Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Особенности использования транспорта работника

24 декабря 2007 989 просмотров

, юрист компании «Частное право»

Работник медицинской организации едет в командировку на своем автомобиле. Как оформить использование транспортного средства в данной ситуации? Это можно сделать либо заключив договор аренды, либо выплачивая работнику компенсации в соответствии с трудовым законодательством. Рассмотрим обе ситуации, учитывая разъяснения чиновников.

Заключен договор аренды

Итак, заключив договор аренды транспортного средства без экипажа, медицинская организация сможет относить в состав расходов по налогу на прибыль арендную плату, затраты на горюче-смазочные материалы, техобслуживание, текущий и капитальный ремонт, расходы на парковку, страхование арендованного автомобиля, ОСАГО и прочие затраты. Ведь обязанность по поддержанию надлежащего состояния автомобиля, а также по содержанию транспортного средства (если иное не предусмотрено в договоре аренды) лежит именно на арендаторе. Об этом сказано в статьях 644 и 646 Гражданского кодекса РФ.

В бухгалтерском учете все затраты, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (арендная плата, ГСМ и т. п.), для медорганизации-арендатора признаются расходами по обычным видам деятельности. Это следует из положений пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Обратите внимание: независимо от срока действия договор аренды должен быть заключен в письменной форме. Об этом сказано в статье 643 Гражданского кодекса РФ.

Фактически эксплуатировать автомобиль может и тот работник медицинской организации, который является арендодателем. А потому на арендованном автомобиле его владелец может быть отправлен в командировку. Какие особенности при этом нужно учесть?

Расходы на горюче-смазочные материалы

Одним из документов, подтверждающих расходы командированного работника на ГСМ, в рассматриваемом случае будет служить путевой лист. Отметим, что унифицированная форма данного документа обязательна к применению лишь для специализированных автотранспортных предприятий. Поэтому медицинская организация может самостоятельно разработать форму применяемого ею путевого листа (например, убрав из унифицированной формы всю лишнюю информацию) и утвердить ее в качестве приложения к учетной политике. Такие разъяснения финансисты дали в письме от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327.

Хотелось бы обратить внимание и на письмо Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640. Там чиновники настаивают, что при списании в состав расходов ГСМ организации должны руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 года). Однако, по мнению автора, данное мнение противоречит положениям главы 25 Налогового кодекса РФ «Налог на прибыль организаций». Она не содержит подобного ограничения (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 марта 2002 г. по делу № А56-23095/01). Поэтому медицинская организация может при списании в состав расходов горюче-смазочных материалов по арендованному автомобилю либо воспользоваться указанными нормами, либо применять собственные, экономически обоснованные нормы, утвержденные приказом руководителя.

Налогообложение арендной платы

Что касается арендной платы, выплачиваемой работнику, то с такого дохода следует удерживать налог на доходы физических лиц (ст. 210 Налогового кодекса РФ). А вот единым социальным налогом указанная выплата не облагается. Основание – пункт 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

Не начисляют на арендную плату пенсионные взносы и взносы на страхование от несчастных случаев. Такое право медорганизациям дают пункт 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» и пункт 22 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы в ФСС РФ (утвержден постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Работнику выплачена компенсация

Если договор аренды не заключен, то за использование транспортного средства работника организация выплачивает ему компенсацию в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Отметим, что фактически такая компенсация работнику включает в себя два вида выплат:
– компенсацию за использование автомобиля;
– компенсацию прочих расходов, понесенных работником в связи с использованием медорганизацией его автомобиля.

Размер компенсации за использование автомобиля определяется соглашением сторон трудового договора. А это значит, что его следует установить либо в трудовом договоре, либо в дополнительном соглашении к нему. При этом размер компенсации должен быть экономически обоснован.

По мнению автора, следует составить калькуляцию (расчет) установленной суммы компенсации, которая может основываться на марке и цене топлива за литр, расходе топлива на 100 км, количестве рабочих дней в месяце, пробеге автомобиля (постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06).

Поговорим об особенностях налогообложения данных выплат работникам.

Компенсация – в налоговый расход

В целях налогообложения прибыли компенсация учитывается на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но только в размере, установленном постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

При этом налоговики указывают на необходимость наличия в организации помимо соглашения сторон трудового договора в письменном виде следующих документов:
– приказа о выплате соответствующей компенсации, содержащего размер компенсации;
– копии паспорта транспортного средства, подтверждающего нахождение автомобиля в собственности работника;
– оформленных работником путевых листов с отметками о местах (организациях) выбытия и прибытия при использовании работником собственного автомобиля в интересах организации.

В частности, подобные разъяснения дали специалисты

УФНС России по г. Москве в письме от 22 февраля 2007 г. № 20-12/016776.

Отметим, что чиновники обращают внимание и на то обстоятельство, что использование работником собственного автомобиля в интересах организации должно соответствовать характеру его работы и его должностным обязанностям, зафиксированным в трудовом договоре и (или) должностной инструкции. В противном случае выплата компенсации будет рассматриваться в качестве экономически неоправданного расхода, не уменьшающего налогооблагаемую прибыль (ст. 252 и 270 Налогового кодекса РФ).

Если машину не использовали, компенсацию не выплачивают

За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, за исключением случая, когда работник отправляется в командировку на рассматриваемом автомобиле, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация, по мнению фискалов, не выплачивается (письмо № 20-12/016776).

Однако в арбитражной практике встречаются случаи признания права организации в полном размере отнести на затраты в целях налога на прибыль месячную сумму компенсации за использование автомобиля. И даже в том случае, когда часть месяца автомобиль фактически организацией не используется (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 апреля 2006 г. по делу № А26-8363/2005-28).

«Зарплатные» налоги с компенсации

Компенсация за использование автомобиля работника, установленная соглашением сторон, не облагается налогом на доходы физических лиц, ЕСН и пенсионными взносами (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). Не начисляются на данную выплату взносы на страхование от несчастных случаев. Основание – пункт 10 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы в ФСС России.

Причем имейте в виду, что компенсация не облагается «зарплатными» налогами независимо от того, укладывается ее размер в лимит, установленный для целей налогообложения прибыли, или нет (см. постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06).

Обратите внимание: если налоговики докажут, что компенсация выплачена без надлежащего на то основания (например, если отсутствует соглашение сторон трудового договора о выплате компенсации либо отсутствуют путевые листы, подтверждающие, что автомобиль использовался работником в интересах организации), то налогообложение выплаченной суммы скорее всего будет признано судом правомерным.

Компенсация прочих расходов

По мнению налоговых органов, в размерах компенсации, установленных для целей налога на прибыль постановлением № 92, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат на:
– износ;
– горюче-смазочные материалы;
– техническое обслуживание;
– ремонт).

А потому дополнительно такие затраты не могут быть учтены в составе расходов по налогу на прибыль (см. письмо № 20-12/016776).

Что касается «зарплатных» налогов, а также взносов в ПФР и ФСС России, то необходимо учитывать следующее. Компенсация не облагается указанными налогами, если имеются:
– соглашение с работником о выплате данной компенсации;
– оригиналы или заверенные копии документов, подтверждающих понесенные расходы в интересах организации (например, кассовые чеки на приобретение ГСМ);
– документы, подтверждающие производственный характер использования автомобиля (например, путевые листы).

Подобная позиция высказана в письме Минфина России от 2 марта 2006 г. № 03-05-01-04/43.

Командировочное удостоверение нужно оформлять

Ранее чиновники разрешали организациям составлять лишь один из двух документов, оформляющих командировку работника. А именно: либо приказ о направлении в командировку, либо командировочное удостоверение (см. письмо Минфина России от 28 октября 2005 г. № 03-03-04/2/90). Но последние разъяснения финансистов свидетельствуют об изменении позиции по данному вопросу (см. письма Минфина России

от 7 ноября 2007 г. № 03-03-06/2/206, от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89).

Теперь чиновники считают, что командировочное удостоверение должно быть оформлено обязательно, а приказ о направлении в командировку может не оформляться в соответствии с принятым в организации порядком документооборота по командировкам.

По мнению автора, для избежания лишних конфликтов с налоговиками организации следует все же оформить оба названных документа. А если и делать выбор между приказом и командировочным удостоверением, то в пользу последнего. Ведь фактическое время нахождения в командировке может быть достоверно определено лишь по отметкам в командировочном удостоверении.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка