Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Минтруд подсказал, как оплачивать предновогодние дни

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Компания компенсирует сотруднику расходы на  переезд в другую местность

21 августа 2009 4097 просмотров

, эксперт журнала «Главбух»

Один из участников форума журнала «Главбух» впервые столкнулся с необходимостью компенсировать сотруднику так называемые подъемные. Как лучше оформить такие выплаты документально, чтобы было меньше проблем с налогами? Этот вопрос вызвал очень оживленное обсуждение.

Вопрос бухгалтера

Сотруднику, который переехал из другого города, нужно выплатить подъемные (в том числе возместить затраты на проезд). Но документы, подтверждающие расходы на переезд (билеты, багажные квитанции и т. п.), он не сохранил. Получится ли в этой ситуации учесть подъемные при расчете налога на прибыль? Придется ли начислять с них ЕСН, НДФЛ и взносы?

Что посоветовали на форуме

Один из коллег-бухгалтеров вспомнил, что существует постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи в их переездом на работу в другую местность». Но тут же уточнил — оно распространяется только на бюджетников, а обычные компании применять его не должны. И предположил, что признать расходы можно, если они предусмотрены в трудовом договоре и есть документы, подтверждающие расходы на проезд.

Тогда автор вопроса рассудил: раз документов нет, выплату лучше провести как материальную помощь. Но от этого варианта его отговорили — учесть такой расход при расчете налога на прибыль не получится. К тому же с суммы материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год, нужно платить НДФЛ (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Еще один коллега решил, что при отсутствии проездных документов компенсацию сотруднику расходов на переезд можно учесть в размере минимальной стоимости проезда (железнодорожным, водным или автомобильным транспортом, а при необходимости и самолетом).

Комментарий редакции

Ситуации, когда сотрудник переезжает на работу в другую местность по предварительной договоренности с работодателем, посвящена статья 169 Трудового кодекса РФ. Она обязывает компанию возместить переехавшему сотруднику расходы:

  • —на переезд работника и членов его семьи;
  • —на провоз имущества;
  • —на обустройство на новом месте жительства.

Конкретные размеры компенсационных выплат компания вправе установить самостоятельно, указав их в трудовом договоре. Как правильно заметили участники форума, нормы подъемных для коммерческих организаций не установлены.

Таким образом, автору вопроса на форуме нужно посмотреть, как сформулирован соответствующий пункт в трудовом контракте с сотрудником. Если условие о выплате подъемных там не предусмотрено, можно заключить дополнительное соглашение. Но оно должно быть датировано днем, предшествующим переезду сотрудника на новое место работы.

Чаще всего в трудовом договоре предусматривают разовую фиксированную компенсацию расходов на переезд и обустройство (например, в размере 0,5 оклада). В отдельных случаях к ней добавляют ежемесячное возмещение расходов сотрудника на проживание. Ответим по порядку на все вопросы о налого-обложении таких выплат.

Можно ли учесть подъемные при расчете налога на прибыль

Признать такие выплаты в расходах, уменьшающих налоговую прибыль, можно. Сделать это позволяет подпункт 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Кодекс относит суммы выплаченных сотрудникам подъемных к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Обратите внимание: списать суммы подъемных можно только после фактической выплаты (независимо от метода, которым организация определяет доходы и расходы). Это следует из подпункта 4 пункта 7 статьи 272 и пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Важная тонкость: Налоговый кодекс РФ разрешает учитывать подъемные «в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ». В письме от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140 специалисты Минфина России разъяснили, что здесь имеются в виду размеры, которые работодатель утвердил в трудовом договоре с сотрудником. И тут же напомнили: эти размеры должны соответствовать пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, то есть быть экономически обоснованными.

Нормы списания подъемных компания устанавливает сама. Казалось бы, при грамотном документальном оформлении проблем со списанием подъемных быть не должно. Но практика показывает, что при проверке бухгалтер должен быть готов аргументированно доказать инспекторам, что расходы на возмещение переехавшим сотрудникам действительно экономически обоснованны.

Сомнения у представителей ИФНС может вызвать ситуация, когда эти расходы превышают нормы, установленные для бюджетников в вышеупомянутом постановлении Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187. Дело в том, что раньше Минфин России долгое время требовал, чтобы при расчете налога на прибыль на эти нормы ориентировались не только госучреждения, но и коммерческие организации (см. например, письмо от 26 мая 2008 г. № 03-04-06-01/140).

Сейчас финансовое ведомство от этой позиции отказалось. Но некоторые налоговые инспекторы на местах полагают, что «сверхнормативные» расходы экономически необоснованны. И «снимают» их на этом основании. Если вы столкнетесь с такими претензиями, напомните налоговикам, что оценивать рациональность затрат компании они не вправе. А для подтверждения оправданности расходов достаточно того, что они возникли в результате деятельности, направленной на получение дохода (определения Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П и от 4 июня 2007 г. № 366-О-П). Также можно сослаться на постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2. В нем судьи подтвердили — нормы постановления Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187 к небюджетным организациям отношения не имеют.

Компенсации новым работникам безопаснее не учитывать. К сожалению, инициатор обсуждения на форуме не уточнил, при каких обстоятельствах компания возмещает работнику затраты на переезд. Однако для налогового учета расходов это имеет большое значение. По мнению Минфина России, статья 169 Трудового кодекса РФ применима, лишь если одновременно выполнены такие условия:

  • —подъемные выплачиваются сотруднику организации, с которым уже заключен трудовой договор;
  • —на момент переезда на новое место работы он уже выполнял свои трудовые обязанности у того же работодателя на старом месте работы.

А что если компания пригласила на работу нового специалиста из другого города и на момент его переезда трудовой договор еще не заключен? В этом случае учитывать оплату сотруднику переезда в составе подъемных специалисты Минфина России не разрешают. Они уверены, что к этой ситуации подпункт 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ неприменим. Это следует, в частности, из письма Минфина России от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Руководствуясь этим письмом, сотрудники ИФНС считают, что оплату переезда новому сотруднику нельзя учесть в налоговых расходах в принципе. Если компания не готова к судебным разбирательствам, лучше придерживаться именно этого подхода.

Но справедливости ради заметим: при желании с налоговыми инспекторами можно поспорить. При этом можно пойти одним из двух путей. Первый — доказать, что расходы на вышеуказанные выплаты экономически обоснованны. Скажем потому, что новый сотрудник обладает уникальной квалификацией. При таких обстоятельствах оплату затрат на переезд можно учесть в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Второй путь — не согласиться с Минфином России и списать затраты в составе подъемных. При этом лучше оформить работнику официальное приглашение. Сделать это можно задним числом. Данный документ подтвердит расходы на компенсацию проезда — в этом нас заверили в Роструде (см. ниже). Однако даже наличие приглашения не защитит компанию от претензий ИФНС. И отстаивать расходы скорее всего придется в суде.

Расходы на наем жилья Минфин к подъемным не относит. По мнению специалистов финансового ведомства, эти расходы не пре- дусмотрены в подпункте 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это следует из письма Минфина России от 13 июля 2009 г. № 03-04-06-01/165. В нем же чиновники предлагают учитывать подобные затраты в составе расходов на оплату труда по статье 255 Налогового кодекса РФ. Для этого нужно, во-первых, чтобы оплата сотруднику проживания была указана в трудовом (или коллективном) договоре. Во-вторых, чтобы работник написал письменное заявление с просьбой выплачивать ему часть заработка в неденежной форме. А в-третьих, чтобы эта часть в каждом месяце не превышала 20 процентов от начисленной суммы зарплаты (ст. 131 Трудового кодекса РФ).

Заметим, что с этой точкой зрения тоже можно поспорить. Но делать это имеет смысл, только если представители компании готовы отстаивать ее интересы в суде. Аргументы здесь такие. Оплата переехавшим сотрудникам расходов по найму жилья — это по сути компенсация (ст. 164 Трудового кодекса РФ). Кроме того, ее можно отнести к выплатам, связанным с обустройством на новом месте. Такие выплаты упомянуты в статье 169 Трудового кодекса РФ. А значит, при расчете налога на прибыль они могут быть учтены в составе подъемных (постановление ФАС Уральского округа от 9 января 2007 г. № Ф09-11484/06-С2).

ЕСН, НДФЛ, пенсионные взносы и взносы на «травматизм»

Ответ на вопрос о том, нужно ли облагать выплаты переехавшему сотруднику «зарплатными» налогами, зависит от того, как эти выплаты учтены при расчете налога на прибыль.

Если выплаты списаны в составе подъемных, начислять с их суммы НДФЛ, ЕСН, пенсионные взносы не надо. Ведь эти выплаты относятся к установленным законодательством компенсациям. Минфин России подтвердил это в письме от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний также платить не придется.

Оплату переезда новым сотрудникам, как мы уже говорили выше, Минфин России к компенсациям не относит. Поэтому с таких выплат чиновники требуют удерживать НДФЛ. Оспорить эту позицию можно только в суде (пример решения в пользу компании — постановление ФАС Уральского округа от 9 января 2007 г. № Ф09-11484/06-С2). Начислять ЕСН, пенсионные взносы и взносы на «травматизм» с выплат новым сотрудникам не нужно (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184). Ведь речь идет о возмещении расходов, которые человек понес до того, как с ним заключили трудовой договор.

И в заключение — о возмещении расходов на наем сотрудниками жилья. Такие выплаты Минфин России требует облагать НДФЛ, ЕСН и пенсионными взносами. Мотивируется это тем, что освобождение от этих налогов предусмотрено лишь для расходов по переезду и обустройству. Оплату затрат на наем жилья специалисты финансового ведомства к таковым не относят (письмо Минфина России от 13 июля 2009 г. № 03-04-06-01/165). Доказать неправомерность этого подхода у компании есть шанс лишь в суде (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 июня 2008 г. № А43-28282/2007-37-943). Заметим, что на страховые взносы от несчастных случаев этот подход не распространяется. Не начислять эти взносы с компенсации переехавшим сотрудникам расходов на жилье напрямую разрешает пункт 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765.

КОММЕНТИРУЕТ ЧИНОВНИК

Борис ЧИЖОВ, замначальника отдела Управления делами Роструда

Новый работник тоже имеет право на компенсацию расходов на переезд

Статья 169 Трудового кодекса РФ применяется в том числе и в ситуации, когда человек переехал из одной местности в другую по предварительной договоренности с будущим работодателем. Главное, чтобы эта предварительная договоренность была оформлена в письменном виде. Например, в виде официального приглашения от организации на соответствующую должность с обязательством возместить расходы на переезд и обустройство на новом месте.

Если такой документ есть, компания обязана компенсировать новому работнику расходы в соответствии со статьей 169 Трудового кодекса РФ. Ведь его расходы на переезд и обустройство на новом месте возникли в связи с вступлением сторон в трудовые отношения. Тот факт, что человек понес расходы на проезд к месту работы до того, как с ним был заключен трудовой договор, значения не имеет. Не следует из статьи 169 Трудового кодекса РФ и то, что предварительная договоренность о возмещении расходов на переезд должна быть обязательно включена в текст трудового договора. В этом документе должны быть лишь определены размеры возмещения расходов.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка