Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как главбуху в Москве все успеть

17 сентября 2010 6 просмотров

Анна Чернышова

Жителям мегаполисов бывает трудно успевать за ритмом большого города. И бухгалтеры не исключение. Порой не хватает нескольких дней, чтобы сделать в срок отчетность, пары часов, чтобы тщательно подготовиться к переговорам, или десяти минут, чтобы внимательно выслушать коллегу. Как более эффективно использовать время — в нашей статье.

Неужели, если бы в сутках было на пару-тройку часов больше, мы могли бы все успеть? Вряд ли. Дело вовсе не в недостатке времени, а в его качественном использовании. Говорят, успех от слова «успевать». Ну что же, тогда ниже пять шагов к успеху.

Шаг первый: составить план

Научитесь планировать свой следующий день, месяц и даже год. Если у вас нет перед глазами плана или списка дел, то как вы поймете, все вы успели или нет. Причем список в голове — не выход: обязательно что-то забудете, отвлечетесь.

Составляя список, формулируйте каждое дело так, чтобы оно было ориентировано на результат. Например, вам надо узнать, изменились ли бланки отчетности. В плане должно быть написано: «Выяснить, какие изменения произошли в бланках отчетности». Результатом должен быть конкретный перечень изменений. Формулировка «посмотреть в Интернете новшества» не годится. Вы можете отвлечься на другие новости, и в итоге дело останется невыполненным. То есть, когда вы планируете, точно определяйте, что вы хотите получить в итоге. Например, установить сроки сдачи в бухгалтерию «первички», а не договориться, чтобы менеджеры приносили документы вовремя; уменьшить налог на прибыль, а не поискать схему минимизации.

Абсолютно по такому же принципу научитесь составлять план на неделю/месяц/год. Долгосрочные планы будут со временем корректироваться в зависимости от изменений обстоятельств, форс-мажора, ваших приоритетов и т. д.

Составляя план, не забывайте включать в него и дела, не требующие много времени (оформить подписку на журнал, записаться на семинар) или кажущиеся вам незначительными (сдать в архив папки за прошлый год, сделать копии счетов-фактур за последний квартал). Эти дела должны быть сделаны, а значит, зафиксированы в плане. Другой вопрос, в какой очередности они будут выполнены.

Шаг второй: расставить приоритеты

Список дел составлен. Теперь надо определить, в каком порядке их выполнять. Начинать надо, конечно, с приоритетных. Какие именно дела приоритетны в данный момент, никто, кроме вас, определить не может. Поэтому всегда, раскидывая дела по табличке (пример см. ниже), отталкивайтесь от обстоятельств и сроков. Если вам не хочется возиться с табличкой, то, составив план в столбик, напротив каждого дела проставьте буквы А, Б, В, Г.

А — дела, которые не терпят отлагательств. Их надо решать, что называется, здесь и сейчас. Например, в обед совещание с менеджментом, а у вас не готова аргументация. Если дел в категории А много, то вы работаете в постоянном цейтноте.

Для дел категории Б, несмотря на важность, достаточно времени для выполнения в комфортном режиме. Сформировать отчетность, подготовиться к проверке, которая будет на следующей неделе, оформить заявку на ноябрьский семинар — все это важно, но не срочно. Если максимальное количество ваших дел сосредоточено в категории Б, то вы оптимально распределяете свое время для решения всех задач. Но начнете упускать из внимания дела категории Б, они быстро начнут перемещаться в категорию А.

Срочные и не важные (категория В) — дела, которые требуют безотлагательного решения, но при этом именно для вас не важны. Звонит телефон, надо ответить — это срочно, но не важно (если вы не ждете определенного звонка); подошла коллега и зовет на чашечку кофе — ответ надо дать срочно, но пить кофе сейчас не обязательно. Дела категории В можно переносить, делегировать (поднять трубку и переключить на своего заместителя); от них надо отказываться (кофе? спасибо, нет!).

О категории Г советуем забыть совсем, так как это не важно и не срочно.

Шаг третий: делегировать полномочия

Делегирование (передача сотруднику прав, обязанностей и ответственности по какому-либо вопросу) сэкономит вам массу времени и сил.

При делегировании четко ставьте задачу. Правила те же, что и при составлении плана для себя, — конкретика и ориентир на результат. Например, к 11 октября собрать информацию по десяти банкам о размере комиссии при переводе денег безналом; к 17.00 снять по одной копии со всех договоров с поставщиками муки за 2009 год.

Научитесь не бояться делегировать и важные дела (категории А и Б). Изучать изменения в Налоговом кодексе РФ может ваш зам, а контролировать своевременное представление «первички» из отделов — коллега-бухгалтер или даже секретарь.

Шаг четвертый: выполнить свои дела

Итак, часть дел вы делегировали, часть перенесли, ненужные забыли. Остались дела, которые вы должны сделать сами. Для их выполнения руководствуйтесь принципом: лягушку есть сразу, а слона — по частям.

Самое неприятное для вас дело (лягушку) постарайтесь по возможности сделать (съесть) сразу с утра. Например, пообщаться с гендиром по поводу будущих налоговых начислений. По завершении этого дела вы будете на подъеме. На этой позитивной волне другие дела будут делаться гораздо легче. Если же вы будете тянуть с решением, то вы не сможете толком погрузиться в другие дела.

Если же в плане у вас появилось большое по объему дело (слон), то не пытайтесь одолеть его за один раз, с ним надо расправляться по частям. Например, через три недели вы должны выступить на бухгалтерском семинаре перед коллегами. Качественно подготовиться за один-два дня вам не удастся. В течение трех недель каждый день делайте (съедайте) кусочек от этого большого дела (слона). В ежедневных планах в категории Б у вас должны появиться дела: сформулировать тему выступления; составить план выступления; написать тезисы и т. д. Изучение МСФО, годовой баланс — слоны, которых главбуху надо кушать по кусочку каждый день.

Шаг пятый: освоить полезные навыки

Следующий, пятый, шаг вашего пути к успеху — полезные навыки и технические штучки, которые помогут сэкономить дополнительные часы.

Используйте сокращения и значки, когда составляете план или ведете другие записи. Например, слово «налог» можно обозначить буквой Н, «написать электронное письмо/ответить по электронке» — значком @ .

Научитесь пользоваться ярлыками на рабочем столе компьютера. Вам не придется несколько раз на дню искать доступ к «1С», правовой базе, бланкам.

Приобретите клавиатуру и мышку со множеством вынесенных кнопок. Для доступа к калькулятору, почте достаточно будет нажать одну кнопку.

Не пренебрегайте закладками и функцией «Избранное» в программах. Не стоит каждый день терять время на поиск нужного места в правовой базе.

Постарайтесь ввести в практику «закрытые часы» — время, когда вас никто и ничто не отвлекает. Отключите аську, мобильный, выйдите из Интернета и полностью сосредоточтесь на деле.

Используйте время вынужденного ожидания или дорогу: читайте свежий номер журнала, слушайте урок иностранного языка, составляйте план на завтра, делайте незначительные звонки.

Собираясь в налоговую, на переговоры, в банк, внимательно проверьте, все ли необходимые бумаги вы взяли. Возвращаться — не только плохая примета, но еще и большая необоснованная трата времени.

Таблица распределения дел по приоритетам

В. Срочные, но не важные дела:

перепоручить/делегировать, перенести, отказаться.

А. Срочные и важные дела:

выполнять здесь и сейчас.

Г. Не срочные и не важные дела:

забыть, не вспоминать, не выполнять.

Б. Не срочные, но важные дела:

внутри этой категории разбить на подкатегории «срочно»/«не срочно», начать со срочных.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка