Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как бухгалтеру ужиться с любым начальником

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Готовые формулы для расчета отпускных

11 мая 2016 152251 просмотр
Какие сложности у бухгалтеров, в обязанностях которых — расчет отпускных? Формула используется не одна. А верный результат получатся только тогда, когда верно учтены все исходные данные.

По общему правилу отпуск составляет 28 календарных дней. При этом его можно разбивать на части, одна из которых должна быть не меньше 14 дней. Остальные части могут длиться сколько угодно. В число календарных дней оплачиваемого отпуска не включаются только нерабочие праздники. Простые выходные, которые входят в число календарных дней отдыха, оплачиваются в обычном порядке.

Определились с тем, сколько будет отдыхать человек? Тогда рассмотрим расчет отпускных (формула разбита на этапы).

Какой брать период для расчета отпускных

Расчетный период — это промежуток, за который следует посчитать зарплату сотрудника и отработанные им дни. Тут есть два варианта.

Первый: отпуск оплачивается исходя из среднего заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев (ст. 139 Трудового кодекса РФ). То есть когда работник планирует отдыхать в августе 2016 года, средний заработок нужно определять за время с 1 августа 2015 года по 31 июля 2016 года.

Возможен и второй вариант, когда расчет ведется исходя из периода, отличного от 12 месяцев. Перечислим ситуации, когда такое возможно.

Сотрудник еще не отработал в компании 12 месяцев. В этом случае расчетным периодом будет промежуток, в течение которого человек числится в организации. Например, работник устроился в компанию 8 декабря 2015 года. С 6 июля 2016 года ему предоставляется ежегодный отпуск. Расчетный период — с 8 декабря 2015 года по 30 июня 2016 года.

Сотрудник устроился на работу и взял отпуск в одном и том же месяце. Тогда расчетным периодом является фактически отработанное время. Предположим, сотрудник пришел в организацию 6 июля 2016 года и попросил отпуск уже с 20 июля. Расчетный период начинается с 6 июля и заканчивается 19 июля 2016 года.

Сотрудник в течение 12 месяцев не работал, и ему не начислялась зарплата. Тут надо брать в расчет последние 12 календарных месяцев, за которые человеку выдавалась зарплата. Скажем, сотрудница с 14 марта 2013 года находилась сначала в отпуске по беременности и родам, а затем — в отпуске по уходу за ребенком. В марте 2016 года она, не выходя на работу, написала заявление на двухнедельный отпуск. Стандартный расчетный период (12 месяцев перед отпуском) выпадает на декрет, когда заработка не было. Поэтому нужно взять период с 1 марта 2012 года по 28 февраля 2013 года.

Для компании удобнее установить особый расчетный период. Абзац шестой статьи 139 Трудового кодекса РФ позволяет предусмотреть и иные периоды для расчета отпускных, если это не ухудшает положение работников. Однако в подобной ситуации каждые отпускные придется рассчитывать дважды (за 12 месяцев и за установленный расчетный период) и сопоставлять результаты. Дело в том, что отпускные не могут быть меньше суммы, исчисленной исходя из годового заработка.

Важно!
Рассчитать отпускные в сложных случаях максимально быстро позволит «Безошибочный расчетчик зарплат».

Какие при расчете отпускных брать дни (формула)

Вычисление отпускных значительно упрощается, если сотрудник полностью отработал расчетный период. В противном случае нужно определить все периоды, которые исключаются из расчетного. А именно в расчетный период не входит время, когда работники:

  • получали пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • имели право на средний заработок согласно российскому законодательству, в числе прочего в отпуске и в командировке (единственное исключение: сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода эти промежутки не исключаются);
  • не трудились из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
  • не имели возможности работать из-за забастовки, в которой не принимали участия;
  • получали дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • освобождались от работы по иным причинам, предусмотренным в российском законодательстве. В числе таких причин есть и отпуск за свой счет.

Обратите внимание: из календарных дней не нужно исключать нерабочие праздники. Так, в январе 31 календарный день, из них шесть праздничных. Тем не менее в расчет нужно брать именно 31 день. При расчете отпускных не отметаются и праздники, выпавшие на отработанное время.

Предположим, сотрудник компании отдыхал с 15 по 28 февраля 2016 года. Всего 14 календарных дней. Но в самом отпуске 13 дней — к нему не прибавляется 23 февраля. Однако считается, что этот день приходится на отработанное время. Поэтому исключить надо периоды с 15 по 22 февраля и с 24 по 28 февраля.

Календарные дни, выпавшие на отработанное время, рассчитываются так. Если месяц отработан целиком, при расчете отпускных его продолжительность принимают равной 29,3 дня. Если же работник болел, был в командировке или отпуске, количество календарных дней в месяце считают по формуле:

Сложив данные за полные и неполные месяцы, вы получите количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время.

Как на формулу по расчету отпускных влияет

... индексация зарплаты

Если за расчетный период зарплата в организации не повышалась, можно перейти к следующему разделу. Равно как и в случае, когда оклады поднимались, но только отдельным сотрудникам. А вот если были одновременно увеличены оклады всему персоналу организации, филиала либо структурного подразделения, то заработок сотрудника надо пересчитать.

Расскажем, по каким правилам корректируются отпускные. Всего возможно три ситуации, когда могут вырасти тарифные ставки или должностные оклады.

Зарплата увеличилась во время расчетного периода. В данном случае индексируются только суммы, выплаченные до повышения. Для этого потребуется особый коэффициент. Рассчитывается он по следующей формуле:

Коэффициент пересчета = Новый оклад или тарифная ставка : Старый оклад или тарифная ставка

Пример 1
С 1 апреля 20016 года всем сотрудницам бухгалтерии ЗАО «Сибирь» была повышена зарплата. Оклад бухгалтера Соловьевой П. С. вырос с 15 000 руб. до 18 000 руб., то есть коэффициент пересчета составил 1,2 (18 000 руб. : 15 000 руб.). Предположим, что других сумм сотруднице не выдавали.

С 15 августа 2016 года Соловьева уходит в отпуск на 28 календарных дней. В расчетный период войдет время с 1 августа 2015 года по 31 июля 2016 года. При этом на него выпадает прошлый отпуск бухгалтера — с 3 по 30 августа 2015 года включительно. В том месяце она отработала всего 1 день, за который ей начислили 714,29 руб. Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

11 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 3 дн. = 325,135 дн.,

где 3 дн. — количество календарных дней в августе 2015 года, приходящихся на отработанное время.

Сумма отпускных Соловьевой равна:

(15 000 руб. × 7 мес. × 1,2 + 714,29 руб. × 1,2 + 18 000 руб. × 4 мес.) : 325,135 дн. × 28 дн. = 17 125,19 руб.

Бывает, что сотруднику повышали или понижали оклад в течение месяца (то есть не с 1-го числа), а после этого было еще одно повышение в целом по компании или подразделению. Как действовать в этом случае, разберем на примере.

Пример 2
Сотрудник ООО «Запад» Самохвалов Ю. Г. идет в отпуск с 13 июля 2016 года. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года. Предположим, что на его начало оклад работника составлял 20 000 руб., с 5 октября 2015 года он был понижен до 15 000 руб., а с 1 апреля 2016 года повышен до 24 000 руб. Это повышение было по всей компании.

Таким образом, индексации подлежит весь заработок, начисленный работнику до повышения, то есть до 1 апреля. Сделаем расчет для октября (22 рабочих дня). Поскольку в этом месяце было изменение заработной платы, нужно рассчитать два коэффициента индексации. Первый будет равен 1,2 (24 000 руб. : 20 000 руб.), второй — 1,6 (24 000 руб. : 15 000 руб.).

Сумма зарплаты за этот месяц с учетом индексации составит:

20 000 руб. : 22 дн. × 2 дн. × 1,2 = 2181,82 руб.

15 000 руб. : 22 дн. × 20 дн. × 1,6 = 21 818,18 руб.

В сумме эта величина будет равна текущему окладу сотрудника — 24 000 руб.

Заработная плата выросла в промежутке между концом расчетного периода и первым днем отпуска. Здесь индексируется уже вся сумма заработка

Пример 3
Используем условие примера 1, но предположим, что заработная плата повысилась с 1 августа 2016 года. В данном случае на коэффициент повышения оклада корректируется вся сумма отпускных:

(15 000 руб. × 11 мес. × 1,2 + 714,29 руб. × 1,2) : 325,135 дн. × 28 дн. = 17 125,19 руб.

Повышение произошло во время отпуска. Значит, пересчитать следует только ту часть отпускных, которая приходится на период с даты повышения окладов.

Пример 4
Возьмем условия примеров 1 и 3, но предположим, что заработная плата повысилась с 1 сентября 2016 года. Отпуск Соловьевой заканчивается 11 сентября. Значит, корректировке подлежат 11 дней отпуска после повышения оклада, а 17 дней отдыха в августе индексировать не нужно.

Среднедневной заработок Соловьевой, рассчитанный перед уходом в отпуск, составил:

(15 000 руб. × 11 мес. + 714,29 руб.) : 325,135 дн. = 509,68 руб.

Отсюда сумма отпускных равна:

509,68 руб. × 28 дн. = 14 271,04 руб.

Теперь определим сумму, которую нужно доначислить бухгалтеру после ее выхода из отпуска:

509,68 руб. × 17 дн. + 509,68 руб. × 11 дн. × 1,2 – 14 271,04 руб. = 1121,30 руб.

...  начисленные и выплаченные премии

Помимо оклада сотрудник мог получать производственные премии, предусмотренные системой оплаты труда. Разберем каждый вид премий.

Годовые премии. Такая выплата учитывается независимо от того, в какой момент она начислена — в рамках расчетного периода или нет. Главное, чтобы компания выдавала ее за предшествующий календарный год. То есть, когда сотрудник идет в отпуск в 2016 году, можно учесть только премию за 2015 год. Но, допустим, человек отдыхал в январе 2016 года, а в феврале ему начислили премию за 2015 год. Следовательно, надо пересчитать отпускные, учитывая годовую премию, и доплатить работнику разницу.

Вместе с тем, если расчетный период отработан не полностью, далеко не всегда можно учесть всю сумму годовой премии. Как действовать в такой ситуации, показано на схеме.

Пример 5
Клиент-менеджер ООО «Сокол» Семенов П. А. идет в отпуск с 11 июля 2016 года. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года (всего 248 рабочих дней). В феврале 2016 года Семенову была начислена премия — 15 000 руб. — по итогам работы в 2015 году. То есть расчетный период не совпадает с тем промежутком, за который выплачено вознаграждение.

В расчетном периоде клиент-менеджер был в отпуске, на который приходится 10 рабочих дней. Таким образом, всего Семенов отработал 238 дней (248 – 10). Значит, сумма годовой премии, принимаемая в расчет, составит:

15 000 руб. : 248 дн. × 238 дн. = 14 395,16 руб.

Премии за период, превышающий один месяц. Тут надо иметь в виду два момента. Во-первых, во внимание не принимается премия, которая была начислена вне расчетного периода. И не важно, за какой промежуток она положена сотруднику. Во-вторых, общее время, за которое начислены такие вознаграждения, не должно превышать расчетный период. Так, если расчетный период равен 12 месяцам, можно учесть только четыре квартальные премии (4 × 3 = 12 мес.).

И опять же, взять премию целиком, если расчетный период отработан не полностью, можно не всегда. Как учитываются премии в таком случае, показано в схеме.

Ежемесячные премии. Берется только одна премия в месяц за конкретный отличный результат — к примеру, за работу над каким-то успешным проектом (даже если за это сотрудника премировали неоднократно). При этом выплата должна быть начислена в расчетном периоде. Как правило, учитываются эти вознаграждения в полном объеме. Ведь если тот или иной месяц отработан не полностью, при премировании это принимают к сведению.

Прочие премии. Здесь следует перечислить исключительно выплаты, связанные с работой человека. Скажем, вознаграждения, которые не привязаны к какому-либо временному промежутку. Но при этом исключаются разовые премии, не пре-дусмотренные системой оплаты труда. В частности, не нужно указывать суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. д.

... надбавки и прочие выплаты за расчетный период

Если руководство компании повышало сотрудникам оклады, обязательно нужно обратить внимание на суммы надбавок, которые установлены в виде фиксированного (не плавающего!) процента от зарплаты. При индексации придется скорректировать не только оклад, но и эти выплаты.

Пример 6
Водитель ЗАО «Восход» Смолин В. К. в августе 2016 года уходит в отпуск на 14 календарных дней. В расчетный период вошло время с 1 августа 2015 года по 31 июля 2016 года.

При этом с 1 января 2016 года была повышена зарплата всем работникам автопарка компании. Оклад Смолина вырос с 10 000 руб. до 12 000 руб., то есть коэффициент пересчета равен 1,2 (12 000 руб./ 10 000 руб.). Кроме того, водителю полагается надбавка за стаж, которая составляет 25 процентов от оклада. И поскольку надбавка зависит от зарплаты, ее также нужно учесть при индексации.

К прочим выплатам относятся суммы, предусмотренные системой оплаты труда на предприятии. В числе прочего это сверхурочные, доплаты за совместительство, за работу в ночное время и праздники, гонорары работникам СМИ и т. д. В то же время при расчете отпускных не учитываются выплаты, не связанные с результатами труда: дивиденды, материальная помощь, займы, страховки.

Расчет отпускных: формула итога

Алгоритм расчета отпускных зависит от того, полностью ли отработан расчетный период.

Допустим, все 12 календарных месяцев сотрудник отработал полностью. Тогда расчет отпускных (формула) следующие:

Если же расчетный период отработан не полностью, применяется такая формула:

Еще по этой теме
Отпускные

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка