Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как бухгалтеру ужиться с любым начальником

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Когда в кадровом документе нужна печать, а когда достаточно подписи

25 мая 2010 77 просмотров

, редактор-эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению интернет-проектов группы "Главбух"

Чем поможет эта статья: Вы узнаете, когда на кадровых документах нужна печать и какой она должна быть.
От чего убережет: Если нужная печать не проставлена, инспекторы вправе оштрафовать компанию за нарушение трудового законодательства.

В небольших компаниях, как правило, используют одну печать. У крупных их бывает несколько: внутренние документы заверяют штампами подразделений. Например, своя печать может быть у отдела кадров. Иногда в компаниях используют оттиски, предназначенные для отдельных документов, скажем для договоров.

Руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме налогообложения, так и для применяющих упрощенную систему.

Однако при этом есть целый ряд документов, печать на которых должна стоять в силу закона (подробнее об этом — в разделе «Справочная информация»). Разберемся, какие кадровые бумаги требуют обязательного штампа, а какие можно заверить только подписью.

Приказ

Поскольку приказы  — это внутренние распорядительные документы, удостоверять печатью подпись руководителя не нужно.

Заметьте, что в приказах унифицированной формы (о приеме на работу и об увольнении) реквизит «М.П.» также не предусмотрен.

Но предположим, работник обратился к кадровику с просьбой выдать копию приказа. То есть воспользовался правом, предоставленным статьей 68 Трудового кодекса РФ. В этом случае, чтобы переданный дубликат был заверен надлежащим образом, необходимо проставить печать.

Трудовой договор

Трудовой договор имеет юридическую силу даже без печати. Ведь в требованиях к его содержанию, которые приведены в статье 57 Трудового кодекса РФ,о необходимости проставить печать ничего не говорится.

Другое дело, что сами чиновники рекомендуют подобную степень защиты. Например, в приказе Минэкономразвития России от 2 марта 2005 г. № 49 и приказе Минздравсоцразвития России от 14 августа 2008 г. № 424н. Поэтому печать безопаснее поставить особенно в тех случаях, когда договор от имени компании подписывает не сам руководитель, а другой уполномоченный сотрудник. Например, заместитель руководителя или директор по персоналу. Аналогичным образом принято заверять дополнительные соглашения и приложения к трудовым договорам.

Важная деталь

По мнению чиновников, трудовому договору нужна дополнительная защита — печать организации. Закон этого не требует.

Печать подойдет любая — организации, отдела кадров либо «для документов».

Трудовая книжка

Печати в трудовой книжке предусмотрены сразу двумя подзаконными актами. Прежде всего, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. В ней сказано, что печать надо поставить, во-первых, на титульном листе. А во-вторых, на внутренней стороне обложки, если сведения на титульном листе изменились. Самый распространенный случай — сотрудница вышла замуж и изменила фамилию (подробнее об этом — в статье «Нештатная ситуация: работник сменил фамилию», опубликованную в этом номере). Если буквально следовать Инструкции, в обоих случаях подойдет как печать отдела кадров, так и печать организации.

Когда трудовой договор расторгают, все записи, внесенные в трудовую книжку в данной компании, заверяют: 

  • — подписью нанимателя (или сотрудника кадровой службы);
  • — печатью компании;
  • — подписью самого работника.

Об этом сказано в пункте 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Но обратите внимание: в настоящее время этот документ действует в новой редакции и не позволяет использовать при увольнении печать кадровой службы. Этот вывод подтвердили чиновники Роструда (письмо от 24 ноября 2008 г. № 2607-6-1).

Частая ошибка

Запись об увольнении сотрудника ошибочно заверяют печатью кадровой службы. Но для этих целей годится только печать организации.

Возможно, к вам на работу устраивается человек, в трудовой книжке которого внесли запись об увольнении, но заверили только подписью кадровика. Отправляйте его к бывшему нанимателю, чтобы там обязательно поставили печать. Предупредите, что в противном случае возможны проблемы с подтверждением стажа.

За неправильно оформленную запись вас к ответственности не привлекут (в этом виноват кадровик другой компании). Но в этой ситуации нет никаких гарантий, что на прежнем месте человека уволили.

Если прежний работодатель поменял название, заказал новые печати и уничтожил старые, требуйте справку. Допустим, эта компания реорганизовалась или ликвидировалась. Тогда за подтверждающими справками отправляйте к правопреемникам или в архивы, куда сданы документы по личному составу.

Командировочное удостоверение

Срок командировки определяют по отметкам о датах, когда сотрудник прибыл в другую организацию и выбыл из нее. Эти записи уполномоченный сотрудник заверяет личной подписью и проставляет печать. Об этом сказано в пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного  постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. В Положении говорится о печати, использующейся в хозяйственной деятельности компании. Значит, подойдет как печать кадровой службы, так и «главная» печать организации.

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Иногда трудовой договор заключают на определенный период времени. В отличие от исполнителя, привлеченного по гражданско-правовому договору (например, договору подряда), временный персонал будет подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, а все оборудование, необходимое для работы, ему предоставит наниматель.

Допустим, работа завершена. Тогда сотрудник компании, осмотревший результат, оформит специальный документ — акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Унифицированная форма акта (№ Т-73), утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.Заполненный бланк отнесут руководителю или уполномоченному сотруднику. Тот утвердит акт личной подписью и проставит печать.

Какой должна быть печать, чиновники не уточнили. Но так как заверенный акт — основание для того, чтобы бухгалтерия рассчиталась с исполнителем работ, рекомендуем утверждать документ печатью организации.

Копии документов, выданных по запросу работников

Чтобы оформить загранпаспорт, работник попросил в отделе кадров копию трудовой книжки. Либо копию приказа о приеме на работу по совместительству, чтобы основной наниматель внес в трудовую книжку соответствующую запись.

Дубликаты документов, связанных с работой, кадровик должен подготовить и заверить в течение трех рабочих дней с даты, указанной на заявлении. Соответствующее правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Как заверять такие копии, разъяснил Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X (применяется до сих пор). Здесь сказано, что копии документов, которые выдают работникам, удостоверяют подписью руководителя или уполномоченного должностного лица, а также печатью. На дубликате отмечают дату, когда он выдан, и указывают, что подлинный документ находится в данной организации.

Другой вариант того, как должна выглядеть заверительная надпись, содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». В нижней части копии под реквизитом «Подпись» проставляют «Верно». Затем приводят должность сотрудника, удостоверившего копию, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, затем фамилия), дату, когда заверен документ.

На практике вместо надписи «Верно» нередко проставляют «Копия верна». Этот вариант также допустим. Печать должна захватывать часть должности, оставляя открытой подпись и ее расшифровку.

Чиновники подчеркнули, что компании вправе выбрать, какую печать ставить на дубликате — организации или отдела кадров. Но совсем без печати копия не имеет юридической силы. 

Как исправить запись об увольнении, заверенную не той печатью

Комментирует Максим СИМОНОВ, юрист компании Capital Legal Services

— Если запись об увольнении работника заверена печатью кадровой службы («для документов»), а не печатью организации, при проверке компанию и должностных лиц могут оштрафовать по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Правда, так как нарушение малозначительное, его можно обжаловать, ссылаясь на статью 2.9 кодекса.

 Кроме того, новый работодатель бывшего сотрудника может усомниться в том, что запись об увольнении действительна и трудовой договор расторгнут на самом деле. Ему потребуются дополнительные справки и письменные запросы.

Поэтому, чтобы избежать негативных последствий как для себя, так и для работника, рекомендуем дополнительно проставить в трудовой книжке еще одну, правильную, печать.

Заметьте, что зачеркивать не ту печать, поставленную первоначально, не нужно.

Главное,о чем важно помнить

1. Печать обязательна в трудовой книжке и на копиях бумаг, выданных сотрудникам. Как заверять документы в остальных случаях, решает компания.

2. Так как приказ — внутренний документ организации, подпись руководителя удостоверять печатью не нужно.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка