Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Сколько сотрудников должно быть в бухгалтерии?

3 декабря 2007 3603 просмотра

, руководитель проектов группа компаний Energy Consulting

Самый распространенный вариант ответа на вопрос «Как вы рассчитываете, сколько должно быть бухгалтеров в компании?», заданный на нашем форуме www.glavbukh.ru, был: «Когда начинаем умирать, берем нового сотрудника». Как сделать так, чтобы нужные штатные единицы появлялись вовремя?

Если численность бухгалтерии растет стихийно, неконтролируемо и без прозрачных обоснований, директору сложнее принять решение о расширении штата. К тому же могут быть недовольны представители производственных подразделений, которые являются внутренними клиентами бухгалтерской службы.

Но больше всего от этого страдает сама бухгалтерская служба, которая оказывается заложником сложившейся численности и фонда оплаты труда и не может убедить директора в том, что новый сотрудник действительно необходим. Есть несколько способов, позволяющих определить оптимальное количество бухгалтеров в компании.

Способ первый. Нормирование по времени

Классический способ, которым определяют необходимый штат, - нормирование труда. Если в советское время существовали нормативы для всех отраслей, то сейчас каждая компания определяет нужное количество сотрудников сама.

Основой нормирования является «фотография рабочего дня». То есть нужно прикинуть (или засечь по часам), сколько времени уходит на каждую из операций. Кроме того, нужно сделать поправку на время, которое сотрудники проводят на больничных, в отпусках и т. д. И вычислить, сколько часов в месяц сотрудники будут заниматься выполнением каждой из операций. Исходя из этого, рассчитываются нормы времени для каждого сотрудника и численность персонала бухгалтерии.

Подвидом этого способа является использование так называемых лучших практик. «Лучшие практики» - это тот метод, каким решила схожую проблему другая компания. Но сложность тут в том, что «лучшие практики» зачастую приходят с Запада и не учитывают российскую специфику. На отечественных предприятиях бухгалтерия помимо прямых обязанностей часто выполняет множество других функций.

Кроме того, при определении временных затрат на операции в бухгалтерии огромное значение имеет уровень автоматизации в компании и мощность компьютерного парка.

Не раз на практике были случаи, когда операция, на которую (согласно «лучшим практикам») нужно 10-20 минут, выполнялась чуть ли не сутки - в условиях ручного ввода информации и многочасового формирования отчета.

Хотелось бы подчеркнуть, что для большой компании нормирование - достаточно сложная и трудоемкая процедура.

И доверить ее лучше профессионалу: специалисту службы управления персоналом или внешнему консультанту.

В организациях, где главбух постепенно передает свои функции новым работникам, «фотография рабочего дня» поможет доходчиво объяснить директору, почему вам нужны еще сотрудники и именно в таком количестве.

Проценты за сложность

Стоимость бухгалтерских услуг, которые оказывают специализированные компании, повышается с учетом особенностей, усложняющих работу бухгалтера. Например, может быть надбавка в размере 5 процентов за наличие у клиента валютного счета, внешнеэкономическую деятельность, применение любых неденежных форм расчетов с третьими лицами. А вот наличие у клиента кассовых аппаратов добавляет к стоимости контракта 10 процентов за каждую ККТ.

Способ второй. Узнать, сколько стоит работа вашей бухгалтерии

С развитием аутсорсинговых (сторонних) бухгалтерских услуг получил популярность следующий метод расчета. Сравнить стоимость услуг, предоставляемых внешней компанией, и стоимость содержания своей бухгалтерии.

Строго говоря, такой способ подскажет не точное количество сотрудников, а величину фонда оплаты труда для бухгалтерии. Зато этот подход дает главному бухгалтеру больше возможностей. Узнав, в какую сумму оценивается объем работ, который выполняет бухгалтерия, главбух может уже решить: взять на определенный участок одного дорогого высококвалифицированного специалиста или двух-трех неопытных. А главное - докажет директору необходимость увеличения численности бухгалтерии.

Для обоснования численности и фонда оплаты труда бухгалтерии необходимо проиллюстрировать, что внутренняя бухгалтерская служба для компании выгоднее, чем услуги внешнего подрядчика. Причем выгода состоит не только в стоимости, но и в качестве выполнения обязанностей.

Определить стоимость аутсорсинговых услуг по участку работы достаточно просто: изучить предложения соответствующих услуг на рынке. Сложнее посчитать, во сколько обходится содержание своей бухгалтерии. Учитываться должны не только прямые затраты, но стоимость аренды, оборудования рабочих мест сотрудников и т. д.

Общий принцип таков: расходы на внутреннюю бухгалтерию не должны превышать себестоимость услуг сторонней компании. Наценка в таких компаниях составляет в среднем 15-20 процентов от стоимости услуг. Из получившейся суммы нужно вычесть хозяйственные затраты. Оставшаяся сумма - максимальный фонд оплаты труда, который себе может позволить бухгалтерия. Соответственно, если сумма в разы меньше, это уже весомый аргумент, чтобы говорить об увеличении штата. Также от компаний, которые оказывают бухгалтерские услуги, можно получить и данные о количестве времени, необходимого на каждый участок работы в бухгалтерии.

Например, в двух московских компаниях одинаковая ставка у бухгалтеров, которые занимаются расчетом заработной платы, - 25 000 руб. В штате компании A работает 40 человек, а в штате компании Б - 150. Услуги сторонней компании по ведению расчетов по зарплате для компании A обойдутся в 16 000 руб. (см. таблицу), а для компании Б - в 60 000 руб.

Главный бухгалтер компании A может рассуждать так: сотрудник его бухгалтерии недогружен, ведь себестоимость его услуг за вычетом наценки сторонней компании (около 20 процентов) составляет примерно половину оклада. Поэтому такому сотруднику можно поручить еще какой-нибудь участок работы.

Главный бухгалтер компании Б может убедительно обосновать перед директором необходимость отдельной штатной единицы для расчета заработной платы или даже настаивать на повышении оклада сотрудников.

Способ третий. Составить список запросов других подразделений

Если компания готова серьезно систематизировать работу финансовой службы, то необходимо вместе с руководством предпринять несколько шагов, которые помогут упорядочить сотрудничество с другими подразделениями. И конечно, определить реальный объем работ, который выполняет бухгалтерия.

Шаг № 1. Собрать требования других подразделений - какие услуги они ожидают получить, в какие сроки, с каким уровнем качества и т. д. Например, сколько счетов в месяц нужно оплатить для отдела маркетинга. Сколько счетов-фактур нужно выставить для отдела продаж. Сколько договоров подряда заключает то или иное подразделение.

Шаг № 2. По итогам сформировать реестр «услуг». Туда войдут обязательные функции (например, формирование баланса, сдача отчетности, расчет заработной платы) и дополнительные, предоставляемые по запросу внутренних «клиентов» (например, формирование управленческой отчетности для бизнес-подразделений).

Шаг № 3. Подготовить описание услуг, включая стандарты предоставления, результат, стоимость. Определить стоимость можно опять же либо с помощью нормирования и стоимостного анализа, либо на основе расценок компаний, предоставляющих бухгалтерские услуги.

Шаг № 4. Подписать так называемое Соглашение об уровне сервиса (SLA) - документ, который фиксирует в себе реестр услуг, предоставляемых бухгалтерией и стандарты их качества. Подписывая соглашения об уровне сервиса, зарабатывающие подразделения тем самым подтверждают обоснованность расходов, связанных с оказанием конкретных услуг отделом-исполнителем. Так, с развитием компании (например, с увеличением объема продаж) автоматически будет расти и фонд оплаты труда бухгалтерии, и количество штатных единиц.

Для справки

Соглашение об уровне обслуживания (Service Level Agreement, SLA) - это документ, который подписывают заказчик и исполнитель той или иной услуги. В соглашении дается количественное и качественное описание оказываемых услуг, сроки, ответственность сторон, гарантии и т. д. SLA, как правило, заключается организацией с аутсорсинговыми компаниями, например с аудиторской фирмой или компанией по проведению бизнес-тренингов. Этот механизм может быть задействован и внутри компании. Примером внутренних SLA являются соглашения между отделом продаж и бухгалтерией, отделом маркетинга и отделом IT, отделом логистики и бухгалтерией и т. д.

Уровень обслуживания определяется в SLA при помощи метрик. Метрика - это количественный показатель. В случае внешнего соглашения в документе пропишут, к примеру, какое количество тренингов ежегодно надо провести для сотрудников компании. Или как часто нужен аудитор для проверки отчетности и какие участки учета нуждаются в ревизии. При внутреннем SLA такими показателями являются, например, число оформленных бухгалтерией счетов-фактур для отдела продаж.

Работа на основе внутренних SLA имеет ряд преимуществ. Во-первых, соглашения об уровне сервиса делают работу подразделений компании более прозрачной. Из SLA руководству компании будет понятно, чем именно занимаются отделы, на что тратятся деньги компании и сколько реально стоит та или иная работа. Во-вторых, система SLA позволяет определить потребности подразделений компании, которые являются потребителями определенных услуг.

Примерная стоимость некоторых бухгалтерских операций*: см. таблицу

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка