Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Жилье арендовано у частного лица

26 марта 2008 3441 просмотр

, начальник Управления бухгалтерского учета, финансирования и администрирования доходов федерального бюджета, главный бухгалтер Федеральной службы финансово-бюджетного надзора России (Росфиннадзор), к. э. н., государственный советник 2 класса

Гостиничные услуги, как правило, дороже аналогичных услуг, предоставляемых «частным сектором». Поэтому, как показывает практика, для учреждений бывает выгоднее арендовать жилье для командируемых работников у физических лиц. А иногда это просто вынужденная мера из-за того, что мест в гостинице нет или она в данной местности вообще отсутствует. Какими документами в таком случае подтвердить затраты по найму жилья? Как их учесть при налогообложении? В статье мы ответили на эти вопросы.

Оформляем документы

При найме жилья непосредственно у физического лица возможны два варианта оформления отношений:
— учреждение само арендует жилье у физического лица, сдающего помещение (документы оформляются на учреждение);
— помещение «снимает» работник, направленный в командировку.

В первом случае учреждение должно заключить договор аренды квартиры. Это нужно сделать в письменной форме

(п. 1 ст. 609 и п. 2 ст. 671 Гражданского кодекса РФ).

Во втором случае возможен вариант договора найма, причем также в письменной форме.

Отметим, что работник, направляемый в командировку в другой город, как правило, договор аренды подписывает сам. Для этого ему выдают доверенность с подписью руководителя и печатью (п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса РФ). Но не забудьте, что кроме договора необходимо оформить акт приема-передачи помещения. А при оплате работник должен получить у арендодателя расписку, свидетельствующую о том, что он получил сумму арендной платы. В расписке должны быть указаны данные арендодателя, полученная им сумма и основания для этого.

Порядок налогообложения

Бюджетное учреждение, оплатив расходы по найму жилого помещения, должно помнить об особенностях исчисления налогов.

Налог на прибыль

При оплате аренды (найма) жилого помещения для командированного работника за счет средств, полученных от деятельности, приносящей доход, затраты можно признать в налоговом учете. Документальным подтверждением будут акты оказанных услуг по аренде помещений, составленные на основании заключенного договора аренды, а также платежные документы.

В том случае, если работник во время командировки арендовал жилье от своего имени, расходы можно признать после утверждения руководителем авансового отчета. При этом документальным подтверждением расходов будут служить: договор найма и документы, подтверждающие оплату (например, расписка наймодателя о получении денег).

В том случае, если у работника никаких подтверждающих документов нет, учесть затраты при налогообложении прибыли нельзя (ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Обратите внимание и на следующий факт. Бюджетное учреждение может заключить договор аренды жилья для командированных работников на длительный срок. На практике это встречается в случае, когда работники в определенную местность направляются довольно часто. Тогда арендная плата за жилое помещение обычно вносится за весь срок аренды, а вот сама квартира может использоваться для проживания командированных работников только в определенные периоды времени.

Финансовое ведомство считает, что расходы по аренде в таком случае можно включить в расходы только в той доле, в которой арендуемая квартира фактически использовалась для проживания в ней командированных работников. А вот сумма арендной платы за то время, когда она пустовала, не может быть признана расходом при исчислении налога на прибыль (см. письмо Минфина России от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58).

Налог на доходы физических лиц с работников

При возмещении учреждением работнику расходов на командировку в доход, облагаемый НДФЛ, не включают фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Если документы, подтверждающие оплату найма жилья, отсутствуют, учреждение может компенсировать работнику его расходы. Однако следует учесть, что суммы таких выплат не облагаются налогом только в пределах установленных норм. С 1 января 2008 года оплата работнику стоимости жилья без документального подтверждения не облагается налогом исходя из суммы 700 руб. за каждый день командировки в России и не более 2500 руб. за каждый день заграничной командировки.

И еще один момент, касающийся этой ситуации. Возместить расходы на проживание без документов (сверхустановленных норм) можно только на основании приказа руководителя учреждения. При этом расходы возмещают за счет экономии бюджетных средств или за счет средств, полученных от деятельности, приносящей доход.

Учреждение — налоговый агент

Рассмотрим ситуацию, когда учреждение выступает арендатором жилого помещения, а арендодателем — гражданин. В этом случае доход в виде арендной платы физическому лицу выплачивает учреждение, которое признается в отношении таких доходов налоговым агентом (ст. 226 Налогового кодекса РФ). В момент выплаты (перечисления) суммы арендной платы учреждение обязано удержать с него соответствующую сумму НДФЛ.

Если удержать налог с арендодателя невозможно, то учреждение должно в течение одного месяца сообщить в налоговую инспекцию по месту своей регистрации об этом и указать сумму задолженности по налогу (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

А вот в том случае, когда командированный работник учреждения сам заключал договор найма и оплатил гражданину-арендодателю соответствующую сумму, удерживать НДФЛ ни работник, ни учреждение не обязаны.

В данном случае работник учреждения выступает как физическое лицо, которое не может быть признано налоговым агентом. Ведь он не регистрировался, например, в качестве предпринимателя. И учреждение к заключению договора отношения не имеет.

Поэтому гражданин-арендодатель должен самостоятельно подать налоговую декларацию о полученных доходах, исчислить и уплатить соответствующую сумму налога. Основанием для этого служит  подпункт 1 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ.

Также учреждение не должно подавать сведения о доходах такого физического лица в налоговую инспекцию. Ведь такая обязанность возложена только на налоговых агентов (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ).

Единый социальный налог

Компенсация расходов командированному работнику за проживание на основании договора найма (договор составлен в письменной форме) ЕСН не облагается (подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ).

А как быть, если расходы на проживание не подтверждены документально? Объектом для начисления ЕСН не признаются выплаты, которые не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ). Для целей налогообложения прибыли признаются только документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Следовательно, возмещенные работнику затраты на аренду жилья, не оформленные документами, не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Такие выплаты не включаются в налоговую базу по ЕСН.

Расходы по найму помещения ограничены

В настоящее время действуют нормы возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций, установленные постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Расходы по найму жилого помещения в месте командирования возмещаются работникам учреждений по фактическим расходам, подтвержденным документами, но не более 550 руб. в сутки. В случае превышения данной суммы расходы должны возмещаться за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета, или за счет средств, полученных от деятельности, приносящей доход.

При этом в отношении федеральных государственных гражданских служащих суммовое ограничение стоимости расходов по найму жилого помещения отсутствует. Такие расходы в соответствии с пунктом 18 Указа Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813 возмещаются им по фактической стоимости, подтвержденной документами, но с учетом следующих ограничений:
— гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», — не более стоимости двухкомнатного номера;
— остальным гражданским служащим — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

В заключение напомним, что действующим законодательством предусмотрено, что расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов возмещаются по норме. Она составляет 12 руб. в сутки.

Обязательные сведения в договоре аренды

В договоре аренды (или найма) помещения должны быть указаны дата его заключения, срок аренды, размер арендной платы, сведения об объекте аренды (квартире), а также реквизиты арендодателя и арендатора. Юридические лица могут использовать жилое помещение только для проживания граждан, например своих работников (п. 2 ст. 671 Гражданского кодекса РФ).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка