Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Расчет отпускных в ответах на ваши вопросы

30 июня 2009 7896 просмотров

, начальник отдела надзора и контроля по вопросам оплаты труда Федеральной службы по труду и занятости

, государственный советник РФ 2-го класса, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости

В июне на сайте журнал «Главбух» организовал специальную «горячую линию» — летнюю. Это означает, что беседа была посвящена актуальному в этом сезоне расчету отпускных выплат. Ситуации, обрисованные бухгалтерами, комментировали специалисты из Федеральной службы по труду и занятости РФ. Здесь мы приводим самые частые, а также наиболее интересные вопросы и ответы на них.

Как определить расчетный период

— Сотрудник идет в отпуск, не отработав в компании 12 месяцев. Какой в этом случае будет расчетный период? Нужно ли учитывать время работы этого человека на предыдущем предприятии? Например, прежде работник трудился в компании, которая была преобразована в новую организацию.

— В данном случае расчетным является фактический период работы человека в организации.

 

Пример 1

 

Сергеев Р. Д. устроился в компанию 1 июня 2009 года. С 3 августа 2009 года по договоренности с руководителем ему авансом предоставляется ежегодный отпуск. Для Сергеева расчетным будет период с 1 июня по 31 июля 2009 года.

При этом нет оснований учитывать заработок, который сотрудник получал до того, как пришел в компанию. И тут не имеет значения, переведен ли работник с другого предприятия во время реорганизации или он увольнялся. Тот же порядок действует, когда сотрудник был уволен и через какое-то время снова принят в ту же компанию. Правда, следует учитывать, что отпуск после трудоустройства надо заслужить опять. Шесть месяцев, которые дают такое право, начинают отсчитываться заново, а заработок, начисленный до увольнения, учитываться не должен.

— В предыдущие 12 месяцев сотрудница зарплату не получала, поскольку она планирует отдыхать сразу после отпуска по уходу за ребенком. Как определить расчетный период в такой ситуации?

— Когда 12 календарных месяцев (или большее время) перед отпуском человек фактически не работал и зарплаты не имел, нужно действовать так. Следует рассчитывать средний заработок за последние 12 календарных месяцев, в течение которых сотрудник получал от компании зарплату.

 

Пример 2

 

С 14 марта 2006 года Ветрова И. В. находилась сначала в отпуске по беременности и родам, а затем по уходу за ребенком. В марте 2009 года она, не выходя на работу, написала заявление на обычный двухнедельный отпуск. Понятно, что с начала декрета у Ветровой не было заработка, необходимого для расчета отпускных. Поэтому, чтобы исчислить эту выплату, нужно взять период с 1 марта 2005 года по 28 февраля 2006 года.

— С 22 сентября по 30 ноября 2008 года человек работал как совместитель, а с 1 декабря 2008 года принят в штат. Каков расчетный период в этом случае?

— Если совместитель переведен на основную работу без увольнения, то отпускные надо рассчитывать за 12 месяцев, предшествующих отдыху. То есть и за период, когда он трудился по совместительству. Поэтому отпускные будут меньше, чем если бы он не работал внешним совместителем. Можно ли устроить так, чтобы человек не потерял в деньгах? Да, причем есть два способа действий.

Первый способ: человек может уволиться с работы по совместительству, а затем снова поступить в ту же организацию, но уже в штат. Тогда расчетным периодом будет только время, отработанное в качестве постоянного сотрудника.

Второй способ: предусмотреть в коллективном договоре или ином локальном акте, что в таких случаях расчетным признается период, начиная с зачисления в штат. Поступить так позволяет часть шестая статьи 139 Трудового кодекса РФ. К тому же, поскольку отпускные будут больше, никаких претензий со стороны трудовой инспекции не возникнет.

— Происходит слияние двух компаний. За какой период считать отпускные для работников, которые пойдут отдыхать в июле и августе? То есть когда старые организации уже будут закрыты и все сотрудники переведены на новое предприятие?

— За фактический период работы в новой компании. Это справедливо, даже когда сотрудник идет в отпуск в том же месяце, что и устроился во вновь образованную организацию.

Кстати, при увольнении работников из прежних компаний нужно выплатить им компенсации за все неиспользованные отпуска (ст. 127 Трудового кодекса РФ).

После устройства в новую организацию право на отдых, по идее, появляется через шесть месяцев. Но если руководство не против, оплачиваемый отпуск можно предоставлять и раньше, авансом. То есть в данном случае в июле и августе.

Правда, сотрудник может потом уволиться, так и не отработав год. Тогда он должен вернуть компании часть полученных авансом отпускных. На этом настаивает статья 137 Трудового кодекса РФ.

Какие промежутки исключать из расчетного периода

— Нужно ли исключать из расчета время командировок?

— Да, нужно.

В письме от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0 специалисты Роструда однозначно выступили против того, чтобы компании оплачивали время служебных поездок исходя из оклада. Действительно, согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, за  командированным сотрудником сохраняется именно средний заработок. Поэтому, начисляя отпускные, надо проигнорировать время командировок, которые пришлись на расчетный период. Естественно, не нужен и начисленный за эти промежутки средний заработок. И не важно, что во время командировки, в отличие от отпуска или болезни, человек выполняет свои трудовые обязанности.

— Цех, где трудится бригада, в октябре 2008 года простаивал. В июле 2009 года рабочие идут в отпуск. Учитывается ли при расчете отпускных средний заработок, сохраняемый на время простоя?

— Нет, такие выплаты принимать во внимание не нужно. Также из расчета исключается и само время простоя. Об этом прямо сказано в подпункте «в» пункта 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее — Положение).

— Один из сотрудников уходит в ежегодный отпуск с 1 июля 2009 года. При этом с 1 ноября по 31 декабря 2008 года включительно он был в отпуске без сохранения заработной платы. Включать ли в расчет этот период?

— Нет, так называемый отпуск за свой счет в расчете не участвует. Это предусмотрено в подпункте «е» пункта 5 Положения.

То есть в данном случае из расчетного периода (с 1 июля 2008 года по 30 июня 2009 года) нужно исключить два полных месяца, когда работник был в отпуске за свой счет. Соответственно, считать заработок и календарные дни надо только за 10 месяцев.

— Следует ли брать в расчет дни, когда женщина была в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до трех лет?

— И тут ответ отрицательный. Дни отпуска по уходу за ребенком при расчете отпускных не учитываются. Как и суммы детских пособий, если они полагались работнице в то время. Это определяет пункт 3 Положения.

Как подсчитать календарные дни, приходящиеся на отработанное время

— По каким правилам считать календарные дни, если расчетный период отработан не полностью?

— В этом случае используется такая формула:

К = 29,4 дн. × М + (29,4 дн. : Кдн1 × Котр1 + 29,4 дн. : Кдн2 × × Котр2…),

где К — искомое количество календарных дней;

М — число месяцев, полностью отработанных в расчетном периоде;

Кдн1, Кдн2… — календарные дни в месяцах, которые отработаны не полностью;

Котр1, Котр2… — количество календарных дней в «неполных» месяцах, приходящихся на отработанное время.

Обратите внимание: из расчета календарных дней не нужно исключать нерабочие праздники. Так, в январе 31 календарный день, из них шесть праздничных. Тем не менее в расчет нужно брать именно 31 день. Не исключаются праздники и из календарных дней, выпавших на отработанное время. Предположим, сотрудник в январе 2009 года проболел 10 календарных дней — с 14 по 23 января включительно. Тогда показатель Кдн будет равен 31 дню, а Котр — 21 дню (31 – 10).

— Возьмем отпуск с 1 по 28 августа 2008 года. Из оставшихся трех дней августа 29-е число — рабочий день, а 30-е и 31-е — выходные. Сколько отработано календарных дней?

— В расчет необходимо принять все три оставшихся дня августа. И не важно, что два из них выходные. То есть верным будет такой расчет:

29,4 дн. : 31 дн. × 3 дн. = 2,85 дн.

— Сотрудник отдыхал в мае 2009 года. Соответственно, расчетный период с 1 мая 2008 года по 30 апреля 2009 года. В 2008 году сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске с 4 мая по 1 июня (28 календарных дней). Как видно, с 1 по 3 мая были выходные и зарплата не начислялась. А 9 мая — праздник, который в число дней отпуска не включается. Сколько в мае 2008 года было календарных дней, выпавших на отработанное время?

— Следовало учесть эти четыре дня: 1, 2, 3 и 9 мая. Никаких исключений для таких ситуаций Положение не предусматривает. То есть нужно 29,4 разделить на 31 и умножить на четыре. И результат включить в общее число календарных дней, которые приходятся на время, отработанное в расчетном периоде.

Какие выплаты учитывать

— Включается ли в средний заработок оплата выходных дней, которые выпали на отъезд в командировку или возвращение сотрудника?

— Да, такие суммы нужно учесть.

Выезд по служебным делам в выходной день следует рассматривать именно как работу в выходной. И оплачивать этот день нужно по статье 153 Трудового кодекса РФ. То есть эта выплата средним заработком не является и исключать ее не надо. Этого не предусматривает пункт 5 Положения. Таким образом, если в расчетном периоде человеку начислялись доплаты за труд в праздники или выходные, эти суммы входят в расчет среднего заработка.

— Как влияет на сумму отпускных перевод сотрудника на неполный рабочий день?

— Если человек трудится неполный рабочий день, отпускные для него рассчитывают в обычном порядке. Но, разумеется, берутся фактически выплаченные суммы с учетом реально отработанного времени.

— В расчетном периоде сотруднику начислено четыре квартальные премии. Сам расчетный период при этом отработан не полностью. Как учитывать эти выплаты?

— При не полностью отработанном расчетном периоде квартальные премии учитываются в полном объеме, если они начислены за фактически отработанное время. Исключение — когда промежуток, за который положена премия, выпал из расчетного. Такие правила устанавливает пункт 15 Положения.

 

Пример 3

 

Начальнику производства Соловьеву В. В. предоставляется отпуск начиная с 13 июля 2009 года. Расчетный период — с 1 июля 2008 года по 30 июня 2009 года — сотрудник отработал не полностью. С 14 по 27 июля 2008 года начальник производства был в отпуске.

За расчетный период Соловьеву начислено четыре квартальные премии:

 

  • — в июле 2008 года — за II квартал 2008 года в сумме 10 000 руб.;
  • — в октябре 2008 года — за III квартал 2008 года в сумме 8000 руб. (премия начислена с учетом фактически отработанного времени в этом квартале);
  • — в январе 2009 года — за IV квартал 2008 года в сумме 12 000 руб.;
  • — в апреле 2009 года — за I квартал 2009 года в сумме 15 000 руб.

 

В данном случае при расчете отпускных последние три премии нужно учесть целиком. Ведь IV квартал 2008 года и I квартал 2009 года Соловьев трудился без перерывов. А премия за III квартал 2008 года начислена за фактически отработанное время.

А вот премию за II квартал 2008 года учесть в полной сумме не получится. Ведь она начислена за промежуток, который в расчетный период не попал. Значит, ее берут пропорционально отработанному времени. Всего на расчетный период приходится 249 рабочих дней. Из них начальник производства отработал 239. Выходит, в расчет можно принять такую сумму премии:

10 000 руб. : 249 дн. × 239 дн. = 9598,39 руб.

Повлияет ли на сумму отпускных увеличение зарплаты

— В июне этого года на предприятии подняли зарплату работникам некоторых подразделений. Если в июне или июле кто-нибудь из них соберется отдыхать, какую зарплату брать в расчет отпускных?

— Если зарплата повышена всем работникам подразделения, отпускные нужно рассчитать с учетом нового оклада.

Сам механизм индексации выглядит так.

Всего возможно три случая, когда может произойти повышение тарифных ставок или должностных окладов.

1. В пределах расчетного периода. В этом случае индексируются только те выплаты, которые пришлись на месяцы до момента повышения.

2. После расчетного периода до первого дня отпуска. Здесь корректируется уже вся сумма заработка.

3. Во время отпуска. В такой ситуации корректируется выплата только за ту часть отпуска, которая приходится на период с даты повышения окладов.

Коэффициент индексации рассчитывается так. Новый оклад или тарифная ставка сотрудника делится на старый оклад или тарифную ставку.

 

Пример 4

 

Повышение произошло до первого дня отпуска

Менеджер отдела продаж Лапина П. С. уходит в отпуск с 22 июня 2009 года по 19 июля включительно. В расчетный период войдет время с 1 июня 2008 года по 31 мая 2009 года.

При этом с 1 июня 2009 года была повышена зарплата всем сотрудникам отдела продаж. Оклад Лапиной увеличился с 8000 руб. до 9600 руб., то есть коэффициент пересчета составил 1,2 (9600 руб. / 8000 руб.). На него нужно умножить всю сумму заработка.

Повышение произошло во время отпуска

Теперь предположим, что оклады в отделе продаж были повышены с 1 июля 2009 года. В этом случае на коэффициент нужно умножить только сумму отпускных за период с 1 по 19 июля включительно. То есть за тот период, когда у Лапиной поднялась зарплата.

Иначе обстоит дело, если зарплата выросла только у одного или нескольких сотрудников отдела. Тогда новый оклад берется с момента повышения, и пересчет прежних выплат делать не нужно.

Или возьмем другой возможный на практике случай: оклады повышены всем работникам конкретного отдела, но в разные периоды времени. Например, начальнику отдела и заму повысили оклады с 1 мая, а остальным сотрудникам — с 1 июня. В этой ситуации при расчете среднего заработка повышение также учитывать не надо. Ведь в таком случае нельзя говорить о том, что оклады повышены всем работникам структурного подразделения одновременно.

— Как быть, если после повышения оклады были понижены?

— В этом случае берется тот оклад, который был установлен после повышения. Новый пониженный оклад на коэффициент индексации никак не влияет. Например, продавец уходит в отпуск с 18 мая 2009 года. Его оклад в мае и июне 2008 года составлял 20 000 руб. С июля 2008 года всем работникам магазина повысили оклады на 25 процентов, и продавец стал получать по 25 000 руб. в месяц. В январе 2009 года оклад продавца был снижен до 23 000 руб. Коэффициент будет равен 1,25 (25 000 руб. / 20 000 руб.). Именно на него нужно умножить выплаты за май и июнь 2008 года. Понижение оклада при этом роли не играет.

— С 1 декабря 2008 года работник переведен из внешних совместителей в штат. А с 1 января 2009 года всему персоналу увеличили зарплату. В июле работник идет в отпуск. Как индексировать его оклад?

— Пересчитать нужно все выплаты сотрудника до повышения, в том числе и те, что были начислены до перевода в штат. Но нужно иметь в виду, что зарплата совместителя не может быть равна окладу постоянного работника.

Допустим, в данной ситуации оклад совместителя был 20 000 руб. (за отработанное время — 20 часов в неделю). После перевода в штат — 40 000 руб. С 1 января 2009 года повышен до 50 000 руб. Коэффициент индексации 1,25 (50 000 руб. / 40 000 руб.). На него умножаем и 40 000 руб., и 20 000 руб.

Какова ответственность за неправильный расчет отпускных

— Какой штраф предусмотрен за то, что сотрудник получил неверные суммы отпускных?

— Наказание за нарушение трудового законодательства определено в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Это штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток. Вот только неверный расчет суммы отпускных отнести к таким нарушениям сложно. Тем более если их сумма была завышена.

— Могут ли к неправильному расчету отпускных придраться налоговики?

— В принципе могут, если докажут, что компания завысила сумму отпускных и тем самым занизила налог на прибыль. Но надо сказать, что налоговые инспекторы пересчитывают отпускные редко — за неимением времени и незначительности сумм. К тому же в этом случае они обязаны пересчитать и зарплатные налоги. Ведь их компания в таком случае, наоборот, переплатила.

Когда платить отпускные и НДФЛ с них

— Работник уходит в отпуск в первых числах месяца. Когда ему должны выплатить отпускные?

— Выплатить отпускные нужно за три дня до начала отдыха (ст. 136 Трудового кодекса РФ). И это общее правило действует независимо от того, когда начинается отпуск. Трудовой кодекс РФ не делает каких-либо исключений для оплаты отпусков в связи со сроками начисления денег персоналу. И если, к примеру, отдых начинается 1 июля 2009 года, отпускные должны быть выплачены не позднее 26 июня. Если же 29—30 июня работник проболеет, то впоследствии размер выплаченных отпускных можно будет уточнить.

А вот выплачивать вместе с отпускными и оклад необязательно. Заработная плата выдается в сроки, которые установлены в компании.

— Когда следует перечислять в бюджет НДФЛ с отпускных?

— Отпускные нельзя отнести к доходам, которые человек получил за выполнение трудовых обязанностей. Ведь во время отдыха он от работы свободен (ст. 106, 107 Трудового кодекса РФ). Поэтому датой получения дохода будет не последний день месяца (как при оплате труда), а момент выдачи денег. Такой вывод содержится в подпункте 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ. Как следствие, НДФЛ следует перечислить в бюджет в один из следующих дней:

 

  • — когда из банка получены деньги на выплату отпускных;
  • — при переводе отпускных на счет сотрудника в банке;
  • — не позднее следующего дня после выдачи отпускных из кассы.

 

Так считают чиновники, что подтверждает письмо Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49. И при проверках инспекторы придерживаются именно такого подхода.

В то же время есть арбитражные дела, разбирая которые судьи указали, что перечислять НДФЛ с отпускных можно вместе с зарплатой. Поэтому есть выбор: напечатать лишнюю платежку или внести небольшие пени, которые к тому же можно потом оспорить.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка