Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как уже в следующем месяце изменится налог на прибыль

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как арендатору на упрощенной системе безопасно списать затраты на «коммуналку»

8 сентября 2010 104 просмотра

, эксперт

Чем поможет эта статья: Вы узнаете все о схемах, по которым можно рассчитываться с арендодателем за коммунальные услуги. Это поможет правильно учесть уплаченные суммы при расчете «упрощенного» налога.
От чего убережет: Собрав полный набор бумаг, подтверждающих расходы на «коммуналку» по арендованному помещению, вы избежите претензий налоговых инспекторов.

Арендатор возмещает собственнику стоимость коммунальных услуг сверх арендной платы

Начнем, пожалуй, с самой распространенной ситуации. Допустим, компания, у которой вы арендуете помещение, самостоятельно оплачивает стоимость электроэнергии, воды и отопления, потребленных вашей организацией. А вы потом возмещаете этому арендодателю понесенные им расходы на «коммуналку».

Частая ошибка

Если «коммуналку» вы компенсируете арендодателю сверх арендной платы, проследите, чтобы в договоре и выставленных им документах говорилось именно о возмещении расходов, а не плате за коммунальные услуги. 

Такие дополнительные суммы, которые ваша компания перечисляет собственнику площадей сверх арендной платы, естественно, должны быть как-то обозначены на бумаге. Условие о возмещении затрат арендодателя на содержание помещения (втом числе и на оплату «коммуналки») обычно прописывают либо в самом договоре аренды, либо в отдельном соглашении. Причем важно, чтобы в документах это звучало именно как возмещение расходов, а не плата за коммунальные услуги. Ведь прямой договор с ресурсоснабжающими предприятиями арендодатель заключил на свое имя, и именно ему предоставляют коммунальные услуги. Вы лишь компенсируете владельцу помещений ту часть «коммуналки», которой ваша организация воспользовалась в рамках договора аренды.

Как учесть затраты при расчете «упрощенного» налога

Те суммы, которые вы выплатите арендодателю в качестве компенсации стоимости потребленных коммунальных услуг, можете смело учитывать в составе материальных расходов. Право на это дает подпункт 5 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. И следуя ссылке на статью 254 кодекса, данной в пункте 2 статьи 346.16, среди учитываемых затрат вы найдете как раз расходы на покупку любого вида топлива, воды и энергии. Само собой, названное правило действует, если ваша компания находится на «упрощенке» с объектом «доходы минус расходы».

В тот день, когда вы перечислите сумму компенсации на расчетный счет арендодателя или выплатите ему деньги из кассы, понесенные затраты отразите в графе 5 книги учета доходов и расходов.

Какими документами подтвердить расход

Перво-наперво от арендодателя вы получите отдельный счет, где он укажет стоимость коммунальных услуг, которую вам необходимо возместить. Наряду с этим проследите, чтобы к счету были приложены бумаги, подтверждающие предъявленную вам сумму. Это может быть акт о потреблении коммунальных услуг или просто расчет. Главное, чтобы там было написано, сколько электроэнергии и воды реально потратил арендатор (то есть ваша компания) за прошедший месяц.

Важная деталь

На «упрощенке» расходы отражают только после их фактической оплаты.

Перечисленные документы арендодатель может составить в произвольной форме на основании счетов от коммунальщиков, естественно, не забыв об обязательных реквизитах. Либо за него это можете сделать вы, тогда арендодателю останется только расписаться в акте и поставить свою печать. Примерный образец акта есть здесь.

Не лишним будет попросить у собственника и платежные документы, которые подтвердят, что он действительно оплатил возмещаемые ему расходы.

Арендодатель выступает посредником между арендатором и коммунальщиками

Другая ситуация: арендодатель по договорам с поставщиками коммунальных услуг приобретает у них энергию, воду, газ, услуги по водоотведению для арендатора. А получив от последнего деньги за потребленные ресурсы, он перечисляет их поставщикам. Поначалу может показаться, что такая схема расчетов схожа с той, что мы рассмотрели выше. Но это не совсем так.

Смотрите, здесь вы по сути изначально поручаете владельцу арендуемых помещений заключить договор с коммунальщиками именно для вашей компании. И деньги за свет и воду вы передаете арендодателю прежде, чем он оплатит за вас коммунальные расходы. Как видите, арендодатель выступает посредником (комиссионером, агентом) в расчетах между коммунальными службами и арендатором.

Если ваша компания рассчитывается с арендодателем за «коммуналку» подобным образом, проверьте, чтобы условие о посредничестве было прописано в самом договоре аренды. Либо у вас на руках должен быть отдельный договор (агентский или комиссии). Плюс ко всему не забудьте, что любые посреднические отношения — возмездные (ст. 991, 1006 Гражданского кодекса РФ). Поэтому в том или другом договоре лучше предусмотреть сумму вознаграждения, хотя бы минимальную. Если этого не сделать, то по идее арендодатель вправе потребовать с вас оплату по цене, которая взимается за аналогичную услугу. Как вариант в договоре можно указать, что сумма вознаграждения включена в арендную плату.

Как учесть затраты при расчете «упрощенного» налога

Сумму, перечисленную арендодателю-посреднику для оплаты затрат на «коммуналку», вы признаете опять же в составе материальных расходов. Плюс ко всему в расходы вы вправе включить и посредническое вознаграждение (если в договоре выделена его сумма). Такой вид учитываемых затрат прямо назван в подпункте 24 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Не забудьте отдельно отразить в расходах и сумму НДС, если поставщики коммунальных услуг предъявили ее арендодателю. Основание — подпункт 8 пункта 1 статьи 346.16 кодекса.

Какими документами подтвердить расход

От арендодателя вы получите счет на оплату коммунальных услуг и счет на посредническое вознаграждение. Плюс ко всему попросите от собственника помещений как от посредника отчет. По закону он обязан вам предоставить такую бумагу (ст. 999, 1008 Гражданского кодекса РФ).

В отчете пусть арендодатель отразит ту сумму, что вы перечислили ему для выполнения поручения, то есть для оплаты коммунальных услуг. А далее он распишет подробно, сколько и каких ресурсов ваша компания реально потребила за месяц. Стоит сказать в отчете и о размере причитающегося вознаграждения, если в договоре оно выделено. Не лишним приложением к документу станут копии счетов, полученных от поставщиков.

Осторожно!

Собственник помещения не вправе выставлять вам счет на оплату коммунальных услуг от своего имени, если не является посредником между вами и коммунальщиками на договорной основе. 

Компания оплачивает «коммуналку» в составе арендной платы

Стоимость коммунальных услуг арендодатель может сразу включить в состав арендной платы. То есть изначально зафиксировать в договоре конкретную стоимость аренды с учетом коммунальных расходов и сумму последних не выделять. Но такой вариант встречается реже. Ведь каждый месяц ваша компания как арендатор может потреблять ресурсы в разных объемах. Да и тарифы на «коммуналку» могут колебаться. А менять при этом размер арендной платы закон разрешает не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 Гражданского кодекса РФ). Обычно делают по-другому. В договоре аренды пишут, что арендная плата будет складываться из двух частей. Первая часть — это собственно плата за пользование арендованным помещением. А вторая — переменный платеж, который представляет собой как раз стоимость коммунальных услуг, потребленных арендатором в конкретном периоде.

Как учесть затраты при расчете «упрощенного» налога

Независимо от того, выделена стоимость «коммуналки» в общей сумме арендной платы или нет, вы отнесете ее на расходы в составе арендных платежей. Основание — подпункт 4 пункта 1статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Важная деталь

Оплачивая «коммуналку» в составе арендной платы, особо выделять ее сумму в расходах не придется.

Если собственник помещений применяет общую систему налогообложения, то в арендной плате он выделит сумму НДС и укажет ее в счете-фактуре. Тогда учтите этот налог в расходах отдельно. На дату оплаты аренды две суммы — арендный платеж с учетом коммунальных услуг и НДС — занесите в книгу учета доходов и расходов. 

Какими документами подтвердить расход

Если стоимость аренды с учетом коммунальных расходов твердо зафиксирована в договоре, понятно, что свои затраты вы будете подтверждать привычными документами по аренде. Это счет или акт от арендодателя, а также поручения или квитанции, по которым вы платили за аренду. А вот если стоимость коммунальных услуг является переменной составляющей, по итогам каждого месяца требуйте от арендодателя акт с обоснованием предъявляемых вам сумм. Как мы уже говорили, его форма может быть произвольной.

Арендатор платит «коммуналку» напрямую поставщикам

И наконец, последний вариант, по которому арендатор рассчитывается за «коммуналку». Собственник может изначально прописать в договоре, что вы будете самостоятельно платить за свет и воду напрямую коммунальным службам. Сам он, арендодатель, в этом не участвует. А это значит, что ваша компания обязана заключить договоры на поставку коммунальных услуг непосредственно с каждой ресурсоснабжающей организацией. Во всяком случае, только так вы сможете безопасно учитывать расходы на «коммуналку» при расчете «упрощенного» налога.

Заметим, что на практике заполучить прямой договор с коммунальщиками, минуя собственника здания, не так-то просто. Особенно если речь идет о водоснабжении. Дело в том, что по общим правилам абонентами таких услуг могут быть только законные владельцы помещений (а точнее, систем водоснабжения и канализации). Об этом сказано в пункте 1 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1999 г. № 167. На это и ссылаются многие представители коммунальных служб.

Как учесть затраты при расчете «упрощенного» налога

Если все-таки заключить прямой договор с ресурсоснабженцами вам удалось, затраты на оплату «коммуналки», не раздумывая, списывайте в составе материальных расходов. Как вы помните, суммы НДС, выделенные поставщиками в стоимости коммунальных услуг, надо учитывать в расходах отдельно. Без договора с коммунальщиками суммы, уплаченные за потребленную электроэнергию, воду и отопление, признавать в расходах опасно. Такие затраты налоговики снимут в ходе проверки, не увидев подтверждающих бумаг, выставленных на имя вашей организации.

Какими документами подтвердить расход

Затраты на оплату коммунальных услуг подтвердят счета, которые вы будете ежемесячно получать от соответствующих поставщиков. И конечно же, сохраняйте все платежные поручения или кассовые чеки по «коммуналке».

Главное, о чем важно помнить

1. Безопаснее, если вы оплачиваете собственнику помещений стоимость потребленных услуг в сумме арендной платы как переменную составляющую.

2. Если вы возмещаете арендодателю «коммуналку» сверх арендной платы, каждый раз требуйте с него документы, подтверждающие стоимость потребленных вашей компанией ресурсов.

3. Арендатор может платить за «коммуналку» самостоятельно, только если у него есть прямые договоры со снабжающими организациями. Без таких документов учитывать перечисленные суммы в расходах опасно.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка