Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Рецепт спокойного отпуска для главного бухгалтера

31 июля 2008 4454 просмотра
Радость главного бухгалтера, который собрался в летний отпуск, вряд ли разделят другие сотрудники компании. Руководству и подчиненным свойственно думать, что без главбуха деятельность компании остановится. Никто не сможет оценить риски нового контракта, встретить неожиданно появившихся проверяющих, проконтролировать перечисление поставщику крупной суммы. И это не исчерпывающий перечень форс-мажоров, с которыми лучше всего в компании справится главбух. Но ответственная должность - не повод отказываться от долгожданного отпуска. Только будьте готовы к тому, что в первый день отдыха может зазвонить мобильный телефон: у руководства и подчиненных уже появились срочные вопросы.

Когда главный бухгалтер может пойти в отпуск

Начнем с того, когда главный бухгалтер не может позволить себе отпуск по объективным причинам.

Сдача отчетности. Планировать отпуск в те месяцы, когда компания должна сдать налоговую отчетность, - табу для главного бухгалтера. Ведь даже если у вас есть грамотный заместитель, вряд ли он сможет полностью возглавить бухгалтерию в такой ответственный момент. Однако, несмотря на необходимость придерживаться этого незыблемого ограничения, отметим один положительный момент. С этого года главный бухгалтер может чаще бывать в отпуске, чем это было раньше. Ведь теперь не нужно отчитываться по НДС каждый месяц: налоговым периодом для всех компаний является квартал.

Комментирует Евгения Коробова, бухгалтер ОАО «Единая Европа СБ»:

- В нашей компании, к сожалению, нет взаимозаменяемости. Поэтому никто из сотрудников бухгалтерии не планирует отпуск в отчетный период. Об этом правиле мы все знаем и учитываем его еще при составлении графика отпусков на ближайший год. Зато после сдачи отчетности могу спокойно взять две недели. В это время какие-то задачи могут решить коллеги, а остальное - я сама, когда вернусь из отпуска. И еще одно правило. Во время отпуска я стараюсь находиться всегда на связи с начальством. Однако до отпуска я с руководством договариваюсь, в каких случаях мне можно звонить. Например, в компанию знают, что за границу звонить нежелательно. Только если возникли крайне важные вопросы.

Запланировать отпуск так, чтобы он не выпал на сдачу отчетности, гораздо проще, чем предугадать, не придут ли в отсутствие главбуха с проверкой налоговые инспекторы.

Налоговая проверка. Принято считать: самое неприятное, что может случиться во время отпуска главного бухгалтера, - налоговая проверка. Не менее волнительной является ситуация, когда проверка начинается за пару дней до начала отдыха. Стоит ли главбуху отказываться от долгожданного отпуска в таких случаях? Далеко не всегда. Объясним.

Для проверяющих из ИФНС главное - получить от компании интересующие их документы (на подготовку бумаг, согласно статье 93 Налогового кодекса РФ, отводится 10 дней). А вот постоянное присутствие на фирме во время проверки главного бухгалтера вовсе не обязательно. Однако очевидно, что главбух как никто другой может оперативно и правильно ответить на вопросы инспекторов.

Поэтому, если инспекторы нагрянули с проверкой за несколько дней до вашего отпуска, имеет смысл проконтролировать подготовку и сдачу документов налоговикам, а уже потом отправляться отдыхать.

Собираясь в отпуск, проинструктируйте подчиненных насчет того, как взаимодействовать с проверяющими, пока вы будете отсутствовать.

Основной принцип - поменьше самостоятельности. Прежде чем представлять какие-нибудь объяснения или документы проверяющим, сотрудники бухгалтерии должны связаться с вами по телефону и посоветоваться. Если налоговики затребовали те документы, передачу которых вы хотите проконтролировать лично, пусть ваши коллеги попросят налоговиков об отсрочке. Сделать это позволяет та же статья 93 Налогового кодекса РФ. Причина, по которой подчиненные могут попросить об отсрочке, - запрошенные документы хранятся в сейфе, ключ от которого есть только у главного бухгалтера. Написать подобное ходатайство нужно на имя руководителя ИФНС.

На практике инспекторы обычно идут навстречу компаниям, главный бухгалтер которых находится в отпуске, и разрешают представить документы позже.

Застраховаться от неприятностей стоит и тем главным бухгалтерам, которых минула налоговая проверка до начала отпуска. Оставьте подчиненным те же самые инструкции: пусть проявляют поменьше самостоятельности при общении с проверяющими, не спешат представлять им объяснения и документы, предварительно советуются с главбухом по телефону.

Может так оказаться, что ваш отпуск закончится раньше, чем истечет десятидневный срок, предусмотренный законодательством для представления документов в рамках налоговой проверки. И вы сами успеете принять непосредственное участие в подготовке бумаг для налоговиков.

Комментирует Валентина Степанова,
главный бухгалтер ОАО «Торговый Дом "ГУМ"»:

- Прежде чем планировать отпуск, я зондирую почву - не станут ли нашу компанию проверять в ближайшее время. Если на фирме планируется проверка, то отпуск я могу в связи с этим перенести на более благоприятный период. Однако если причин для переноса отпуска нет, то уезжаю, но все равно остаюсь на связи 24 часа в сутки. В нашей компании это правило не только для главного бухгалтера, но и для любого сотрудника руководящей должности.

На кого главбуху оставить дела

У главбуха есть заместитель. В крупных компаниях у главного бухгалтера, как правило, есть заместитель, который временно может решать все вопросы отдела. Если это как раз ваш случай, то в преддверии отпуска вам придется сделать следующее. Во-первых, детально обговорить со своим заместителем, какие вопросы он уполномочен решать в отсутствие главбуха, а что лучше перенести на потом. Во-вторых, необходимо проинформировать сотрудников компании, кто остается в бухгалтерии за главного.

У главбуха нет заместителя. В маленьких компаниях главному бухгалтеру зачастую оставить дела не на кого. Во время его отпуска часть срочной работы может взять на себя директор (например, подписание документов за главбуха). А рядовые бухгалтеры продолжают вести свои дела (набивать платежки, оформлять «первичку»). С единственной разницей, что сотрудников бухгалтерии в этот период никто не контролирует. Поэтому в преддверии отпуска главному бухгалтеру, у которого нет заместителя, следует предпринять ряд шагов, позволяющих застраховаться от возможных ошибок коллег. Например, заранее обговорить, контракты на какую сумму не должны заключаться, пока вы не вернетесь из отпуска. Еще одна мера - поручить самому ответственному сотруднику бухгалтерии контролировать качество работы на важнейших участках. Скажем, проверять правильность заполнения платежных поручений.

Но все-таки сложнее всего уйти в отпуск тем бухгалтерам, которые самостоятельно ведут учет без помощников. Если бухгалтерия вашей компании состоит из одного человека, то вести текучку (оформлять первичные документы, набивать платежки) в ваше отсутствие может помочь сторонняя компания. Летом многие небольшие аудиторские компании предоставляют услуги по ведению текущего учета. Готовность оказывать такие услуги в период отпусков объясняется тем, что лето - не сезон для аудиторских проверок.

Комментирует Раиса Костина, генеральный директор аудиторско-консультационной фирмы «Ажур»:

- Аудиторские компании берутся за ведение учета клиентов. Если вы решили привлечь временного специалиста, при передаче дел нужно четко обозначить круг его обязанностей, передать необходимые документы и написать, каких результатов ожидаете на выходе. Лучше всего эти моменты прямо прописать в договоре. Можно отметить такую тенденцию: чаще всего услугу по временному ведению учета заказывают иностранные компании, а также мелкие и средние фирмы. Небольшие фирмы не по обороту, а по численности сотрудников.

Найти временного бухгалтера можно через кадровые агентства. Причем обращаться желательно именно в те кадровые службы, которые занимаются подбором временных работников. Начинать искать замену лучше заранее, хотя бы за месяц до отпуска.

Как застраховаться от преждевременного возвращения из отпуска на работу

Формально генеральный директор имеет право отозвать главбуха из отпуска досрочно, если в этом есть необходимость. Сделать это позволяет статья 125 Трудового кодекса РФ. Правда, отзыв допускается только с согласия отпускника. В таком случае часть неотгуленного отпуска переносится на любое удобное для главного бухгалтера время. В этом или следующем году. Но несмотря на трудовое законодательство, вряд ли кому из отпускников понравится желание руководства прервать отдых. Поэтому имеет смысл заранее обговорить с директором, в каких случаях отзыв из отпуска может быть оправдан. Как показывает практика, начальству свойственно переоценивать серьезность многих ситуаций.

Летняя инструкция для сотрудников бухгалтерии

Доводим до вашего сведения, что в период с 1 по14 августа 2008 года включительно Ирина Александровна Соколова, главный бухгалтер ООО «Восход», будет находиться в отпуске. В указанный выше период времени руководство бухгалтерии возлагается на Ольгу Николаевну Смирнову, заместителя главного бухгалтера ООО «Восход». В связи с этим убедительная просьба к подразделениям компании обращаться к Ольге Николаевне Смирновой в следующих случаях.

1. Подписание документов, форма которых предусматривает реквизит «подпись главного бухгалтера».
2. Оплата счетов поставщиков.
3. Оформление и оплата документов, связанных с командировками.

Доводим до сведения всех подразделений ООО «Восход», что в период с 1 по 14 августа 2008 года включительно не допускаются без личной подписи генерального директора следующие действия.
1. Заключение контрактов на сумму, превышающую 1 000 000 руб. (в том числе НДС).
2. Заключение контрактов с поставщиками независимо от суммы счета, не предоставившими копию выписки из ЕГРЮЛ.
3. Оплата расходов на сумму, превышающую 500 000 руб. (в том числе НДС).
4. Представление каких-либо пояснений и документов, связанных с деятельностью компании, сторонним пользователям (налоговой инспекции, милиции, партнерам и т. д.).

Материал подготовила Дарья Коротина,
корреспондент журнала «Главбух»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка