Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС заранее разъяснила, какие коды ставить в годовой отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как поделить затраты между соседями-арендаторами на ремонт общих помещений

29 июля 2010 18 просмотров

, руководитель отдела специальных проектов журнал «Главбух»

Чем поможет эта статья: Если ваша компания объединилась с другими арендаторами помещений, чтобы сделать ремонт, то статья поможет выбрать лучший способ оформить отношения и списать затраты.
От чего убережет: От завышения затрат при расчете налога на прибыль.

Арендаторы помещений в крупных бизнес-центрах редко сталкиваются с бытовыми проблемами — все заботы на себя берет управляющая компания. Но еще есть многозданий, до которых «управленцы» не добрались. В таких помещениях арендаторы вынуждены делать ремонт самостоятельно — собственник не хочет лишний раз тратиться. С арендуемыми помещениями все ясно: каждый сам заинтересован создать себе комфортные условия работы. Но как быть с общими территориями, например, подъездами или коридорами? Ведь ими пользуются все, однако договор аренды на эту площадь никто не подписывал.Единственный выход в такой ситуации — сделать ремонт общими усилиями. Но как тогда оформить общие затраты?

При коллективном ремонте действуют стандартные правила учета затрат

Прежде всего необходимо разобраться, какой из видов ремонта вы планируете сделать совместно с соседями — текущий или капитальный. А дальше порядок учета затрат будет точно такой же, как если бы вы делали ремонт в одиночку. Напомним, что по общему правилу текущий ремонт арендатор может списать в затраты, капитальный — нет (см. таблицу ниже).

Конечно, инспекторы могут вас спросить: на каком основании учтены расходы на помещение, не принадлежащее компании? Объяснение здесь может быть следующее: внешний облик подъезда положительно влияет на имидж компании (см. постановление ФАС Московского округа от 27 октября 2006 г. № КА-А40/9971-06-2). Или замена электропроводки в коридоре была необходима для поддержания в рабочем состоянии всей сети. В любом случае потребность в ремонте должна быть отражена в документах.

Оформить коллективный ремонт можно одним из трех способов

После того как вы определились, на что потратите общие деньги, нужно выбрать способ оформления этих расходов. Вариантов может быть несколько.

Вариант 1. Один из арендаторов заключает договор с подрядчиками и делит расходы на всех

Нужно выбрать ответственного соседа, который будет общаться с подрядчиками: заключать с ними договоры, перечислять деньги. После того как работы будут закончены, компания-посредник перевыставит остальным их долю затрат на основании актов и счетов-фактур. Конечно, перед этим она должна заключить со всеми договор выполнения ремонтных работ.

Плюсы. Во-первых, большинство участников ремонта избавляются от общения с подрядчиками. Во-вторых, у всех арендаторов на руках будут необходимая «первичка» для учета затрат и счета-фактуры для возмещения НДС. Конечно, если компания, ведущая общие дела, находится на общем режиме. И даже если расходы нельзя списать в уменьшение прибыли, то поставить НДС к вычету вы имеете полное право. Конечно, налоговики с этим не всегда согласны, но с ними можно поспорить. Налоговый кодекс РФ не ставит вычеты по НДС в зависимость от налогового учета (определение ВАС РФ от 17 октября 2008 г. № 13492/08).

Минусы. Нужно найти среди арендаторов компанию, которая согласится взять на себя этот нелегкий труд. Ведь помимо дополнительной бумажной работы у этой организации появятся лишние обороты по НДС и налогу на прибыль.

Осторожно!

Если счет-фактуру на ремонт выставила компания, которая не оказывала соответствующих услуг, налоговики могут отказать в вычете НДС.

Кроме того, налоговики могут придраться к тому, что организация, выставившая счет-фактуру, сама вам никаких услуг не оказала. Именно по этой причине они отказывают в вычетах по НДС по коммунальным услугам (письмо Минфина России от 3 марта 2006 г. № 03-04-15/52).

Вариант 2. Все арендаторы подписывают договор о совместной деятельности

Несколько компаний-арендаторов могут объединить свои вклады в ремонт на основании договора простого товарищества (ст. 1041 Гражданского кодекса РФ). На первый взгляд эта форма взаимоотношений идеально подходит для общего ремонта. Но на деле оказывается, что это не совсем так.

Плюсы. Все, что нужно сделать большинству товарищей — это подписать договор о совместной деятельности и выбрать ответственного участника. Все остальное будет делать он — вести бухгалтерский и налоговый учет, договариваться с подрядчиками и получать все необходимые документы от них. Другие участники только должны внести свои вклады. Что удобно, вклады могут быть в любой форме, не только деньгами. Поэтому если у кого-то есть в наличии нужные стройматериалы, то их можно сразу пустить в дело. Ответственный товарищ уже сам будет передавать их с баланса подрядчикам.

Минусы. Совместная деятельность не позволит учесть расходы даже на текущий ремонт. Ведь деньги или материалы, которые вы отдадите в качестве вклада, не включаются в затраты. Об этом сказано в пункте 3 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Убыток, который вы обязательно получите от совместной деятельности, поделить тоже не удастся — это прямо запрещено в пункте 4 статьи 278 Налогового кодекса РФ.

Еще один недостаток— кто-то из арендаторов должен взять на себя все организационные трудности — вести бухгалтерию и другие общие дела.

Вариант 3. Каждый из арендаторов подписывает отдельный договор на свою часть работ

В этом случае подрядчик сначала составляет общую смету расходов, а затем делит ее на всех заказчиков. С каждым арендатором подписывается отдельный договор. Поэтому в акте и счете-фактуре каждый арендатор увидит только свои расходы.

Плюсы. У вас будут «первичка» и счета-фактуры, выставленные непосредственным исполнителем работ. А значит, у инспекторов не будет повода отказать вам в вычете по НДС.

Минусы. Этот вариант достаточно трудоемок для подрядчика. Ведь ему придется провести сложные расчеты, прежде чем определить долю каждого арендатора в общей смете затрат. А если ремонтом будут заниматься несколько фирм, то и вам придется возиться с кучей бумаг.

Как учесть расходы в зависимости от вида ремонта

Виды ремонтных работ Порядок учета затрат
Текущий ремонт Делать текущий ремонт обязан арендатор. Об этом сказано в пункте 2 статьи  616 Гражданского кодекса РФ, если, конечно, обратное не установлено в договоре. На стоимость затрат можно уменьшить налогооблагаемую прибыль. Соответственно, если ремонт делается общими усилиями, то арендаторы смогут поделить потраченную сумму между собой, например, пропорционально занимаемой площади
Капитальный ремонт Как правило, капитальный ремонт переданной в аренду недвижимости должен проводить арендодатель. Но по договоренности стороны могут возложить эту обязанность и на арендатора (п. 1 ст. 616 Гражданского кодекса РФ). Только при наличии такого условия в договоре арендаторы смогут учесть затраты на капремонт. Доводы, что такой ремонт был экономически целесообразен, тут не помогут (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 1 октября 2009 г. № А55-1113/2009). Поэтому если в вашем договоре аренды подобного пункта нет, то убедите арендодателя подписать дополнительное соглашение. Наличие этого условия позволит поделить общую смету затрат на всех арендаторов и списать в расходы
Отделимые улучшения Отделимые улучшения арендатор может после окончания договора аренды демонтировать и забрать с собой (п. 1 ст. 623 Гражданского кодекса РФ). Следовательно, отразить в учете такое улучшение сможет только один из арендаторов — поделить один объект на всех не получится. Поэтому лучше сразу договориться, кто из арендаторов берет на себя все траты, а потом оставляет основное средство себе
Неотделимые улучшения Неотделимые улучшения арендатор не может забрать с собой (п. 2 ст. 623 Гражданского кодекса РФ). Но и амортизировать их тоже не получится: объект один, а претендентов на него несколько. А в соответствии с пунктом 1 статьи 256 Налогового кодекса РФ амортизировать можно только то имущество, на которое у компании есть право собственности. Единственный выход — улучшать общую территорию за счет чистой прибыли

Главное,о чем важно помнить

1. Коллективные затраты на ремонт учитываются по общим правилам. То есть прибыль можно уменьшить на стоимость текущего ремонта и капитального при наличии такого условия в договоре.

2. Законодательство не регламентирует порядок оформления коллективного ремонта. Поэтому вы можете выбрать наиболее удобный для себя вариант.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка