественной убыли. Их можно списать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). А вот недостачи от хищений, пожаров и затоплений учесть при расчете налога не получится.

«Вмененщики» учесть потери от недостач не могут. Ведь они платят налог с величины вмененного дохода, который является фиксированной величиной. Об этом факте Минфин России напоминал в своем письме от 18 сентября 2007 г. № 03-11-05/221.

Восстанавливать НДС с недостачи не нужно

Налоговые инспекторы довольно часто требуют от компаний, которые обнаружили у себя недостачу, восстановить НДС по утраченным ценностям. Эту точку зрения разделяют и в Минфине России (см. письмо Минфина России от 31 июля 2006 г. № 03-04-11/132).

Однако на самом деле Налоговый кодекс не предусматривает такого повода для восстановления НДС. В пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ сказано следующее: компания должна восстановить налог, когда имущество используется в деятельности, не облагаемой налогом. О случаях, когда имущество перестает использоваться вообще, там ничего не сказано. Следовательно, восстанавливать НДС при недостаче компании не обязаны. На это, в частности, указывал Высший арбитражный суд в своем решении от 23 октября 2006 г. № 10652/06.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Будет ли ваша компания платить дивиденды за 2016 год?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 19 января 2017 14:00 Молодые специалисты - 2017
УНП 19 января 2017 12:00 КБК на 2017 год

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка