Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как без ошибок рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

29 сентября 2009 7689 просмотров
Чем поможет эта статья: Вы разберетесь, как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск даже в нестандартных ситуациях.
От чего убережет: Правильный расчет количества дней, за которые полагается компенсация, предотвратит ситуацию, когда работник получит лишнее либо, наоборот, компания окажется у него в должниках.

Когда и кому полагается компенсация

Самая распространенная ситуация, когда за неиспользованный отпуск выдается денежная компенсация, - это увольнение работника. Тогда работодатель должен выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска независимо от того, сколько лет работник не брал отпуск (ст. 127 Трудового кодекса РФ). При этом право работника на компенсацию не зависит от причины его увольнения. Но есть одно исключение - сотрудник увольняется, не отработав в компании и половины месяца. В такой ситуации он просто не успевает заработать хотя бы на минимальный отпуск.

Подчеркнем, что речь идет именно об увольнении. То есть, если, например, внешнего совместителя переводят в основные работники компании, никакой компенсации платить не нужно.

Особый случай, когда администрация по соглашению с работниками компенсирует им часть отпуска и при этом они продолжают работать. Поступить так статья 126 Трудового кодекса РФ позволяет только при том условии, что ежегодный отпуск составляет больше 28 календарных дней. То есть получить компенсацию, продолжая работать в организации, можно либо вместо дополнительного отпуска, либо в случае, если основной ежегодный отпуск превышает 28 дней.

Скажем, каждый год работнику предприятия полагается отпуск продолжительностью 35 календарных дней. Тогда 28 из них он может использовать, а за оставшиеся 7 дней получить денежную компенсацию. Если же работник, например, в текущем году не отгулял 7 из 28 причитающихся ему «стандартных» дней отдыха, в следующем году получить вместо них компенсацию он не сможет.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации, приведенные в этой статье, актуальны как для компаний на общем режиме, так и для применяющих «упрощенку» или ЕНВД.

Напомним, что по статье 116 Трудового кодекса РФ дополнительные отпуска полагаются, во-первых, сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда. Во-вторых, тем, у кого ненормированный рабочий день. И в-третьих, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Однако не запрещено установить дополнительный отпуск и любым другим работникам, оговорив это в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

Как определить отпускной стаж

Оплачиваемый отпуск положен работнику ежегодно. При этом имеется в виду рабочий, а не календарный год. Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного начинается не 1 января, а в день зачисления работника в штат компании. Например, если сотрудник начал работать 1 апреля 2009 года, его первый рабочий год истечет 31 марта 2010 года. Второй рабочий год - это период с 1 апреля 2010 года по 31 марта 2011 года и т. д.

Чтобы посчитать компенсацию, сначала нужно определить, какие периоды учитываются в отпускном стаже, а какие из него исключаются (подробнее - на стр. 89). В частности, в отпускной стаж включается время болезни, декретного отпуска, а также прошлые оплачиваемые отпуска.

Среди прочего в стаже учитывают отпуска за свой счет, не превышающие 14 дней в году. Все те дни, которые работник отгулял без оплаты сверх такого предела, в стаж не включают. Это правило действует и в тех случаях, когда рабочий год отработан не полностью. Иными словами, у сотрудника, проработавшего в компании полгода, есть возможность взять за свой счет те же 14 дней без потерь в отпускном стаже.

Пример 1: Как учитывать в отпускном стаже время болезни и отпусков

Сотрудник ЗАО «Речфлот» Макаров С. Д. устроился на работу 4 сентября 2008 года, а уволился 29 июня 2009 года. В октябре он 12 дней болел, а в апреле был в ежегодном отпуске 14 дней. В этом случае для расчета отпускного стажа необходимо учесть как время болезни, так и отпуска.

Изменим условия примера: предположим, что Макаров в апреле был две недели не в оплачиваемом отпуске, а брал это время за свой счет. На расчет отпускного стажа при увольнении это не повлияет. Нужно учесть все 14 дней отпуска за свой счет, несмотря на то, что Макаров не отработал рабочий год полностью.

Важная деталь

Время, проведенное в декрете, входит в общий стаж, дающий право на отпуск.

Кроме того, следует помнить, что время, проведенное в дек-рете, входит в общий стаж, дающий право на отпуск. А вот период времени, когда сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком, из расчета исключается (абз. 9 ст. 121 Трудового кодекса РФ).

Пример 2: Как учитывать в отпускном стаже время «детских» отпусков

Сотрудница ЗАО «Метеор» Седова М. В. работает с 1 июля 2004 года, очередной ежегодный отпуск у нее использован по 1 июля 2006 года. С 14 сентября 2006 года по 12 апреля 2009 года она находилась сначала в декретном отпуске (до 31 января 2007 года включительно), а затем - в отпуске по уходу за ребенком. 13 апреля вышла на работу.

Бухгалтер определил рабочий год, дающий право на очередной ежегодный отпуск после ее выхода на работу, следующим образом. В стаж включается время с 1 июля 2006 года до начала отпуска по уходу за ребенком, то есть по 31 января 2007 года включительно. Это семь полных месяцев. То есть отпуск по беременности и родам необходимо учесть, а по уходу за ребенком из подсчета исключается. Оставшиеся пять месяцев рабочего года (12 – 7) сотрудница провела в отпуске по уходу за ребенком. Поэтому их надо отсчитать начиная с 13 апреля 2009 года, то есть с даты выхода сотрудницы на работу. Таким образом, рабочий год продлится с 1 июля 2006 года по 12 сентября 2009 года. При условии, конечно, что период с 13 апреля по 12 сентября полностью войдет в стаж для отпуска.

Обратите внимание: если сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени, период такой работы включается в отпускной стаж. Дело в том, что работа неполное время никак не ограничивает ни продолжительность ежегодного отпуска, ни трудовой стаж. Это оговорено в статье 93 Трудового кодекса РФ.

Как посчитать, за сколько дней полагается компенсация

Количество неиспользованных дней отпуска, за которые положена компенсация, определяют по следующей формуле:

НДО = ПО : 12 мес. 5 ПМ,

где НДО - количество неиспользованных календарных дней отпуска;

ПО - продолжительность полного ежегодного отпуска;

ПМ - количество полных отработанных месяцев.

При этом за полный отработанный месяц принимают период, равный половине месяца или ее превышающий. Излишки же, составляющие менее половины месяца, из расчета исключают. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утверждены еще НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169). При этом, если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно, компенсация полагается за полный рабочий год.

Важная деталь

Если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно, компенсация полагается за полный рабочий год.

В итоге расчета, как правило, целое число дней не получается. Официальных правил округления здесь нет. Поэтому чаще всего подсчитанную итоговую величину, то есть НДО, берут с двумя знаками после запятой.

Но руководство компании может принять решение округлять количество дней до целых единиц. Но тогда делать это нужно не по правилам арифметики, а в большую сторону. Ведь организации не имеют права ухудшать положение работников. То есть выплатить компенсацию, скажем, не за 9,33 дня, а за 9 дней нельзя. Если уж округлять, то до 10 дней. Подтверждение тому - письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17.

Пример 3: Как подсчитать дни, за которые полагается компенсация

Воспользуемся условиями примера 1. Напомним: время работы Макарова - с 4 сентября 2008 года по 29 июня 2009 года. Это 9 полных месяцев плюс еще 26 дней, которые округляются до полного месяца. Итого 10 месяцев. Ежегодный оплачиваемый отпуск работника составляет 28 календарных дней.

Рассчитаем, за сколько дней Макарову полагается компенсация за неиспользованный отпуск в каждом из двух рассмотренных в примере случаев.

Если работник был в ежегодном отпуске:

28 дн. : 12 мес. 5 10 мес. – 14 дн. = 9,33 дн.

Если работник брал отпуск за свой счет:

28 дн. : 12 мес. 5 10 мес. = 23,33 дн.

Не забудьте: выплатить компенсацию нужно также и за дни неиспользованного дополнительного отпуска. Причем компенсация за полное количество дней дополнительного отпуска полагается и в том случае, если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно. То есть так же, как и в случае с основным отпуском. А если накоплены дополнительные отпуска за несколько лет, компенсация выплачивается за все дни, которые работник не отдыхал.

Пример 4: Если сотруднику полагался дополнительный отпуск

Сотрудник ООО «Самоцветы» Михайлов С. Д. был принят на работу 17 ноября 2008 года, а увольняется 30 июня 2009 года. В этот период он был в отпуске 14 календарных дней. Всего работнику полагается 28 дней основного отпуска и 7 дней дополнительного (всего 35 дней). Рассчитаем, за сколько дней ему полагается компенсация.

Михайлов отработал полные 7 месяцев и еще 14 дней. Это меньше половины месяца, поэтому из расчета они исключаются. Таким образом, он наработал на 20,42 дня отпуска (35 дн. : 12 мес. 5 7 мес.). Следовательно, компенсация ему полагается за 6,42 дня (20,42 – 14).

Как определить сумму компенсации

Как упростить работу

Быстро рассчитать отпускные вам поможет «Безошибочный расчетчик зарплат» на сайте www.glavbukh.ru.

Сразу скажем, что правила ее расчета аналогичны тем, которые применяются при исчислении отпускных. То есть дни отдыха, за которые работнику полагается компенсация, оплачиваются исходя из среднего заработка. И главный документ, на который тут надо ориентироваться, - Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Но есть одна тонкость. По общему правилу, если работник увольняется, деньги ему надо выдать в день увольнения. На практике такая дата может выпасть на последний день месяца. Если у вас сложилась именно такая ситуация, не забудьте включить этот месяц в расчетный период. Ведь день увольнения является последним рабочим днем (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ). И получается, что весь месяц сотрудник ходил на работу и исключать его из расчета оснований нет.

Пример 5: Как определить расчетный период, если работник увольняется в последний день месяца

31 июля 2009 года - последний рабочий день в компании для работника ЗАО «Смена» Северова Н. П. Ему полагается компенсация за 14 дней неиспользованного отпуска. Расчетный период - с 1 августа 2008 года по 31 июля 2009 года (всего 249 рабочих дней).

На начало расчетного периода Северову был установлен оклад в размере 20 000 руб. в месяц. С 1 ноября 2008 года на основании допсоглашения к трудовому договору оклад был понижен до 18 000 руб., а с 1 апреля 2009 года снова повышен до 20 000 руб. Эти изменения коснулись не всех сотрудников компании, поэтому индексировать выплаты не нужно.

В период с 4 по 31 августа 2008 года Северов был в отпуске. Его зарплата за этот месяц составила 952,38 руб. А на отработанное время приходится три календарных дня.

Кроме того, в феврале 2009 года Северову была начислена годовая премия по итогам работы в 2008 году в размере 20 000 руб. Поскольку расчетный период не совпадает с тем периодом, за который выплачена премия, то учесть ее целиком не получится. В расчетном периоде работник был в отпуске, на который приходится 20 рабочих дней. Таким образом, всего он отработал 229 дней (249 – 20). Отсюда размер годовой премии, принимаемой в расчет, составит:

20 000 руб. : 249 дн. 5 229 дн. = 18 393,57 руб.

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время, бухгалтер ЗАО «Смена» определил так:

29,4 дн. 5 11 мес. + 29,4 дн. : 31 дн. 5 3 дн. = 326,2452 дн.

Далее сумма компенсации была рассчитана так:

(20 000 руб. 5 6 мес. + 18 000 руб. 5 5 мес. + 952,38 руб. + + 18 393,57 руб.) : 326,2452 дн. 5 14 дн. = 9841,86 руб.

Если работник отгулял больше положенного

Право на отпуск сотрудник получает по истечении первых шести месяцев его непрерывной работы в данной компании. При этом он может сразу отгулять все 28 календарных дней.

Но может случиться так, что работник использовал весь отпуск, а затем уволился, так и не отработав года. Тогда по общему правилу его можно обязать вернуть компании часть полученных отпускных - об этом говорит статья 137 Трудового кодекса РФ. Исключений тут немного. Например, увольнение по сокращению штата.

Столкнувшись с необходимостью вернуть компании отпускные, действовать нужно так.

Во-первых, рассчитать, на сколько календарных дней отпуска работник имел право. Во-вторых, определить число дней отпуска, которые предоставлены авансом. И наконец, в-третьих, подсчитать, какая сумма причитается с работника. Покажем на примере, как проделать эту работу.

Пример 6: Как посчитать, какую сумму отпускных необходимо удержать с работника

Работник ООО «Восход» Соколов Д. И. устроился в компанию 15 декабря 2008 года. С 6 июля 2009 года он был в отпуске продолжительностью 28 календарных дней (именно столько составляет ежегодный отпуск в компании).

В сентябре 2009 года Соколов написал заявление об уходе по собственному желанию и был уволен. Последний день его работы - 21 сентября 2009 года. Получается, что всего он отработал в компании 9 месяцев и 7 дней. Это означает, что часть начисленных отпускных он должен вернуть.

Сотрудник был вправе рассчитывать на отпуск продолжительностью 21 календарный день (28 дн. : 12 мес. 5 9 мес.). Следовательно, с него нужно удержать отпускные за 7 дней отпуска (28 – 21).

Предположим, что отпускные Соколову в июле 2009 года были рассчитаны исходя из его среднедневного заработка в 681,12 руб. Таким образом, с работника следует удержать 4767,84 руб. (681,12 руб. 5 5 7 дн.).

Какие периоды учитывают в отпускном стаже, а какие нет

В отпускной стаж включается:

1) время фактической работы;

2) время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность);

3) время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

4) время отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

Теперь назовем периоды, которые, наоборот, исключаются (ст. 121 Трудового кодекса РФ):

1) время, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин (в том числе если его отстранили от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 Трудового кодекса РФ);

2) время отпусков по уходу за ребенком;

3) время отпусков без сохранения заработной платы сверх 14 календарных дней в течение рабочего года.

Главное, о чем важно помнить

1.При увольнении работнику полагается компенсация за все неиспользованные им отпуска, причем независимо от причины увольнения.

2.В стаж, дающий право на отпуск, входят не только периоды работы, но и, например, время болезни или самих оплачиваемых отпусков.

3.Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по тем же правилам, что и отпускные.

4.Если работник использовал весь отпуск, а потом уволился, так и не проработав года, ему придется вернуть компании часть полученных отпускных - за те дни отпуска, которые он не отработал.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка