Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Нетипичные расходы на командировки в сезон отпусков: что можно смело списать

25 мая 2010 211 просмотров

, шеф-редактор интернет-проектов журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Летние командировки преподносят бухгалтерам сюрпризы. Что делать, если сотрудник решил совместить деловую поездку с отдыхом? Как быть, если работник отправился в командировку на своей машине? Подробные ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье.
От чего убережет: Вы оцените, какие расходы на командировку можно смело признать в налоговом учете, а какие лучше списать за счет собственных средств компании.

В Налоговом кодексе РФ нет исчерпывающего перечня командировочных расходов. Прямо запрещено списывать только расходы на некоторые дополнительные услуги гостиниц. Скажем, обслуживание в барах и ресторанах. Об этом говорится в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Остальные расходы можно признать при расчете налога на прибыль. При условии, что ониподтверждены следующими первичными документами.

1. Авансовый отчет командированного работника. Без него никакие расходы на служебную поездку списать при расчете налога на прибыль у вас не получится. Ведь в подпункте 5 пунк-та 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ совершенно определенно сказано: командировочные расходы надо признавать на дату авансового отчета.

Если ваша компания на «упрощенке»

Компании на упрощенной системе признают оплаченные командировочные расходы в том же порядке, что и фирмы на общем режиме.

2. Командировочное удостоверение по форме № Т-10. Этот документ нужен только при поездке в Россию или страну СНГ, на границе с которой не проставляются отметки «прибыл-убыл». Тогда время нахождения сотрудника в командировке можно подтвердить отметками на удостоверении. Если работник выезжал за пределы СНГ, то период поездки подтвердят отметки в загранпаспорте.

3. Первичные документы, подтверждающие расходы сотрудника. Дополнительная «первичка» не нужна лишь для списания суточных, поскольку их сумма не зависит от того, сколько денег работник потратил в командировке. А вот для признания остальных затрат (например, стоимости проезда, проживания, оформления виз) первичные документы понадобятся. Это могут быть билеты на проезд, счета из гостиницы, акты выполненных работ сторонних организаций и т.д.

Служебное задание и приказ о командировке оформлять не обязательно. Все потому, что перечисленных выше документов достаточно, чтобы обосновать экономическую целесообразность расходов. И Минфин России против этого не возражает (см. письмо от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169).

Однако даже когда есть все необходимые документы, могут возникнуть затруднения с учетом особых «летних» затрат командированного сотрудника. Рассмотрим наиболее распространенные ситуации, когда возможны проблемы.

Сотрудник совместил командировку с выходными или праздничными днями

Соблазн остаться в месте командировки на выходные или праздничные дни (скажем, 12—14 июня) летом особенно велик. Допустим, работник отправился по делам в Европу и решил остаться там на субботу и воскресенье. Стоимость проживания в выходные дни он оплатил из собственного кармана, а обратный билет поменял — на понедельник вместо пятницы. Возникает вопрос: можно ли учесть затраты на обратную дорогу работника при расчете налога на прибыль?

По мнению чиновников, если сотрудник задержался в командировке по собственной инициативе, то стоимость обратной дороги налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Этот вывод можно найти в письме Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74. С позицией чиновников можно поспорить. Расходов на проезд из командировки к месту постоянной работы не избежать в любом случае. Независимо от того, вернулся человек из служебной поездки сразу или спустя несколько дней.

Осторожно!

Если сотрудник задержался в командировке по собственной инициативе, то стоимость обратной дороги списывать в налоговом учете небезопасно.

Однако если вы не склонны вступать в конфликты с инспекторами, к мнению Минфина России стоит прислушаться. Совет для самых осторожных: если ваши работники решили задержаться в командировке по собственному желанию, то предложите им оплатить обратный билет из собственных средств. Ведь если билет будет оплачен организацией, налоговики не только запретят учесть его стоимость в расходах. Скорее всего стоимость билета будет признана доходом работника. И компании придется удержать НДФЛ, а также начислить взносы во внебюджетные страховые фонды.

То же самое справедливо в отношении средств, истраченных на проживание в выходные или праздники. Если работник заплатил за гостиницу не собственной, а корпоративной карточкой, стоимость номера будет признана его доходом. Учесть эти деньги при расчете налога на прибыль инспекторы не позволят.

Сотрудник задержался в поездке из-за отсутствия обратных билетов

А что делать, если сотрудник не может вернуться из командировки вовремя, потому что на нужную дату нет билетов? В такой ситуации расходы на обратный проезд можно обосновать. Для этого необходимо оформить приказ директора, указав в нем, из-за чего сотрудник возвращается из поездки с опозданием. А еще лучше официально продлить командировку работника, снабдив его дополнительным служебным заданием. Тогда претензий у инспекторов точно не будет (письмо Минфина России № 03-04-06-01/74).

Отметим, что в подобной ситуации налогооблагаемую прибыль уменьшают не только расходы на обратный проезд. Затраты на проживание, суточные и средний заработок, сохраняемый за сотрудником на время поездки, также удастся списать.

Нет билетов до места назначения: работник отправляется в командировку на машине

С проблемой отсутствия билетов можно столкнуться не только во время командировки, но и перед поездкой. Допустим, все билеты раскуплены, и руководство решает отправить работника на переговоры в другой город на машине. Это может быть как личный автомобиль сотрудника, так и служебный (корпоративный) транспорт.

В любом случае для того, чтобы учесть затраты, вам потребуется путевой лист (его можно оформить даже на личное авто работника). А также вся дорожная «первичка»: чеки АЗС, квитанции парковок и т. д.

Важная деталь

Путевой лист можно оформить даже на личный автомобиль работника.

Еще один нюанс автомобильной командировки. Если работник уехал на машине, то у него не будет документов, подтверждающих дни приезда и отъезда. Однако время, в течение которого сотрудник добирался до места назначения, включается в период командировки.

Следовательно, за это время работник должен получить суточные и средний заработок. Поэтому необходимо оформить приказ руководителя, подтверждающий дни начала и окончания поездки. В приказе стоит указать, что работник использовал автомобиль, чтобы добраться до места назначения и обратно.

Сотрудник совместил командировку с отпуском

Если работник остается в городе, куда он был командирован, на время летнего отпуска, то учитывать расходы на обратную дорогу опасно (об этом мы уже рассказали в разделе «Сотрудник совместил командировку с выходными или праздничными днями»).

Но допустим, работник решил провести свой очередной летний отпуск в другом городе. Туда он отправился прямо из командировки, не заезжая к себе домой. Или наоборот: работник от- правится в служебную поездку не из родного города, а оттуда, где был в отпуске. Можно ли в таких ситуациях учесть расходы на проезд?

Сотрудник уехал из командировки в отпуск

В этом случае проблемы возникают с учетом средств, истраченных на обратную дорогу. Дело в том, что в статье 264 Налогового кодекса РФ прямо названы лишь затраты на проезд сотрудника из командировки к месту постоянной работы. И хотя, как мы уже говорили, в кодексе нет исчерпывающего перечня командировочных расходов, инспекторы наверняка посчитают затраты на дорогу до места отпуска необоснованными.

В такой ситуации расходы на возвращение из служебной поездки лучше не списывать. Время дороги до места отпуска в период командировки не включают. Поэтому суточные и средний заработок за эти дни начислять не надо. Исключение предусмотрено только для предприятий Крайнего Севера: они могут без проблем списывать при расчете налога на прибыль расходы на проезд сотрудника раз в два года к месту отпуска по территории России. Только если условие об оплате содержится в коллективном или трудовом договоре.

Объясняется это так: статья 325 Трудового кодекса РФ прямо предусматривает возможность компаний на Крайнем Севере прописывать компенсации стоимости проезда в отпуск в кадровых документах. А значит, налоговики к таким расходам не будут придираться.

Сотрудник отправился в служебную поездку из отпуска

В этом случае все наоборот: сложности возникнут с учетом расходов на проезд к месту командировки. Инспекторы могут посчитать так: раз сотрудник отправился в служебную поездку из отпуска, то стоимость билета экономически необоснованна. По этой причине первым днем командировки безопасно считать дату, когда работник прибыл в город назначения. И только начиная с этого дня советуем выплачивать суточные.

Обратите внимание, что в таких случаях дни, которые работник потратил на дорогу в командировку (или из командировки в отпуск), будут считаться отпускными.

Работник проживал во время командировки в съемной квартире

Не всегда командированные сотрудники проживают в гостиницах. Летом легко можно столкнуться с нехваткой номеров в отелях. Или же от гостиницы решают отказаться в пользу частного жилья из-за высокой цены на номер.

То, что расходы на съемные квартиры экономически обоснованны, сомнений не вызывает. Однако в такой ситуации часто возникают проблемы с документальным подтверждением затрат на поездку.

Если работник снял жилье напрямую у собственника помещения, то никаких первичных документов скорее всего не будет. А значит, расходы на аренду при расчете налога на прибыль списать не получится.

Важная деталь

Расходы на аренду квартиры для сотрудника должны быть подтверждены документально.

Другое дело, если компания арендовала квартиру, например, через агентство недвижимости. Посредники обычно выдают подтверждающие документы. Поэтому расходы в такой ситуации можно учесть при расчете налога на прибыль.

При этом надо обратить внимание на следующий момент. Иногда компании арендуют квартиру для командировок в течение длительного времени. Это удобно и выгодно, если организации приходится регулярно направлять работников в один и тот же город.

Как считают чиновники, в такой ситуации компания вправе признать при расчете налога на прибыль лишь часть стоимости аренды. А именно ту сумму, которая приходится на период, когда в квартире фактически проживали командированные работники. Аренду за те дни, когда квартира пустовала, списать в расходы не разрешают (письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178).

Очевидно, что этот вывод противоречит законодательству. Расходы на аренду квартиры можно обосновать, даже если сотрудники проживают в ней не постоянно. Ведь в статье 252 Налогового кодекса РФ сказано, что при расчете прибыли учитываются экономически обоснованные расходы, которые направлены на получение дохода. Расходы на аренду квартиры этому условию, несомненно, соответствуют.

Частые вопросы о списании командировочных расходов:

Компания выдала суточные работнику в валюте. Возникнет ли курсовая разница в налоговом учете?

Нет, авансы, выданные в иностранной валюте, с 2010 года не пересчитываются на дату признания расхода при расчете налога на прибыль. Этот вывод следует из пункта 11 статьи 250 и подпункта  5 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ.

Организация оплачивает сотрудникам время командировок исходя не из среднего заработка, а фактического оклада. Можно ли списать такую доплату?

Да, списать такую доплату в расходы можно на основании статьи 255 Налогового кодек- са РФ. Но для этого компании надо пре- дусмотреть такую доплату в трудовых или коллективном договорах.

Надо ли выплачивать суточные за однодневную командировку?

Нет, не надо. В законодательстве закреплено, что суточные не выплачиваются, если у работника есть возможность возвращаться из командировки домой (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства  РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Если компания оплатит суточные, признать их не получится.

Сотрудник был по делам в двух странах Евросоюза. Можно ли учесть расходы без командировочного удостоверения?

Можно, ведь в паспорте будут отметки о прибытии в зону ЕС и выбытии из нее. И не важно, что отметки на границе между странами не проставляются. При этом лучше указать в отчете, сколько дней работник был в каждой стране.

Главное, о чем важно помнить

1. Чтобы признать расходы на деловые поездки в налоговом учете, необязательно оформлять приказ о командировке и служебное задание.

2.Если сотрудник решил после командировки провести в другом городе еще несколько дней, расходы на обратную дорогу обосновать не получится. Исключение — ситуация, когда задержка обусловлена объективными причинами.

3. Расходы сотрудника, который добирался в командировку на личном автомобиле, можно признать при расчете прибыли, если оформлен путевой лист.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка