Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Командировка через турфирму: защита расходов

13 февраля 2009 383 просмотра

, эксперт журнала «Главбух»

 

Чтобы отправить сотрудника в заграничную командировку, организации зачастую прибегают к помощи турфирм. В таком случае помимо стандартных командировочных расходов на проживание, проезд, получение визы и выплату суточных приходится платить еще и вознаграждение посредникам. Как же грамотно обосновать такие затраты?

 

Вознаграждение посреднику за организацию загранкомандировки можно списать без проблем

Чтобы вознаграждение турфирме можно было без проблем списать при расчете налога на прибыль, компании необходимо обосновать расходы во внутренних документах. Кроме того, должна быть правильно оформлена «первичка», полученная от посредника.

Экономическая обоснованность. Вознаграждение турфирме, которая обеспечила вашего сотрудника авиабилетами, местом в гостинице и визой, можно учесть при расчете прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Этот вывод подтверждает письмо Минфина России от 21 декабря 2007 г. № 03-03-06/1/884. Чиновники в этом документе сначала указали, что плата посреднику за организацию загранкомандировки прямо не включена законодателями в состав командировочных расходов, уменьшающих налогооблагаемый доход. Но в конце письма минфиновцы признали: поскольку перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в Налоговом кодексе РФ является открытым, компания может учесть подобное посредническое вознаграждение при расчете прибыли, если будет доказана экономическая обоснованность затрат.

Документальное подтверждение. Чтобы подтвердить оправданность затрат, советуем составить приказ руководителя, обосновав необходимость в посреднике. В документе укажите причины, по которым ваша организация вынуждена нанимать специализированную стороннюю фирму. Назовем для примера две возможные причины:
— в компании нет сотрудников, которые могли бы заниматься организацией загранпоездки;
— работникам приходится часто ездить в командировки из-за особенностей деятельности или большой филиальной сети.

Компании, организующие загранкомандировки, иногда в «первичке» указывают общую сумму, которую должен заплатить клиент. То есть состав расходов в документах не детализируется. Однако в таких ситуациях лучше все-таки просить турфирму переоформить документы, указав в них подробно, какие именно расходы возникли у клиента. Это позволит избежать проблем при налоговой проверке: инспекторам будет проще оценить обоснованность понесенных компанией затрат. Итак, идеальная «первичка» — это та, в которой отдельно выделены следующие виды расходов:
— на проживание (стоимость гостиничного номера);
— на проезд (стоимость билетов);
— по получению визы (стоимость визы);
— вознаграждение турфирмы за оказанные услуги.

Обычно бухгалтеров смущает ситуация, когда, указывая в «первичке» сумму своего вознаграждения, агентство употребляет слово «турпоездка», а не «загранкомандировка». Однако надо понимать, что турфирма при оформлении документов не учитывает цель поездки сотрудника компании. И этот факт не должен помешать компании признать командировочные расходы. Главное, чтобы внутренние документы фирмы (служебное задание, приказ и т. д.) свидетельствовали о рабочей цели поездки. Впрочем, этот вывод не мешает компании попросить агентство исключить из «первички» слово «турпоездка».

Возможна и такая ситуация. Турфирма не выставляет в «первичке» свое вознаграждение отдельно, а увеличивает на его сумму другие расходы компании — цены гостиничного номера, билетов, визы и т. д. Проблем при расчете налога на прибыль этот факт не создаст. Компания сможет уменьшить налогооблагаемый доход на всю сумму указанных в «первичке» расходов.

Но возникает еще один вопрос: какой документ — накладную или акт об оказании услуг — лучше получить от турфирмы, чтобы не было проблем со списанием расходов при расчете налога на прибыль? Логично предположить, что турфирма, которая выделяет в документах свое вознаграждение отдельной строкой, на его сумму должна оформить акт об оказании посреднических услуг. Бронирование места в гостинице также является услугой. А вот на стоимость авиабилетов и визы бухгалтеры обычно хотят получить накладную. Однако если турфирма указала все расходы в одном документе — акте или накладной, документа будет достаточно. Ведь каких-либо ограничений на этот счет законодательство не содержит. Тем более что пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ позволяет для обоснования брать даже документы, которые лишь косвенно подтверждают затраты.

Вознаграждение посреднику за возврат авиабилетов списать можно, но сложно

Компания, которая заказала в турфирме авиабилеты, позже может решить их обменять на другую дату. В такой ситуации посредник предоставит новые билеты. Однако часть стоимости возвращенного билета турфирма может удержать в виде комиссии. Рассмотрим особенности налогового учета таких расходов.

Чтобы такую комиссию можно было списать при расчете налога на прибыль, компании необходимо обосновать расходы во внутренних документах. Кроме того, должна быть правильно оформлена и «первичка», полученная от посредника.

Экономическая обоснованность. Минфин России в письме от 2 мая 2007 г. № 03-03-06/1/252 пришел к выводу, что часть стоимости возвращенного билета, которую удержала турфирма, можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль. При этом, как написано в письме, должны быть оформлены соответствующие документы. Но Минфин России не уточняет, какие именно документы будут подтверждать расходы. Об этом расскажем подробнее.

Документальное подтверждение. Чтобы списать сумму, удержанную турфирмой, при расчете налога на прибыль, необходи-мо объяснить во внутренних документах компании (приказе директора), почему были возвращены авиабилеты.

Приведем несколько возможных причин (их перечень, конечно, не ограничен):
— появление дополнительных вопросов, решение которых привело к переносу даты возвращения сотрудника из командировки;
— отпуск (болезнь) представителя принимающей стороны или командированного работника.

Но если объяснить причину возврата билетов в документах несложно, то с «первичкой», которую выдала турфирма, могут возникнуть проблемы. Дело в том, что агентства зачастую оформляют возврат билетов следующим образом. На стоимость билетов, которая возвращается клиенту, делают отрицательные накладную и счет-фактуру. А на удержанную сумму вообще не оформляют никаких первичных документов. Не помешает ли такое оформление признать удержанную турфирмой сумму при расчете налога на прибыль? По мнению чиновников, компании необходимо попросить у посредника документы, из которых четко видно, на каком основании, в какой сумме удержана комиссия.

Комиссия за возврат билетов уменьшает прибыль, если в «первичке» есть ссылка на законодательство

КОММЕНТИРУЕТ ЧИНОВНИК
Елена ПОПОВА, государственный советник налоговой службы РФ I ранга, соавтор БСС «Система Главбух»:

— Действительно, возможна ситуация, когда компания для командированного сотрудника покупает авиабилеты и бронирует гостиницу через турфирму (агентство). Если потом организация решила перенести перелет на другую дату, а турфирма удержала со стоимости возвращенных авиабилетов комиссию, такую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль. Но только если компания получила от турфирмы оправдательные документы (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Такими документами могут быть: справка бухгалтера, оформленная на основании уведомления турфирмы об удержании комиссии за возврат билетов. Или можно заранее договориться с агентством, что после обмена авиабилетов комиссию за возврат вы перечислите отдельным платежом. Тогда оправдательным документом будет выписка банка. То есть у компании должны быть документы, из которых четко следует, что турфирма удержала комиссию на определенную сумму.

Кроме того, признать расход можно, только если турфирма удержала комиссию в связи с тем, что будет возвращать билеты в авиакассу. А она в свою очередь вернет не всю стоимость билета. Тогда турфирма, выписывая для вашей компании оправдательные документы, должна указать основание для удержания комиссии — ссылку на правила авиаперевозчика, предусматривающие штраф за возврат билета. Ведь для признания расхода важно, чтобы удержание комиссии было обосновано.

Вознаграждение посреднику за командировку, которая не состоялась

К сожалению, учесть вознаграждение турфирме, если командировка не состоялась, будет проблематично.

Экономическая обоснованность. Именно нашу ситуацию (когда речь идет о расходах на оплату вознаграждения посреднику) Минфин России в своих письмах не рассматривал. Но есть разъяснение чиновников, из которого можно сделать вывод не в пользу налогоплательщиков. В письме от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134 Минфин России сообщил, что стоимость расходов на получение виз для сотрудников компания не вправе учесть при расчете прибыли, если загранкомандировка не состоялась.

Аргументы у чиновников следующие. Пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ требует, чтобы расходы, учитываемые при расчете прибыли, были экономически оправданными. Поэтому расходы, связанные с командировкой, могут уменьшить налогооблагаемый доход, только если поездка состоялась. Иначе затраты никак не связаны с производственной необходимостью.

На наш взгляд, выводы Минфина России не бесспорны. Ведь если командировка не состоялась по уважительным причинам, оплата посреднического вознаграждения является экономически оправданной. На тот момент, когда у компании возникли подобные расходы, не было известно о том, что командировка не состоится. Однако надо признать, что проверяющие вряд ли согласятся с доводами в пользу организации. Поэтому свою точку зрения можно доказать лишь в суде.

Документальное подтверждение. Если компания все-таки решила не согласиться с минфиновцами и доказать экономическую обоснованность посреднического вознаграждения, обратите внимание на оформление внутренних документов. А именно на то, чтобы в приказе руководителя были перечислены уважительные причины, по которым не состоялась командировка.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка