Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Сделайте учет бензина по талонам и картам удобным

23 ноября 2007 726 просмотров

, эксперт журнала «Главбух»

Преимущества, которые дает использование талонов на бензин и топливных карт: не нужно получать деньги в банке и каждый раз выписывать кассовые документы; меньше проблем с возмещением НДС, так как топливная компания предоставляет счет-фактуру. Но для этого надо особым образом организовать учет.

В бухгалтерском учете стоимость топливной карты и дополнительных услуг топливной компании можно включить в стоимость приобретенного топлива.

Как упростить учет топливных карт

Топливные карты (их еще называют смарт-картами) — это самый современный способ расчетов за бензин. Состоит он в следующем. Организация перечисляет определенную сумму топливной компании, а та выдает на эту сумму карту. Потом водители на заправках расплачиваются этой карточкой, а не деньгами.

А для бухгалтера такой способ может стать наименее трудоемким вариантом учета расходов на ГСМ — при правильной организации учета.

Расходы, связанные с использованием топливных карт

При расчетах топливными картами компания кроме бензина оплачивает стоимость самих карт и услуги по зачислению денег на карты и их списанию. Кроме того, поставщики могут представлять подробный отчет за месяц по каждой карте в отдельности. Где, когда и на какую сумму заправлялись сотрудники. За эту услугу топливные компании также могут брать дополнительную плату.

В бухучете затраты на топливную карту можно учесть на счете 10 «Материалы» отдельно либо же включить в стоимость приобретенного топлива. Второй вариант удобнее. Ведь расходы на покупку топливной карты неразрывно связаны с приобретением бензина. Сами по себе они в бизнесе компании не используются.

Тем более что в налоговом учете подход аналогичен — названные затраты включаются в стоимость топлива. Это следует из пункта 2 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

Само собой, включить затраты на карту в стоимость топлива можно лишь в тот момент, когда сам бензин будет учтен на счете 10 «Материалы». Например, в конце месяца. До этого стоимость карты следует учитывать на счете 10 субсчет «Прочие материалы».

Далее стоимость израсходованного за месяц бензина будет списана на счета по учету производственных или торговых затрат (20, 25, 26, 44 и т. д.). Обратите внимание: чтобы обосновать такие расходы, обязательно нужно оформлять путевые листы.

Как учесть расчеты по топливным картам

Карты бывают денежные и литровые. На первые топливная компания будет зачислять определенную сумму денег. На вторую — определенное количество литров. Но независимо от типа карты все расчеты по приобретению топлива отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет 71, а также субсчет «Денежные документы» счета 50 (на практике его иногда используют для учета «рублевых» топливных карт) в данном случае не задействованы. Поясним.

Когда топливная компания выдает покупателю — юридическому лицу сразу несколько карт, то у нее суммы по всем карточкам отражаются вместе. То есть топливная компания не зачисляет деньги или литры на счета отдельных карт. Таким образом, топливная карта, вне зависимости от того, литровая она или денежная, не имеет своей постоянной стоимости. Значит, когда водителю выдается топливная карта, то ни деньги, ни денежные документы ему фактически не передаются. Поэтому учитывать расчеты по топливным картам на счетах 50 и 71 не нужно.

Иными словами, в момент выдачи карточки сотруднику никакой проводки делать не нужно. Этот факт фиксируется лишь в первичных документах, о чем — ниже.

Какими документами надо обзавестись, чтобы подтвердить затраты на бензин

Во-первых, необходимо вести строгий учет движения топливных карт. Например, журнал. Он может быть оформлен по принципу журнала учета движения трудовых книжек.

А во-вторых, чтобы учитывать чеки, которые водители будут сдавать в бухгалтерию после посещения заправочной станции, нужно разработать форму отчета держателя топливной карты. При этом за основу можно взять форму авансового отчета. К отчету прикладываются все чеки с автозаправочной станции. Форма такого отчета должна быть утверждена руководителем и приложена к учетной политике.

Такой отчет можно составлять раз в месяц. На его основании бухгалтер будет принимать к учету фактически залитое в баки топливо. В конце месяца топливная компания представляет акт или накладную и счет-фактуру, а также подробный отчет по каждой топливной карте. При этом бухгалтеру необходимо сделать сверку. Если данные поставщика и отчетов сотрудников сходятся, то можно сделать общую проводку на сумму фактически залитого в баки топлива.

ПРИМЕР 1

ООО «Вегус» заключило договор с топливной компанией на заправку автомобилей на условиях безналичной оплаты. Для этого 3 декабря 2007 года была перечислена предоплата (20 000 руб.) за бензин марки АИ-92 по цене 18 руб. 88 коп. за литр (в том числе НДС — 2 руб. 88 коп.). Кроме того, 3 декабря 2007 года оплачено изготовление одной топливной карты — 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.). В этот же день топливная карта была получена.

За декабрь 2007 года по топливной карте получено 450 литров на сумму 8496 руб. (в том числе НДС — 1296 руб.). Данные поставщика и данные отчета держателя топливной карты сошлись.

Тогда бухгалтер ООО «Вегус» сделает следующие проводки.

3 декабря 2007 года:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51
— 20 000 руб. — перечислена предоплата за бензин;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией» КРЕДИТ 51
— 118 руб. — оплачена топливная карта;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Прочие материалы»
КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией»

— 100 руб. (118 – 18) — принята к учету топливная карта;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией»
— 18 руб. — отражена сумма НДС, предъявленная по топливной карте;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 18 руб. — принята к вычету сумма НДС по топливной карте.

31 декабря 2007 года:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо»
КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией»

— 7200 руб. (8496 – 1296) — отражена стоимость полученного за месяц бензина на основании отчета топливной компании и отчета водителя;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией»
— 1296 руб. — отражена сумма НДС со стоимости полученного бензина;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 1296 руб. — принята к вычету сумма НДС со стоимости фактически полученного бензина;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией»
КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»

— 8496 руб. — зачтена частично предоплата за бензин;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 10 субсчет «Прочие материалы»
— 100 руб. — стоимость топливной карты включена в стоимость топлива.

На что обратить внимание при учете талонов на бензин

Метод учета талонов на бензин бухгалтер будет выбирать исходя из условий договора с топливной компанией. Тут возможно два варианта. Первый — если талоны содержат информацию не только о литровом эквиваленте, но и о стоимости. Второй — если талоны литровые. Рассмотрим оба варианта.

Если в талонах указаны литры и стоимость бензина, то это денежные документы

Когда в талонах указано количество бензина и его стоимость, то их нужно учитывать на счете 50 субсчет «Денежные документы». Оформляются операции по выдаче талонов расходными кассовыми ордерами. ( См. пример заполнения расходного кассового ордера ). При возврате талонов в кассу бухгалтер должен оформить приходный кассовый ордер. Талоны, которые не использованы водителями, учитываются как задолженность подотчетных лиц. То есть так же, как и при расчетах по выданным из кассы деньгам.

Срок, в который сотрудник должен отчитаться за денежные документы, законодательно не установлен. Поэтому приказом по организации можно предусмотреть такой срок сдачи авансового отчета, который будет наиболее удобен. Например, раз в месяц. Таким образом, водитель будет составлять авансовый отчет на конец месяца, а бухгалтер делать меньше проводок.

Как и в случае с картами, после того как стоимость бензина отражена на счете 10, ее можно списать на расходы. Но только при наличии путевых листов.

ПРИМЕР 2

ООО «Практика» 3 декабря 2007 года приобрело 10 талонов на бензин. Каждый талон эквивалентен 20 литрам бензина. Стоимость 1 литра составляет 18 руб. 88 коп. (в том числе НДС — 2 руб. 88 коп.). Общая стоимость талонов — 3776 руб.

6 декабря 2007 года талоны были выданы водителю. За месяц водитель израсходовал 8 талонов на сумму 3020 руб. 80 коп. (в том числе НДС — 460 руб. 80 коп.). 31 декабря он сдал в бухгалтерию соответствующий авансовый отчет.

Бухгалтер ООО «Практика» сделал следующие проводки.

3 декабря 2007 года:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией» КРЕДИТ 51
— 3776 руб. — оплачены талоны;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы»
КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией»

— 3776 руб. — приняты к учету талоны на бензин.

6 декабря 2007 года:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
— 3776 руб. — выдано под отчет водителю 10 талонов;

31 декабря 2007 года:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 71
— 2560 руб. (3020,80 – 460,80) — отражена стоимость залитого в бак топлива по авансовому отчету за месяц;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 460,80 руб. — отражена сумма НДС, предъявленная топливной компанией;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 460,80 руб. — принята к вычету сумма НДС.

Если в талонах указаны только литры, то это бланки строгой отчетности

Если в талонах указывается только количество литров, то талоны учитывают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Талоны на счете 006 нужно отражать по условной оценке. Например, по 1 руб. за талон.

Если талоны будут учитываться как бланки строгой отчетности, то, как и в случае с топливными картами, сотруднику необходимо составлять отчет по использованию топливных талонов и прикладывать к нему чеки с заправочных станций. Отчет должен содержать следующую информацию: дата заправки, количество заправленного топлива, количество выданных и израсходованных талонов. За основу можно взять форму авансового отчета.

ПРИМЕР 3

Используем условия примера 2. Но предположим, что в талонах, купленных ООО «Практика», указано только количество топлива.

Тогда бухгалтер ООО «Практика» сделает следующие проводки.

3 декабря 2007 года:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51
— 3776 руб. — оплачены талоны;

ДЕБЕТ 006
— 10 руб. — приняты к учету талоны на бензин по условной оценке 1 руб. за талон.

6 декабря 2007 года:

КРЕДИТ 006
— 10 руб. — выдано водителю 10 талонов.

31 декабря 2007 года:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо»
КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией»

— 2560 руб. (3020,80 – 460,80) — отражена стоимость залитого в бак топлива;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией»
— 460,80 руб. — отражена сумма НДС, предъявленная топливной компанией;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 460,80 руб. — принята к вычету сумма НДС;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с топливной компанией»
КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»

— 3020,80 руб. — зачтена частично предоплата за бензин.

Проблемы с документами поставщиков

Иногда в договоре с топливной компанией указано, что право собственности на бензин переходит к покупателю в момент передачи талонов. Соответственно, и документы на купленный бензин поставщик выписывает в день передачи талонов. В такой ситуации не спешите отражать еще не полученное фактически топливо на счете 10 и принимать к вычету соответствующий НДС. Дело в том, что по правилам бухучета материалы принимают к учету только поле того, как они фактически поступили на склад покупателя. А в случае с бензином — когда он залит в бак автомобиля. Это следует из пункта 10 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Таким образом, даже получив право собственности на бензин в начале месяца, принять его к учету можно только после того, как водители отчитаются о полученном за месяц топливе. И само собой, только в том количестве, которое было залито в баки автомобилей. Бензин же, приходящийся на не использованные за месяц талоны, нужно принять к учету в том периоде, когда он будет получен у поставщика. Тогда же можно принять к вычету соответствующую сумму НДС.

Получается, что бухгалтеру все время придется принимать к вычету НДС по одному счету-фактуре частями. Гораздо удобнее, чтобы право собственности на топливо переходило к покупателю тогда, когда автомобиль заправлен на станции. И документы (накладную и счета-фактуры) выписывали на конец месяца. Для этого нужно предложить руководству, чтобы соответствующие изменения были внесены в договор с топливной компанией.

Добавим, что иногда поставщики, отпуская бензин, не делают отметок в талоне. Между тем талоны должны быть погашены при заправке автомобиля. Только в этом случае обязательство можно считать исполненным.

Отметки могут быть разные, например, печать организации, подпись сотрудника заправки. Главное, чтобы была дата заправки. Все нюансы погашения талонов оговариваются в договоре. Это очень важно, особенно если талоны учитываются как денежные документы.

Как лучше закрепить топливные карты за сотрудниками?

Каким образом будут выдаваться топливные карты, решать, конечно, руководству. Но в данном случае бухгалтеру лучше высказать свои предпочтения. Так, совершенно неудобен для учета вариант, когда карту не закрепляют ни за кем конкретно и выдают по необходимости любому сотруднику. В этом случае возникает проблема с тем, кто будет отчитываться по карте в конце месяца.

И наоборот, удобно, когда карту закрепляют за конкретным водителем. Тогда он и будет составлять отчет. Кроме того, карту ему нужно будет выдать один раз. А сдавать ее обратно ему придется только если он уходит в отпуск или увольняется.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка