Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в кадровых вопросах

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Техника безопасности при смене материально ответственного сотрудника

23 апреля 2010 75 просмотров

, шеф-редактор журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Разобраться с тем, какие правила выполнить и какие документы оформить, если материально ответственного сотрудника сменяет новый работник.
От чего убережет: От убытков, которые не удастся возместить, если с ответственным за вверенное имущество работником своевременно не заключить нужный договор.

Сначала поясним, какого работника следует считать материально ответственным лицом. Этот тот, с кем был заключен договор о полной материальной ответственности. То есть когда на человека официально возложили обязанности хранить и беречь имущество компании. И если вдруг по вине такого работника вверенные ему вещи испорчены (сломаны), он в любом случае должен будет полностью (!) возместить предприятию сумму ущерба. Здесь действуют правила статей 242, 243 Трудового кодекса РФ.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации, приведенные в данной статье, пригодятся всем компаниям, где есть материально ответственные сотрудники. В том числе и организациям, применяющим «упрощенку».

А вот если порча имущества произошла по вине работника, с которым договор о полной материальной ответственности оформлен не был, речь ведут уже об ограниченной материальной ответственности. В данном случае работодателю удастся взыскать с человека лишь сумму в пределах его среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ).

Материально ответственным лицом в полной мере может быть не каждый сотрудник. А лишь тот, чья должность есть в Перечне, утвержденном постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В частности, к таким работникам относятся кассиры, заведующие складом, администраторы торговых подразделений, продавцы.

Рассмотрим, что надо предпринять, если на место одного материально ответственного работника приходит другой.

Провести инвентаризацию

Смена материально ответственного лица — это как раз тот случай, когда обязательно проводят инвентаризацию. В ходе ревизии проверяют имущество, за которое отвечал человек. Такие правила прописаны в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Напомним, что инвентаризацию проводят согласно Мето-дическим указаниям, которые утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Порядок следующий. Руководитель приказом назначает комиссию. До начала проверки ответственный работник сдает председателю комиссии последние составленные им бумаги: приходные и расходные кассовые документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

После того как председатель проверит и завизирует такие документы, бухгалтерия сверяет остатки по учетным данным. При этом материально ответственный работник дает расписку о том, что к началу инвентаризации все документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. Обязательно указывается,что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие — списаны.

Затем члены комиссии проверяют наличие имущества и денег, ранее закрепленных за человеком (в зависимости от того, кто меняется: кассир, кладовщик, продавец). Результаты заносят в инвентаризационные описи или акты (формы № ИНВ-1, № ИНВ-3 и др.). Выявленные недостачи или излишки отображают в сличительной ведомости.

Повторимся, что в случае недостачи виновник (то есть сменяемый материально ответственный работник) должен возместить причиненный ущерб в полном размере. Если добровольно выплачивать сумму ущерба человек откажется, задолженность можно взыскать из зарплаты. Или если человек увольняется и последних выплат при увольнении недостаточно для погашения долга, взыскать ущерб можно через суд в течение года (ст. 392 Трудового кодекса РФ).

Важная деталь

Если в ходе инвентаризации при смене материально ответственного работника выявлены недостачи по вверенному имуществу, сотрудник должен полностью возместить причиненный ущерб.

Но обратите внимание: сотрудник возмещает ущерб полностью только при недостаче ценностей, вверенных ему по договору. В других случаях он отвечает на равных основаниях с остальными работниками. Допустим, если выявлена нехватка денег в кассе, с кассира взыщут всю сумму недостачи. А если он же по неосторожности сломает офисный телефон, то возмещать ущерб он будет только в пределах среднего заработка, как и любой сотрудник.

Заключить новый договор о полнойматериальной ответственности

Прежде чем передать все бумаги и имущество под полную ответственность нового сотрудника, с ним надо заключить соответствующий договор. Напомним, что такой документ можно оформить только с совершеннолетним сотрудником (ст. 244 Трудового кодекса РФ).

Есть форма договора, утвержденная постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. Но если надо, ее можно изменить или дополнить необходимыми положениями. Главное перечислить в договоре непосредственные обязанности работника, которые возлагаются на него в связи с принятием полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб. Также в договоре должно быть сказано, что компания обязуется обеспечить надлежащие условия для хранения имущества. Например, в договоре о материальной ответственности кассира надо предусмотреть требование об установке на входных дверях кассы дополнительного сейфового замка (образец договора).

Заключенный договор действует все то время, пока человек использует в работе вверенное ему имущество или вообще занимает должность, предполагающую обращение с ценными вещами, деньгами. Кстати, если работника переводят с одной должности, подпадающей под полную материальную ответственность, на другую должность с такой же ответственностью, договор надо перезаключить. Так происходит, если, скажем, продавец становится кладовщиком. Ведь при переводе изменяется круг обязанностей сотрудника, в том числе по обеспечению сохранности вверенного ему имущества. Также как и меняется состав передаваемых вещей, их ценность.

Частая ошибка

Даже если человека переводят с одной материально ответственной должности на другую подобную, договор об ответственности надо перезаключить.

Условие о материальной ответственности стоит также прописать в трудовом договоре (допсоглашении к трудовому договору) нового сотрудника. Но обратите внимание: пункт о полной материальной ответственности в трудовом договоре работника — это лишь дополнительная мера защиты работодателя. Если прописать это условие только в контракте, не заключая договор о материальной ответственности, компания не сможет предъявить работнику к возмещению всю сумму ущерба (если таковой возникнет).

Передать ценности новому материальноответственному лицу

Итак, инвентаризация завершилась, и новый материально ответственный сотрудник подписал все бумаги. Теперь сменяемый дает расписку, подтверждающую, что имущество проверили в его присутствии и никаких претензий к членам комиссии он не имеет. Для этого предусмотрен отдельный раздел в инвентаризационной описи (акте). Расписаться надо в трех экземплярах описи: один передается в бухгалтерию компании, второй и третий — остаются у каждого из материально ответственных лиц. Затем имущество передается преемнику. Этот факт нужно зафиксировать документально. Лучше составить отдельный акт, где подробно перечислить передаваемое имущество (образец).

Главное, о чем важно помнить

1. Материально ответственный работник полностью возмещает компании сумму ущерба, если испортил вверенное ему имущество. Но таким сотрудником считается только тот, чья должность есть в специальном Перечне и с кем компания заключила договор о полной материальной ответственности.

2. При смене материально ответственного работника обязательно надо провести инвентаризацию вещей, за которые он отвечал.

3. Прежде чем передать все бумаги и имущество новому ответственному работнику, с ним надо заключить договор о полной материальной ответственности и внести отдельный пункт в трудовой контракт.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка