Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Будьте во всеоружии: документы, которые отметут все подозрения проверяющих из соцстраха

23 сентября 2010 7681 просмотр

, руководитель отдела специальных проектов журнал «Главбух»

Чем поможет эта статья: В этой статье мы расскажем, на что обращают особое внимание сотрудники ФСС РФ во время ревизии выплаченных пособий. И какие нужно приготовить бумаги, чтобы проверка не застала вас врасплох.
От чего убережет: Следуя рекомендациям, данным в статье, вы избежите споров с проверяющими.

Компания выплатила своей сотруднице пособие по беременности и родам и хочет вернуть деньги из бюджета. По закону для этого нужно представить в ФСС РФ всего несколько документов. Но на деле этих бумаг оказывается недостаточно. Если ревизоры засомневаются в правильности ваших расчетов, то назначат выездную проверку или запросят дополнительные бумаги (ч. 4 ст. 4.6 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Что конкретно они могут потребовать? К сожалению, закон не дает ответа на этот вопрос. Поэтому сотрудники ФСС РФ могут запросить практически любые бумаги, порой даже самые неожиданные.

Какие бумаги могут запросить проверяющие

Документов, которые обязательно нужны, чтобы возместить расходы в ФСС, всего три. Вот они: 

  • — заявление в произвольной форме;
  • — расчет по форме 4-ФСС РФ;
  • — копии подтверждающих документов (больничный лист, справка из женской консультации и т.д.). 

Этот перечень утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н.

Конечно, в первую очередь проверяющих будет интересовать, действительно ли компания выплачивает своим сотрудникам ту заработную плату, о которой заявляет в расчете 4-ФСС. В доказательство этого вы можете показать чиновникам справки 2-НДФЛ за прошлый год с отметкой налоговой инспекции и копии платежек на перечисление «зарплатных» налогов.

Затем вам придется обосновать уровень доходов отдельных сотрудников, если он чрезмерно высокий или не соответствует их квалификации. Тут вам пригодятся такие внутренние докумен- ты, как положение о заработной плате и премировании, штатное расписание и трудовые договоры. Примерный перечень того, что обычно спрашивают при выездных проверках сотрудники ФСС РФ, приведен в таблице ниже.

В каких ситуациях потребуютсядополнительные документы

Конечно, наиболее тщательно сотрудники соцстраха будут проверять расходы вашей компании на оплату декретных пособий. Ведь суммы, выплачиваемые при рождении ребенка, намного выше, чем при заболеваниях. Но и все остальные случаи ревизоры тоже не обойдут своим вниманием. Дальше мы вкратце опишем ситуации, которые могут не понравиться сотрудникам фонда. И дадим советы, как защититься от тех или иных претензий.

Декретный отпуск начался вскоре после приемасотрудницы на работу

Допустим, вы оформили на работу женщину, которая вскоре ушла в декретный отпуск. Если она успела отработать перед отпуском шесть месяцев или более, то проверяющие могут не обратить на эту ситуацию особого внимания. А вот в случае, когда времени прошло меньше, шансов возместить пособие совсем мало.Но попытаться доказать, что ваша компания нуждалась именно в этой сотруднице, можно. Обоснованием может быть штатное расписание, документы о профессиональном образовании, договор с кадровой службой и другое. В общем все то, что докажет, что вы долго искали именно этого работника и наконец нашли.

Осторожно!

Если декретница ушла в отпуск меньше чем через полгода после приема на работу, то ревизоры будут тщательно проверять этот случай! 

А если женщина пришла в компанию по направлению службы занятости, то доказательством будет заявка, которую вы когда-то там оформляли. Отказать претенденту в приеме на работу, сославшись на беременность, компания все равно не имеет права (ст. 64 Трудового кодекса РФ).

Работница перед рождением ребенка получалазарплату выше, чем обычно

Ушедшей в декретный отпуск сотруднице последние несколько месяцев выплачивалась большая заработная плата. Как быть в этом случае? Здесь все зависит от того, какую должность занимала женщина. Если она, например, была менеджером по продажам и ее доход зависел от заключенных договоров, то можно составить справку, в которой привести все подписанные контракты и размер реализованной продукции. Для случая с женщиной, которая трудилась на производстве со сдельной оплатой, нужно приложить производственные акты, в которых зафиксирован объем выполненных работ.

Еще по этой теме

О том, как рассчитать пособие внешнему совместителю, читайте в статье «Трудовой спор: иногда оклад может быть меньше МРОТ» (опубликована в журнале «Главбух» №19, 2010).  

Сложнее будет, если перед декретом просто увеличили сотруднице оклад, а всем остальным нет. Оправдание здесь может быть одно — женщина повысила свой профессиональный уровень (прошла курсы повышения квалификации, аттестацию). Составьте справку, подтверждающую этот факт (образец — здесь). Если же ваша компания повысила зарплату, не имея на то оснований, то скорее всего ваши расходы ревизоры не примут. Причем суд в такой ситуации может встать на сторону ФСС РФ (постановление ФАС Уральского округа от 20 июля 2010 г. № Ф09-5651/10-С2 по делу № А50-37160/2009-Г09).

Еще хуже, если на освободившееся место с высоким окладом вы не приняли временно другого человека. Тогда, конечно, проверяющие решат, что должность была создана искусственно. В такой ситуации, если вы не хотите брать в штат нового сотрудника, переведите на время отпуска на свободную вакансию другого работника вашей компании. Тем самым вы докажете, что данная позиция действительно имела экономический смысл.

Один из сотрудников имеет доход намногобольше остальных

Другая ситуация — заболевший сотрудник получает заработную плату, в несколько раз превышающую среднюю по компании. В этом случае вам пригодятся документы, подтверждающие высокую квалификацию этого работника. Также нелишним будет приложить доказательства того, что вы долго искали человека именно на эту позицию и все остальные кандидатуры не прошли конкурсный отбор.

Доказать обоснованность подобных трат получится, только если у работника редкая специальность или высокая квалификация.

Компания привлекает заем для оплатыбольничных листов

В компании нет денег, поэтому был привлечен заем для выплаты большого социального пособия. Сразу скажем, ситуация очень сомнительная. У проверяющих обязательно возникнет вопрос: зачем устанавливать работникам высокую зарплату, если деятельность неэффективна? Это не значит, что вашей компании непременно откажут в пособии. Но вам придется найти подходящие объяснения. Здесь может пригодиться справка о финансовом состоянии предприятия. В ней нужно будет обосновать причины, по которым вы обратились за займом. Например, с вашей компанией вовремя не рассчитался контрагент или сорвался какой-то выгодный контракт.

Хуже, если денег у вашей компании не было и в предыдущие месяцы или компания вовсе не вела никакой деятельности и вдруг вносятся изменения в штатное расписание и повышается оклад одному или всем работникам. Тогда сотрудники фонда откажут вам в возмещении средств, и, вполне вероятно, суд их в этом поддержит (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 апреля 2008 г. по делу № А31-5748/2006-16).

В любом случае, даже если вы нашли у себя на предприятии несколько признаков, которые могут заинтересовать ФСС РФ, заранее не тревожьтесь. Проверяющие все равно будут рассмат- ривать все обстоятельства в совокупности, поэтому просто приготовьте аргументы в свою защиту.

И даже если все подготовленные вами доводы не убедят ревизоров в вашей честности, то они могут пригодиться в суде. Ведь арбитры зачастую встают на сторону страхователей в спорах о «необоснованной выгоде» с ФСС РФ (см., например, постановление ФАС Московского округа от 3 ноября 2009 г. № КА-А41/11037-09 по делу № А41-5743/09).

Бумаги, которые запросит ФСС РФ при проверкевыплаченных пособий

Документ Зачем он нужен
Справки по форме 2-НДФЛ Как правило, проверяющие просят сведения о доходах уже с отметкой налоговой инспекции. Справки и платежки подтвердят, что сотрудники компании получают именно ту зарплату, с которой вы рассчитали размер пособия за счет средств ФСС РФ
Копии платежек об уплате НДФЛ и страховых взносов
Штатное расписание Все эти документы необходимы для того, чтобы ревизоры убедились — заработную плату вы начислили верно. Соответственно, и размер пособия тоже правильный
Положение о заработной плате и премировании
Коллективный или индивидуальные трудовые договоры
Табели учета рабочего времени
Документы об образовании сотрудников Эти бумаги сообщат вашим ревизорам, что работник получает большое вознаграждение вполне заслуженно
Должностные инструкции
Приказ о назначении нового сотрудника на место женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам Приказ послужит доказательством того, что позиция, которую занимала беременная женщина, не была придумана искусственно. Раз эта должность занята всегда, значит, ваша компания в ней нуждается
Документы, обосновывающие высокую заработную плату конкретного сотрудника Это могут быть производственные акты, если оплата труда сдельная. Если человек получал вознаграждение в процентах от суммы продаж, то можно показать заключенные договоры или накладные, отчеты о реализованной продукции
Информация о финансовом состоянии предприятия Составляется в произвольной форме, например в виде справки. Покажет сотрудникам ФСС РФ, что компания имела в прошлые месяцы выручку, достаточную для того, чтобы установить большие оклады сотрудникам
Декларация, которую подают при «упрощенке» Если вы применяете «упрощенку», сведения о финансовом состоянии компании проверяющие получат только из декларации

Главное, о чем важно помнить

1. Чтобы возместить расходы из ФСС, по закону нужно представить всего три документа, но на практике оказывается, что этого недостаточно.

2. Наибольшее число претензий у ревизоров вызывают выплаты декретных. Особенно если женщина пришла на работу незадолго до родов.

3. Оплачивать больничные листы из заемных средств, не имея собственных, достаточно рискованно. Лучше заранее подготовьте объяснение, почему взяли в долг.

В подготовке материала принимала участие Светлана Сухорукова, начальник правового отдела ГУ –– Пермского регионального отделения Фонда социального страхования РФ.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка