Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О главных бухгалтерских проблемах 2017 года

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Путевой лист, который обезопасит расходы на ГСМ

28 января 2010 733 просмотра
Почему этот документ важен: Проверяя обоснованность расходов на топливо, инспекторы уделяют повышенное внимание путевым листам. Малейшая неточность может привести к тому, что налоговики снимут затраты на ГСМ.
В чем часто ошибаются: Водители часто не указывают точный маршрут поездки.
 

Когда понадобится путевой лист

 Чаще всего топливо для служебных автомобилей сотрудники покупают за наличный расчет на АЗС. Реже для расчета за бензин применяются специальные талоны или топливные карты. Однако в любом случае, чтобы подтвердить расходы на ГСМ, бухгалтеру потребуются путевые листы. Именно эти документы показывают, что топливо было израсходовано в служебных целях. На основании путевого листа бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44 …)          Кредит 10 субсчет «Топливо»

— списана стоимость израсходованного топлива.

Одновременно стоимость использованного бензина будет учтена при расчете налога на прибыль.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме налогообложения, так и для применяющих упрощенную систему с базой «доходы минус расходы».

В каком виде составить документ

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако применять эти бланки обязаны лишь автотранспортные предприятия. Поэтому компании вправе разработать свои формы.

Обратите внимание: бланки, составленные организацией, должны содержать все обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (далее — Обязательные реквизиты). К таковым относятся наименование и номер путевого листа, данные о сроке его действия, данные о транспортном средстве и его собственнике, сведения о водителе. Об этом чиновники Минфина России напомнили в письме от25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161. Кроме того, собственные формы должны отвечать всем требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Бланки путевых листов, отличные от унифицированных форм, надо закрепить в учетной политике.

Осторожно!

Собственные бланки путевых листов должны отвечать всем требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам.

Как правило, организации, разрабатывающие собственные бланки, берут за основу официальную форму и вносят в нее небольшие поправки, учитывающие специфику бизнеса компании. На примере упрощенной унифицированной формы путевого листа легкового автомобиля расскажем, какие строки этого документа требуют особого внимания бухгалтера.

Что обязательно должно быть в путевом листе

Путевой лист оформляют в одном экземпляре на каждую машину. Если в течение дня (или иного периода времени) на автомобиле ездят несколько водителей, то на одну машину можно заполнить несколько путевых листов. Путевые листы нумеруют и заверяют штампом организации. Рассмотрим те реквизиты, контролировать которые надо в первую очередь.

Срок действия документа. По общему правилу путевой лист оформляют на один день. Но организации могут заполнять документ и на большие промежутки времени (например, на неделю или месяц). Минфин России подтвердил этот подход в письме от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129.

Сведения о транспортном средстве и его собственнике. Если машиной владеет компания, то в путевом листе указывают ее наименование, организационно-правовую форму, адрес и номер телефона. Индивидуальные предприниматели — собственники авто прописывают свою фамилию, имя, отчество, адрес, а также телефон.

В путевом листе указывают тип транспортного средства, его регистрационный знак, время выезда и заезда в гараж. Если путевой лист оформлен на несколько дней, то необходимо указать также даты первого выезда и последнего заезда. Все эти сведения в транспортных организациях должен указывать диспетчер-нарядчик. В остальных компаниях эти данные может прописать сам водитель. Он же вправе подтвердить исправность автомобиля (при отсутствии должности штатного механика). В момент выезда и заезда из гаража надо снять данные о пробеге.

Сведения о водителе. В путевом листе указывают фамилию, имя и отчество водителя (сведения о его удостоверении и лицензионной карточке должны указывать только транспортные компании). Также правила требуют прописать дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя (п. 7 Обязательных реквизитов). 

Важная деталь

В графе, где автотранспортные компании прописывают номер заправочного листа, остальные организации могут указать номер чека АЗС.

Понятно, что далеко не у каждой организации в штате есть медицинский работник, который вправе проводить освидетельствование. В большинстве случаев налоговики это понимают и не снимают затраты на ГСМ, подтвержденные путевыми листами без отметки о медосмотре. 

Поэтому споры относительно данных о медицинском освидетельствовании возникают только между транспортными компаниями и органами автодорожного надзора. Последние при отсутствии штампа о медосмотре могут оштрафовать транспортную организацию по статье 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (за нарушение условий лицензии).

Движение горючего. В путевом листе указывают данные о количестве горючего на момент выезда и возвращения машины в гараж.

Также следует отметить, какое количество бензина было выдано на машину по заправочному листу. Этот документ, как правило, заполняют только транспортные организации. Остальные компании в соответствующей графе могут указать номер чека, полученного на АЗС.

Далее нужно вычислить расход бензина — по норме и фактический. Отметим, что в налоговом учете безопаснее списывать расходы на ГСМ именно в пределах нормы. При этом руководствоваться следует лимитами, которые утверждены распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. В дополнение к ним для некоторых марок автомобилей можно применять нормы, которые содержатся в письме ФНС России от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337 @ .

Именно такой позиции в данный момент придерживаются федеральные чиновники (см. письмо Минфина России от 14 января 2009 г. № 03-03-06/1/15).

Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только в отношении автомобилей, для которых законом нормы не установлены. Если компания спишет затраты на бензин сверх установленных норм, то «лишние» расходы налоговые инспекторы скорее всего не признают.

Отстоять свою позицию компания может только в арбитражном суде. При этом организация вправе сослаться на то, что Налоговым кодексом РФ нормирование ГСМ вообще не предусмотрено (пример положительного исхода дела — определение ВАС РФ от 14 августа 2008 г. № 9586/08).

Маршрут следования. Сведения о маршруте указывают на оборотной стороне путевого листа. Эту информацию нужно прописать максимально конкретно, с указанием точных адресов назначения. Общие формулировки (например, «поездка на склад», «доставка товаров покупателю» или «поездки в аэропорт») наверняка привлекут внимание налоговиков, которые впоследствии могут снять затраты.

Также на оборотной стороне бухгалтер может рассчитать зарплату водителя, если его труд оплачивается по сдельной системе — в зависимости от количества часов за рулем или пройденных километров. 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка