Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Типичные ошибки, которые инспекторы обнаруживают при проверке отпускных

7 августа 2008 8064 просмотра

, консультант-методолог ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

, эксперт журнала «Главбух»

Для расчета отпускных установлены крайне сложные запутанные правила. Естественно, возникает вопрос: а что будет в случае ошибки? И насколько велика вероятность того, что кто-то ее вообще найдет? Мы выяснили, какие именно типовые нарушения инспекторы ищут при проверках отпускных.

Какие ошибки ищут налоговые инспекторы

Ошибка 1. В расчет включили премии, не относящиеся к системе оплаты труда

Сами отпускные налоговые инспекторы пересчитывают редко. Однако такое случается, и особенно это касается премиальных выплат. Дело в том, что далеко не каждую премию надо учитывать при начислении отпускных.

В расчет среднего заработка включают только суммы, входящие в систему оплаты труда (п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Систему оплаты труда образуют как зарплата, так и премии, которые указаны в положениях об оплате труда или премировании и на которые есть ссылка в трудовом договоре. При этом во внутренних положениях должно быть четко прописано, на какую премию и за какие показатели работник может рассчитывать.

Величина премии не должна зависеть только от воли руководящих должностных лиц. Если размер премии определяется исключительно директором исходя из собственных приоритетов, то это уже не системная выплата и входить в расчет среднего заработка она не должна, даже если остальные условия соблюдены.

Ошибка 2. НДФЛ с отпускных заплатили только в конце месяца

Инспекторы считают, что дата получения дохода по отпускным — это день их выплаты сотруднику. Поэтому НДФЛ необходимо перечислить в бюджет в следующие сроки:
— в день получения из банка денег на выплату отпускных;
— в день перечисления отпускных на счет сотрудника в банке (если отпускные перечисляют на карточку);
— не позднее следующего дня после выплаты отпускных из кассы (если отпускные выдают через кассу из других источников, например наличной выручки).

Данные сроки установлены пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

То есть особенность тут в том, что нельзя откладывать уплату НДФЛ в бюджет до конца месяца. А организации так делают, чтобы перечислять налог сразу и с зарплаты, и с отпускных, выданных в течение месяца. Но такой подход инспекторы считают ошибкой. Более того, даже с тех отпускных, которые относятся к следующему месяцу, следует платить налог сразу, в момент выдачи. Объясняется это тем, что оплату отпуска нельзя отнести к доходам, полученным сотрудником за выполнение трудовых обязанностей. Ведь во время отпуска от этих обязанностей работник свободен (ст. 106, 107 Трудового кодекса РФ). Именно по-этому датой получения дохода будет не последний день месяца (как при оплате труда), а момент выплаты дохода (п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ).

Изложенная точка зрения приведена в письме Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49. И при проверках инспекторы придерживаются именно такого подхода.

Отметим, что в принципе существуют аргументы, которые могут помочь компании отстоять в суде иную позицию. А именно что НДФЛ с отпускных можно перечислять в конце месяца вместе с зарплатой. Ведь порядок расчета и выплаты отпускных регламентирует статья 139 Трудового кодекса РФ. Эта статья входит в главу 21 «Заработная плата». Получается, что отпускные все-таки относятся к выплатам, связанным с оплатой труда. Также можно упирать на то, что средний заработок, сохраняемый за работником на время отпуска, является частью оплаты труда.

Вот примеры дел, когда судей убедили данные аргументы: постановления ФАС Уральского округа от 4 марта 2008 г. № Ф09-982/08-С2, ФАС Северо-Западного округа от 21 декабря 2006 г. № А56-59032/2005.

Но, увы, арбитражная практика по этой проблеме противоречива. Есть дела, когда решение было принято в пользу налоговых инспекций: постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2008 г. № А05-5345/2007. Проигравшей компании пришлось заплатить пени за задержку с уплатой НДФЛ.

Поэтому организация должна решить сама, что проще — напечатать лишнюю платежку и отнести в банк или заплатить пени, сумма которых невелика.

Ошибка 3. В налоговом учете отпускные не распределены по месяцам

По правилам, если отпуск приходится на разные периоды (скажем, декабрь и январь), надо отдельно посчитать сумму отпускных в каждом месяце. И соответственно, включить выплаты в базу по налогу на прибыль в разных периодах. Обоснование тут такое. К отпускным применяется общий принцип — они признаются в качестве расхода в том отчетном периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Если же всю сумму отпускных включить в расходы в том месяце, когда их выдали, то в данном периоде будет недоплата по налогу на прибыль. И инспекторы могут начислить недоимку, штраф и пени.

Ошибка 4. ЕСН не начислили сразу со всей суммы отпускных

Данная ошибка также связана с отпусками, которые затрагивают два соседних месяца. Бухгалтеры часто сомневаются: как правильно начислять ЕСН в таком случае — сразу на всю сумму выплаты или в каждом из месяцев, на которые приходится отдых? Правильный вариант первый. То есть соцналог следует начислить в полной сумме в том месяце, когда отпускные начислены. Ведь в целях расчета ЕСН датой осуществления выплаты считается день, когда сумма была начислена работнику. Это следует из статьи 242 Налогового кодекса РФ и подтверждено в письме Минфина России от 21 сентября 2007 г. № 03-04-06-02/192.

Поэтому если организация начислит соцналог только на ту часть отпускных, которая приходится на месяц их выплаты, то инспекторы могут начислить штраф за недоплату налога.

Ошибка 5. Заработок за время командировки учтен при расчете отпускных

Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, за то время, пока сотрудник был в командировке, ему полагается средний заработок. И в соответствии с подпунктом «а» пункта 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы данные суммы, а также само время командировки учитывать при расчете отпускных не следует.

Однако во многих организациях практикуется выплата командированным работникам не среднего заработка, а должностного оклада. В результате же и время командировки, и выплаченный за этот период оклад учитываются при расчете отпускных. Такой подход инспекторы посчитают ошибкой. И будут правы. Ведь в данном случае неправильно оплачивается командировка. А из-за этого неверно рассчитаны и отпускные.

На наш взгляд, чтобы не возникало подобных проблем, лучше оплачивать время командировки как положено — исходя из среднего заработка. Но при этом для его расчета в локальном нормативном акте организации можно установить иной период — не 12 месяцев (другой период надо применять ко всем сотрудникам). Сделать это позволяет статья 139 Трудового кодекса РФ. Главное, чтобы в итоге сумма, выданная сотруднику, не была меньше среднего заработка, рассчитанного исходя из 12 месяцев. И в любом случае нельзя учитывать время командировки и оплату за этот период при начислении отпускных.

Ошибка 6. Неверный расчет отпускных при переводе сотрудника

Переводы сотрудников бывают вызваны разными причинами и оформляться могут по-разному. Именно из-за этого здесь нередко встречаются ошибки в расчетах отпускных.

Первый случай — сотрудника уволили в порядке перевода в другую компанию. В этом случае на старом месте работы ему должны выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска. Ведь при переводе трудовой договор с прежней фирмой расторгают — пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса РФ. А компенсацию начисляют при увольнении по любому основанию (ст. 127 Трудового кодекса РФ). Соответственно, при расчете отпускных на новом месте работы уже не надо будет учитывать заработок сотрудника за период работы до перевода.

Второй случай — сотрудника перевели на работу в другое подразделение компании. В этой ситуации трудовой договор не расторгается, компенсация за неиспользованный отпуск не выплачивается. Ведь обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Соответственно, они не могут быть самостоятельными работодателями (ст. 20 Трудового кодекса РФ). Таким образом, если сотрудника перевели из одного подразделения в другое, смены работодателя не произошло. Именно поэтому при расчете отпускных после перевода необходимо учесть и тот заработок, который был начислен до этого события. Конечно, если он попадает в расчетный период. Аналогично нужно поступать, если перевод сотрудника был связан с реорганизацией компании.

Третий случай — внешнего совместителя переводят на основное место работы. Здесь все зависит от того, как именно был оформлен перевод. Если трудовой договор расторгли и заключили новый, заработок за время работы совместителем не будет учитываться при расчете отпускных в дальнейшем. Если же увольнение не оформляли, то, когда сотрудник пойдет в отпуск, уже не будучи совместителем, при расчете отпускных необходимо учесть в том числе и ту зарплату, которую ему начисляли за совместительство. При условии, что она попадает в расчетный период.

Какие ошибки ищут трудовые инспекторы

Ошибка 1. Отсутствие или нарушение графика отпусков

И то, что графика отпусков нет вообще, и то, что он нарушается, инспекторы считают за ошибку. Ведь согласно статье 123 Трудового кодекса, данный график обязателен как для работодателей, так и для сотрудников. А потому за названные нарушения компанию могут оштрафовать по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (или приостановить деятельность на срок до 90 суток).

Однако организациям стоит иметь в виду следующее.

Отсутствие графика отпусков — длящееся нарушение. И за него трудовые инспекторы могут оштрафовать в любой момент, когда бы не пришли с проверкой. У них на это есть два месяца с момента, когда они обнаружили ошибку.

А вот несоблюдение графика отпусков не является длящимся нарушением. Поэтому привлечь к ответственности за данную ошибку проверяющие имеют право только в течение двух месяцев после того, как она была совершена. Это следует из пункта 1 статьи 4.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. То есть тут отсчет времени для инспекторов идет не от момента обнаружения ошибки, а от дня ее совершения организацией.

Приведем пример. Трудовые инспекторы пришли с проверкой в марте. Обнаружили, что сотрудник Иванов по графику должен был пойти в отпуск в феврале, но фактически не пошел. Два месяца не прошло, срок давности не истек. Инспекторы вправе оштрафовать работодателя. Другое дело, если бы инспекторы пришли, скажем, в июне. Срок давности уже прошел. Значит, оштрафовать нельзя.

В связи с этим обратим внимание на такой момент. Понятно, что в реальности далеко не всегда сотрудники уходят в отпуск строго в соответствии с графиком, который утверждается еще до начала года. Однако это не означает, что каждая такая си-туация — повод для штрафа. Тут главное правильно оформить документы. Итак, если сотрудник идет в отпуск не по графику, ему необходимо написать заявление, на котором должна стоять виза непосредственного руководителя. А кадровику следует внести изменения в график отпусков. Форма № Т-7, по которой составляют графики, позволяет это сделать (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Ошибка 2. Отпускные не выданы за три дня до начала отдыха

То, что оплатить отпуск следует не позднее чем за три дня до его начала, установлено статьей 136 Трудового кодекса РФ. Если данный срок будет нарушен, то у трудовых инспекторов появится основание оштрафовать компанию все по той же статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обратите внимание: даже если выдать отпускные после окончания отдыха просит сам сотрудник, то работодатель не вправе идти ему навстречу.

Ошибка 3. Сотрудник не извещен о начале отпуска

О дате начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до первого дня отдыха. Причем известить сотрудника следует под роспись (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Тут возможно два способа. Можно составить специальное уведомление в свободной форме. А можно просто оформить приказ о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6 за две недели до отпуска. И сотруднику надо будет расписаться в этом приказе. Тогда и отдельное уведомление не понадобится.

Чаще всего в компаниях так и делают — составляют приказ. Главное тут не опоздать с составлением данного документа.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка