Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Нештатная ситуация: работник потерял страховое свидетельство

28 января 2010 2745 просмотров

, шеф-редактор журнала «Главбух»

Как выйти из положения: Самое главное — узнать номер утерянного страхового свидетельства. Если речь идет о новом сотруднике, поможет предыдущий работодатель. Если документ потерял «штатник», нужные сведения легко найти в личном деле.

Карточку потерял соискатель, устраивающийся на работу

Предположим, человек устраивается на работу, но пенсионное свидетельство он предъявить не может —  раньше не получал либо потерял его.

Однако для бухгалтера данное свидетельство необходимо, чтобы отчитаться за работника перед Пенсионным фондом РФ. В частности, страховой номер требуется указать в формах персонифицированного учета № СЗВ-4-1 и № СЗВ-4-2.

Если ваша компания на «упрощенке»

Все рекомендации актуальны как для компаний на общем режиме, так и для применяющих упрощенную систему.

 Если человек раньше нигде не работал и поэтому карточки ПФР у него не было,  организация самостоятельно оформляет страховое свидетельство вновь прибывшему сотруднику (ст. 65 Трудового кодекса РФ). Для оформления документа нужно подать в территориальное отделение фонда анкету по форме АДВ-1 (утверждена постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п).

До тех пор пока номер лицевого счета в пенсфонде человеку не присвоили и карточку не выдали, бухгалтер будет сдавать сведения за такого сотрудника без указания номера. Тогда к отчетности стоит приложить копию анкеты с отметкой ПФР.

Другое дело, когда соискатель устраивается на работу не впервые. При этом точно известно, что пенсионное свидетельство на этого человека уже оформлялось, но он его потерял. В данной ситуации у будущего работника нужно спросить номер пропавшей пенсионной карточки. Если номер свидетельства у соискателя нигде не сохранился, можно позвонить на предыдущее место работы. Или же обратиться в отделение Пенсионного фонда РФ. Зачастую сотрудники фонда не отказывают в помощи и пробивают номер свидетельства по своей базе.

Главный вопрос — где взять номер пенсионного свидетельства для заполнения отчетов — решен. Остается восстановить саму карточку. Заниматься восстановлением может как сам соискатель, так и компания. Рассмотрим порядок действий для каждого случая.

Дубликат карточки получает сам соискатель

Прежде чем оформлять соискателя на работу, можно отправить его получать дубликат карточки самостоятельно в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства. Ведь ни трудовой, ни гражданско-правовой договор с человеком еще не подписан. И потому будущий работодатель не обязан заниматься восстановлением утерянной карточки ПФР. Это следует из пункта 5 статьи 7 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Важная деталь

Если трудовой или гражданско-правовой договор с человеком еще не заключен, восстанавливать утерянное соискателем страховое свидетельство работодатель не обязан.

 Дубликат свидетельства работник получит в течение месяца после подачи заявления. Но чтобы все это время не ждать, человека можно принять на работу сразу после того, как тот принесет из отделения фонда копию заявления о выдаче дубликата с входящим регистрационным номером. Об этом соискателя стоит попросить заранее.

Карточку восстанавливает работодатель

Можно заключить с человеком трудовой договор сразу, без пенсионного свидетельства. В этом случае компании придется взять на себя все заботы по восстановлению утерянной карточки ПФР. Рассмотрим порядок действий работодателя в этой ситуации.

1. Получить от работника заявление. Сотрудник должен написать заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме АДВ-3. Бланк заявления, а также порядок его заполнения содержится в Инструкции, утвержденной постановлением № 192п.

Формально в заявлении нужно указать номер утерянной карточки. Кроме того, требуется приложить документы, которые данный номер подтверждают (абз. 2 п. 5 ст. 7 Федерального закона № 27-ФЗ). Хорошо, если у работника сохранилась ксерокопия свидетельства. Если нет — ничего страшного. Работники фонда сверят указанный номер свидетельства с анкетными данными по базе. Если сведения совпадут, то дополнительно подтверждать их нет необходимости. Более того, даже если страховой номер не указан, сотрудники ПФР обычно вписывают его в бланк самостоятельно, выяснив по своей базе. Главное, чтобы в заявлении были верно приведены все остальные сведения о сотруднике.

2. Отнести заявление в отделение ПФР. После того как работник подписал заявление, в течение двух недель его необходимо передать в отделение Пенсионного фонда РФ по месту учета компании. Вместе с описью документов по форме  АДВ-6. Решение о выдаче дубликата отделение ПФР принимает в течение месяца. После чего направит новое свидетельство работодателю.

Осторожно!

Если указанные в заявлении сведения о работнике, в том числе и номер утерянного свидетельства, неверны, сотрудники ПФР могут отказать в выдаче дубликата.

 3. Полученный дубликат выдать работнику. Выдать восстановленную карточку работнику на руки нужно не позднее недели со дня получения. Забрав документ, сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости, которую пришлют из ПФР в компанию вместе с пенсионной карточкой. После этого ведомость нужно направить обратно в ПФР в течение месяца. Такие правила установлены пунктами 11 и 14 Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318.

Сотрудник потерял свидетельство, уже работая в компании

Ситуация упрощается, если пенсионное свидетельство потерял человек, который уже работает в компании. Страховой номер такого сотрудника известен, поэтому бухгалтер сможет заполнить отчетность в Пенсионный фонд РФ в привычном порядке.

Однако восстановить работнику пенсионную карточку работодатель все равно обязан (ст. 7 Федерального закона № 27-ФЗ). Конечно, только в том случае, если о потере сообщит сам работник и напишет соответствующее заявление. Порядок действий здесь будет тем же, что и в ситуации, когда работодатель восстанавливает карточку нового работника.

Главное, о чем важно помнить

1. Для персонифицированной отчетности в ПФР достаточно знать страховой номер работника. В случае утери свидетельства новым сотрудником номер можно узнать у предыдущего работодателя или обратиться за помощью в отделение фонда.

2. Сама компания обязана восстановить дубликат утерянного свидетельства, только если заключила с человеком трудовой или гражданско-правовой договор.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Из-за чего у вас бывает переплата по НДФЛ?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка