Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Вас поздравляют влиятельные чиновники

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Утрачена «первичка». Штрафа можно избежать

22 июля 2008 29 просмотров

Как правило, даже пожар или затопление не освобождают аптеку от обязанности уплачивать налоги и сдавать отчетность. А ведь в результате этого крайне неприятного события первичные документы бухгалтерии могут быть испорчены. Как же действовать в подобной ситуации, чтобы избежать негативных последствий? Советы дает Александр Сергеевич Елин, генеральный директор компании «АКАДЕМИЯ АУДИТА».

Чем грозит утрата документов?

Это первый вопрос, который возникает в такой ситуации. Ведь, как известно, и налоговое, и бухгалтерское законодательство вменяют в обязанность организации обеспечить сохранность «первички». Так, в налоговом законодательстве срок хранения документов определен в четыре года, а в бухгалтерском – пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Так какая же ответственность за утрату документов может грозить аптеке и ее должностным лицам? Давайте разбираться.

Ответственность аптеки как организации

Начнем с того, что законодательство предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о статье 120 Налогового кодекса РФ. Таким нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Руководствуясь этой статьей, налоговики в случае отсутствия первичных документов требуют от организации заплатить штраф в размере 5000 руб.

А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа в этом случае составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кроме того, налоговики могут оштрафовать фирму и по статье 126 Налогового кодекса РФ – по 50 руб. за каждый не представленный по требованию инспекции документ.

Ответственность должностных лиц аптеки

За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица – директор и главный бухгалтер.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания установлен штраф в размере от 2000 до 3000 руб.

Помните: вину должны доказывать инспекторы

Когда налоговики хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым аптека не представила запрашиваемые бумаги.

Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать фирмы в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по их вине. При этом обязанность по доказыванию вины аптеки лежит на налоговиках (п. 6 ст. 108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц фирмы в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.

Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств (затопления, пожара и т. п.). Чтобы оштрафовать аптеку, налоговики должны будут доказать, что она не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.

Доводы в защиту аптеки

Защититься аптеке помогут следующие аргументы. Во-первых, можно предъявить в суде принятое в фирме положение о документообороте, архивном деле.

Во-вторых, аптека может подтвердить, что она предпринимала все необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения аптеки были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах и т. д.

Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия аптека успела застраховать помещения, где хранились документы.

Решения арбитражных судей

В судебной практике есть случаи, когда рассматривалось дело о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу № А05-7969/02-430/11. Суд признал, что в подобной ситуации вина фирмы отсутствует, и отказал инспекции во взыскании штрафа.

К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу № А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).

Однако справедливости ради стоит сказать, что не все арбитражные суды признают факт утраты документов во время пожара обстоятельством, исключающим вину организации в совершении налогового правонарушения. Отрицательный пример – постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу № А33-20597/02-С3Н-Ф02-2227/03-С1.

Правда, следует отметить: в данном случае суд взыскал с фирмы штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ, а не по статье 120 (то есть за неуплату налогов). Другими словами, фирма была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед бюджетом. Причем фирма не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.

Действия бухгалтера при утрате «первички»

Итак, документы утрачены. Но отчаиваться не следует. Время действовать. Что же следует предпринять в этом случае? Расскажем и об этом.

Следует подготовить оправдательные документы

Наличие документов, подтверждающих факт несчастного случая, поможет аптеке избежать ответственности. Например, в случае пожара – это справка из органа противопожарной службы, в случае затопления – справка из жилищной конторы, обслуживающей вашу организацию. Если же речь идет о каком-то стихийном бедствии, это может быть документ, выданный территориальным управлением МЧС России. Если же документы были украдены – справка местного органа внутренних дел (если виновные не установлены – копия постановления о приостановлении уголовного дела).

Не забудьте принять меры для восстановления утраченных бумаг

О том, как это сделать, прописано в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели «первички» руководитель своим приказом назначает специальную комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – завхоза, начальника службы безопасности и т. п.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель аптеки. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель), и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате «первички» определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В их письме сказано, что помимо создания комиссии необходимо в соответствии со статьей 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных – у контрагентов.

Какие документы восстанавливать

Восстанавливать в первую очередь следует те документы, которые могут потребоваться для исчисления налогов. Ведь их отсутствие чревато для аптеки самыми неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налогов и штрафов.

Но даже если документы пропали после того, как организация отчиталась в инспекции и уплатила налоги, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. Дело в том, что налоговые инспекторы вправе проверять три календарных года деятельности аптеки, предшествующих году проверки. И если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка