Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Банк запросил авансовые отчеты директора. Показать?

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Акт, который понадобится при смене главбуха

8 апреля 2010 21425 просмотров
Почему этот документ важен: Он поможет разграничить ответственность между прежним главбухом и новым специалистом. Если впоследствии в учете будут обнаружены ошибки, то дата подписания акта укажет, на чей период работы они приходятся.
В чем часто ошибаются: Передавать документы можно только тому человеку, с которым у компании заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Поэтому перед тем, как составить акт приема-передачи, с новым сотрудником нужно подписать контракт.

Новый главный бухгалтер, придя в компанию, заинтересован принять дела от прежнего специалиста, что называется, «под роспись». Ведь в этом случае ему не придется отвечать за чужие ошибки. Однако процедура передачи бухгалтерской и налоговой документации в действующем законодательстве не прописана.

Единственный нормативный документ, в котором есть упоминание об акте приема-передачи дел, — это постановление Совмина СССР от 24 января 1980 г. № 59, которое действует по сей день. Но форма акта в нем не определена, поэтому ее можно разработать самостоятельно.

Если ваша компания на «упрощенке»

Все рекомендации, данные в этой статье, применимы к компаниям как на общей, так и на упрощенной системе налогообло-жения.

Что нужно сделать перед подписанием акта

Перед тем как передать дела новому главбуху, руководитель компании, как правило, подписывает специальный приказ, в котором указаны:

  • — люди, ответственные за прием и передачу дел;
  • — срок, в течение которого будут переданы все документы и ценности;
  • — разграничения обязанностей и полномочий между прежним и новым главным бухгалтером (если какой-то период времени они будут работать вместе);
  • — дата, на которую должны быть завершены все бухгалтерские и налоговые операции прежним бухгалтером;
  • — сроки и порядок проведения инвентаризации (если требуется);
  • — порядок документального оформления самой процедуры передачи дел.

Образец приказа приведен выше.

Инвентаризация обязательна только при смене материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Поэтому ее необходимо проводить, если условие о полной материальной ответственности есть в трудовом договоре с главбухом (абз. 10 ст. 243 Трудового кодекса РФ). Это возможно, когда главный бухгалтер выполняет еще и функции кассира. В такой ситуации нужно обязательно провести инвентаризацию денежных средств в кассе. Результаты инвентаризации «налички» следует оформить актом по форме № ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности составляют инвентаризационную опись по форме № ИНВ-16.

Важная деталь

Инвентаризацию обязательно проводить только в случае, если бухгалтер — материально ответственное лицо и это условие закреплено в трудовом договоре с ним.

Кроме того, в процессе передачи дел не лишним будет провести сверку по налогам и взносам с бюджетом и внебюджетными фондами, а подписанный акт сверки приложить ко всем передаваемым документам.

В каком виде составить акт и что в нем указать

В акте нужно указать всех людей, принимающих участие в передаче документации. Ведь помимо главного бухгалтера к этому можно привлечь других сотрудников бухгалтерии или пригласить внешних аудиторов. Состав участников должен быть утвержден руководителем.

Передавать нужно только ту документацию, за которую нес ответственность уходящий главбух. Так, если в компании учет заработной платы ведет отдельный сотрудник, то эти документы передавать и указывать в акте не нужно.

Новый главбух должен удостовериться в том, что ему переданы бухгалтерские документы за последние пять лет. Дело в том, что именно такой срок хранения предусмотрен статьей 17 Федерального закона № 129-ФЗ для «первички», бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности.

Важная деталь

Новый главбух должен удостовериться в том, что ему переданы бухгалтерские документы за последние пять лет.

Сроки хранения конкретных видов документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом6 октября 2000 года. Здесь же определены сроки хранения статистической отчетности.

Налоговики могут проверить компанию за последние три года. Это правило прописано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру нужно очень тщательно проверить наличие документов, относящихся именно к этому периоду.

Особое внимание следует уделить следующим документам:

  • — книгам покупок и книгам продаж;
  • — журналам учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • — журналам регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
  • — кассовым книгам (форма № КО-4);
  • — журналам кассира-операциониста (форма № КМ-4);
  • — книгам выдачи доверенностей;
  • — журналам регистрации путевых листов.

Если обязанности кассира в компании выполняет главный бухгалтер, прежний главбух обязан передать не только документы, но и денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности, ключи от сейфа и кассы.

Акт приема-передачи можно составить в краткой форме, а к  нему приложить опись всех передаваемых документов. Образец такого акта приведен на странице 90. Если перечень имеющихся документов небольшой, то их все можно указать в акте. Тогда отдельную опись делать не придется.

Кто подписывает документ

Акт приема-передачи подписывают прежний главбух и новый. Но если замену уходящему найти не успели, то документы временно можно передать кому-то из сотрудников бухгалтерии. Если таковых нет, то документы может принять и сам директор.

Рассмотрим ситуацию, когда новый сотрудник найден и уже вышел на работу. Как правило, некоторое время два главбуха трудятся вместе, ведь передача документов — дело не быстрое. При этом нового специалиста оформляют в штат не сразу, а только после официального увольнения предыдущего. Это неверно. С новым сотрудником нужно заранее заключить трудовой договор: передавать печати, документы, ключи от сейфа и другие ценности постороннему человеку компания не может. А так как двух главбухов в компании быть не может, то его временно оформляют на другую должность. Например, как заместителя главного бухгалтера.

Возможна другая ситуация. Компания решила передать ведение учета в аутсорсинговую компанию. Тогда принимать дела под роспись будет сотрудник этой специализированной бухгалтерии. В этом случае основанием для передачи документов будет заключенный между компаниями договор об оказании услуг по ведению учета.

Если увольняющийся бухгалтер отказывается подписывать акт приема-передачи, то это нужно зафиксировать документально в присутствии двух свидетелей в форме акта. Кроме того, директор должен приказом назначить комиссию, которая зафиксирует общее состояние бухгалтерского учета в компании и составит опись документов. Если каких-то документов будет впоследствии не хватать, то подобный акт и опись снимут с нового главбуха ответственность.

Важная деталь

Компания может пригласить аудитора и передать дела в его присутствии. Наличие независимой стороны поможет исключить ошибки в процессе передачи.

 

ООО «Караван»

ИНН 7715145256, КПП 771501001

Адрес: г. Москва, ул. Свердлова, д. 46

г. Москва 22 марта 2010 г.

ПРИКАЗ № 15

В связи с увольнением главного бухгалтера Лариной К.С.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести сверку расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами в срок до 7 апреля 2010 года.

2. Свериться с поставщиками и подрядчиками по состоянию на 1 апреля 2010 года.

3. Для передачи дел пригласить независимого аудитора.

4. Лариной К.С. составить описи передаваемых документов и ценностей.

5. Лариной К.С. передать Синицыной А.П. в присутствии независимого аудитора в срок до 7 апреля 2010 года документы и ценности по описям. Передачу оформить актом.

6. Главному бухгалтеру Лариной К.С. завершить все учетные операции за март 2010 года до 7 апреля 2010 года включительно.

7.Ответственными за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Ларину К.С., заместителя главного бухгалтера Синицыну А.П.

Генеральный директор Казимиров К.Л. Казимиров

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Ларина К.С. Ларина

Осторожно!

Не забудьте определить дату, после которой производить учетные записи будет уже новый главбух. Так вы избежите двойного учета одной операции.

Заместитель главного бухгалтера Синицына А.П. Синицына

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Караван»

Казимиров /К.Л. Казимиров/

8 апреля 2010 г.

АКТ

приема-передачи документов

г. Москва 7 апреля 2010 г.

Важная деталь

Компания может пригласить аудитора и передать дела в его присутствии. Наличие независимой стороны поможет исключить ошибки в процессе передачи.

На основании приказа генерального директора от 22 марта 2010 года № 15 в период с 5 по 7 апреля 2010 года Ларина Клара Степановна, главный бухгалтер, передала, а Синицына Аделаида Петровна, заместитель главного бухгалтера, в присутствии независимого аудитора Кожевниковой Маргариты Александровны приняла следующие материальные ценности и документы.

1. Круглая печать ООО «Караван».

2. Угловой штамп.

3. Электронный ключ системы «Клиент-банк».

4. Банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с № 018123 по № 018137).

5. Должностные инструкции работников бухгалтерии — 1 папка.

6. Приказы об учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения с 2006 по 2010 год — 1 папка.

7. Налоговые декларации по описи № 1.

8. Бухгалтерская отчетность по описи № 2.

9. Учетные регистры по описи № 3.

10. Первичная учетная документация по описи № 4.

11. Журналы и книги регистрации по описи № 5.

12. Акт сверки с ИФНС по налогам.

Документы сдала Ларина К.С. Ларина

Документы приняла Синицына А.П. Синицына

Аудитор Кожевникова М.А. Кожевниковабизнес-услуги

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

ФД 5 декабря 2016 16:00 Как провести PEST-анализ

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка