Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Какие выплаты сотрудникам понадобится распределить по месяцам

24 июля 2009 3323 просмотра

, эксперт журнала «Главбух»

В отличие от зарплаты другие доходы сотрудников не всегда привязаны к конкретному месяцу. Например, отпускные или пособия. И встает вопрос: надо ли эти выплаты и начисленные на них налоги распределять по месяцам?

Порядок бухгалтерского и налогового учета зависит от вида выплаты. Также от типа доходов сотрудника зависит механизм начисления «зарплатных» налогов (см. таблицу).

Налогообложение выплат, которые относятся к нескольким месяцам

Тип выплаты Учет выплаты при расчете налога на прибыль НДФЛ ЕСН, взносы в ПФР
Отпускные Лучше распределять по месяцам Удерживают в том месяце, когда выплачиваются отпускные Начисляют в тех же месяцах, когда и отпускные
Командировочные расходы Не распределяют по месяцам Удерживают только с суммы суточных, которые превышают дневные нормы (700 руб. в командировках по России, 2500 руб. — за границей). А также со сверхнормативных расходов по проживанию, если они не подтверждены документами (нормы такие же, как и по суточным). Налог удерживают в день выплаты суточных или компенсации Начислять не надо
Средний заработок, который сохраняется во время командировки Распределяют по месяцам Удерживают в тех месяцах, когда выплачивается средний заработок Начисляют в тех же месяцах, когда и средний заработок
Пособие по временной нетрудоспособности (в том числе за первые два дня болезни) Единовременно учитывают по дебету счета 69 Удерживают на дату выплаты пособия Начислять не надо
Пособие по беременности и родам Единовременно учитывают по дебету счета 69 Не удерживают Начислять не надо
Доплата до фактического заработка за период болезни или декрета Лучше распределять по месяцам Удерживают в том месяце, когда производится доплата Начисляют в тех же месяцах, когда и доплату до фактического заработка

Рассмотрим особенности бухгалтерского и налогового учета различных выплат.

Отпускные безопаснее распределять по месяцам

За период отпуска сотрудник получает среднюю заработную плату (ст. 139 Трудового кодекса РФ). Работодатель обязан выплатить ее не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса РФ). Даже если он начнется в одном месяце, а закончится в другом.

В бухгалтерском и в налоговом учете действует общее правило — расходы следует начислять в том периоде, к которому они относятся (ПБУ 10/99, ст. 272 Налогового кодекса РФ).

По поводу распределения отпускных по месяцам Минфин России выпустил несколько писем. В разъяснении от 24 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/190 сотрудники финансового ведомства признали, что законодательство по бухгалтерскому учету не пре-дусматривает обязанности распределять отпускные по месяцам. Поэтому компания вправе принять решение о том, что она будет признавать сумму отпускных единовременно на дату выплаты.

Как мы уже отметили, общий подход к признанию отпускных в налоговом учете такой же, как и в бухгалтерском. Но несмотря на это, Минфин России в своих более поздних письмах пришел к следующему выводу: распределять отпускные по месяцам в налоговом учете надо (см., например, письмо от 20 августа 2007 г. № 03-03-06/2/156). О том, что местные инспекторы также не позволяют единовременно признавать отпускные на дату выплаты, свидетельствует арбитражная практика. Правда, судьи в большинстве случаев поддерживают компании, позволяя им самостоятельно принимать решение о порядке признания отпускных в налоговом учете (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 1 декаб-ря 2008 г. № Ф04-7507/2008 (16957-А46-15)).

Понятно, что безопаснее следовать логике чиновников. То есть распределять отпускные в налоговом учете. Конечно, в этом случае удобнее так же поступить и в бухгалтерском учете. Иначе возникнут временные разницы согласно ПБУ 18/02.

Пример

Сотрудник ООО «Приморье» отправился в отпуск на 10 календарных дней — с 28 июля по 6 августа 2009 года. Отпускные были выплачены работнику 21 июля. Среднедневной заработок, исходя из которого бухгалтерия должна рассчитать отпускные, равен 170 руб. Итоговая сумма отпускных составляет 1700 руб. (170 руб. × 10 дн.). Поскольку 4 дня отпуска приходится на июль, а 6 дней — на август, бухгалтер принял решение распределять отпускные по месяцам. Причем как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. При выплате отпускных с них был удержан НДФЛ. При этом бухгалтерия предоставила сотруднику стандартный налоговый вычет в размере 400 руб.

В июле компания сделает такие проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

— 680 руб. (170 руб. × 4 дн.) — отражена оплата за июльские дни отпуска;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70

— 1020 руб. (170 руб. × 6 дн.) — отражена оплата за августовские дни отпуска;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 169 руб. ((1700 руб. – 400 руб.) × 13%) — удержан с суммы отпускных налог на доходы физлиц;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

— 1531 руб. (1700 – 169) — выдана из кассы вся сумма отпускных.

В августе бухгалтер ООО «Приморье» отразил в учете такую запись:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 97

— 1020 руб. — списаны в расходы текущего периода отпускные за август.

Командировочные расходы не надо распределять, а средний заработок надо

Ситуация, когда командировка началась в одном месяце, а закончилась в другом, не редкость. Напомним, что во время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 Трудового кодекса РФ). Помимо этого компания оплачивает командировочные расходы:

  • — на проживание;
  • — на проезд;
  • — суточные.

Все перечисленные суммы компания отражает в бухучете, а также включает в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход (ст. 255, 264 Налогового кодекса РФ).

Командировочные расходы. Их распределять по месяцам не надо. Ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Расходы на проживание, проезд и суточные необходимо отразить на дату авансового отчета сотрудника. Такое правило прямо предусмотрено в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Что касается бухгалтерского учета, то такой же вывод можно сделать из пункта 16 ПБУ 10/99. Здесь сказано, что расходы признаются в бухучете, если их сумму можно определить. Это условие как раз выполняется на дату авансового отчета сотрудника.

Обратите внимание: командировочные расходы отражают в бухгалтерском и налоговом учете на дату авансового отчета даже в том случае, если компания оплатила гостиницу и авиабилеты в безналичном порядке. То есть сотрудник не получал деньги на руки. Такое мнение, в частности, подтверждает письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/58.

Средний заработок. В отличие от командировочных расходов средний заработок, который сохраняется за сотрудником во время служебной проездки, придется распределить по месяцам. Ведь расходы компании следует отражать в бухгалтерском и налоговом учете в том месяце, к которому они относятся.

Средний заработок в отличие от компенсации за командировочные расходы начисляется независимо от даты авансового отчета. Эту выплату компания начисляет, а сотрудник получает в те же сроки, что и обычную зарплату. Таким образом, если командировка началась в одном месяце, а закончилась в другом, сотрудник будет получать среднюю зарплату за период поездки по частям.

КОММЕНТИРУЕТ ЧИНОВНИК

Елена ПОПОВА, государственный советник налоговой службы РФ I ранга, соавтор БСС «Система Главбух»

— Командировочные расходы (суточные, затраты на проживание и проезд) признаются в налоговом и бухгалтерском учете на дату авансового отчета сотрудника. Даже если командировка началась в одном месяце, а закончилась в другом. А вот средняя зарплата, которая сохраняется за сотрудником во время командировки, должна быть распределена между месяцами пропорционально фактическим дням поездки. То есть подход к признанию среднего заработка точно такой же, как к обычной заработной плате, — она отражается в том месяце, за который начислена.

Пособия не распределяют, а доплату до фактического заработка распределить нужно

Пособия по временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам оплачиваются исходя из среднего заработка сотрудника. Об этом сказано в Федеральном законе от 29 декаб-ря 2006 г. № 255-ФЗ.

Естественно, может возникнуть ситуация, когда работник заболел в одном месяце, а выздоровел в другом. При этом пособие рассчитывается следующим образом. Первые два дня болезни работодатель оплачивает за свой счет. Остальные — за счет средств ФСС России.

Отпуск по беременности и родам, за который выплачивает декретное пособие, составляет 140 календарных дней — 70 до родов и столько же после. Если сотрудница ожидает двоих детей или больше, отпуск до родов продлевается на 14 дней. При рождении более одного ребенка декретный отпуск будет длиться после родов 110 дней. А при осложненных родах сотрудница, у которой родился один ребенок, будет находиться в отпуске не 140 дней, а 156 дней (ст. 255 Трудового кодекса РФ). То есть в любом случае отпуск по беременности и родам продлится более четырех месяцев. Причем пособие за все дни декрета компания выплачивает за счет средств ФСС России.

Некоторые компании за время болезни или отпуска по беременности и родам за свой счет доплачивают сотрудникам до фактического заработка. Такую доплату можно учесть при расчете налога на прибыль, если она предусмотрена в трудовом или коллективном договоре.

Рассмотрим, как правильно учитывать суммы, выплаченные за счет соцстраха и собственных средств организации.

Выплаты за счет средств ФСС. Суммы пособий, которые выплачиваются за счет средств ФСС России, не списывают на расходы ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Такие выплаты надо начислить следующей проводкой:

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию» КРЕДИТ 70

— начислено социальное пособие.

На дату выплаты пособия бухгалтер сделает такую запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)

— выплачено пособие сотруднику.

При выплате пособия по временной нетрудоспособности придется удержать НДФЛ. Поэтому в такой ситуации организации следует сделать еще одну запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— удержан НДФЛ с суммы больничного пособия.

Так вот, первую проводку по дебету счета 69 и кредиту счета 70 необходимо сделать сразу на всю сумму пособия. То есть распределять ее по месяцам не надо. Причем необходимо соблюдать следующие сроки.

Пособия по временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам компания должна начислить в течение десяти дней после того, как сотрудник принес больничный лист (ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ). При этом обычный больничный выдается тогда, когда работник выздоровел. А листок по временной нетрудоспособности декретнице выдается до начала отпуска по беременности и родам. Больничный выписывается на весь период отпуска по беременности и родам. А значит, компания вполне может начислить всю сумму пособия в течение 10 дней после того, как сотрудник принес документ. А вот выплатить пособие необходимо в ближайший день выдачи зарплаты. В том периоде, когда компания выплатит пособие, его сумму можно занести в расчетную ведомость по форме-4 ФСС РФ. То есть заявить сумму пособия к возмещению из ФСС России.

Однако в отличие от обычного больничного при расчете декретного пособия может возникнуть такая ситуация. Сотруднице выплатили пособие. Но после родов возникли обстоятельства, которые привели к его пересчету. Например, сотрудница вышла на работу, не дожидаясь окончания отпуска по беременности и родам. Тогда пособие надо будет уменьшить с учетом тех дней, когда работница фактически находилась в отпуске по беременности и родам. В бухучете придется сделать сторнировочные записи на дату выхода декретницы на работу:

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию» КРЕДИТ 70

— сторнировано излишне начисленное социальное пособие.

Выплаты за счет средств компании. Компания обязана за счет своих средств оплатить пособие по временной нетрудоспособности за первые два дня болезни. Кроме того, организация может за период болезни или декрета осуществить доплату до фактического заработка (естественно, также за свой счет).

Выплату сотруднику за первые два дня болезни можно отнести в расходы бухгалтерского и налогового учета единовременно. Ведь такая сумма, хотя и выплачивается за счет средств компании, является одной из частей пособия по временной нетрудоспособности (ст. 3 Федерального закона № 255-ФЗ). А значит, оплату за первые два дня можно начислить единовременно вместе с остальной частью пособия. Проводить тут аналогию с расходами на оплату труда, которые следует распределять по месяцам, неправильно. Налоговый кодекс РФ относит оплату двух первых дней болезни не к расходам на оплату труда, а к прочим, которые можно учесть единовременно. Основание — подпункт 48.1 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В бухгалтерском учете, конечно, проще поступить так же, как и в налоговом, чтобы избежать разниц по ПБУ 18/02.

Впрочем, ситуация, когда первый день болезни приходится на один месяц, а второй — на другой, встречается редко.

А вот что касается доплаты до фактического заработка, ее лучше распределять по месяцам. Ведь такая сумма включается в расходы на оплату труда (ПБУ 10/99, ст. 255 Налогового кодекса РФ). Поэтому не исключено, что чиновники могут потребовать распределять доплату до фактического заработка по месяцам, как и отпускные.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка