Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Многие проблемы с командировочными расходами решены

7 ноября 2008 4298 просмотров

, государственный советник РФ 2-го класса, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости

, ведущий эксперт журнала «Главбух»

25 октября 2008 года вступило в силу новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Отменены некоторые устаревшие ограничения, введены разные правила оформления поездок в страны СНГ и дальнее зарубежье, уточнены многие неясные моменты.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Оно фактически заменяет Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Но в отличие от нее новое Положение распространяется не только на командировки внутри страны, но и на служебные поездки за рубеж.

Напомним, что Инструкция № 62 применялась в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. В то же время понять, какие требования этого документа актуальны, а какие нет, было сложно. Более того, некоторые нормы Инструкции не учитывали современные реалии. Из-за этого у компаний возникало множество споров с налоговыми инспекторами (которые, как водится, трактовали законодательство в свою пользу). Будем надеяться, что теперь количество претензий значительно сократится.

Направлять в командировки можно только штатных работников

Служебные поездки работников, которые трудятся по договорам подряда, оформлять в виде командировок нельзя. Направлять в такие поездки можно лишь работников, с которыми у организации заключены трудовые договоры. В отличие от Инструкции № 62 в новом постановлении № 749 об этом сказано четко (п. 2 Положения).

Заметим, что фактически данное правило применялось и раньше. Дело в том, что командировка — это понятие из Трудового кодекса РФ. А на работников, с которыми заключен гражданско-правовой договор, трудовое законодательство не распространяется (ст. 11 Трудового кодекса РФ). Кроме того, тот факт, что поездки «внештатников» не являются командировками, следует и из определения этого термина, которое приведено в статье 166 Трудового кодекса РФ. Там сказано, что под командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Несмотря на это, раньше вопросы об оформлении поездок «внештатников» возникали. Теперь они отпали сами собой. Все условия, которые связаны с поездками «внештатника» в другую местность, нужно прописывать в заключенном с ним гражданско-правовом договоре. Там же должен быть оговорен и порядок возмещения всех связанных с поездкой затрат. Если же необходимость поездок изначально в договоре не предусмотрена, следует заключить к нему дополнительное соглашение (ст. 450 Гражданского кодекса РФ).

Срок командировки теперь не ограничен

Устанавливать сроки командировок работодатели теперь вправе самостоятельно — с учетом объема, сложности и других особенностей служебных поручений. Об этом сказано в пункте 4 Положения. Никаких ограничений по предельному сроку служебных поездок этот документ не предусматривает.

Таким образом, с 25 октября 2008 года ограничения по сроку будут действовать лишь в отдельно предусмотренных Правительством РФ случаях. В частности, в отношении служебных поездок иностранцев. Так, если в командировку направлен иностранец, временно пребывающий в России, ее длительность в других субъектах РФ не должна превышать 10 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу (п. 1 постановления Правительства РФ от 17 февраля 2007 г. № 97). Если же речь идет об иностранце, который временно проживает в России, срок командировки не должен превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев (п. 2 постановления Правительства РФ от 17 февраля 2007 г. № 97).

Напомним, что пункт 4 Инструкции № 62 разрешал отправлять работников в командировки не более чем на 40 дней (а для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ — не более чем на год). При этом предельные сроки командировок чиновники распространяли не только на российские, но и на заграничные поездки (письмо Минфина России от 28 сентября 2007 г. № 03-04-06-01/335). Хотя, по нашему мнению, убедительных оснований для этого не было. Ведь единственным документом, регулирующим порядок направления работников в зарубежные поездки, был Трудовой кодекс РФ. Никаких ограничений по срокам таких поездок он не содержит. А Инструкция № 62 отношения к загранкомандировкам не имела (что следовало из ее названия).

Списать расходы на командировку теперь можно независимо от ее срока. Раньше, если служебная поездка длилась больше положенного срока, у компании возникали проблемы с признанием командировочных расходов при расчете налога на прибыль. Уменьшать на них налогооблагаемые расходы в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ налоговики не разрешали. И Минфин России их поддерживал (письмо от 28 марта 2008 г. № 03-03-06/2/30). Объяснялось это тем, что слишком длительные поездки по сути являются не служебными командировками, а переводом на работу в другую местность (письмо Минфина России от 25 января 2008 г. № 03-04-06-01/22). Теперь таких проблем не будет.

Возмещение командировочных затрат «зарплатными» налогами не облагается. Пользуясь вышеописанной логикой, налоговики приравнивали длительные командировки к переводу на работу в другую местность и при проверках «зарплатных» налогов. В результате суммы расходов, возмещаемых работникам в связи с такими поездками, они включали в базу по НДФЛ, ЕСН, пенсионным взносам и взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. С появлением постановления Правительства РФ № 749 должны уйти в прошлое и такие прецеденты.

Длительная командировка не означает, что открыто обособленное подразделение. У отмены предельных сроков командировок есть и еще один плюс. Раньше в ситуациях, когда они были превышены, налоговики заявляли, что по месту длительной деятельности работника создано обособленное подразделение. Напомним, что его основные признаки таковы:
— фактическое место деятельности работника территориально удалено от организации;
— в этом месте оборудовано стационарное рабочее место;
— это место создано на срок более одного месяца.

Об этом сказано в статье 11 Налогового кодекса РФ. Обнаружив факт «сверхлимитной» командировки, налоговики заявляли, что все приведенные в этой статье условия выполнены. А значит, компания должна поставить обособленное подразделение на налоговый учет по его местонахождению. Если же этого сделано не было, ей грозил штраф по статье 116 или 117 Налогового кодекса РФ. Вероятно, теперь таких претензий возникать не будет.

Оформлять командировки по России и в страны СНГ нужно по новым правилам

Утвердив постановление № 749, Правительство РФ скорректировало некоторые требования к командировочным документам. Большинство поправок относятся к ситуациям, которые раньше вызывали споры с налоговиками.

Подтвердить срок поездки без командировочного удостоверения нельзя. Заметим, что на практике налоговики требовали применять это правило и раньше. И Минфин России их поддерживал. В частности, о необходимости командировочного удостоверения чиновники сообщили в письме от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89. Свою позицию они обосновали тем, что отметки о прибытии человека в пункт назначения и, соответственно, выбытии из него проставляются именно в этом документе. А такие документы, как приказ и служебное задание, отражают лишь намерение руководителя отправить работника в рабочую поездку.

В то же время пункт 2 Инструкции № 62 разрешал наряду с удостоверением оформлять приказ о направлении в командировку. Из этого некоторые бухгалтеры делали вывод, что вместо командировочного удостоверения компании достаточно выписать приказ о направлении в служебную поездку. Правда, доказывать правомерность этого вывода нередко приходилось в суде. И арбитражные судьи признавали, что для подтверждения длительности достаточно приказа, проездных билетов и счетов за проживание в гостинице. Примеры тому — постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 7 мая 2007 г. № Ф04-2644/2007(33834-А45-14) и ФАС Уральского округа от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2.

Теперь у налоговиков появится дополнительный повод требовать командировочные удостоверения. Дело в том, что в отличие от Инструкции № 62 в новом Положении не только говорится, что выписывать удостоверение нужно. Пункт 7 этого Положения еще и называет его документом, подтверждающим фактический срок пребывания в поездке. Этот срок определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него. Правила расчета этого срока не изменились.

Командировочное удостоверение понадобится и при однодневных командировках. Раньше выписывать его в этой ситуации было необязательно. На этот счет было четкое указание в пункте 2 Инструкции № 62. Новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки подобного указания не содержит. Это означает, что с 25 октября 2008 года к однодневным командировкам нужно будет применять те же требования, что и к более длительным.

Требовать удостоверение будут и при служебных поездках в страны СНГ. Теперь командировочное удостоверение будет необходимым документом и в ситуациях, когда местом назначения служебной поездки является государство — участник СНГ, с которым у России заключено межправительственное соглашение о въезде и выезде без пограничных отметок о пересечении границы. Об этом сказано в пункте 15 Положения.

Инструкция № 62 подобного правила не содержала. Найти его можно было лишь в пункте 3 постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812. Однако этот документ утвержден для предприятий, которые финансируются из федерального бюджета. А коммерческие организации применять его не обязаны. Таким образом, формально при отправлении работников в служебные поездки в страны СНГ оформлять командировочные удостоверения не требовалось.

Из-за этого у компаний возникали проблемы с доказательством длительности командировки. Дело в том, что при отсутствии как удостоверения, так и отметок о пересечении границы налоговики считали командировочные расходы документально неподтвержденными. И соответственно, во-первых, не позволяли учитывать их при расчете налога на прибыль. А во-вторых, требовали платить с выплат командированным «зарплатные» налоги.

Оспорить данный подход организации могли лишь в суде. Один из примеров тому — постановление ФАС Уральского округа от 10 января 2008 г. № Ф09-10916/07-С3. В нем судьи признали, что в подобной ситуации подтвердить пересечение работником границы можно расписанием движения поездов.

Служебное задание станет необходимым документом. Это следует из пунктов 6 и 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. В пункте 6 сказано, что в служебном задании руководитель организации должен указать цель командировки. А пункт 26 требует, чтобы по возвращении из поездок работники составляли письменные отчеты о выполненной работе. Очевидно, что удобнее всего это делать, используя бланк служебного задания. Ведь он содержит необходимые для этого графы.

В Инструкции № 62 подобных правил не было. Поэтому раньше не все бухгалтеры рассматривали служебное задание как необходимый документ. Однако в настоящее время недооценивать его важность мы не советуем. Дело в том, что велика вероятность, что при его отсутствии налоговики будут считать командировочные расходы неподтвержденными. И соответственно, не разрешат учитывать их при расчете налога на прибыль.

Утверждены правила оплаты заграничных командировок

Раньше порядок возмещения расходов по загранкомандировкам был прописан лишь для учреждений, финансируемых из госбюджета (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812). А для коммерческих организаций официальных правил не было. Теоретически в такой ситуации эти правила можно было разработать самостоятельно, утвердив их, например, приказом руководителя. В то же время налоговики предпочитали, чтобы компании ориентировались на постановление № 812.

Новое «командировочное» Положение решило и эту проблему. Нюансам возмещения расходов по заграничным командировкам посвящены пункты 15—23 этого документа. Сразу скажем: большинство приведенных в нем правил взято из постановления № 812. Поэтому тем, кто руководствовался им и раньше, перестраиваться не придется. Однако отдельные нововведения в Положении все же есть.

При зарубежных поездках командировочные удостоверения не нужны. Новое Положение подтверждает, что правило осталось неизменным. Исключение (как мы уже говорили выше) — поездки в страны СНГ, на границах с которыми не проставляются отметки о въезде или выезде. Длительность пребывания в таких поездках Положение требует подтверждать командировочными удостоверениями. Оформлять их нужно по тем же правилам, которые установлены для «российских» командировок.

«Заграничные» суточные будут начисляться по старым правилам. Прежними остались и правила выплаты суточных в ситуации, когда перед выездом за границу работник перемещается по территории России. За дни нахождения в нашей стране суточные начисляются по норме, установленной для внутренних командировок. А со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется работник. Со дня обратного пересечения границы при въезде в Россию вновь применяется «российская» норма.

Если же за время командировки работник посещает несколько стран, то нормы, установленные для каждого государства, нужно использовать начиная со дня въезда в страну. Эта дата определяется по отметкам пограничной службы в паспорте работника.

И еще один нюанс. При зарубежных командировках суточные выплачиваются, даже если работник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Начислить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных для зарубежных командировок (п. 20 Положения).

Установлен перечень дополнительно возмещаемых расходов. Он приведен в пункте 23 нового Положения. В нем сказано, что при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
— обязательные консульские и аэродромные сборы;
— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
— иные обязательные платежи и сборы.

Заметим, что ни в постановлении № 812, ни в Инструкции № 62 подобного перечня нет. Из-за этого у компаний были проблемы, в частности, с признанием при расчете налога на прибыль расходов на обязательную медстраховку. Поездки в большинство стран без оформления медицинской страховки просто невозможны. Например, без такой страховки не выдают визу в большинство стран Европы. В то же время расходы на нее в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ напрямую не предусмотрены. Это позволяло налоговикам заявлять, что они являются экономически необоснованными.

Чтобы отстоять свою правоту, компаниям приходилось напоминать, что перечень командировочных расходов, на которые можно уменьшить базу по налогу на прибыль, является открытым. Поэтому в него можно включить любые затраты, которые связаны со служебными поездками и предусмотрены в трудовом (коллективном) договоре или локальном нормативном акте. А в ситуации, когда страховой полис нужен для получения визы, утверждать, что затраты на страховку входят в состав визовых расходов. Эти расходы в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ предусмотрены напрямую.

Поскольку теперь обязанность компании возмещать затраты на обязательную медстраховку закреплена в постановлении № 749, претензии к их обоснованности должны сократиться.

Спорных командировочных расходов будет меньше

Наиболее распространенные затраты, вокруг которых должны прекратиться споры, — это оплата за проезд на такси и бронирование номеров в гостинице.

Оплачивать работникам расходы на такси не запрещено. Новое Положение предписывает возмещать работникам расходы на проезд к месту командировки и обратно в любом транспорте общего пользования. Логично предположить, что в том числе и в такси. Это следует из пункта 12 этого документа.

Раньше многие налоговики считали, что затраты на такси налогооблагаемую прибыль уменьшать не могут. Такой вывод они делали из пункта 12 Инструкции № 62. Он предписывал фирмам возмещать расходы по проезду к месту командировки и обратно транспортом общего пользования, кроме такси. Заметим, что в последнее время Минфин России эту позицию не разделял (см. письмо от 13 апреля 2007 г. № 03-03-06/4/48). Чиновники разъясняли, что перечень расходов, который приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодек-СА РФ, является открытым. Поэтому компания вправе уменьшить налоговую базу на любые связанные с командировкой расходы. Главное, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены. Тем не менее споры с налоговиками о затратах на такси были нередки. Будем надеяться, что теперь они возникать не будут. Однако все-таки советуем прописывать возможность оплаты расходов на такси в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации. Возмещать работникам любые предусмотренные подобными документами расходы разрешает пункт 24 Положения.

Возмещать плату за бронирование жилья можно в полном размере. Об этом свидетельствует пункт 14 нового «командировочного» Положения. Там сказано, что оплачивать работникам такие расходы компания вправе «в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом». Напомним, что пункт 11 Инструкции № 62 позволял оплачивать расходы за бронирование мест в гостиницах лишь в пределах 50 процентов от возмещаемой работнику стоимости места за сутки. При этом вопрос о том, являлась ли эта норма устаревшей или нет, был спорным. Из-за этого у некоторых компаний возникали конфликтные ситуации с налоговиками. Теперь таких ситуаций быть не должно.

Можно ли сократить работника во время командировки и снизить размер суточных

КОММЕНТИРУЕТ ЧИНОВНИК
Иван ШКЛОВЕЦ, начальник правового управления Федеральной службы по труду и занятости:

— Условия финансового кризиса вынуждают некоторых работодателей существенно сокращать как штат, так и текущие затраты. В частности, под сокращение могут попасть и работники, которые в момент издания соответствующего приказа находятся в служебных командировках. Как и все остальные работники, они могут быть уволены через два месяца после того, как получат уведомление о сокращении штата. Его нужно оформить в письменном виде и вручить работнику персонально и под роспись (ст. 180 Трудового кодекса РФ). Сделать это можно либо дождавшись возвращения сотрудника по плану, либо досрочно отозвав его из поездки (по приказу руководителя). Имейте в виду: уведомление работника о сокращении по телефону или факсу юридической силы не имеет.

Теперь о размере суточных. С одной стороны, в статье 168 Трудового кодекса РФ сказано, что устанавливать их размер работодатель вправе самостоятельно. С другой стороны, существует статья 8 Трудового кодекса РФ. Она запрещает утверждать локальные нормативные акты, которые ухудшают положение работников. Таким образом, приказ руководства о снижении размера суточных будет считаться недействительным.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка