Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Учет и хранение документов на предприятии

12 февраля 2008 179 просмотров

М Творогова

Введен в действие нормативный акт, в котором указан перечень типовых архивных документов, образующихся в том числе и в процессе производственной деятельности, а также сроки их хранения. О правилах хранения документов и о том, как учесть расходы на их хранение, – в нашей статье.

Сроки хранения...

Они утверждены соответствующими перечнями.

...документов, оформленных в результате производственной деятельности

Приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182 утвержден Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения. При этом сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

Производственным предприятиям следует руководствоваться разделом 8 «Производство» этого Перечня. Он охватывает весь комплекс документации, который образуется в связи с производством продукции, развитием инфраструктуры, эксплуатацией и ремонтом изделий и оборудования, техническим и экологическим контролем.

Все документы Перечня имеют установленный срок хранения. Предприятие, утверждающее документы, может совмещать несколько функций. В этом случае при выборе срока хранения документа могут возникнуть сложности. Рассмотрим ситуацию на примере.

Пример 1

Отчеты о комплексном использовании сырья и материалов на утверждающих и согласовывающих предприятиях хранятся постоянно, а в эксплутационных организациях – 10 лет. Если предприятие совмещает функции, данный документ следует хранить постоянно (срок хранения документа не ограничен).

...управленческих документов

Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года, содержит подробное описание документов и соответствующие им сроки хранения. Некоторые документы следует хранить постоянно (срок их хранения не ограничен). В частности, к ним относятся: комплекс учредительных документов предприятия (устав, учредительный договор, изменения и дополнения к учредительным документам), свидетельства о госрегистрации, ликвидации, разрешения и уведомления на открытие филиалов и представительств, организационные схемы и структуры, лицензии. А вот среди документов с ограниченным сроком хранения дольше всего хранят документы, связанные с кадровым учетом (75 лет).

Напомним, что по истечении сроков хранения на предприятии документацию, имеющую научное, техническое, историческое и иное значение, не уничтожают, а передают в государственные архивы.

Ответственность и организация хранения документов

В соответствии с действующим законодательством ответственность за организацию хранения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель предприятия. Документы можно хранить на предприятии или сдавать их в архив. Если решено организовать собственный архив, то для этих целей следует выделить специальное помещение, где документы будут надежно защищены и от доступа посторонних лиц, и от физических повреждений или уничтожения. Для этого архивное помещение может быть оборудовано металлической дверью, решетками на окнах. Документы следует защитить от попадания света и влаги (жалюзи на окнах и глухие шкафы). Особо важные документы хранят в несгораемых шкафах.

Бухгалтерский и налоговый учет затрат на хранение документов

Независимо от того, будет ли предприятие хранить их у себя или воспользуется услугами архива, у него возникнут расходы на хранение документов.

Предприятию, решившему создать свой архив, придется оборудовать его мебелью, обеспечить условия сохранности документов, возможно, оплачивать аренду помещения. Все эти расходы будут признаны в бухгалтерском учете управленческими расходами (отражают их на счете 26 «Общехозяйственные расходы»). В налоговом учете такие затраты относят к прочим. Основание – подпункт 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Если предприятие передает документы на хранение в архив, затраты на оплату услуг архивных организаций признают расходами будущих периодов. В этом случае их списывают пропорционально сроку хранения документов.

В налоговом учете рассматриваемые суммы включают также в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Дополнительно напомним, что услуги архивных организаций не облагаются НДС и полностью включаются в состав расходов (подп. 6 п. 2 ст. 149 Налогового кодекса РФ).

Подготовка и сдача документов в Госархив

Если предприятие ликвидируется без правопреемника, документы сдают в Госархив. После приемки документов сотрудники Госархива выдают справку установленного образца, которая подлежит представлению в органы, регистрирующие ликвидацию предприятия.

Отметим, что сдаче в Госархив подлежат все документы по работникам (приказы, личные карточки, карточки по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости и другие), а также учредительные документы и бумаги, по которым не истек срок хранения. Документы, не подлежащие сдаче в архив, должны быть уничтожены по ликвидационным актам.

Не забудьте: прежде чем отправить бумаги в архив, их нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. Это могут сделать работники бухгалтерии, но можно прибегнуть и к помощи архивариуса. Как правило, в этом случае заключают гражданско-правовой договор.

Налогообложение услуг архивариуса

Когда предприятие обращается к архивариусу, у него возникают дополнительные расходы – вознаграждение подрядчику за переплетные работы. Но не следует забывать, что работы должны быть выполнены надлежащим образом и в оговоренные сроки. Этого требует пункт 1 статьи 711 Гражданского кодекса РФ. Также вознаграждение архивариуса облагается налогами.

Единый социальный налог

Если архивариус – физическое лицо – не предприниматель, с ним заключают договор гражданско-правового характера. Сумма его вознаграждения облагается ЕСН в соответствии с пунктом 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ. В части уплаты в ФСС России сумму вознаграждения в налоговую базу по ЕСН не включают. Взносы на страхование от несчастных случаев на эту сумму также не начисляют (п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на обязательное страхование от несчастных случаев).

Ставки единого социального налога для такого подрядчика установлены пунктом 1 статьи 241 Налогового кодекса РФ. Сумму налога, начисленную в федеральный бюджет, уменьшают на сумму взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 243 Налогового кодекса РФ).

Налог на прибыль

Суммы начисленного вознаграждения и начисленного ЕСН будут признаны расходами предприятия по обычным видам деятельности. Это следует из положений пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н.

В частности, вознаграждение, выплачиваемое архивариусу, не являющемуся предпринимателем, учитывается в составе расходов на оплату труда. Это следует из положений пункта 21 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Суммы ЕСН учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 1 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с пунктом 1 статьи 224 Налогового кодекса РФ вознаграждение подлежит обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов. Так как физическое лицо не признается предпринимателем, то предприятие выступит в качестве налогового агента и должно будет удержать и перечислить налог в бюджет (п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Рассмотрим конкретную ситуацию.

Пример 2

Предприятие заключило с гражданином Шиловым В.И. договор на выполнение работ по переплету документов. Сумма вознаграждения по договору – 5000 руб. По завершении работ подписан соответствующий акт.

Бухгалтер сделал следующие записи на счетах учета:

Дебет 26 Кредит 76
– 5000 руб. – начислено вознаграждение за выполненные работы;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «ЕСН в федеральный бюджет»
– 1000 руб. (5000 руб. x 20%) – начислен ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «ЕСН в ФФОМС»
– 55 руб. (5000 руб. x 1,1%) – начислен ЕСН в ФФОМС;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «ЕСН в ТФОМС»
– 100 руб. (5000 руб. x 2%) – начислен ЕСН в ТФОМС;

Дебет 69 субсчет «ЕСН в федеральный бюджет» Кредит 69 субсчет «Пенсионное страхование»
– 700 руб. (5000 руб. x 14%) – начислены взносы на обязательное пенсионное страхование;

Дебет 76 Кредит 68
– 650 руб. (5000 руб. x 13%) – начислен НДФЛ;

Дебет 68 Кредит 51
– 650 руб. – перечислен НДФЛ, удержанный с вознаграждения переплетчика;

Дебет 76 Кредит 50 (51)
– 4350 руб. (5000 – 650) – выплачено вознаграждение.

Хранение документов предусмотрено законодательно

Определение термина «бухгалтерский учет», изложенное в пункте 1 статьи 1 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», подразумевает обязательное документирование всех хозяйственных операций предприятия. В пункте 1 статьи 17 этого Закона сказано, что предприятия обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Причем срок хранения документов не может быть менее пяти лет.

Такие же требования содержатся в нормативных актах, регламентирующих деятельность предприятий отдельных организационно-правовых форм. Пункт 1 статьи 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» говорит об обязательном хранении учредительных и других документов предприятия. Пункт 1 статьи 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» содержит сходные требования.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка