Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как узнать КБК по взносам и налогу на упрощенке

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как избежать претензий налоговых инспекторов к телефонным расходам

24 июля 2009 73 просмотра

, шеф-редактор журнала «Главбух»

Налоговых инспекторов особенно интересуют затраты компании на оплату сверхлимитных разговоров сотрудников. Также часто под угрозой расходы на международные звонки или те, которые пришлись на нерабочее время. Реально ли оградить от претензий такие «подозрительные» издержки?

Какие документы подтвердят производственный характер телефонных разговоров

В первую очередь перечислим документы, которые, по мнению чиновников, компания обязана иметь, чтобы обосновать расходы на телефонную связь:

  • — договор с оператором мобильной связи на оказание услуг;
  • — детализированные счета от сотовых операторов;
  • — должностные инструкции, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
  • — приказы руководителя организации, утверждающие списки работников, которым необходима сотовая связь для выполнения их служебных обязанностей (см. образец).

В частности, такой список приведен в письмах Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350. С ним соглашаются и судьи (см. постановление ФАС Московского округа от 2 сентября 2008 г. № КА-А40/8318-08).

Однако бухгалтерии не всегда удается получить детализированные отчеты по телефонным разговорам от операторов. И есть аргументы, которые позволят компании обойтись и без подобных отчетов.

Тот факт, что компания понесла расходы, может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Ни налоговое законодательство, ни Федеральный закон «О связи», ни Федеральный закон «О бухгалтерском учете» не требуют иметь расшифровку произведенных переговоров или составлять отчет по каждому звонку. Кроме того, содержание телефонных разговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). Поэтому детализация счетов не является обязательным документом, подтверждающим производственную направленность расходов. Данный вывод поддержали многие арбитражные судьи. Примеры тому — определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, недавнее постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2.

Рассмотрим самые частые ситуации, когда компания может столкнуться с претензиями инспекторов к расходам на связь.

Телефонные переговоры велись в нерабочее время

Сделать служебный звонок в нерабочее время сотрудник может по разным причинам. У него гибкий график работы или он находится в командировке. В период болезни или отпуска, в выходной день также зачастую приходится решать рабочие вопросы.

Расходы на телефонную связь (не важно, сотовую или стационарную) компания вправе признать даже в таких случаях. Главное подтвердить производственный характер звонков. Такой подход поддержали чиновники Минфина России в письме от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418.

Но как показывает арбитражная практика, инспекторы не всегда признают подобные расходы компании. Они порой считают, что звонки, осуществленные за пределами трудового дня, не связаны с работой. А значит, расходы на них необоснованны.

Если компания столкнулась с подобными претензиями, можно привести инспекторам следующий аргумент. Время, в которое происходили разговоры, не может свидетельствовать о цели звонка. Причислять разговоры по телефону к непроизводственным только на основании того, что они происходили в нерабочее время, нельзя. Такой вывод подтверждает, в частности, постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 июля 2007 г. по делу № А05-692/2007.

Кроме того, стоит предоставить инспекторам приказы об использовании мобильной связи отдельными сотрудниками во внерабочее время. Или другие локальные документы компании, позволяющие сотрудникам использовать служебные телефоны в интересах компании и за пределами рабочего дня.

Такие бумаги докажут производственную направленность внеурочных звонков. Об этом свидетельствует постановление ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08.

Расходы на оплату услуг связи подтверждены телефонными картами

Бывают ситуации, когда сотрудник оплачивает услуги сотовой связи с помощью так называемых карт экспресс-оплаты. Такое часто случается, когда работник находится в служебной командировке в небольшом городе или за рубежом и под рукой нет ни платежного терминала, ни пункта приема платежей за услуги связи.

Компания может смело признавать затраты, подтвержденные телефонными картами, в налоговом учете. И Минфин России подтверждает это в письме от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348.

Чиновники пояснили, что главное в такой ситуации соблюсти требования статьи 252 Налогового кодекса РФ — документально подтвердить и экономически обосновать затраты. В данном случае бухгалтеру компании необходимо подготовить те же документы, что и в случае оплаты сотовой связи без использования карт экспресс-оплаты. То есть стандартный перечень подтверждающих бумаг (см. стр. 50).

Компания оплачивает переговоры с личного телефона сотрудника

Если сотрудники используют телефоны и сим-карты, принадлежащие компании, то проблем с учетом затрат на практике возникает меньше. Другое дело, если работник пользуется своим мобильным телефоном для служебных целей, а компания компенсирует ему расходы на связь.

Налоговики иногда считают, что раз на балансе компании телефонные аппараты не числятся, то расходы на обслуживание номеров мобильной связи экономически необоснованны. И исключают затраты из расчета налога на прибыль.

Контраргумент можно взять из сложившейся арбитражной практики. Заметим, что судьи по данному вопросу практически всегда поддерживают налогоплательщиков.

Право учитывать при налогообложении расходы на оплату услуг связи предусмотрено подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Из содержания данной нормы не следует, что такое право зависит от того, есть ли на балансе компании имущество, с помощью которого компания может воспользоваться указанными услугами.

Именно с таким доводом согласились судьи ФАС Северо-Западного округа (см. постановление от 24 апреля 2007 г. по делу № А56-33529/2006). Аналогичные выводы содержатся также в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 3 сентября 2008 г. № 09АП-9049/2008-АК.

Но если организация старается гарантированно избегать споров с налоговиками, тогда расходы на мобильную связь в отсутствие собственных аппаратов на балансе признавать не стоит. Или же можно существенно снизить риски, если заключить с работником договор аренды мобильного телефона. Однако это дополнительные бумаги и расходы. При этом с арендной платы за телефон нужно будет исчислять и удерживать НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ).

Компания сама купила сим-карты, которыми пользуются сотрудники

Другая ситуация: сотрудник пользуется своим личным мобильником, но компания предварительно приобретает ему сим-карту. Как учесть и обосновать такую покупку в налоговом учете?

Стоимость сим-карты включают в прочие расходы при исчислении налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Ведь по своей сути это плата за предоставленный телефонный номер и доступ к сети мобильной связи. При этом затраты на покупку сим-карты в налоговом учете можно списать единовременно.

А если организация решила приобрести не обычный номер, а легко запоминающийся, но при этом более дорогостоящий. Или мультисим-карту, которая содержит до 10 номеров одного или нескольких операторов сотовой связи. Можно ли признать расходы на подобную покупку? У налоговиков не будет повода для претензий, если компания докажет производственную необходимость подобных затрат.

КОММЕНТИРУЕТ ЧИНОВНИК

Олег ХОРОШИЙ, руководитель УФНС по Челябинской области

— Налоговые органы не в праве оценивать целесообразность расходов. И на это не раз указывали судьи. Таким образом, инспекторы не могут снять суммы затрат на покупку сим-карт или телефонных аппаратов только на основании того, что они оказались более дорогостоящими. Для предприятия главное доказать, что данное имущество приобретено для производственных целей.

Рекомендуем расходы на приобретение «красивого» номера обосновать тем, что это положительно влияет на развитие бизнеса и повышение конкурентоспособности.

Что касается мультисим-карт, то возможность их использования для отдельных сотрудников, обычно руководителей, важно закрепить в локальном документе.

Сотрудник превысил установленный для разговоров лимит

Часто организации устанавливают для работников лимит расходов на оплату услуг сотовой связи. При этом компания сначала оплачивает все счета оператора сама, а сотрудник затем возмещает работодателю сверхлимитные расходы на связь.

Если стоимость служебных разговоров работника за месяц выйдет за рамки ограничений, то для целей налогообложения безопаснее принять лишь сумму в размере установленного лимита. И лишь после того, как работник возместит затраты, бухгалтер включит их в состав прочих расходов. А полученную сумму компенсации учтет в налогооблагаемых доходах. Такой подход чиновники Минфина России поддерживают в письме от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2.

Тут важно установить приказом руководителя, что сверхлимитные расходы бухгалтерия вправе удержать из зарплаты сотрудника либо последний сам должен вносить необходимую сумму наличными в кассу организации.

В то же время при определенных обстоятельствах стоимость сверхлимитных телефонных разговоров можно учесть при налогообложении прибыли, даже если работник ее не возместит. При этом во внутреннем документе надо прописать следующее. Если сотрудник превысил установленный лимит по объективным причинам, то возмещать связанные с этим затраты он не обязан. Подтверждающими документами тут будут детализированные счета и объяснения сотрудника.

Работники часто превышают лимит, когда находятся в командировке в другом регионе или за границей, то есть в зоне роуминга, где звонки существенно дороже. Напомним, что в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, понесенные им во время командировок. Сотрудник в таком случае не виноват в том, что превысил лимит. А значит, работодатель вправе учесть такие сверхлимитные расходы при налогообложении прибыли.

Но чтобы исключить всякие налоговые риски, компания может перевести часть сотрудников на безлимитный тариф. Выгодно так поступить в отношении тех работников, чьи ежемесячные расходы на услуги связи превышают абонентскую плату по безлимитному тарифу. Обосновать данный выбор можно внутренними документами, в которых приведен сравнительный анализ по количеству и стоимости служебных звонков в предыдущие периоды.

Компания понесла существенные затраты на межгород или международные звонки

Если компания сможет доказать, что все звонки осуществлялись в адрес иностранных контрагентов, затраты на международную связь можно включить в состав налоговых расходов. Здесь помогут уже действующие или предварительные договоры с клиентами или поставщиками, деловая переписка и т. п.

Иначе дело обстоит, если зарубежных партнеров у компании нет или подтвердить их наличие сложно. Тогда безопаснее расходы на международную связь в налоговом учете не признавать.

Дело в том, что инспекторы на практике часто снимают подобные затраты. Ведь, по мнению ревизоров, у предприятия нет производственной необходимости в зарубежных звонках.

Конечно, такая точка зрения не бесспорна. Компания могла искать потенциальных клиентов, в том числе за границей, или же вести с ними предварительные переговоры. И кстати, некоторые судьи поддерживают в подобной ситуации налогоплательщика (см. постановление ФАС Московского округа от 30 декабря 2008 г. № КА-А40/12225-08).

Однако есть и отрицательные решения в арбитражной практике. Так, в постановлении от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08 судьи ФАС Московского округа согласились с налоговиками.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка