Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Что предпринять, если подотчетник потерял подтверждающие бумаги

30 июня 2009 4637 просмотров
Сотрудник потерял документы и не может отчитаться по полученным из кассы суммам. Результат — стоимость покупки нельзя списать в налоговом учете, а НДС — принять к вычету. Предлагаем способы, позволяющие избавиться от «зависших» подотчетных сумм.

Чем грозит

Без подтверждающих документов компания не сможет списать расходы как в бухгалтерском, так и налоговом учете (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и ст. 252 Налогового кодекса РФ). То же самое можно сказать и про «входной» НДС — принять его к вычету не удастся.

Более того, инспекторы могут потребовать, чтобы выданные из кассы суммы были включены в налогооблагаемый доход подотчетного лица. О том, что такие споры часто возникают между ИФНС и налогоплательщиками, свидетельствует арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 12 ноября 2008 г. по делу № А43-3598/2008-6-65). Суды, как правило, поддерживают компании (главный аргумент — физическое лицо может отчитаться с опозданием). Но, несмотря на это, убедить налоговиков в том, что работник израсходовал полученные средства на производственные цели и отчитается позже, во время проверки вряд ли получится.

Что предпринять

Есть несколько способов избежать претензий проверяющих и при этом списать расходы.

Восстановить документы. Оптимальное решение — восстановить документы, которые поставщик выдал подотчетнику. Идеально, если восстановлением займется сам работник. Однако чаще всего разбираться с документами приходится бухгалтерии. Например, когда деньги под отчет взял директор.

Хорошо, если сотрудник при покупке выступал как представитель компании. В таких случаях продавцы выдают накладную, счет-фактуру и кассовый чек. Первые два документа выписываются в двух экземплярах. Один поставщик оставляет у себя. Поэтому бухгалтерия может попросить продавца выписать накладную и счет-фактуру повторно. На основании восстановленных документов удастся списать расходы, а также принять «входной» НДС к вычету из бюджета.

Однако, как мы уже отметили, у компании возникают риски не только по налогу на прибыль и НДС. Чтобы инспекторы не доначислили НДФЛ, важно подтвердить еще и фактическую оплату расходов в пользу компании. Но кассовый чек пробивается только в одном экземпляре. Поэтому бухгалтерии следует попросить у поставщика какой-нибудь другой документ, подтверждающий оплату расходов, например приходно-кассовый ордер (или копию Z-отчета). Другой вариант — можно попросить продавца проставить на накладной штамп «оплачено».

Увы, восстановить документы, если подотчетник действовал без доверенности, скорее всего не получится. Продавцы редко отражают у себя информацию о таких покупателях. Исключение — случаи, когда продавец выписывает товарные чеки или БСО на имя физлица (например, авиабилеты).

Составить акт сверки. Этот способ также подходит для ситуации, когда работник предъявил контрагенту доверенность, но продавец по каким-то причинам отказывается перевыставлять накладные и счета-фактуры. Тогда подтвердить расходы и их оплату можно с помощью акта сверки. Чтобы проверяющие приняли такой документ во внимание, в нем необходимо предусмотреть все реквизиты, обязательные для «первички» (ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ). Акт сверки поможет подтвердить не только сами расходы, но и их оплату. Вот только принять к вычету «входной» НДС без оригинала счета-фактуры не удастся.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка