Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Отправляем пояснения по НДС не разом, а частями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Административный отпуск

25 августа 7818 просмотров
Когда работникам предоставляют административный отпуск? Какая максимальная продолжительность у неоплачиваемого отдыха? Как его отмечать в табеле учета рабочего времени? Ответы на эти вопросы - в статье.

Административный отпуск без сохранения заработной платы

Административный отпуск за свой счет — способ снизить расходы на оплату труда, сохранив штат. Камень преткновения здесь — согласие работника. Не получив его, наниматель может лишь оплатить простой в размере не менее 2/3 средней зарплаты (ст. 157 Трудового кодекса РФ). Все остальные способы снизить издержки требуют официального согласия персонала. В том числе и оформление отпуска за свой счет (ст. 128 Трудового кодекса РФ). Нарушив это правило, компания рискует быть оштрафованной по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (штраф для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб., для организации — от 30 000 до 50 000 руб.).

Административный отпуск (максимальный срок)

Для оформления отпуска за свой счет необходимо заявление работника и согласие работодателя. При этом продолжительность неоплачиваемого отдыха ограничивается временем, на которое работодатель готов отпустить сотрудника.

Между тем некоторые сотрудники могут уходить в отпуска за свой счет без согласия работодателя, подав заявление.

Льготники. Перечень этих работников, а также максимальная продолжительность их неоплачиваемых отпусков предусмотрены статьей 128 Трудового кодекса РФ. К таким сотрудникам относятся:

  •  участники Великой Отечественной войны (имеют право на неоплачиваемый отпуск до 35 календарных дней в году);
  • работающие пенсионеры по старости (имеют право на неоплачиваемый отпуск до 14 календарных дней в году);
  •  родители и жены (мужья) военнослужащих, погибших или умерших из-за ранения, контузии, увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (имеют право на неоплачиваемый отпуск до 14 календарных дней в году);
  •  работающие инвалиды (имеют право на неоплачиваемый отпуск до 60 календарных дней в году);
  •  работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (имеют право на неоплачиваемый отпуск до пяти календарных дней).

Сотрудники-учащиеся. Этим работникам компания обязана предоставлять учебные отпуска. При этом сотрудникам, обучающимся по заочной или очно-заочной форме, эти отпуска надо оплатить (ст. 173 и 174 Трудового кодекса РФ). Если же работник учится по очной (дневной) форме, то ему компания обязана предоставить неоплачиваемый отпуск. Информацию об отпусках за свой счет для сотрудников — студентов дневных отделений мы привели в таблице.

Кроме того, административный отпуск за свой счет надо предоставить работнику, сдающему вступительный экзамен в высшее или среднее специальное учебное заведение (на 15 и 10 календарных дней соответственно). И тем, кто сдает выпускные экзамены на подготовительном отделении вуза (15 календарных дней).

Совместители. Еще одна ситуация, когда работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск по заявлению работника, — это случай работы на условиях внешнего и внутреннего совместительства. Так, если по основному месту работы отпуск сотрудника больше, чем по совместительству, то по совместительству предоставляют отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 Трудового кодекса РФ).

Работники на Крайнем Севере. Обязанность предоставить неоплачиваемый отпуск есть также у компаний, работающих в регионах Крайнего Севера и в приравненных к ним районах. Работники этих компаний имеют право получить административный отпуск за свой счет на время пути к месту отдыха и обратно (ст. 322 Трудового кодекса РФ).

Сотрудники компаний, в коллективных договорах которых есть пункт о неоплачиваемом отпуске. И наконец, работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет в случаях, указанных в коллективном договоре. Например, в коллективный договор включают условие о неоплачиваемом отпуске для работников, воспитывающих детей (ст. 263 Трудового кодекса РФ).

Сотрудник имеет право на несколько отпусков за свой счет. Можно ли суммировать продолжительность неоплачиваемого отпуска, если сотрудник компании относится сразу к нескольким льготным категориям? Данный вопрос в Трудовом кодексе не урегулирован. Прямого запрета нет. Но можно провести аналогию с дополнительными отпусками, которые можно суммировать на основании статьи 120 Трудового кодекса РФ. Кроме того, стоит отметить, что, даже если работодатель предоставит гражданину «лишний» неоплачиваемый отпуск, оштрафовать его за это не смогут: соответствующая ответственность для работодателей не предусмотрена.

Административный отпуск и его особенности: стаж для ежегодного отпуска

Если сотрудник находился в отпуске за свой счет не более 14 календарных дней, весь период неоплачиваемого отдыха включают в стаж, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 121 Трудового кодекса РФ). Причем даже в том случае, когда рабочий год отработан не полностью.

Когда же продолжительность отпуска без сохранения заработной платы превысит 14 календарных дней в течение года, из стажа, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск, разницу исключают.

Пример 1
Петров И.Е. трудится в ЗАО «Иллинойс» со 2 марта 2015 года. Очередной ежегодный отпуск Петрова составляет 28 календарных дней. С 1 ноября по 31 декабря 2015 года Петров находился в неоплачиваемом отпуске. 29 января 2009 года сотрудник увольняется. Определим, за сколько дней неиспользованного отпуска сотруднику полагается компенсация.

Так как Петров приступил к работе не с начала марта, в расчет принимают не календарные, а рабочие месяцы. Такой порядок косвенно подтверждают положения пункта 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.

Время неоплачиваемого отпуска с 1 по 14 ноября (14 дней) бухгалтер включает в стаж, дающий право на отпуск, а период с 15 ноября по 31 декабря не учитывает. В итоге со 2 марта по 14 ноября 2015 года сотрудник проработал 8 полных рабочих месяцев (со 2 марта по 1 ноября) и дополнительно 13 дней (со 2 по 14 ноября). За период с 1 по 29 января 2016 года Петрову полагается отпуск как за полностью отработанный месяц.

13 дней из расчетов исключают, так как этот период составляет менее половины месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках). Следовательно, за работу со 2 марта 2015 года по 29 января 2016 года Петрову полагается компенсация за 21 календарный день отпуска (28 дн. : 12 мес. × (8 мес. + 1 мес.)).

Административный отпуск за свой счет: средний заработок

Определяя средний заработок для командировочных и отпускных, нужно исключить из расчетного периода время, которое работник находился в отпуске без сохранения заработной платы. Независимо от того, как долго продолжался неоплачиваемый отдых. Такой порядок установлен в подпункте «е» пункта 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Пример 2
Сидоров С.Ю. с 31 октября 2014 года работает в ЗАО «Ресурсы» с окладом 15 000 руб. С 1 по 7 сентября 2016 года Сидоров был в отпуске за свой счет. А значит, в сентябре он отработал 17 дней из 22. Зарплата в сентябре составила 11 590,91 руб. (15 000 руб. × 17 дн. : 22 дн.).

С 3 ноября 2016 года Сидоров был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней. Расчетный период с 1 ноября 2015 года по 31 октября 2016 года. На 17 отработанных дней в сентябре приходится 23 календарных (30 – 7). Следовательно, общее количество календарных дней, которые приходятся на расчетный период, составит:

29,3 дн. × 11 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. × 23 дн. = 344,76 дн.

Среднедневной заработок равен:

(15 000 руб. × 11 мес. + 11 590,91 руб) : 344,76 дн. = 512,21 руб.

Значит, отпускные составят:

14 дн. × 512,21 руб. = 7170,94 руб.

Определяя средний заработок для больничных, время неоплачиваемого отпуска исключают (подп. «е» п. 8 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375).

Административный отпуск по инициативе работника: пенсионный стаж

Время неоплачиваемого отпуска страховой пенсионный стаж не увеличивает. Ведь в период отпуска за свой счет компания не начисляет сотруднику зарплату. И соответственно, не платит взносы в Пенсионный фонд РФ. А согласно пункту 1 статьи 10 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, в стаж, который дает право на пенсию, включают только те периоды работы, за которые наниматель платил страховые взносы.

Административный отпуск по инициативе работодателя: стандартные вычеты по НДФЛ

Стандартные налоговые вычеты на ребенка предоставляют работнику за каждый месяц налогового периода. Такую норму содержит пункт 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ. Означает ли это, что законодатели предусмотрели возможность использовать вычеты даже за те периоды, в которых у работника не было доходов?

Допустим, сотрудник компании находился в отпуске за свой счет. В связи с этим сформировался неиспользованный вычет по НДФЛ. В письме Минфина России от 12 февраля 2009 г. № 03-04-05-01/54 чиновники пояснили, что в течение налогового периода по НДФЛ вычеты можно переносить и использовать в месяцах, в которых возникает доход. Аналогичный вывод - в постановлении Президиум ВАС РФ от 14 июля 2009 г. № 4431/09.

Пример 3
Колобков А.С. работает в ООО «Горизонты» с августа 2015 года. У него один ребенок до 18 лет. С 1 по 31 марта 2016 года Колобков находился в неоплачиваемом отпуске. С января по апрель 2016 года зарплата составила:
— в январе — 5000 руб.;
— в феврале — 7000 руб.;
— в марте зарплату не начисляли;
— в апреле — 7500 руб.

Налоговая база по НДФЛ за четыре месяца составила 19 500 руб. (5000 + 7000 + 7500). А потому в апреле Колобкову предоставляют стандартный налоговый вычет по НДФЛ.

За четыре месяца 2016 года сотруднику полагается стандартный вычет в сумме 5600 руб. (1400 руб. × 4 мес.). Следовательно, НДФЛ с января по апрель составит 1807 руб. ((19 500 руб. – 5600 руб.) × 13%).

Больничные и декретные во время административного отпуска

Допустим, с 1 по 30 сентября 2016 года сотрудник был в отпуске за свой счет. С 26 по 30 сентября он болел. В этом случае пособие по временной нетрудоспособности ему не выплачивают, руководствуясь подпунктом 1 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ. На этом же основании не оплатят и время болезни ребенка, за которым ухаживал отдыхавший сотрудник.

Если же болезнь самого работника продлится и после того, как закончится неоплачиваемый отпуск (в нашем примере — после 30 сентября 2016 года), пособие по временной нетрудоспособности сотруднику выплатят. Правда, только со дня, когда прекратится отпуск за свой счет (у нас с 1 октября 2016 года). Все потому, что больничный лист медучреждение вправе выписать не ранее этой даты. Эта норма содержится в пункте 23 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. № 514.

Если сотрудник не сообщит, что находится в неоплачиваемом отпуске, врачи об этом не узнают и выпишут больничный лист. Но в компании, где трудится работник, пособие по временной нетрудоспособности все равно не выдадут, так как документ был получен в нарушение установленного порядка. Если же больничные все-таки будут выплачены, то расходы на них ФСС не возместит.

В ситуации, когда во время неоплачиваемого отпуска наступил отпуск по беременности и родам, женщина получит пособие со дня, которым датируется больничный лист. Дело в том, что такая сотрудница является застрахованной и во время неоплачиваемого отпуска. Ведь периодов, за которые декретные не выдают, в пункте 23 Порядка, утвержденного приказом № 514, Минздравсоцразвития не установило (в отличие от больничных).

Увольнение работника во время административного отпуска

Если сотрудник находится в неоплачиваемом отпуске, уволить по своей инициативе работодатель его не может. Такое правило прямо предусмотрено в статье 81 Трудового кодекса РФ. Придется дождаться момента, когда гражданин выйдет на работу. А вот если сам работник заявил о желании покинуть организацию, его просьбу нужно удовлетворить. Увольнение возможно и в том случае, если трудовой договор расторгают по соглашению работодателя с работником (ст. 78 Трудового кодекса РФ).

Административный отпуск (обозначение в табеле)

В табеле учета рабочего времени на унифицированном бланке (формы № Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), дни неоплачиваемого отпуска в них должны быть отмечены буквенным кодом «ДО» или цифровым кодом 16.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 8 декабря 2016 18:00 Форма трудового договора – 2017
Бюджетник 8 декабря 2016 15:00 КБК для учреждений на 2017 год

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка