Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Инспекторы будут чаще штрафовать за долги по НДФЛ

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Исправления и дополнения в трудовой книжке — подробная инструкция

30 января 2009 4189 просмотров

, эксперт журнала "Главбух"

Изменения в трудовую книжку могут быть внесены по разным причинам. Например, в книжке обнаружена неточная или неправильная запись. Или устарели анкетные данные работника. При этом в каждом из случаев процедура исправления будет иметь свои особенности.

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Поэтому очень важно, чтобы сведения, содержащиеся в ней, были достоверными.

При этом исправление ошибки в трудовой книжке стоит отличать от процедуры внесения в нее изменений. Первый случай актуален, когда в записях выявлена какая-либо неточность и ее нужно исправить. Во втором случае, по сути, никакой ошибки нет. Просто у сотрудника поменялись какие-то данные, например фамилия, и эти изменения нужно отразить в книжке.

Вносим изменения и исправляем ошибки в титульном листе

Сначала рассмотрим, как правильно вносить правки в титульный лист трудовой.

Изменяем фамилию, имя, отчество и прочие анкетно-биографические данные. В зависимости от того, какие данные нужно поменять, основанием для таких изменений будут являться:
— паспорт;
— свидетельство о рождении;
— свидетельство о браке;
- свидетельство о расторжении брака;
— свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества;
— другие документы.

Это следует из пункта 26 Правил… утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила). При этом прежнюю запись аккуратно зачеркивают одной чертой, а сверху (либо снизу, либо на той же строке, где есть место) пишут новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться. Фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Так же записывают и дату рождения.

Далее на внутренней стороне обложки трудовой книжки делают пояснение со ссылкой на номер и дату документов, на основании которых были внесены изменения. Текст пояснения заверяют печатью организации и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Данный порядок следует из пункта 2.3 Инструкции… утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее — Инструкция).

Важно отметить, что при изменении анкетных данных ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Все дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.

Изменяем или дополняем сведения об образовании, профессии, специальности. Изменение этих данных также надо отразить на первой странице трудовой книжки в специально отведенном для этого месте.

Если данные строки уже заполнены, то новые сведения нужно внести ниже, не зачеркивая ранее внесенные записи. В Инструкции не говорится о том, что нужно указывать реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения. Но многие компании, чтобы избежать лишних споров с проверяющими, поступают именно так.

Исправляем ошибку. Возможна ситуация, когда в анкетных данных работника допущена грамматическая ошибка. Как действовать в такой ситуации, законодательство не поясняет. Также механизм исправления подобных ошибок не прописан ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, ни в Правилах, регулирующих порядок ведения и хранения книжек. По-этому, на наш взгляд, можно использовать те же правила, что и при внесении изменений.

Вносим изменения и исправляем ошибки в других листах трудовой книжки

Гораздо чаще работодателям приходится править основные страницы трудовой книжки, нежели ее титульный лист.

Вносим изменения. Если во время работы сотрудника организация поменяла свое название или изменила форму собственности, то это нужно обязательно прописать в трудовой книжке. Запись делают отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе». Рядом, в графе 4, прописывают номер и дату решения работодателя (это может быть приказ или распоряжение), на основании которого были внесены изменения (п. 3.2 Инструкции).

При заполнении графы 4 стоит помнить, что переименованной организация будет считаться только с момента, когда будут внесены соответствующие изменения в ЕГРЮЛ. А не с даты подписания протокола учредителей компании. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 19 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

Исправляем ошибку. Зачеркивать неверные записи, допущенные в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», нельзя. На это указывает пункт 1.2 Инструкции.

Чтобы исправить неточность, неверную запись необходимо аннулировать (то есть признать ее недействительной). Делают это следующим образом. После последней записи в соответствующем разделе ставят следующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 пишут: «Запись за номером … недействительна». А ниже указывают правильную запись. В графе 4 дублируют дату и номер приказа или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. Или же указывают реквизиты нового документа, на основании которого внесли правильную запись.

В таком же порядке исправляют запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу, когда увольнение или перевод признаны судом (трудовой инспекцией, комиссией по трудовым спорам) или самим работодателем незаконными. В этом случае делают запись со следующим порядковым номером: «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе».

Если нужно изменить формулировку причины увольнения, то действуют подобным образом. А именно пишут: «Запись за номером … недействительна, уволен (указывают новую формулировку)».

При этом в графе 4 делают ссылку на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

Как исправить ошибку, которую допустил предыдущий работодатель

Если ошибка сделана на одном из предыдущих мест работы, то по общему правилу данная неточность должна быть исправлена там же. Если же организация, которая допустила ошибку, реорганизована, то исправление должен внести ее правопреемник, а в случае ликвидации — новый работодатель.

А как быть, если правопреемник находится достаточно далеко от нынешнего работодателя (например, в другом городе)? И можно ли вообще выдать работнику книжку на руки? Ростру в своем письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0 пояснил, что трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу трудовой книжки на руки сотруднику. Однако при этом нужно помнить, что, даже выдав книжку сотруднику, должностное лицо компании будет нести полную ответственность за ее сохранность.

Поэтому организации проще исправить ошибку самостоятельно. Тем более что Правила так делать не запрещают (п. 27 Правил). Но для того чтобы поправить неточность, работнику нужно представить в организацию заверенную копию соответствующего документа. Например, копию приказа об увольнении, копию выписки из книги регистрации приказов или заверенную копию иного документа, который поможет исправить ошибку.

Важно, чтобы сведения, содержащиеся в трудовой книжке, были достоверными, так как именно она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Куда нужно сообщить об изменении персональных данных работника

Если у сотрудника изменились фамилия, имя или отчество, то об этом нужно сообщить в территориальный орган Пенсионного фонда РФ. Это следует из пункта 4 статьи 7 и пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Заявление об обмене страхового свидетельства работодатель обязан подать в территориальный орган ПФР в течение двух недель. Об этом сказано в пункте 24 Инструкции… утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318.

Что касается налоговой инспекции, то уведомлять ее об изменении персональных данных рядовых сотрудников не нужно. Однако если фамилию изменил руководитель организации, об этом нужно сообщить в ИФНС по месту регистрации компании в трехдневный срок. Такое правило установлено пунктом 5 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». В противном случае налоговые инспекторы могут наложить административный штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка