Журнал, справочная система и сервисы

Секреты передачи документов

27 ноября 2007 31 просмотр

, редактор журнала «Спутник Главбуха»

Мы все не очень любим перемены. Тем более связанные с работой. И бухгалтеры — тоже. Но надо развиваться. Справочно-правовые и бухгалтерские программы давно стали нормой. Впереди у большинства — освоение сдачи отчетности в электронном виде. О трудностях перехода на ТКС, его плюсах и минусах мы расспросили представителей ФНС, экспертов, аудиторов и самих бухгалтеров.

Варианты и статистика

Кроме передачи отчетности непосредственно от бухгалтера к налоговому инспектору есть еще два способа: почтовым отправлением и по телекоммуникационным каналам связи (далее — ТКС). Такую возможность предусматривают Налоговый кодекс РФ (п. 4 ст. 80) и Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 5 ст. 15).

Согласно статистике, почта на сегодняшний день пользуется у бухгалтеров и предпринимателей большей популярностью, нежели ТКС. Управления ФНС России по городу и области предоставили такие данные.

В Санкт-Петербурге на начало 2007 года почти 40 процентов налогоплательщиков (организаций и предпринимателей) использовали услуги почты для отправки отчетности в налоговые органы. Что касается электронного формата, то по состоянию на 1 ноября 2007 года к ТКС подключилось чуть больше 20 процентов организаций.

В Ленобласти — несколько иная ситуации. Здесь количество налогоплательщиков, передающих отчетность по почте, немногим превышает число приверженцев Интернета: их 20 и 15 процентов соответственно.

Большинство индивидуальных предпринимателей города и области общаются с налоговыми «по старинке» — лично.

Старый друг — почта

Почта снимает с бухгалтера часть нагрузки. Проще послать курьера с конвертом в ближайшее почтовое отделение, чем ехать в инспекцию и стоять в очереди. Затраты организации при этом минимальны.

Правда, с визитом не стоит затягивать. Ведь почта работает неидеально, а отчетность должна быть сдана в срок. Днем представления деклараций и расчетов в данном случае будет являться дата отправки почтового отправления. Чтобы избежать проблем, лучше придерживаться нескольких простых правил.

Эдуард Владимирович Соркин, генеральный директор Центра обучения и консалтинга «Юпитер»:

«По почте отчетность надо пересылать как отправление с объявленной ценностью и обязательно — с описью вложения в двух экземплярах. Чтобы было понятно, что именно вы отправляете. Это, кстати, предусматривает и Налоговый кодекс РФ (см. третий абзац п. 4 ст. 80). Отправителю при этом выдается квитанция. Если почтовое отправление по каким-то причинам не дойдет, квитанция с описью вложения будет служить доказательством исполнения налогоплательщиком обязанности по представлению отчетности.

Отмечу, что квитанцию без описи вложения арбитражный суд может не принять в качестве доказательства (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 марта 2004 г. № КА-А40/1370-04*).

При передаче отчетности с помощью экспресс-почты следует убедиться в наличии у организации, предлагающей такие услуги, соответствующей лицензии (см., например, постановление ФАС Московского округа от 29 января 2004 г. № КА-А40/11460-03)».

*Иногда арбитры выносят решения, согласно которым отсутствие описи вложения не является непредставлением налоговой декларации (см. например, постановления ФАС СЗО от 26 августа 2005 г. № А56-35411/04 и от 23 марта 2004 г. № А66-6051-03).

В районных налоговых инспекциях подтверждают стойкий интерес бухгалтеров к почтовым услугам и просят быть внимательными при заполнении реквизитов.

Сотрудники МИФНС № 26 (Приморский район) по Санкт-Петербургу отметили, что услугами почты для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности, как правило, пользуются бухгалтеры, которые делают это уже не первый год. Чтобы избавить себя от возможных проблем (отчетность не доходит до инспектора или доходит не во время) налогоплательщикам следует правильно заполнять почтовые реквизиты и четко соблюдать сроки исполнения налоговых обязательств. Аналогичные рекомендации прозвучали из уст специалистов МИФНС № 3 (Кингисеппский район) по Ленобласти. Здесь делают акцент на необходимости пересылки письма с уведомлением о вручении.

Бухгалтеры, судя по нашему мини-опросу, вполне довольны почтовыми услугами.

«Всегда сдаю отчетность по почте, так как тратить время на очереди в инспекции нет ни времени, ни желания, — делится Ольга Владимировна Сизова, главбух торговой фирмы. — Переходить на ТКС нам не выгодно. Это требует серьезных материальных затрат на оплату услуг специализированного оператора связи. Заказное письмо дешевле. Особых проблем, вроде потери деклараций или их несвоевременного поступления в инспекцию, к счастью, не возникало. Для подстраховки я отправляю отчетность заказным письмом с уведомлением о вручении и к нему обязательно прилагаю опись вложения. Таким образом, на руках всегда есть необходимые доказательства выполнения обязанности налогоплательщика. Могу подтвердить и дату, и факт отправки документов».

Организациям, имеющим разветвленную сеть представительств, без почты не обойтись. Рассказывает Лариса Васильевна Ухтина, главбух производственной фирмы: «Головной офис нашей компании находится в Петербурге, а филиалы разбросаны по нескольким городам Ленобласти. Отчетность сдается в несколько инспекций. Эта работа поручается курьеру, который в любом случае ходит на почту и заодно отправляет декларации и расчеты. Главное — внимательно заполнить все реквизиты и не тянуть со сдачей до последнего дня. И, конечно, документы надо передавать с описью вложения, чтобы при утере отчетности можно было вести аргументированный разговор с инспектором».

«Бумажные» опасности и «электронные» обязанности

Представление отчетности на бумажных носителях — самый простой и недорогой способ. Однако в этом случае возникает ряд проблем.

Во-первых, бухгалтеру приходится все делать самому: заполнять формы, распечатывать, проверять, нести в инспекцию, стоять в очереди (иногда такое бывает и на почте). Во-вторых, сотрудники налоговых органов не всегда успевают оперативно вводить отчетность в базу данных. Это приводит к претензиям в адрес налогоплательщика и необходимости несколько раз посещать инспекцию. Кроме того, при ручном вводе велик риск технических ошибок.

Поэтому и была создана система сдачи отчетности в электронном виде. Какое-то время она являлась сугубо добровольной. Однако постепенно перешла из разряда факультативных элементов в обязательные. С 1 января 2007 года фирмам, численность работников которых превышает 250 человек, вменили в обязанность подачу деклараций и расчетов по ТКС. А с 1 января 2008 года данное требование распространится на организации со среднесписочной численностью более 100 человек (ст. 80 Налогового кодекса РФ). От названных налогоплательщиков ни в каком другом виде (включая почтовые отправления) отчетность приниматься не будет. Нарушителей ждут санкции за невыполнение действующего законодательства.

Простая и сложная электронная система

Безусловно, система представления налоговой и бухгалтерской отчетности по ТКС обладает рядом преимуществ. Однако имеет и недостатки. Порядок ее работы прописан в приказах МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169 и от 10 декабря 2002 г. № БГ-3-32/705. Форматы представления сведений и ввода данных утверждены приказом МНС России от 12 февраля 2003 г. № БГ-3-13/58@, а временный регламент подключения к ТКС и обмена электронными документами — приказом ФНС России от 12 декабря 2006 г. № САЭ-3-13/848@.

Сдача отчетности в электронном виде

Преимущества:
— экономия времени, затрачиваемого на представление отчетности, так как нет необходимости посещать налоговую инспекцию и дублировать отчетность на бумаге;
— при изменении форм отчетности обновление происходит автоматически;
— снижается риск технической ошибки, так как перед отправкой файлов отчетности они проверяются специальной программой;
— гарантировано подтверждение доставки отчетности;
— возможность круглосуточной отправки в налоговые органы, без праздников и выходных, до 24 часов последнего дня сдачи;
— конфиденциальность информации;
— возможность получения по электронной почте сведений об исполнении обязательств перед бюджетом (информационные выписки) и другой необходимой информации.

Недостатки:
— затратность;
— возможность представления в электронном виде только форм отчетности. Документы, которые в рамках камеральной проверки необходимо представить в налоговый орган, по-прежнему надо подавать в бумажном варианте.

Для сдачи отчетности по ТКС налогоплательщику необходимо:
1) иметь компьютер (обязательный минимум: оперативная память — 128 Мбайт, свободное место на диске —250 Мбайт, Windows-98 и выше, дисковод — 3,5”);
2) обратиться в налоговую инспекцию по месту учета с соответствующей заявкой;
3) выбрать одного из специализированных операторов связи и заключить с ним договор. В настоящее время на территории Петербурга и Ленобласти работают пять операторов: ООО «Аргос», ФГУП «НТЦ «Атлас», ООО «Такском», ООО «Компания «Тензор» и ЗАО «Удостоверяющий Центр»;
4) приобрести необходимое программное обеспечение.

Все процедуры занимают несколько дней. Цена складывается из стоимости базовой поставки и абонентской платы .

Система представления отчетности в электронном виде постоянно совершенствуется. В 2007 года началось внедрение в территориальных органах ФНС России Унифицированной системы приема, хранения и первичной обработки документов, налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности (ГНИВЦ ПРИЕМ-Регион; см. www.gnivc.ru). Она позволит налогоплательщикам передавать документы напрямую в инспекцию. Для этого создается сеть доверенных удостоверяющих центров (УЦ) ФНС России. В нее могут входить уже действующие центры органов госвласти и местного самоуправления, а также коммерческие фирмы, отвечающие установленным требованиям. Чтобы стать частью новой системы, специализированные операторы связи, с которыми налоговые управления сотрудничают в настоящее время, должны доработать свое программное обеспечение (подтверждается сертификатом ГНИВЦ) и пройти аккредитацию. Эта работа идет полным ходом.

Оформление покупки и текущих расходов

Приобретение программного обеспечения для применения ТКС и оплату услуг связи бухгалтеру необходимо отразить в учете. Сделать это несложно.

Татьяна Николаевна Молчанова, аудитор КГ «Что Делать Консалт»:

«При использовании услуг специализированных операторов связи у налогоплательщика возникает два вида расходов: на приобретение программного продукта и по оплате оказанных услуг связи.

В бухгалтерском балансе расходы на приобретение программного продукта отражаются в составе расходов будущих периодов (п. 65 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н) и подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и другое) в течение периода, к которому они относятся. При равномерном списании такие расходы учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности в качестве управленческих (п. 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н).

Сумма абонентской платы, перечисленная оператору связи, рассматривается как предоплата и расходом не является (п. 3 ПБУ 10/99). Данные затраты признаются по мере оказания услуг оператором связи (например, ежемесячно).

Производимые операции бухгалтеру нужно оформить следующими проводками:

Д 60 К 51 — перечислены денежные средства оператору связи (за программный продукт и абонентская плата) на основании выписки банка по расчетному счету;
Д 97 К 60 — расходы на приобретение программного продукта отражены в составе расходов будущих периодов на основании договора с оператором связи (накладная);
Д 19 К 60 — отражен НДС со стоимости программного продукта на основании счета-фактуры;
Д 68 К 19 — принят к вычету НДС со стоимости программного продукта на основании счета-фактуры.

В следующем месяце:
Д 26 К 97 — списана часть стоимости программного продукта на основании бухгалтерской справки-расчета;
Д 26 К 60 — отражены расходы по оказанным услугам связи (абонентской плате) на основании акта оказанных услуг;
Д 19 К 60 — отражен НДС по оказанным услугам связи (абонентской плате) на основании счета-фактуры;
Д 68 К 19 — принят к вычету НДС по оказанным услугам связи (абонентской плате) на основании счета-фактуры».

Думайте сами, решайте сами

На местах, в районах и городах Петербурга и Ленобласти, сотрудники налоговых инспекций отмечают неуклонный рост интереса к ТКС. Особенно последнее время, в связи с ужесточением требований Налогового кодекса РФ. Налогоплательщики активно знакомятся с информацией на стендах, задают вопросы, оценивают преимущества, приходят на спецсеминары и встречи с операторами связи. Это, в частности, подтвердили инспекторы МИФНС № 5 (строительная деятельность), МИФНС № 10 (Центральный район), МИФНС № 14 (торговая деятельность и оборот акцизной продукции), МИФНС № 17 (Выборгский район) по Санкт-Петербургу, а также ИФНС по Ломоносовскому району Ленобласти.

«Наша организация долгое время пользовалась услугами почты для отправки налоговой отчетности, — говорит Николай Анатольевич Шумов, директор производственной фирмы. — Но в последнее время бизнес расширился. Увеличилось и количество сотрудников. Правда, «критических» 100 человек пока не набирается. Однако мы уже активно изучаем плюсы и минусы разных спецоператоров, чтобы принять оптимальное решение и перейти на сдачу отчетности по ТКС».

Областные налогоплательщики не отстают от своих столичных коллег. Рассказывает Елизавета Андреевна Букова, главбух небольшой торговой фирмы в г. Гатчина Ленобласти: «С начала 2008 года мы решили сдавать отчетность через Интернет. Приятно, что спецоператоры области создали благоприятные условия для подключения к системе. Все необходимые сведения по электрон-ному документообороту я нашла на сайте нашего областного Управления. Все понятно и до-вольно просто. Надеюсь, что с переходом на ТКС бухгалтерия избавится от многих проблем и работать станет гораздо легче».

Те, кто «вкусил» возможности передачи деклараций и расчетов в электронном виде, вполне до-вольны. Говорит Валентина Сергеевна Анисимова, бухгалтер организации сферы услуг: «Мы уже почти год пользуемся услугами специализированного оператора связи. Наиболее значимым преимуществом электронного документооборота считаю оперативность передачи данных и юридическую значимость этого процесса. Ведь информация о том, в какой день и какое время отправлена отчетность, фиксируется. Поэтому необоснованных претензий со стороны инспекторов в принципе быть не может. И еще один несомненный плюс — избавление от необходимости подолгу стоять в коридоре инспекции, ожидая своей очереди на прием».

Некоторые бухгалтеры вынуждены переходить на электронную отчетность, как того требует Налоговый кодекс РФ. Не всех это радует. Между тем, им следует поторопиться.

«Об обязанности перейти на электронную отчетность с нового года мы узнали давно, — делится Елена Федоровна Сушкова, директор производственного предприятия. — Наша организация насчитывает 110 сотрудников, а значит, от общения с налоговиками через Интернет никуда не деться. Осталось не так много времени. Поэтому сейчас перед нашей бухгалтерией стоит зада-ча оформить необходимые документы на получение электронной цифровой подписи и своевременно подключиться к ТКС».

Валентина Ивановна Чухрай, главный бухгалтер торговой компании поведала свою историю: «С января 2008 года мы обязаны перейти на сдачу отчетности по телекоммуникационным каналам связи. Несмотря на все преимущества, получаемые при таком общении с налоговой инспекцией, мы испытываем некоторый дискомфорт. Во-первых грядут финансовые затраты на подключение и приобретение необходимых программ. Во-вторых, на обучение сотрудников работе с электронной отчетностью понадобится время и, скорее всего, на первых порах без ошибок и неточностей обойтись не удастся. Как следствие, наша фирма окажется в зоне пристального внимания налоговиков и сохранить репутацию добросовестного налогоплательщика будет не легко».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка