Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как настроить вашу «1С» под новые кассы

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Назвали условия, при соблюдении которых компания может хранить документы в электронном виде

20 августа 2008 859 просмотров

, ведущий редактор-эксперт журнала «Документы и комментарии»

Минфин России не возражает против того, чтобы компании хранили «первичку» и учетные регистры в электронном виде. Но при выполнении двух условий: законодательство должно допускать возможность составлять и хранить документ в электронном виде, и на нем должна стоять электронно-цифровая подпись (ЭЦП).
Однако практика работы с такими документами еще не сложилась. Поэтому скорее всего налоговики по-прежнему будут требовать бумаги.

ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 24.07.08 № 03-02-07/1-314

ОТКАЗ ОТ БУМАГ ПОРОЖДАЕТ ВОПРОСЫ

Главное финансовое ведомство назвало два условия, при соблюдении которых компания вправе держать первичные и учетные документы в электронном виде. Во-первых, законодательство не должно запрещать такой способ хранения документов. Во-вторых, документы должны быть заверены ЭЦП (см. справку «Что такое электронный документ»).

По сути, проблема перехода на электронный документооборот сводится к трем вопросам.

Не нарушит ли компания законодательство, если будет хранить «первичку» и регистры в электронном виде?

Обладает ли электронный документ такой же юридической силой, как документ, составленный на бумаге? Например, можно ли получить вычет по электронному счету-фактуре и подтвердить расходы электронными документами?

Примут ли налоговики электронные версии документов, затребованных в ходе проверки?

НЕ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ РАЗРЕШЕНО ХРАНИТЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Ничто не мешает компании хранить в электронном виде «первичку», а также регистры налогового и бухгалтерского учета. Такой вывод следует из статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и статьи 314 НК РФ.

А вот книгу покупок и книгу продаж нельзя хранить в электронном виде (п. 28 Правил (Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914).)). Эти книги разрешается только вести в электронном виде. А по окончании каждого периода их нужно распечатывать, страницы сшивать, нумеровать и скреплять печатью.

КОГДА У НАЛОГОВИКОВ МОГУТ ВОЗНИКНУТЬ ПРЕТЕНЗИИ

Что касается юридической силы электронных документов, ясность есть лишь в отношении «первички», которая оформляется по гражданско-правовым сделкам. Первичные документы можно подписывать ЭЦП, если стороны предусмотрели это в договоре (ст. 1 Закона № 1-ФЗ и ст. 160 Гражданского кодекса РФ). Таким образом, реальность сделок и расходы по ним можно подтвердить электронными договорами, актами, платежными документами и пр.

На вопрос о том, имеет ли силу счет-фактура, подписанный ЭЦП, сегодня нет однозначного ответа. С одной стороны, налоговики считают, что по такому счету-фактуре заявить вычет нельзя (письмо ФНС России от 14.02.05 № 03-1-03/210/11). Аргумент - в Налоговом кодексе не сказано, что счет-фактуру можно заверять ЭЦП. С другой стороны, в кодексе также не сказано, что это запрещено. На данный факт обратили внимание судьи ВАС РФ в определении от 21.12.07 № 17220/07.

Счет-фактура должен быть подписан уполномоченным лицом (п. 6 ст. 169 НК РФ). Но нет оговорки о том, что это должна быть только собственноручная подпись. Арбитражной практики по спорам о том, можно ли заявить вычет по электронному счету-фактуре, нет. В такой ситуации велика вероятность, что налоговики откажут в вычете по счету-фактуре, подписанному ЭЦП. Исход спора, если компания будет искать защиты в суде, спрогнозировать сложно.

НЕТ РЕГЛАМЕНТА ПРОВЕРКИ ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЕННЫХ ЭЦП

Помимо электронной отчетности, налоговики должны принимать и другие документы, заверенные ЭЦП. Так, в пункте 3 статьи 80 НК РФ сказано, что компании вправе представить в электронном виде документы, которые прилагаются к налоговой декларации. Например, экспортеры представляют вместе с декларацией по НДС пакет документов, подтверждающих право на нулевую ставку.

Технология использования электронно-цифровой подписи позволяет установить подлинность электронных документов организации и ее контрагентов. Чтобы проверить электронный документ, необходимы специальные технические средства (оборудование, программное обеспечение). У налоговиков они есть. Однако пока не установлена процедура работы с такими документами. Поэтому действия проверяющих предсказать сложно.

Михаил Анучин, руководитель отдела федеральных проектов ЗАО «ПФ "СКБ Контур"», описал, как может проходить ревизия документов, заверенных ЭЦП:

Если налоговики согласятся принять документы с ЭЦП, есть три варианта развития событий.

1. Инспекторы не проверяют легитимность подписей и работают только с содержанием документов. Организация может передать налоговикам файлы, а также их распечатки, заверенные печатью компании и подписью уполномоченного должностного лица.

2. Налоговики захотят убедиться в подлинности подписи. В этом случае им понадобятся: документ (файл) с ЭЦП; сертификаты ЭЦП, выданные компании и ее контрагенту удостоверяющим центром; программа для проверки ЭЦП. Наши клиенты, например, получают такую программу по умолчанию на установочных дисках. В присутствии инспекторов в программу загружаются документ и все ЭЦП, которыми он подписан. Результатом работы программы будут серийные номера сертификатов цифровых подписей. Этот результат свидетельствует о том, что документ не был изменен. Далее ревизоры смогут сравнить полученные номера с номерами, которые указаны в предъявленных компанией сертификатах ЭЦП. Если они совпадают, значит, документ был подписан лицами, на которых выданы сертификаты. Налоговики обратят внимание и на период действия сертификатов. Кроме того, желательно, чтобы у компании были заверенные копии приказов о назначении на должности лиц, которые подписали электронный документ.

3. Подлинность документов подтверждает удостоверяющий центр. Файлы с документами, которые представила компания, налоговики передают в указанный центр на платную экспертизу. В таком случае инспекторы получают официальное заключение о действительности подписей.

По сути, процедура проверки электронных документов аналогична такой процедуре для бумажных документов. Какие действия предпримут налоговики, чтобы проверить, кому принадлежит подпись в бумажном документе? Сначала потребуют у компании подтверждение, что такой документ заверен уполномоченным лицом. Если у контролеров возникнут подозрения, что на самом деле документ подписал другой человек, они закажут графологическую экспертизу подписи.

Тем не менее, пока не принят регламент работы с электронными документами, инспекторы по-прежнему больше будут доверять бумагам.

ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, называется электронным. Обязательный реквизит такого документа - ЭЦП. Она позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ, а также защищает документ от подделки и исправлений. Такая подпись заменяет собственноручную. Получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре. Эти положения закреплены в Федеральном законе от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 1-ФЗ).

Если компания сдает налоговую отчетность в электронном виде, значит, у нее уже есть цифровая подпись. Скорее всего эту ЭЦП можно использовать для того, чтобы обмениваться электронной «первичкой» с контрагентами и подписывать учетные регистры. Но все-таки лучше убедиться в этом, проверив, что указано в сертификате на ЭЦП.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка