Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Банк запросил авансовые отчеты директора. Показать?

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Форс-мажор во время отпуска. Действия бухгалтера

25 апреля 2008 241 просмотр

, ведущий эксперт журнала «Главбух»

Итак, сумма отпускных определена, и сотрудник их получил. Казалось бы, расчеты с ним за оплачиваемый отдых завершены. Но не исключено, что к ним еще придется вернуться. Перечислим ситуации, в которых это случается чаще всего. И разберемся, к каким корректировкам в бухучете и налогах они приводят.

В каких случаях может измениться продолжительность отпуска

Сотрудник заболел во время отпуска

Работник может заболеть как во время отпуска, так и до того, как он начался. В любом случае за те дни отпуска, на которые пришлась болезнь, ему нужно выплатить больничные (ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, письмо ФСС России от 5 июня 2007 г. № 02-13/07-4830). А отпуск сотрудника продлить — ровно на то количество дней, на которое дни болезни пересеклись с днями отпуска. Это правило применяется ко всем видам ежегодных оплачиваемых отпусков — как к основному, так и к дополнительному.

Отгулять дни отпуска, которые он проболел, сотрудник может либо сразу, либо потом — в удобное для него время. Чтобы сообщить о том, какой из этих вариантов выбран, он должен написать заявление. Унифицированная форма для этого документа не установлена. Поэтому оформить его работник может в свободной форме (см. пример). Право на продление отпуска работник должен подтвердить больничным листом. Но поскольку оригиналы больничных листов, как правило, хранятся в бухгалтерии отдельно, к заявлению лучше приложить его копию.

Вопрос о том, когда сотрудник должен представить эти документы, в Трудовом кодексе РФ не разъяснен. Для бухгалтерии удобнее, если это будет сделано не позднее дня, когда работник по плану должен выйти из отпуска.

На практике же бывает, что написать в этот день заявление сотрудник не может. Например, потому что продолжает болеть. Или же потому, что решил выбрать первый вариант (продлить отпуск сразу же после болезни), но приехать для оформления документов возможности не имеет. О подобных ситуациях сотрудники, как правило, сообщают по телефону.

Как в таких случаях оформлять табель учета рабочего времени (по форме № Т-12 или № Т-13)? Можно поступить так. Начиная со дня, когда сотрудник должен был выйти из отпуска, ставьте напротив его фамилии отметки о неявке на работу по невыясненным причинам (код НН). А когда работник принесет больничный лист, исправьте отметки в табеле, указав напротив дней болезни код Б, а напротив дней отпуска — коды ОТ или ОД.

Решение продлить работнику отпуск (или перенести его на другое время) оформляют приказом руководителя. Специальная унифицированная форма для такого документа не предусмотрена. Поэтому составить его можно в произвольном виде. Главное включить в этот документ все обязательные реквизиты (они перечислены в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Если часть отпуска решено перенести на другое время, сведения об этом отразите в графике отпусков (форма № Т7).

Обратите внимание: эти правила касаются только тех случаев, когда во время отпуска заболел или получил травму сам сотрудник. Если же часть дней отпуска работник потратил на уход за больным членом семьи, больничное пособие за эти дни ему не полагается (ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). А отпуск на дни такого ухода не продлевается (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Очередной отпуск пересекся с учебным

Как правило, свои учебные отпуска сотрудники планируют заранее. И пересечение учебного отпуска с очередным практически невозможно. Однако на практике такая ситуация иногда встречается. Допустим, отдел кадров компании самостоятельно утверждает строгий график отпусков, не учитывая, что кто-то из сотрудников получает среднее или высшее образование. В этом случае вполне возможно, что, к примеру, летняя сессия пересечется по срокам с очередным отпуском работника.

Нужно ли в этой ситуации продлевать основной отпуск или переносить его на другое время? Делать это статья 124 Трудового кодекса РФ напрямую не обязывает. Правда, она требует продлевать отпуск в любых случаях, «предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами». А предоставить учебный отпуск работодателя обязывает глава 26 Трудового кодекса РФ.

И все же эту ситуацию лучше четко прописать в локальном нормативном акте (например, Положении об учебных отпусках). И если возможность продлевать очередные отпуска из-за пересечения с учебными будет там предусмотрена, утвердить для нее порядок оформления документов.

Как правило, он является таким. Сотрудник пишет заявление и прикладывает к нему справку-вызов (п. 4 ст. 17 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ). На основании этих документов руководитель издает приказ о продлении или переносе очередного отпуска. А за дни учебного отпуска компания рассчитывается с работником в обычном порядке.

Сотрудник вернулся из отпуска досрочно

Не использовать часть отпуска сотрудник может вынужденно: из-за болезни, вызова на экзамены или по инициативе руководства. А может — по собственному желанию. В каждой из этих ситуаций документы оформляются по-разному.

Отпуск перенесен по желанию работника. Произойти это может по разным причинам. Допустим, написав заявление и получив отпускные, сотрудник узнал о том, что запланированная им на отпуск поездка срывается. В этой ситуации он может написать заявление с просьбой перенести часть отпуска (или даже весь отпуск) на другое время. Удовлетворять эту просьбу компания в принципе не обязана. Однако делать это Трудовой кодекс РФ не запрещает. Так что при возможности сотруднику вполне можно пойти навстречу. Чтобы оформить перенос отпуска, достаточно издать соответствующий приказ.

Отпуск прерван по инициативе руководства. Досрочно вызвать сотрудника из отпуска разрешает руководству статья 125 Трудового кодекса РФ. Это может понадобиться в связи с экстренной производственной необходимостью. Например, если во время отпуска главного бухгалтера нагрянет неожиданная налоговая проверка.

Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно издать приказ. Унифицированная форма этого документа законодательством не установлена. Поэтому его можно составить в произвольном виде (помня об обязательных реквизитах). За образец можно взять приказы, формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (см. пример приказа об отзыве ).

Обратите внимание: если сотрудник не согласен прервать отпуск, принуждать его к этому руководство не вправе. Обвинять его в нарушении трудовой дисциплины из-за отказа досрочно вернуться на работу нельзя (п. 37 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Поэтому, чтобы обезопасить компанию от возможных проблем, попросите работника зафиксировать свое согласие на отзыв письменно. Сделать это он может, написав на приказе «на отзыв из отпуска согласен» и поставив под этой фразой дату и подпись.

Часть отпуска, которую сотрудник догулять не успел, он может использовать в любое удобное для него время. В том числе присоединить к отпуску за следующий год. Сведения об этом можно сразу же указать в приказе об отзыве на основании заявления работника. А можно издать для этого специальный приказ — о переносе неиспользованной части отпуска на другое время. А затем внести изменения в график отпусков (форма № Т-7).

В каких случаях нужно корректировать бухучет

Основной вопрос, который волнует бухгалтера: нужно ли пересчитывать отпускные и, соответственно, делать исправления в бухучете? Ответ на него зависит от того, когда сотрудник решил догулять отпуск.

Отпуск сотруднику продлен сразу же. То есть он решил отгулять его, не выходя на работу в первый запланированный после отпуска день. Такое бывает, если во время отпуска сотрудник заболел или получил право на учебный отпуск. А вот в ситуации с досрочным возвращением на работу (как по своей инициативе, так и по инициативе работодателя) речь обычно идет не о продлении отпуска, а о его переносе (см. ниже).

Нужно ли пересчитывать отпускные (или их часть) при продлении отпуска, в Трудовом кодексе РФ не разъяснено. Разберемся в этом на конкретных ситуациях.

Ситуация 1. Сотрудник взял отпуск с 12 мая по 1 июня 2008 года (на 21 календарный день). С 26 мая по 2 июня (8 календарных дней) он болел, что подтверждено больничным листом. За эти дни работнику начислено больничное пособие. А отпуск по его заявлению продлен до 9 июня включительно.

Ситуация 2. Сотрудник оформил отпуск с 19 мая по 1 июня 2008 года (на 14 календарных дней). В первый же день отпуска (19 мая) он заболел и закрыл больничный только 2 июня. По его заявлению отпуск продлен до 17 июня включительно.

Столкнувшись с первой ситуацией, некоторые бухгалтеры считают, что из-за болезни отпуск фактически разбивается на две части. А вторую ситуацию расценивают как перенос начала отпуска на другое время. И пользуясь этой логикой, пересчитывают отпускные (или их часть) исходя из нового расчетного периода.

По нашему мнению, необходимости в таком усложнении расчетов нет. Ведь все дни отпуска работнику уже оплачены, осталось их только отгулять. А то, что это произошло немного позже, чем запланировано, не беда. Специалисты из Роструда нам это подтвердили.

Отпуск или его часть перенесены на другое время. В этой ситуации получается, что отпускные сотруднику переплатили. А значит, их сумму надо пересчитать и на излишек сделать сторнировочную проводку (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10).

По логике, часть отпускных за неиспользованные дни отпуска сотрудник должен вернуть. Но имейте в виду: удержать с него эту сумму без его согласия вы не вправе. Такая возможность статьей 137 Трудового кодекса РФ не предусмотрена. Поэтому во избежание конфликтов спросите у сотрудника, каким способом ему удобнее погасить свою задолженность. И пропишите выбранные условия в приказе об отзыве из отпуска. Возможные варианты могут быть такими:
— внести деньги в кассу;
— удержать излишне выплаченные отпускные из зарплаты за ближайший месяц;
— зачесть их в счет отпускных выплат, когда работник решит отгулять дни отпуска, которые были перенесены.

В месяце, когда работник решит догулять неиспользованные дни отпуска, рассчитать ему отпускные нужно будет заново в обычном порядке, То есть по правилам, которые приведены в статье 139 Трудового кодекса РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Продление отпуска к необходимости пересчета отпускных не приводит

КОММЕНТИРУЕТ ЧИНОВНИК
Иван ШКЛОВЕЦ, начальник правового управления Федеральной службы по труду и занятости:

— Тот факт, что отпуск продлен из-за болезни, вовсе не означает, что он перенесен на другое время или прерван. В любом случае сотрудник отгуливает столько дней, сколько ему было предоставлено приказом. Просто начинается отпуск в тот день, который указан в приказе о его предоставлении, а заканчивается в более поздний срок. А за дни болезни сотрудник получает не отпускные, а больничное пособие. Таким образом, к изменению расчетного периода и необходимости пересчитывать отпускные продление отпуска не приводит.

Когда придется пересчитать налоги

Корректировка налогов зависит от того, когда исправлены начисленные сотруднику суммы.

Выплаты сотруднику исправлены в том же месяце, в котором начислены. В этом случае пересчитать придется только НДФЛ. Ведь, по мнению Минфина России, датой получения работником отпускных считается день их выплаты, а не конец месяца (письмо от 24 января 2008 г. № 03-04-07-01/8).

ЕСН, пенсионные взносы и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляются только в конце месяца. Соответственно, у бухгалтера есть возможность рассчитать их за фактически использованные дни отпуска.

Выплаты сотруднику начислены в одном месяце, а исправлены в другом. В этой ситуации все сложнее. Здесь из-за перерасчета выплат сотруднику корректировать придется не только сумму НДФЛ, но и сумму ЕСН, пенсионных взносов и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Кроме того, эти исправления повлияют на налог на прибыль.

В связи с этим возникает закономерный вопрос: должна ли компания подавать из-за этого уточненные декларации? По мнению Минфина России, нет (см. письмо от 29 сентября 2006 г. № 03-05-02-04/151). В этом письме приведены правила, по которым нужно пересчитывать ЕСН и пенсионные взносы, если сотрудник досрочно отозван из отпуска. В нем чиновники разъясняют: корректировка ЕСН и пенсионных взносов в этом случае с исправлением ошибок не связана. Ведь на момент начисления налоги были рассчитаны верно. Просто потом ситуация изменилась. Поэтому оснований, чтобы уточнять обязательства по ЕСН и взносам в ПФР за прошлые периоды, нет. Статья 54 Налогового кодекса РФ это подтверждает.

Таким образом, все, что нужно сделать — это обычные сторнировочные проводки в текущем отчетном (или налоговом) периоде. И именно таким образом и уменьшить (или увеличить) начисления по ЕСН и пенсионным взносам. А подавать уточненные декларации за прошлые периоды не надо. Насчет НДФЛ, налога на прибыль и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний отдельных разъяснений чиновников нет. Но, по нашему мнению, в отношении этих платежей вполне можно придерживаться той же логики.

Отдельный вопрос может возникнуть с налогом на прибыль. Нужно ли подавать уточненную декларацию по этому налогу? По нашему мнению, нет. Ведь если сотрудник вернул часть отпускных, эта сумма уменьшит начисления того периода, в котором это произошло. То же самое произойдет и в ситуации, когда излишне выплаченное решено зачесть позже (например, когда сотрудник решит использовать перенесенный отпуск). В любом случае утверждать, что перерасчет отпускных привел к занижению (или завышению) налоговых расходов на оплату труда, оснований нет. А значит, подавать уточненную декларацию за период, в котором сотрудник ушел в отпуск, компания не обязана.

Подтверждение тому — постановление ФАС Дальневосточного округа от 30 мая 2007 г. № Ф03-А24/07-2/1446.

Но повторим, что официальных разъяснений на эту тему в настоящее время нет. Поэтому не исключено, что при проверке налоговые инспекторы выскажут другую точку зрения. Поэтому прежде, чем принять решение, подумайте, готовы ли вы в случае спора отстаивать его в суде. Если нет — проще будет налог на прибыль все-таки пересчитать. И при необходимости подать в инспекцию уточненную декларацию.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 8 декабря 2016 18:00 Форма трудового договора – 2017
Бюджетник 8 декабря 2016 15:00 КБК для учреждений на 2017 год

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка