Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Работа бухгалтерии после Нового года без стресса

15 января 2008 2398 просмотров

, независимый консультант

, ведущий эксперт-консультант компания «Организация времени»

После продолжительных новогодних каникул сложно приступить к работе в обычном ритме. Но у бухгалтеров нет времени на раскачку: в сжатые сроки надо подготовить отчетность за 2007 год и закрыть I квартал 2008 года. Справиться с этой задачей поможет наша статья.

Первая рабочая неделя после праздников – самая короткая и сложная

Определяем объем работы на ближайшее время. Общая для всех бухгалтеров проблема, которая возникает после новогодних праздников, – много работы и мало времени. В таких условиях сложно расставить приоритеты, то есть решить, что следует делать в первую очередь. Поэтому работу после праздников лучше начать с ответа на вопрос: какую цель хочет достичь бухгалтерия в ближайшее время? Очевидно, что со второй половины января для любой бухгалтерии главное – подготовить годовую отчетность, а затем в сжатые сроки закрыть I квартал.

Поскольку времени на годовую отчетность отводится немного, важно четко организовать работу. Тогда драгоценное время не будет потрачено впустую. Важный нюанс в работе любой бухгалтерии, который необходимо учитывать при планировании времени: приходится не только заниматься непосредственно подготовкой отчетности, но и взаимодействовать с другими подразделениями организации, выполнять так называемые дела со стороны и, как правило, отложить их невозможно.

Скажем, один бухгалтер начисляет заработную плату, налоги с нее, отпускные, больничные, сдает персонифицированную отчетность в ПФР. Помимо выполнения перечисленных обязанностей бухгалтер имеет дело с другими работниками компании, которые приходят с вопросами о полученных суммах. Оптимально выделить для таких посещений определенное время, например несколько часов в день. Если проблемы с сотрудниками решать по мере поступления, не откладывать в долгий ящик, то ближе к дате выплаты заработной платы и сдаче годовых деклараций можно заниматься только бухгалтерией, не отвлекаясь ни на что другое.

А теперь руководство к действию. Начните первый рабочий день после праздников с чистого листа. Напишите, какие обязанности напрямую связаны с поставленной целью (сдача годовой и квартальной отчетности), а какие дела являются косвенными, но также должны быть выполнены. Определите, сколько часов в день (в неделю) вы готовы уделять «делам со стороны». Тогда будет виден реальный объем работы.

Определяем, кто за что отвечает. Итак, вы определили, какие задачи вам придется выполнять после праздников. И даже решили, какую часть рабочего времени нужно уделить сотрудникам дружеских подразделений компании. Но как решить, в какой очередности эти задачи выполнять? Самый простой способ: начинать с самого срочного и важного. На этом принципе строится матрица времени президента США Эйзенхауэра. Зачастую бухгалтеры не видят разницы между срочностью и важностью. Поэтому происходят авралы, когда срочно начинают делать то, что можно отложить. А в результате забывают про важные задачи, которые станут завтра еще и срочными, потому что сегодня их не выполнили.

Признаком хорошо организованной работы является отсутствие срочных дел или их небольшое количество. Тогда бухгалтерии следует в первую очередь сосредоточиться на наиболее важных делах. Если их регулярно выполнять (разбирать текущие документы, отводить время на обучение молодого сотрудника), то они не станут превращаться в срочные задачи.

Если вы работаете главным бухгалтерам, то работу между подчиненными лучше распределить так, чтобы каждый день не только велась подготовка годовой отчетности, но и текущие задачи выполнялись. Ведь это как раз те самые важные, но не срочные задачи, которые завтра могут создать аврал. Понятно, что, если все силы бросить за закрытие 2007 года, проблемы появятся в апреле при подготовке квартальных деклараций – придется срочно разбираться с изменениями 2008 года, вводить данные, подбивать итоги. Чтобы такого не произошло, выделите одного-двух сотрудников, которые возьмут на себя «текучку». Для этих сотрудников ведение ежедневных операций будет важной и срочной задачей.

С общей расстановкой сил в бухгалтерии определились. Теперь о планировании каждого рабочего дня в отдельности. Конечно, составить на два-три месяца вперед план каждого рабочего дня невозможно. Но можно взять за привычку несколько правил. Исходя из них и планировать каждый свой рабочий день, например, утром или накануне вечером.

Некоторые задачи привязаны к конкретному времени. Например, посещение инспектора. Ведь государственные структуры работают по строгому графику – с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед. Поэтому визиты в ИФНС часто приходится планировать тогда, когда удобно не вам, а чиновнику. Если вы столкнулись как раз с такой ситуацией, то рабочий день будет планироваться в зависимости от визита в ИФНС.

Еще одно важное правило. Если вам нужно выбрать, в какой половине дня делать одну из двух равноценных задач (равных по важности и срочности), то эффективно плотно загружать начало рабочего дня. Не зря народная мудрость гласит: «Утро вечера мудренее». Ученые объясняют эту «мудрость» оптимальной возбудимостью коры головного мозга в утренние часы. Приблизительно с 9 до 13 часов (так называемый первый пик работоспособности) мозг наиболее продуктивно перерабатывает полученную информацию. Затем деятельность нервных клеток коры снижается, а около 16 часов вновь возрастает (второй пик работоспособности). Однако, если запланировать решение вопроса на вечер, у вас не будет запаса времени на внесение корректировок, если появятся какие-то новые обстоятельства «дела».

Способы избежать чужой работы

Бухгалтерскую и налоговую отчетность после новогодних праздников бухгалтеры вынуждены делать в короткие сроки. Чтобы не «закопаться» в делах, нужно расставить приоритеты по времени и важности. И строго их соблюдать. Не позволяйте никому менять ваши первоочередные планы, если в этом нет реальной необходимости.

То есть научитесь говорить твердое «нет». Помимо подготовки отчетности бухгалтерия должна выполнять текущие неотложные дела. Про них нельзя забывать при планировании своей работы. Если вы видите, что задачи по срокам «наползают» друг на друга, привлекайте помощников, даже из других подразделений компании. Невозможно бесконечно использовать собственные ресурсы.

Матрица времени

см. таблицу .

Как вы возвращаете к работе своих подчиненных?

Комментирует Светлана Нючева, финансовый директор ООО «Белый Дом»:

– Первая неделя после праздников – самая сложная и короткая. Если эти дни не спланировать, то они пролетят впустую. Поэтому накануне новогодних праздников я расписываю в порядке приоритетов задачи и распределяю обязанности между сотрудниками за соответствующие участки учета. Я всегда устраиваю на первой неделе совещание. На нем рассказываю коллегам, что от них потребуется, каждому даю персональный план на ближайшую неделю. Это мероприятие помогает сотрудникам «втянуться» в работу. Вот в этом году планирую сразу после праздников провести семинар, на котором поговорим об изменениях налогового законодательства с 1 января. Это будет своеобразной «встряской».

Комментирует Владислав Фролов, генеральный директор «Астера Фарм» (в прошлом главный бухгалтер):

– Я соблюдаю несколько правил. Во-первых, стараюсь поддерживать одинаковый режим работы при любых обстоятельствах. Тогда возвращаться к работе после праздников проще. Во-вторых, стараюсь не поощрять развернутых обсуждений прошедшего отдыха. Человек, рассказывая о своем отдыхе, морально продолжает его, и вернуться в рабочий ритм не получается. В-третьих, в первый же день обсуждаю с подчиненными дальнейшие планы. Стараюсь поставить перед коллегами какую-нибудь новую задачу. Это помогает быстро вернуть интерес к работе. Но самым главным, я считаю, является личный пример. Никогда у начальника, который сам сидит с отсутствующим видом и мысленно еще на пляже, коллектив не сможет войти в рабочий режим сразу и без ошибок.

Способы справиться с неприятной работой

Всегда найдется работа, которую выполнить надо, но не хочется. В зависимости от характера этой работы справиться с ней можно одним из следующих способов.

1. Объемная и сложная задача, которую нельзя сделать за один присест. Подобные задачи психологи называют «слонами». Чтобы справиться с такой задачей или «съесть слона», необходимо разделить его на отдельные куски, то есть общую задачу разбить на составляющие. А затем выделить ежедневные порции работы или приготовить «бифштексы». Вам сразу станет понятно, насколько реально затянется работа.

2. Небольшая, но сложная задача. Примените метод «швейцарского сыра». Сделайте хотя бы один шаг для решения задачи, то есть «откусите самый маленький кусочек сыра». Но начните прямо сейчас, не откладывайте.

Например, вы давно собирались поговорить о проблемах документооборота с сотрудниками другого подразделения. Позвоните секретарю, узнайте, по каким дням и в какое время нужный специалист бывает на месте. Сделайте хоть что-нибудь из того, что можно сделать не откладывая. Шаг за шагом вы втянетесь в работу и очень скоро решите задачу целиком.

3. Небольшая, легкая, но неприятная задача. Назовем ее «лягушка». Например, звонок в инспекцию или клиенту, который вам несимпатичен.

Обычно люди пытаются отложить такие дела: прибраться на столе, попить чаю. Так вы растягиваете неприятность во времени. Хотя разумнее от нее избавиться, и как можно скорее.

Еще дадим несколько советов, как психологически себя настроить на выполнение задачи (не важно, какая это задача).

Первый совет. Пообещайте себе за проделанную работу какую-нибудь награду: скажем, после выполнения объемной задачи купите книжку.

Второй совет: «поймайте» рабочее настроение. Для каждого человека существуют приемы, которые настраивают на рабочий лад. Например, дымящаяся чашка кофе, раскрытый блокнот для записей.

Третий совет. В ситуациях, когда силы на пределе, важно дать себе передышку, пусть и совсем короткую.

Отвлекитесь на любое занятие, не связанное с работой, только не на перекур, который на самом деле не даст отдохнуть. Лучше пройтись пару кварталов по улице. Если вам кажется, что нет времени даже на минутный перерыв, используйте будильник на телефоне в качестве таймера. Пусть он отмеряет интервалы рабочего времени по 45–50 минут. Дальше делайте 10-минутный перерыв.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка