Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
6 номеров в подарок!
№2

Что предпринять, если пропала «первичка»

25 марта 2010 1247 просмотров
Самое сложное: Восстановить полностью документацию, если бухгалтерские и налоговые регистры не сохранились.
Будет проще, если: Разослать запросы о предоставлении сведений и дубликатов бумаг в банки и всем контрагентам.

Шаг №1. Зафиксировать причины пропажи документов

Как действовать, если утрачены документы, нигде в бухгалтерском законодательстве не сказано. Но первое, что рекомендуют сделать в такой ситуации налоговики — назначить комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов. Для этого руководитель компании издает приказ. Так поступить предписывает пункт 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. Заметим, что данный документ актуален по сей день.

Члены комиссии не только выявляют, но и документально подтверждают причину утраты документов. Поэтому иногда к ревизии помимо собственных сотрудников организации привлекают представителей госорганов. Так, факт пожара засвидетельствует сотрудник противопожарной службы. Аварии, связанные с коммунальными сетями (например, затопление помещения), подтвердят представители коммунальных служб, а кражу — милиция.

По результатам работы комиссии оформляют специальный акт, утверждаемый руководителем компании (см. образец >>>). Наряду с этим документом, если речь идет о пожаре, краже или стихийном бедствии, стоит получить также официальную справку из соответствующей службы.

Шаг №2. Составить список пропавших бумаг

После того как комиссия зафиксировала причину утраты документов, необходимо составить максимально подробную (насколько это возможно) опись недостающих бумаг (см. образец >>>). Она поможет не запутаться в том, какие документы нужно восстанавливать.

Шаг №3. Сообщить об утере «первички» в инспекцию

Далее рекомендуем сообщить в свою ИФНС о факте утери или пропажи документов. Налоговое законодательство этого не требует, однако так поступить в интересах самой компании. Особенно если период, к которому относилась часть утраченной «первички», налоговики еще не проверяли. Заранее предупредив инспекторов о случившемся, у компании будут основания попросить время на восстановление документации. И отсрочить представление в ИФНС запрошенных бумаг.

Заявление в налоговую инспекцию можно составить в произвольной форме. К заявлению стоит приложить документы, подтверждающие причины утраты документов (собранные справки, акт комиссии).

Одновременно можно попросить у своего инспектора копии налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности (если таковые были утрачены). Вообще ИФНС не обязана предоставлять дубликаты бумаг, но на практике инспекторы иногда идут навстречу.

Шаг №4. Восстановить часть документовсамостоятельно

Исходящие первичные и внутренние документы оформляют сотрудники компании, в частности бухгалтеры. Например, кассовые ордера, платежные ведомости. Такие бумаги можно восстановить самостоятельно. Хорошо, если сохранились бухгалтерские и налоговые регистры. Тогда задача облегчается. Идеальный вариант, конечно, когда информация в электронном виде не пострадала.

Если же практически все бумаги и данные учета были утрачены (при пожаре, потопе или в результате кражи), остается надежда на помощь обслуживающих банков и внешних контрагентов.

Шаг №5. Запросить данные в банке

Сведения о движении денег на расчетном счете нужно запросить в своем банке. Там же есть информация по валютному и другим счетам. Безусловно, с такой просьбой необходимо обратиться во все кредитные организации, обслуживающие компанию.

Получив из банка ответ, наверняка удастся восстановить список контрагентов, с которыми компания работала по безналичному расчету. И вообще воссоздать полную картину проведенных платежей.

Шаг №6. Связаться с контрагентами

По списку, составленному по банковским выпискам или другим источникам, надо подготовить официальные запросы в адрес контрагентов. В письме попросить их предоставить дубликаты бумаг — договоров, накладных, счетов-фактур и других документов, свидетельствующих о взаимных сделках. Бизнес-партнеры обычно идут навстречу пострадавшей организации. Наряду с этим со всеми контрагентами стоит провести сверку расчетов.

Однако не исключено, что кто-то из поставщиков или покупателей сменил свой адрес. В таком случае компания, утратившая документы, вправе обратиться с запросом в единые госреестры — юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. За плату можно получить все необходимые сведения о контрагенте.

Шаг №7. Если «первичку» восстановили не полностью, безопаснее пересчитать налоги

По восстановленной «первичке» придется заново сформировать налоговую отчетность. Показатели новых деклараций нужно сверить с теми, что значатся в копиях отчетности, если их предоставила инспекция. Или же с суммами, уплаченными в бюджет согласно полученным из банка выпискам. Если данные совпали, можно считать, что компании удалось восстановить утраченную документацию в полном объеме. Но, увы, так получается редко.

Если расхождения между итогами старых и новых отчетов все же есть, часть налогов лучше пересчитать. В первую очередь налог на прибыль. Ведь основное требование к расходам в налоговом учете — они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Поэтому те суммы затрат, в отношении которых восстановить документы не удалось, стоит исключить из состава расходов.

Следом за налогом на прибыль придется пересчитать и НДС — если расходы не подтверждены, то и НДС принять к вычету не получится. В итоге в ИФНС придется подать «уточненки».

Если же исправления не вносить, при отсутствии «первички» инспекторы сами доначислят налоги расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса РФ). При этом ревизоры вправе исходить как из имеющейся у них информации о самом налогоплательщике, так и из данных об аналогичных компаниях. Оспаривать подобные доначисления компаниям приходится в арбитраже.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться



Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Будет ли ваша компания платить дивиденды за 2016 год?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

РНК 18 января 2017 17:00 Новый отчет о стаже в 2017 году
ФД 18 января 2017 15:00 Консолидация данных в Excel
Зарплата 17 января 2017 18:00 Срок сдачи 4-ФСС за 4 квартал 2016 года

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка